3. .1 Chứng từ sử dụng
4.1.2. Những hạn chế
4.1.2.1. Hạn chế trong hình thức kế toán
Bên cạnh mặt thuận lợi từ việc công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ thì hình thức này lại đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác ở phần hành kế toán khác lập trước khi vào sổ đăng ký CTGS và ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán tập trung tại Công ty TNHH POSVINA tuy có tính chất chặt chẽ và thống nhất, phục vụ cho công tác kiểm tra nhanh chóng, kịp thời, nhưng phần lớn công việc lại bị dồn vào cuối tháng.
Hiện tại, phòng kế toán công ty thực hiện lập chứng từ ghi sổ tập trung vào các ngày cuối tháng (từ ngày 20 trở đi), sau đó mới tiến hành các giai đoạn ghi sổ tiếp theo. Khi đó, kế toán tổng hợp là người trực tiếp thực hiện việc tổng hợp và đối chiếu số liệu, kế toán trưởng sẽ là người tiếp tục kiểm tra lại. Điều này, đã gây áp lực về mặt thời gian đối với nhân viên kế toán, xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi và vấn đề đặt ra là việc khắc phục, sửa chữa sai sót đó làm tốn kém thời gian và nhiều nguồn lực khác, cụ thể như, trường hợp kế toán doanh thu vào cuối tháng sẽ phải tiến hành cùng lúc các công việc:
Tổng hợp tài liệu từ các bảng kê hàng hóa bán ra mỗi ngày để lên bảng kê hàng hóa bán ra trong tháng có sự điều chỉnh các thông tin cần thiết. Sau đó, đối chiếu so sánh với danh sách bán hàng từ Phòng kinh doanh sao cho trùng khớp dữ liệu.
Tổng hợp, cung cấp kịp thời Sổ chi tiết bán hàng và Sổ chi tiết TK 131 – “Phải thu khách hàng” cho kế toán tổng hợp thực hiện công việc kiểm tra và đối chiếu.
Theo dõi các khoản phải trả, phải nộp cho Nhà nước và có kế hoạch chi nộp đúng hạn cho các cơ quan, đồng thời phải chịu trách nhiệm trực tiếp nếu nộp trễ hạn hoặc phát sinh các trường hợp khác có liên quan.
Liên hệ trực tiếp với khách hàng về các khoản nợ đến hạn và quá hạn, có trách nhiệm thu hồi công nợ, kịp thời trình kế toán trưởng các trường hợp nợ khó thu hồi.
116
Tiến hành liên tục công tác xuất chứng từ, nhập liệu trong chu trình bán hàng của công ty.
Với khối lượng công việc chính như trên không kể đến các công việc đột xuất do cấp trên yêu cầu và công việc kiêm nhiệm, thì nhân viên kế toán doanh thu gần như hoạt động liên tục vào các ngày cuối tháng, áp lực về tiến độ hoàn thành và hiệu quả công việc là rất lớn. Đã xảy ra trường hợp sai sót trong công tác theo dõi và chi nộp các khoản bảo hiểm cho người lao động, cụ thể là BHXH. Để giải quyết vấn đề này, kế toán tổng hợp và kế toán trưởng đã trực tiếp rà soát lại số liệu, cùng với kế toán doanh thu giải trình với cơ quan Nhà nước.
4.1.2.2. Hạn chế về phương phương pháp hạch toán xuất kho công cụ dụng cụ
Tại Công ty TNHH POSVINA, kế toán ghi nhận toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất một lần vào chi phí mà không thực hiện bút toán phân bổ dần giá trị công cụ dụng cụ, nghĩa là thay vì sử dụng bút toán:
a) Nợ TK 142 : Giá trị công cụ dụng cụ xuất kho Có TK 153
b) Nợ TK 6273 : Giá trị đã phân bổ Có TK 142
Công ty sử dụng bút toán ghi nhận toàn bộ:
Nợ TK 6273 : Tổng giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng Có TK 153 :
Căn cứ khoản 2.2d, Điều 6, Chương II Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về thuế TNDN (có hiệu lực thi hành từ ngày 10/09/2012 và áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN từ năm 2012 trở đi): “Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng không quá 2 năm”
Mặc khác, việc phân bổ nhiều kỳ các tài sản là công cụ dụng cụ nhằm tránh trường hợp chi phí trong kỳ biến động lớn, cụ thể là giá thành sản phẩm. Đây là căn cứ để công ty xây dựng chính sách quản lý việc sử dụng công cụ dụng cụ xuất dùng.
117
Vì vậy, việc công ty thực hiện tập hợp chi phí và tính giá thành hàng tháng, đồng thời phân bổ toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ ngay lần đầu xuất dùng khiến cho giá thành sản phẩm của công ty trong tháng đó tăng lên, điều này sẽ gây bất lợi cho công ty.
