2.1.2.1. Bộ máy tổ chức
Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức bộ máy chi nhánh Hà Nội, công ty Cổ phần Vật tư - TKV
- Ban Giám đốc: 02 người
- Phòng kế toán thống kê: 03 người - Phòng kinh doanh: 07 người
- Phòng kinh doanh tổng hợp: 08 người
2.1.2.2. Hoạt động phòng ban
Giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh làm việc theo ủy quyền của Giám đốc công ty, thực hiện chức năng quản lý, tổ chức điều hành công việc chung, chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt động của chi nhánh. Giám đốc sẽ phối hợp cùng với Phó Giám đốc và các Trưởng phòng nhằm thực hiện đúng và hiệu quả nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm công ty giao, đồng thời trực tiếp chỉ đạo các mặt công tác sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh chi nhánh
- Công tác tổ chức sản xuất, công tác cán bộ; các quy chế quản lý nội bộ chi nhánh. Quản lý và sử dụng cán bộ, viên chức của chi nhánh theo phân cấp Công ty.
- Chủ tịch hội đồng thi đua khen thưởng của chi nhánh.
Phó Giám đốc chi nhánh
Nhiệm vụ của Phó Giám đốc chi nhánh:
- Trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh do Giám đốc chi nhánh, công ty giao. Chịu trách nhiệm chỉ đạo sản xuất, quản trị công tác kinh doanh từ khâu đàm phán, thực hiện hợp đồng, quyết toán hợp đồng mua và bán các dịch vụ kinh doanh. Ký và phát hành báo giá hàng hóa, phiếu nhập xuất kho nội bộ, hóa đơn tài chính bán hàng, biên bản nghiệm thu giao nhận hàng hóa với khách hàng mua và bán, các công văn liên quan tới kinh doanh. - Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tổ chức xúc tiến thương mại, mở
rộng thị trường kinh doanh.
- Tổ chức, xây dựng các mối quan hệ hợp tác kinh doanh bền vững, quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp, chủ đầu tư, tiếp cận các dự án từ khi lập dự án, chuẩn bị đấu thầu mua sắm thiết bị.
- Kiểm tra giám sát, tổ chức thực hiện đúng các quy định của pháp luật, quy chế nội bộ của tập đoàn, công ty và chi nhánh liên quan tới công tác kinh doanh thương mại.
Phòng Kinh doanh
Chức năng phòng Kinh doanh:
- Tổ chức mua bán thiết bị, vật tư, phụ tùng phục vụ trong và ngoài Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản bằng các hình thức mua bán trong nước, nhập khẩu tự doanh, nhập khẩu ủy thác; nhập khẩu dầu gốc, phụ gia, kinh doanh nội bộ công ty.
- Tổ chức xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, mở rộng thị trường. Tiếp cận với các dự án đầu tư trong Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản, tổ chức nghiên cứu và tiếp thị, thực hiện các dự án đầu tư có tính chất dài hạn.
Phòng Kinh doanh tổng hợp
Chức năng phòng Kinh doanh tổng hợp: + Bộ phận hành chính tổng hợp:
- Thực hiện công tác quản trị hành chính
- Quản lý con dấu, công văn đến và đi, và các văn bản nội bộ
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý của chi nhánh (Quyết định thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh…)
- Thực hiện công tác tổ chức lao động, lưu trữ và quản lý hồ sơ cán bộ, người lao động
- Giúp Giám đốc cập nhật, thực hiện các văn bản pháp luật, quy phạm nội bộ của Tập đoàn, công ty có liên quan
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, thiết bị văn phòng cơ quan chi nhánh
- Trực tiếp quản lý hai ngôi nhà do Cơ quan Cảnh sát điều tra C14 bàn giao là: 1 ngôi nhà ở số 1, Nguyễn Khắc Nhu, Ba Đình, Hà Nội, và 1 ngôi nhà ở tổ 32, cụm 4, phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội (nay là nhà số 12, ngõ 675).
- Thực hiện sao y văn bản, chứng từ nội bộ, văn bản do chi nhánh phát hành (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý, điều hành và giám sát cán bộ đi công tác, kí giấy đi đường, điều hành xe và các thủ tục liên quan tới công tác, tác nghiệp chuyên môn bên ngoài văn phòng của cán bộ chi nhánh
- Tổ chức thực hiện mua bán thiết bị vật tư phụ tùng phục vụ trong và ngoài Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản bằng các hình thức mua bán trong nước, nhập khẩu tự doanh, nhập khẩu ủy thác. Nhập khẩu dầu gốc, phụ gia, kinh doanh nội bộ công ty.
- Tổ chức xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, mở rộng thị trường, tiếp cận các dự án đầu tư trong Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản, tổ chức nghiên cứu thị trường, thực hiện các dự án mang tính dài hạn.
Phòng Kế toán tài chính
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, tài chính, thống kê, kế hoạch và tiến lương, quản trị chi phí, hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Cập nhật thông tin, phản ánh một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời mọi phát sinh kinh tế, thường xuyên cập nhật doanh thu, chi phí nhằm giúp Giám đốc nắm được cơ bản về nguồn vốn, tài sản và công nợ tại các thời điểm cần thiết cũng như kết quả kinh doanh từng thời kì báo cáo.
- Cán bộ kế toán phải chấp hành nghiêm chỉnh luật kế toán, luật thuế và các văn bản pháp luật của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, những quy định hướng dẫn của Tập đoàn, Công ty.
- Giám sát chặt chẽ tài sản, nguồn vốn, công nợ của đơn vị, báo cáo kết quả kịp thời các nghiệp vụ tình huống phát sinh.
- Tổ chức thanh toán, thu hồi công nợ nhằm nâng cao hiêu quả kinh doanh.
- Tham gia xuyên suốt và giám sát toàn bộ quá trình từ khi xây dựng phương án đến khi kết thúc dịch vụ.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ báo cáo tài chính, thống kê
- Lập kế hoạch và quyết toán quỹ tiền lương, tập hợp doanh thu tính lương và phân phối tiền lương hàng tháng và chế độ khác nếu có cho cán bộ công nhân viên chi nhánh.