- kiểm tra số container trên phiếu xuất/nhập bãi và số container thực
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CẤP/HẠ RỖNG KHƠ CHO KHÁCH HÀNG
• Thương vụ: Lái xe (hoặc khách hàng) trình “Lệnh hạ container rỗng” (hoặc 1 chứng từ tương đương theo yêu cầu của chủ khai thác) cho nhân viên thương vụ. Nhân viên thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (nếu quá hạn hoặc khơng đúng với thỏa thuận của các hãng tàu thì yêu cầu lái xe thơng qua đại lý hãng tàu để giải quyết) và cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số container, cỡ, trạng thái, phương án “NHAR”,…); in hĩa đơn, ký lên hĩa đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng container, phương án tác nghiệp, số hĩa đơn lên “lệnh hạ container rỗng” và chuyển cả hĩa đơn, lệnh sang phịng thu ngân
• Thu ngân: tại đây khách hàng đĩng tiền và nhận lại lệnh hạ rỗng, hĩa đơn (đều cĩ dấu “đã thu tiền”)
- Phát hành chứng từ:
Lái xe nộp "lệnh hạ container rỗng ". Nhân viên chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của lệnh và nhập số hĩa đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị phiếu xuất/nhập bãi với 1 số thơng tin (tên chủ hàng, số hiệu, kích cỡ, trạng thái, phương án tán nghiệp,...), sau đĩ nhân viên chứng từ tiếp tục cập nhật các thơng tin từ lệnh vào máy tính (đại lý phát hành lệnh, ngày phát hành, hạn trả rỗng, kiểu loại container, tàu/chuyến, cảng dỡ, chủ khai thác, số xe – nếu cĩ ; nếu như container bị hư hỏng từ trước, do cảng hoặc tàu, tình trạng container sẽ được tự động hiển thị trên mục "remark",...) ; in phiếu xuất/nhập bãi, giao cho khách hàng.
-Thơng tin do khách hàng đăng ký hạ rỗng được cập nhật lên hệ thống vi tính
- Lái xe vận chuyển ngồi điều khiển xe vào cổng vào gate-in theo đúng luồng qui định.
- Tại cổng vào Gate-in:
- Nhân viên Giao nhận cổng:
Kiểm tra đối chiếu thơng tin ghi trên Phiếu xuất/nhập bãi và thực tế cont
oNếu sai số xe thì sửa lại và đĩng dấu bên cạnh phiếu xuất/nhập bãi.
oNếu sai kích cỡ và số hiệu container yêu cầu lái xe quay trở lại bộ phận phát hành chứng từ để cấp/sửa lại Phiếu xuất/nhập bãi.
Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi container và bên trong container (cĩ bị rách, lủng, mĩp méo, dơ bẩn … khơng):
oNếu container bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, dơ bẩn hoặc cĩ tem nguy hiểm, mà mục remark chưa thể hiện thì nhân viên kiểm tra yêu cầu lái xe tháo dỡ, vệ sinh (trong trường hợp đơn giản, nhanh chĩng) đảm bảo container sạch, tốt, nguyên vẹn. Nếu khắc phục tại chỗ khơng được, nhân viên kiểm tra ghi bổ sung cụ thể tình trạng của container vào phần remark, dán tem lên container theo chủng loại quy định ; đĩng dấu tên lên phiếu xuất/nhập bãi (phần cổng vào).
oNếu container bị hư hỏng nặng hoặc các container đặc biệt (tank, flattrack, open top, …) bị hư hỏng, nhân viên kiểm tra container yêu cầu Lái xe lấy xác nhận của Hãng tàu/Đại lý hãng tàu.
oĐối với container Open top nhân viên Giao nhận cổng phải bấm seal và ghi số seal lên Phiếu xuất/nhập bãi.
Ghi chú : cảng thu phí trực tiếp từ khách hàng để làm dịch vụ vệ sinh, sửa chữa, khắc phục các khiếm khuyết của container
Cấp BAT, ghi số BAT và đĩng mộc lên Phiếu xuất/nhập bãi
giao cho lái xe ký lên Phiếu xuất/nhập bãi để trình nhân viên Thống kê hiện trường cổng Gate-in.
