2.2.5.1 Giám đốc:
Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, là người ra các quyết định về chính sách đối nội, đối ngoại, chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể về kết quả sản xuất của công ty.
2.2.5.2 Phó Giám đốc:
Là người giúp đỡ giám đốc quản lý, điều hành hoạt động chung của công ty và có trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp đối với một số phòng ban.
2.2.5.3 Phòng Hành chánh - Nhân sự:
Phụ trách về nhân sự: điều động, tuyển dụng cán bộ công nhân viên Xây dựng qui chế, nội qui hoạt động của công ty
Phụ trách các khoản chi phí quản lý; phụ trách phát lương, thưởng; sắp xếp các kì nghỉ hàng năm, đình chỉ công tác đối với cá nhân vi phạm Luật lao động dưới sự ủy quyền của Hội đồng thành viên công ty.
2.2.5.4 Phòng Kế toán:
Có trách nhiệm cập nhật, kiểm tra, đối chiếu chứng từ, số liệu hàng ngày trong kỳ phát sinh; phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực mọi hoạt động và các vấn đề nghiệp vụ phát sinh.
Lập báo cáo xác định doanh thu, lợi nhuận cũng như lập đầy đủ và đúng hạn báo cáo kế toán, thuế, thống kê theo đúng qui định của công ty và cơ quan nhà nước.
Thống nhất quan điểm cụ thể và đồng bộ trong việc phối hợp thực hiện công việc giữa nhân viên kế toán trong cùng phòng và giữa phòng kế toán với các phòng ban khác.
2.2.5.5 Phòng Kiểm toán nội bộ:
Theo dõi, kiểm tra và đối chiếu các số liệu sổ sách trên phần mềm mà kế toán đã thực nhập theo định kỳ
Lên báo cáo tổng hợp cuối tháng.
2.2.5.6 Phòng Kinh doanh:
Điều tra và nghiên cứu thị trường, tìm kiếm các đối tác trong và ngoài nước nhằm mở rộng nguồn hàng và mở rộng thị trường kinh doanh.
Tổ chức hoạt động tiếp thị, cung cấp thông tin tham mưu cho giám đốc về nhu cầu hàng hóa trên thị trường ở từng thời kỳ. Tiến hành các hoạt động mua bán và quan hệ với khách hàng, điều động nguồn hàng, kế hoạch thu mua theo hợp đồng ký kết.
2.2.5.7 Phòng Cung ứng:
Chuyên quản lý, theo dõi và làm các thủ tục mua và bán hàng trong và ngoài nước các mặt hàng của công ty để đáp ứng hàng bán cho công ty.
2.2.5.8 Phòng Marketing:
Cung cấp những thông tin cần thiết để công ty hiểu rõ thị trường và khách hàng. Mặt khác làm cho khách hàng và thị trường biết đến công ty, sản phẩm và mua hàng của công ty.
Nghiên cứu thị trường, xây dựng, phát triển và quản lý thương hiệu, triển khai các chiến lược mở rộng thị trường, sản phẩm mới….
Thiết kế các mẫu quảng cáo logo, tiếp thị các mặt hàng, sản phẩm của công ty tới khách hàng
2.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY:
2.3.1 Chức năng chung của bộ phận kế toán:
Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.
Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các loại và các nhóm khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng.
Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra quyết định.
Ngoài ra, quá trình kế toán còn bao gồm các thao tác như việc truyền đạt thông tin đến những đối tượng quan tâm và giải thích các thông tin kế toán cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt.
2.3.3 Đặc điểm của bộ máy kế toán:
Toàn bộ bộ máy kế toán công ty hoạt động nhịp nhàng theo kế hoạch của phòng tài chính kế toán và kế toán trưởng đề ra với mục tiêu: phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý của công ty và các cơ quan quản lý, cơ quan tài chính cấp trên. Do tổ chức theo mô hình kế toán tập trung nên công tác kiểm tra kế toán là rất cần thiết, nó đòi hỏi người trưởng công ty luôn luôn phải đi sâu, sát tình hình công tác của từng nhân viên dưới quyền.
2.3.4 Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên phòng kế toán:
Phòng kế toán được tổ chức đứng đầu là Kế Toán Trưởng, 1 kế toán tổng hợp và các kế toán viên đảm nhiệm các thành phần khác nhau.
2.3.4.1 Kế toán trưởng:
Là người phụ trách công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán trong doanh nghiệp theo chế độ quản lý kinh tế; đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính tại công ty.
Quyền hạn:
Phân công và chỉ đạo trực tiếp nhân viên kế toán
Có quyền yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp cung cấp đầy đủ, kịp thời những tài liệu, giấy tờ cần thiết cho công tác kế toán.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN KẾ TOÁN HÀNG HOÁ KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN CHI PHÍ
Các báo cáo kế toán, thống kê, các hợp đồng kinh tế, các chứng từ tín dụng, thu chi tiền….đều phải có chữ ký kế toán trưởng thì mới có giá trị pháp lý.
