I. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VÈ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI Ô TÔ NAM ĐỊNH
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty
2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
* Đại hội đại biểu cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của công
ty, gồm: Đại hội cổ đông thành lập, đại hội cổ đông thường liên, đại hội cổ đông bất thường. Đại hội cổ đông được coi là hợp lệ khi có số cổ đông đại diện cho 100 cổ phiếu. Thành phần của đại hội cổ đông gồm:
Đại hội đại biểu cổ đông
Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành
Phó chủ tịch HĐQT kiêm phó giám đốc
Ban kiểm soát
Phòng tổ chức LĐTL, hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế toán, tài vụ Phòng kỹ thuật vật tư Đội xe ca số 1 Đội xe ca số 2 Đội xe taxi XN sửa chữa ô tô XN bến xe XN bảo dưỡngô tô
- Các cổ đông đương nhiên có quyền tham dự gồm: +Thành viên hội đồng quản trị
+ Ban giám đốc điều hành + Ban kiểm soát
+ Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch công đoàn, Bí thư đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Trưởng ban nữ công xí nghiệp.
+ Cổ đông nắm giữ hoặc đại diện cho 0,7% vốn điều lệ trở lên tương đương 100.000.000 đồng.
- Các cổ đông khác nếu nắm giữ dưới 0,7% vốn điều lệ tự nhóm họp cử người đại diện để có số vốn tương ứng dự đại hội.
Đại hội cổ đông có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Đại hội cổ đông thành lập:
Đại hội cổ đông thành lập do sáng lập viên đai diện cho phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp làm chủ toạ. Đại hội cổ đông thành lập có nhiệm vụ: thảo luận và thông qua điều lệ, thông qua phương án sản xuất kinh doanh, bầu hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
- Đại hội cổ đông thường niên:
Đại hội cổ đông thường liên được tổ chức mỗi năm một lần vào 45 ngày đầu của năm kế hoạch. Đại hội cổ đông thường niên có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Một là, thông qua kết quả sản xuất kinh doanh, quyết định phương án đầu tư phát triển kế hoach sản xuất kinh doanh hàng năm cũng như dài hạn của công ty.
Hai là, thông qua báo cáo quyết toán năm tài chính, xem xét biểu quyết những biến động lớn của công ty.
Ba là, quyết định phương án phân phối lợi nhuận, thể thức bù lỗ (nếu có), xác định tỷ lệ trích lập các quỹ và sử dụng các quỹ trong năm.
Năm là, thông qua quyết định thnành lập hay giải thể các đơn vị sản xuất, các chi nhánh, văn phòng đại diện.
Sáu là, bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát.
Bảy là, quyết định nguyên tắc chi phí tiền lương, lao động ở từng bộ phận.
Tám là, xác định nguyên tắc trả lương, thù lao cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát nếu thấy cần thiết phải thay đổi.
Chín là, quyết định thay đổi bổ sung, điều chỉnh điều lệ cônh ty nếu cần thiết.
Mười là, quyết định mua lại cổ phiếu đã phát hành hoặc phát hành thêm cổ phiếu, trái phiếu, đầu tư tài chính, liên doanh liên kết.
Mười một là, quyết định các vấn đề khác. - Đại hội cổ đông bất thường:
Đại hội cổ đông bất thường được triệu tập trong những trường hợp phát sinh những vấn đề bất thường ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công ty. Đại hội bất thường là hợp lệ nếu số cổ đông đại diện cho 75% vốn điều lệ dự họp và biểu quyết. Đại hội cổ đông bất thường có quyền hạn và nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, ra nghị quyết xử lý các vấn đề bất thường.
Thứ hai, bãi miễn, bầu bổ sung thay thế các thành viên hội đồng quản trị hoặc kiểm soát viên vi phạm điều lệ gây thiệt hại cho công ty.
Thứ ba, giải thể chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Thứ tư, biểu quyết bổ sung sửa đổi điều lệ.
Thứ năm, xử lý các vấn đề khẩn cấp khác.
* Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành công ty:
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, giám đốc cũng là người quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh
của công ty. Giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông về trách nhiệm quản lý và điều hành công ty. Do đó, giám đốc phải là người có trình độ quản lý kinh doanh thuộc các ngành nghề kinh tế - kỹ thuật và theo tiêu chuẩn của công ty, giám đốc phải là người có ít nhất 5 năm công tác trong các ngành nghề kinh doanh của công ty, có đủ kiến thức và kinh nghiệm, quản lý công ty, hiểu biết pháp luật và có đủ sức khoẻ.
Giám đốc có các chức năng và nhiệm vụ sau:
Một là, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị, nghị quyết của đại hội cổ đông, điều lệ công ty và tuân thủ pháp luật.
