- kiểm tra số container trên phiếu xuất/nhập bãi và số container thực
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CẤP/HẠ RỖNG LẠNH CHO KHÁCH HÀNG
Nội dung quy trình:
Bước 1: Làm thủ tục đăng ký hạ rỗng tại khu văn phịng thủ tục của Cảng
- Thương vụ, thu ngân:
• Thương vụ: Lái xe (hoặc khách hàng) trình “Lệnh hạ cont rỗng” (hoặc 1 chứng từ tương đương theo yêu cầu của Chủ khai thác) cho nhân viên Thương vụ, nhân viên thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (nếu quá hạn hoặc không đúng với thoả thuận của các hãng tàu thì yêu cầu Lái xe thông qua Đại lý hãng tàu để giải quyết) và cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số cont, cỡ, trạng
thái, phương án “NHAR…); in hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ
tên); ghi ngày tháng, số lượng cont, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên “Lệnh hạ cont rỗng” và chuyển cả hoá đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân.
• Thu ngân : tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh hạ rỗng, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”).
- Phát hành chứng từ:
• Lái xe nộp “Lệnh hạ cont rỗng”. Nhân viên chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị Phiếu xuất/nhập bãi với một số thông tin (Tên chủ hàng; số hiệu; cỡ; trạng thái; phương án tác nghiệp…), sau đó nhân viên chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ
“Lệnh” vào máy tính (Đại lý phát hành lệnh; ngày phát hành; hạn trả rỗng; kiểu loại cont; tàu/chuyến; cảng dỡ; chủ khai thác;
số xe – nếu có; nếu như container bị hư hỏng từ trước, do Cảng
hoặc Tàu, tình trạng cont sẽ được tự động hiển thị trên mục “Remark”…); in phiếu Phiếu xuất/nhập bãi giao cho khách hàng .
- Thơng tin do khách hàng đăng ký hạ rỗng được cập nhật lên hệ thống vi tính.
Bước 2 : Kiểm tra container, cấp BAT, in EIR tại cổng vào
- Lái xe vận chuyển ngồi điều khiển xe vào cổng vào gate-in theo đúng luồng qui định.
- Tại cổng vào Gate-in:
- Nhân viênGiao nhận cổng:
Kiểm tra đối chiếu thơng tin ghi trên Phiếu xuất/nhập bãi và thực tế container.
oNếu sai số xe thì sửa lại và đĩng dấu bên cạnh. Phiếu xuất/nhập bãi.
oNếu sai kích cỡ và số hiệu container yêu cầu lái xe quay trở lại bộ phận phát hành chứng từ để cấp/sửa lại Phiếu xuất/nhập bãi.
Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi cont và bên trong cont (cĩ bị rách, lủng, mĩp méo, dơ bẩn … khơng): nếu cont/seal bị hư hỏng hoặc khơng cĩ seal phải ghi rõ vào mục Remark trên lại Phiếu xuất/nhập bãi tình trạng này xảy ra trước khi vào cảng.
Cấp BAT, ghi số BAT và đĩng mộc lên Phiếu xuất/nhập bãi
giao cho lái xe ký lên Phiếu xuất/nhập bãi để trình nhân viên vi tính cổng.
Thu Phiếu xuất/nhập bãi, nhập số hiệu phiếu, cập nhật các thơng tin thực tế (số xe, số cont, tình trạng cont, phân loại hư hỏng vệ sinh…).
Cập nhật số BAT.
In và cấp EIR (vị trí hạ bãi của container sẽ được TOPX chỉ định và được in trên EIR).
Ghi chú: Nếu chương trình khơng tìm thấy vị trí hạ bãi (khơng in được EIR) chưong trình tự động báo Control Tower lập kế hoạch hạ cont để in EIR. Sau 30 giây nhân viên Thống kê hiện trường cập nhật lại và in EIR.