Trách nhiệm:
Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán tại công ty
Tổ chức tổng hợp các thông tin, tài liệu, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích tình hình kinh tế của công ty báo cáo trực tiếp với ban giám đốc.
Kiểm tra việc xử lý các thiếu hụt, mất mát các khoản công nợ, tài sản và các khoản thiệt hại khác, đồng thời, đề xuất các biện pháp cần thiết để giải quyết các tài sản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng….sau kiểm tra.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán
Kiểm tra việc chấp hành quản lý, kỹ thuật lao động, các chính sách chế độ đối với người lao động, việc thực hiện các kế hoạch sản xuất tài chính, đầu tư, các chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế.
2.3.4.2 Kế toán tổng hợp:
Quyền hạn:
Đề nghị cung cấp dữ liệu hồ sơ có liên quan
Đối chiếu số liệu với phòng tổng hợp, đối chiếu với các kế toán chi tiết Trách nhiệm:
Theo dõi tình hình tăng, giảm và sử dụng tài sản cố định, theo dõi các khoản mục tạm ứng, công nợ…….ghi chép sổ sách, tập hợp chứng từ, lập báo cáo tổng hợp, giúp kế toán trưởng thực hiện các công việc tính giá thành sản phẩm, báo cáo
lãi lỗ, bảng kê khai và các báo cáo tài chính đầy đủ, đúng hạn theo qui định.
Tiếp nhận kiểm tra, tập hợp số liệu và các thông tin có liên quan từ các
phòng ban để báo cáo lên kế toán trưởng và các cơ quan chức năng. Lưu giữ các báo cáo, chứng từ và hồ sơ có liên quan.
2.3.4.3 Kế toán công nợ:
Đề nghị cung cấp các chứng từ và hồ sơ có liên quan
Đối chiếu công nợ, kiểm tra chứng từ thanh toán và tập hợp phân bổ chi phí, tập hợp phiếu thu – chi vào quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Mở sổ theo dõi tạm ứng cho từng đối tượng tạm ứng hoặc còn nợ chưa thanh toán
Lưu giữ các chứng từ chưa thanh toán, phiếu thu, phiếu chi khi có đầy đủ chứng từ được duyệt.
Căn cứ vào giấy báo nợ, báo có, bản sao ngân hàng kèm theo chứng từ gốc như: ủy nhiệm chi – thu, vào sổ chi tiết, lên bảng kê, giảm các khoản nợ khi đã có chứng từ thanh toán.
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng do Nhà nước ban hành, tập hợp lên bảng kê báo cáo thuế VAT hàng tháng, hàng quý.
2.3.4.4 Kế toán vốn bằng tiền:
Đối chiếu số liệu với phòng tổ chức hành chánh, kế toán thanh toán.
Theo dõi trực tiếp các khoản thu – chi tiền mặt của công ty. Thu – chi theo các chứng từ đã duyệt.
Thực hiện việc ghi sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu sổ quỹ với sổ tiền mặt thực tế.
Tổng hợp chi phí tiền lương trong tháng, các khoản tạm ứng tiền lương, và các khoản trích theo lương của công nhân viên.
Lưu trữ và bảo quản chứng từ lương, chứng từ thu – chi.
2.3.4.5 Kế toán hàng hóa:
Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: tình hình xuất nhập vật tư, nguyên vật liệu hàng ngày về số lượng, chủng loại, giá trị…ở từng phân xưởng; đồng thời lưu trữ, tổng hợp chứng từ ghi sổ kế toán.
Cuối tháng kiểm kê thực tế các kho, đối chiếu, so sánh với các kế toán khác trên văn phòng
2.3.4.6 Kế toán thuế:
Tập hợp và tính các loại thuế mà công ty phải nộp và được khấu trừ đúng theo từng tháng, quý, năm.
Kiểm soát chứng từ sổ sách tại đơn vị theo đúng chế độ, chính sách quy định hiện hành.
Lập các loại báo cáo thuế phù hợp với quy định nhà nước đang hiện hành theo đúng thời hạn quy định.
2.3.4.7 Kế toán chi phí:
Kiểm soát tính hơp lý của tất cả các chi phí phát sinh tại đơn vị, kịp thời phát hiện những chi phí vượt mức, bất thường và đề xuất các phương án tiết kiệm chi phí hoạt động.
2.4. CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY: Niên độ kế toán Niên độ kế toán
Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc 31/12 cùng năm Đơn vị tiền tệ được sử dụng là: “Việt Nam đồng”
2.4.1 Chế độ kế toán áp dụng:
Hệ thống tài khoản kế toán thuộc chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐBTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính Việt Nam và các văn bản liên quan.
Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: công ty tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do Nhà nước ban hành.
2.4.2 Hình thức kế toán được sử dung:
Nhật ký chung
Phương pháp kế toán tài sản cố định
+ Nguyên tác đánh giá TSCĐ: theo thông tư 203/2009/TTBTC ngày 20/10/2009
+ Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: theo phương pháp đường thẳng.
Phương pháp kế toàn hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá: Bình quân gia quyền
+ Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: kiểm kê thực tế + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên Các báo cáo kế toán sử dụng trong công ty:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động linh doanh. + Bảng lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.4.3 Các chứng từ sử dụng liên quan
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu thu, phiếu chi
Báo nợ, báo có, bảng kê, …
2.4.4 Các loại sổ sử dụng.
Sổ cái
Sổ nhật ký chung.
Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Các loải sổ, thẻ kế toán chi tiết
2.4.5 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty.
Công ty được tổ chức với bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, các đơn vị trực thuộc đều có bộ máy kế toán riêng, quan hệ với công ty đều qua các tài khoản 1361 “Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc” và 1368 “Phải thu nội bộ khác”. Toàn bộ vốn do công ty quản lý, các đơn vị không được đứng ra vay vốn nhà nước.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hằng năm là kết thúc. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền việt nam đồng.
Các đơn vị hạch tóan độc lập với nhau, quyết toán toàn đơn vị, phải nộp báo cáo kết quả kinh doanh về công ty để báo cáo quyết toán cho toàn công ty.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: “Nhật ký chung”
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp khấu hao: theo phương pháp đường thẳng
Quy định kiểm kê kho là 6 tháng một lần, quy định kiểm kê quỹ được kiểm tra đối chiếu hằng ngày giữa thủ quỹ với kế toán tiền mặt.
2.4.6 Trình tự ghi sổ kế toán:
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán Sổ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN
DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KIM TÍN
3.1. KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ
3.1.1. Đặc điểm bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty
Dựa vào quy mô hoạt động của công ty, đặc điểm tổ chức quản lý cũng như đặc tính sản phẩm công ty đã lựa chọn các hình thức bán hàng chủ yếu sau:
Bán buôn: Đây là hình thức bán hàng được sử dụng chủ yếu tại công ty. Hình
thức này giúp hàng hóa tiêu thụ nhanh vì hàng hóa bán ra với số lượng lớn, thu hồi vốn nhanh, tránh tồn đọng hàng hóa trong kho. Mặt khác hình thức này giúp công ty mở rộng quan hệ kinh doanh nhằm tạo điều kiện mở rộng thị trường tiêu thụ, phát triển quy mô tiêu thụ sản phẩm.
Phương thức bán lẻ: Hình thức bán hàng này linh hoạt dễ tiếp cận trực tiếp
khách hàng, bán với số lượng nhỏ chủ yếu là các doanh nghiệp tiêu thụ trực tiếp. Phương thức bán hàng xuất khẩu: Đây là phương thức tiêu thụ mà công ty
đang phát triển hiện nay, tạo lợi nhuận lớn.
Doanh thu của doanh nghiệp bao gồm: doanh thu từ tiêu thụ hàng hoá, doanh thu cung ứng dịch vụ.
3.1.2.Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng: 3.1.2.1. Chứng từ sử dụng
Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn điều chỉnh Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu thu, giấy báo Có
Bảng kê hàng hóa bán ra
3.1.2.2. Sổ sách sử dụng
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ cái, sổ chi tiết, sổ tổng hợp
3.1.3 Hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế
(1). Ngày 02/12/2010 xuất bán 9.000 kg đất đèn (Canxium cacbua) cho khách hàng Nguyễn Thanh Dũng, hoá đơn số 10486, đơn giá chưa thuế 16.545 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 163.795.500 Có TK 511 148.905.000 Có TK 3331 14.890.500 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 113.469.531 Có TK 156 113.469.531
(2). Ngày 27/12/2010 xuất bán 4.500 kg que hàn 6013 4.0 (mm) cho khách hàng Công Ty TNHH TM & CN Hưng Việt, hoá đơn số 13727, đơn giá chưa thuế 14.455, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 71.552.250 Có TK 511 65.047.500 Có TK 3331 6.504.750 Hạch toán giá vốn: Nợ TK 632 59.790.567 Có TK 156 59.790.567
(3). Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 511 510.139.227
Có TK 531 510.139.227
(4). Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản 911, kế toán ghi: Nợ TK 511 383.541.082.584
Có TK 911 383.541.082.584 ……..
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TM KIM TÍN
Địa chỉ: 69 - Nguyễn Thi - Phường P13 - Q 5 - TP.HCM
Mẫu số: S03b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC ngày 20/3/2009 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Quý 4 Năm 2010 Tên TK: 511 Chứng từ Nhật ký chung Số tiền