Hai là, bảo toàn và phát triển vốn thực hiện theo phương án kinh doanh đã được hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua đại hội cổ đông.
Ba là, xây dựng và trình hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh.
Bốn là, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền.
Năm là, quyết định giá mua, bán nguyên vật liệu, sản phẩm.
Sáu là, quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất.
Bảy là, đề nghị hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với phó giám đốc và kế toán trưởng.
Tám là, ký kết hợp đồng kinh tế theo luật định.
Chín là, báo cáo trước hội đồng quản trị tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Mười là, đại diện cho công ty khởi kiện trong các vụ án có liên quan đến quyền lợi của đơn vị khi được hội đồng quản trị uỷ quyền bằng văn bản.
Do có chức năng và nhiệm vụ nêu trên nên quyền hạn và trách nhiệm của giám đốc là:
Thứ nhất, giám đốc là người có quyền lực cao nhất trong việc quản lý và điều hầnh của công ty.
Thứ hai, tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động theo quy định của hội đồng quản trị, kỷ luật hoặc cho thôi việc với người lao động phù hợp với Bộ luật lao động.
Thứ ba, quyết định những biện pháp vượt thẩm quyền của mình trong các trường hợp khẩn cấp như thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố, ...và chịu trách nhiệm về các quyết định này, đồng thời báo cáo ngay cho hội đồng quản trị.
Thứ tư, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, dại hội cỗ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty.
Thứ năm, giám đốc có thể uỷ quyền cho phó giám đốc hoặc người khác thay mặt mình giải quyết một số công việc của công ty và chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình.
* Phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc công ty:
Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc đi vắng hoặc có công việc đột xuất khi giám đốc uỷ quyền.Ngoài ra, phó giám đốc còn chịu trách nhiệm điều hành về công tác vận tải của công ty.
* Ban kiểm soát:
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành công ty. Ban kiểm soát có ba người do hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo quyết toán năm tài chính của công ty. Kiểm soát viên có quyền yêu cầu hội đồng quản trị họp phiên bất thường nếu thấy cần thiết. Kiểm soát viên làm việc theo chế
độ không chuyên trách được hưởng thù lao theo quyết định của hội đồng quản trị và đại hội cổ đông. Chi phí hoạt động của kiểm soát viên được hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.
* Các phòng ban chức năng:
- Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính:
Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, quản lý hồ sơ, tăng giảm lao động, ký kết hợp đồng lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty và các chế độ đối với người lao động khi còn làm việc và khi nghỉ chế độ. Ngoài ra, phòng còn giúp việc cho giám đốc về công tác khen thưởng, kỷ luật trong toàn công ty.
- Phòng kế hoạch kinh doanh:
Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn công ty và cho các xí nghiệp thành viên, tham mưu giúp lãnh đạo giải quyết xử lý những vấn đề vướng mắc trong vận tải hành khách và trong sản xuất. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng vận tải với các tỉnh.
- Phòng kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý hạch toán, theo dõi vấn đề tài chính của công ty. Chỉ đạo việc thu - chi hàng ngày, quan hệ giao dịch với ngân hàng và các đối tác kinh doanh, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty. Thực hiện chức năng giám sát bằng tiền mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là công cụ quan trọng nhất trong quản lý kinh tế của công ty, tham mưu cho giám đốc công tác tài chính thông qua mua bán tài sản, thiết bị, vật tư dùng cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểm tra và quản lý phương tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ, quản lý nhập - xuất vật tư, phụ tùng, phương tiện vận tải mới, theo dõi đôn đốc bảo dưỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật tư, phụ tùng ô tô.
* Các đơn vị thành viên:
Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho.
Giám đốc các đơn vị thành viên phải tìm mọi biện pháp để tổ chức thực hiện hoàn thành kế hoạch được giao, phải tổ chức và sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảo phương tiện thiết bị có khả năng thực hiện tốt mức kế hoạch sản xuất của đợn vị mình.
Để tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên chủ động khai thác được các nguồn hàng, giám đốc công ty uỷ quyền bằng văn bản cho giám đốc các đơn vị thành viên được ký kết các hợp đồng kinh tếvới các tổ chức kinh tế khác từng việc hoặc nhiều việc trong thời gian quy định theo đúng phạm vi, nhiệm vụ được giao. Cuối tháng, các đơn vị thành viên trực tiếp gửi báo cáo kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị mình về công ty đồng thời phản ánh các yêu cầu cần thiết cho việc sản xuất của đơn vị bằng văn bản (nếu có) làm cơ sở cho việc báo cáo sơ kết đánh giá kết quả tài sản của toàn công ty.
Đến cuối quý, đơn vi phải lập đầy đủ, đúng theo các biểu mẫu báo cáo quy định của công ty và các phòng nghiệp vụ hướng dẫn theo lịch quy định.