Bư
ớc 3: kiểm tra container tại khu lạnh
- Xe ngồi di chuyển đến Khu Lạnh. - Tại khu vực kiểm tra container lạnh:
- Nhân viên kiểm sốt: Kiểm tra đối chiếu thơng tin ghi trên EIR và tình trạng thực tế của container (gồm: tình trạng vỏ ngồi container, tình trạng máy, các thiết bị liên quan). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nếu container bị hư hỏng các thiết bị gắn kèm mà trên EIR chưa thể hiện, thì nhân viên Kiểm sốt ghi bổ sung cụ thể, đĩng dấu vào cạnh ơ đã ghi, nêu rõ trong mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/Hãng tàu/Khách hàng và yêu cầu lái xe ký tên vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tuỳ theo thoả thuận của Cảng với các Hãng tàu tiến hành xử lý như sau:
Nhân viên Kiểm sốt liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (Lái xe) ký và ghi rõ họ tên.
Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với khách hàng (Lái xe), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng
-nếu phát hiện hư hỏng nhỏ so với kiểm tra cổng vào thì ghi chú lên EIR
-nếu hư hỏng phát sinh lớn Nv điều độ bãi lập biên bảnghi chú lên EIR
Bư
ớc 4 Hạ cont tại bãi hàng
- Xe vận chuyển ngồi di chuyển đến vị trí hạ cont chỉ định in trên EIR
liên lạc với Cẩu khung/Xe nâng bằng BAT.
- Nhân viên lái Cẩu khung/Xe nâng: nhấn nút Gate trên màn hình MDT để nhận hướng dẫn hạ bãi mới nhất. Căn cứ vào số BAT thực tế của xe:
- Lựa chọn (số container, số BAT) trong danh sách chỉ dẫn cơng việc trên màn hình MDT.
Nếu thấy số container, số BAT trùng với chỉ dẫn trên màn hình MDT hạ cont từ xe xuống vị trí chỉ định. Trong trường hợp khơng thể hạ xuống vị trí chỉ định, báo nhân viên kế hoạch bãi trên Control Tower để nhận vị trí hạ khác.
Nếu khơng trùng với chỉ dẫn trên màn hình MDT tại vị trí hướng dẫn báo nhân viên điều độ bãi để kiểm tra. Nhân viên điều độ bãi sau khi kiểm tra phối hợp với nhân viên Kế hoạch bãi trên Control Tower hướng dẫn lái xe ngồi và nhân viên lái cẩu khung/xe nâng vị trí hạ mới.
- Ghi chú : Khi kẹt bãi, nhân viên Điều độ bãi có thể yêu cầu nhân viên Thống kê hiện trường cổng vào ngừng tiếp nhận phương tiện
trong một thời gian; nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế cont và EIR, phải hiệu chỉnh ngay; lên Kế hoạch khắc phục các cont hư hỏng (nếu có Order của Chủ khai thác hoặc lỗi của Cảng…)
Bước 5 Kiểm tra phương tiện, EIR và bấm giờ rời cảng tại cổng ra Gate-out.
- Sau khi container được hạ, lái xe ngồi điều khiển xe ra cổng Gate- out theo luồng giao thơng qui định, dừng tại vạch STOP, trình EIR và BAT cho nhân viên Thống kê hiện trường cổng (nếu khơng cĩ thêm phương án nhận container) hoặc di chuyển đến vị trí lấy container ghi trên Hướng dẫn làm hàng (nếu cĩ thêm phương án lấy container khác).
- Tại cổng ra Gate-out: nhân viên Thống kê hiện trườngcổng Gate-out: - Thu BAT, nhận EIR cập nhật số phiếu, đối chiếu thơng tin
trên EIR và thơng tin trên hệ thống, cập nhật các thơng tin bổ sung trên EIR của các bộ phận trước đĩ (nếu cĩ).
- Bấm giờ ra, đĩng dấu cổng ra lên EIR trả EIR cho lái xe. - Mở barrie cho xe ra.
Bước 6 Kiểm tra phương tiện tại cổng bảo vệ.
- Lái xe ngồi điều khiển xe ra cổng bảo vệ, trình EIR cho nhân viên bảo vệ cổng ra.
- Nhân viên bảo vệ cổng ra kiểm tra nếu cĩ dấu cổng ra . - Nếu cĩ dấu cổng ra cho xe ra khỏi cảng.
- Nếu khơng cĩ dấu cổng ra yêu cầu lái xe quay lại cổng Gate-out để hồn thành thủ tục.
Nếu khơng cĩ chứng từ phù hợp lập biên bản xử lý