4.1.2.3. Hạn chế trong nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Hiện tại công ty bổ nhiệm kế toán doanh thu, kế toán công nợ và thủ quỹ là 1 người duy nhất.
Khoản 4, Điều 51, Luật Kế Toán 03/2003/QH11 của Quốc hội quy định: “Những người không được làm kế toán:
…
3. Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
4. Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước.”
Công ty TNHH POSVINA với tư cách pháp nhân là Công ty TNHH có vốn đầu tư nước ngoài – không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định trên. Do đó, về mặt pháp lý chẳng những công ty không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, mà hoàn toàn có quyền bố trí nhân viên kế toán kiêm thủ quỹ. Vấn đề này tùy thuộc vào quan điểm chủ quan của công ty, họ có thể bổ nhiệm nhân viên kiêm nhiệm là vợ, chồng, họ hàng hoặc thậm chí là chỉ người quen biết của họ… chỉ cần họ có niềm tin. Thiết nghĩ, đối với các công ty tư nhân hành động này vừa góp phần tiết kiệm chi phí lương vừa mang đến cho họ sự yên tâm nhất định. Bởi việc tuyển thêm nhân viên thủ quỹ một mặt làm tăng chi phí mặt khác việc giao phó ngân quỹ cho người ngoài cũng cho họ cảm giác bất an.
118
Tuy nhiên, trong thực tế để một nhân viên đảm nhiệm vai trò kế toán kiêm thủ quỹ có thể mang lại những kết quả không mong muốn, nguy cơ dẫn đến tình trạng không minh bạch trong tài chính.
Đã có trường hợp, Kế toán kiêm thủ quỹ của Công ty Cổ phần thương nghiệp tổng hợp và Chế biến lương thực Thốt Nốt (CHENECO) làm thất thoát 11,3 tỷ đồng công quỹ trong 6 tháng kiêm nhiệm để chi dùng cho mục đích cá nhân (nguồn vietbao.vn thứ tư ngày 11/1/2006).
Mặc khác, kiêm nhiệm nhiều chức vụ đồng nghĩa với nhiều trách nhiệm, như vậy người làm kế toán phải đồng thời thực hiện khối lượng công việc lớn mà mức độ quan trọng tương đương nhau…
Tại Công ty TNHH POSVINA, hằng ngày kế toán kiêm thủ quỹ vừa hoàn thành công việc ghi chép kế toán, vừa ghi sổ và kiểm kê quỹ nên sự đối chiếu, so sánh sẽ thiếu tính khách quan cần thiết. Từ đó, công tác kế toán sẽ tiềm ẩn nguy cơ nhầm lẫn không có kiểm soát.
Ngoài ra, như đã trình bày ở mục 4.2.1.1 – “Những tồn tại trong hình thức kế toán” về nhiệm vụ của kế toán bán hàng và kế toán công nợ, với khối lượng công việc nhiều và Thủ quỹ là người trực tiếp nắm giữ tiền mặt của công ty thì trách nhiệm hoàn toàn không nhỏ. Vậy, đòi hỏi nhân viên kế toán đó phải thực sự có đạo đức nghề nghiệp, đủ năng lực chuyên môn mới có thể cùng lúc hoàn thành công việc đủ và đúng như yêu cầu, song sai sót sổ sách, số liệu vẫn xảy ra. Điều này, không hoàn toàn đặt nghi vấn ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán mà là khả năng của mỗi người, thực tế đã chứng minh kế toán kiêm nhiệm hiện tại chưa đủ khả năng để hoàn thành tất cả công việc và nếu Ban lãnh đạo không quan tâm và nghiêm túc giải quyết vấn đề này thì có nguy cơ sẽ gây nhiều thiệt hại cho công ty.
4.1.2.4.Hạn chế về trang thiết bị văn phòng bộ phận kế toán
Chất lượng máy tính trang bị cho công tác kế toán chưa đáp ứng đủ yêu cầu. Do đã được trang bị từ lâu nên chất lượng đã giảm, phần lớn là máy có cấu hình thấp làm giảm bớt năng suất lao động của cán bộ nhân viên trong phòng.
119
Đã có trường hợp máy tính chuyên dụng cho các vị trí kế toán: kế toán kho, kế toán công nợ… bị treo, hoặc xảy ra lỗi không tương thích khiến cho kế toán viên không truy cập được vào module cần thiết để thao tác. Sự cố này thậm chí kéo dài từ 1 đến 2 ngày làm gián đoạn công việc, trễ hạn giải quyết công nợ… sau đó kế toán viên rất vất vả để khắc phục sự cố.
Trong quá trình thực hiện kế toán bằng Phần mềm kế toán Limon3, phòng kế toán cho biết bản thân phần mềm cũng tồn tại một số lỗi hệ thống, thỉnh thoảng là các lỗi không tương thích… có trường hợp xảy ra sai sót nhưng không phát hiện kịp thời khiến cho công tác chỉnh sửa sau đó trở nên phức tạp, tốn nhiều thời gian.