- Nhân viên Thống kê hiện trường cổnggate-in:
Thu Phiếu xuất/nhập bãi, nhập số phiếu, cập nhật các thơng tin bổ sung (số xe, số container, tình trạng container, phân loại hư hỏng vệ sinh…).
Ghi chú: Phân loại hư hỏng vệ sinh container: A: sạch tốt, B: bình thường, C: hư hỏng, dơ bẩn (riêng phần dơ bẩn phải ghi rõ theo qui định về các loại dơ bẩn của cont).
Cập nhật số BAT.
In và cấp EIR (vị trí hạ bãi của container sẽ được TOPX chỉ định và được in trên EIR).
Ghi chú: Nếu chương trình khơng tìm thấy vị trí hạ bãi (khơng in được EIR) chương trình tự động báo Control Tower lập kế hoạch hạ container để in EIR. Sau 30 giây nhân viên Thống kê hiện trường cập nhật lại và in EIR
bước 3 : Hạ container tại bãi hàng
- Xe vận chuyển ngồi di chuyển đến vị trí hạ container chỉ định in trên EIR liên lạc với Cẩu khung/Xe nâng bằng BAT.
- Nhân viên lái Cẩu khung/Xe nâng: nhấn nút Gate trên màn hình MDT để nhận hướng dẫn hạ bãi mới nhất. Căn cứ vào số BAT thực tế của xe:
- Lựa chọn (số container, số BAT) trong danh sách chỉ dẫn cơng việc trên màn hình MDT.
Nếu thấy số container, số BAT trùng với chỉ dẫn trên màn hình MDT hạ container từ xe xuống vị trí chỉ định. Trong trường hợp khơng thể hạ xuống vị trí chỉ định, báo nhân viên kế hoạch bãi trên Control Tower để nhận vị trí hạ khác.
Nếu khơng trùng với chỉ dẫn trên màn hình MDT tại vị trí hướng dẫn báo nhân viên điều độ bãi để kiểm tra. Nhân viên điều độ bãi sau khi kiểm tra phối hợp với nhân viên Kế hoạch bãi trên Control Tower hướng dẫn lái xe ngồi và nhân viên lái cẩu khung/xe nâng vị trí hạ mới.
- Xác nhận và cập nhật lên hệ thống các thao tác vừa thực hiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi chú:
Khi kẹt bãi, nhân viên điều độ bãi cĩ thể yêu cầu nhân viên thống kê hiện trường cổng ngừng tiếp nhận phương tiện trong 1 thời gian; nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế container và EIR, phải hiệu chỉnh ngay; lên kế hoạch khắc phục các container hư hỏng (nếu cĩ Order của chủ khai thác hoặc lỗi của cảng,…)
Bước 4: kiểm tra phương tiện, EIR rồi bấm giờ rời cảng tại cổng ra gate-out
- Sau khi container được hạ, lái xe ngồi điều khiển xe ra cổng Gate- out theo luồng giao thơng qui định, dừng tại vạch STOP, trình EIR và BAT cho nhân viên thống kê hiện trường cổng (nếu khơng cĩ thêm phương án nhận container) hoặc di chuyển đến vị trí lấy container ghi trên Hướng dẫn làm hàng (nếu cĩ thêm phương án lấy container khác).
- Tại cổng ra Gate-out: nhân viên Thống kê hiện trường cổng Gate-out: - Thu BAT, nhận EIR cập nhật số phiếu, đối chiếu thơng tin trên
EIR và thơng tin trên hệ thống, cập nhật các thơng tin bổ sung trên EIR của các bộ phận trước đĩ (nếu cĩ).
- Bấm giờ ra, đĩng dấu cổng ra lên EIR trả EIR cho lái xe. - Mở barrie cho xe ra.
Bước 5 :kiểm tra phương tiện tại cổng bảo vệ
- Lái xe ngồi điều khiển xe ra cổng bảo vệ, trình EIR cho nhân viên bảo vệ cổng ra.
- Nhân viên bảo vệ cổng ra kiểm tra nếu cĩ dấu cổng ra . - Nếu cĩ dấu cổng ra cho xe ra khỏi cảng.
- Nếu khơng cĩ dấu cổng ra yêu cầu lái xe quay lại cổng Gate-out để hồn thành thủ tục.
Nếu khơng cĩ chứng từ phù hợp lập biên bản xử lý
Quy trình cấp/hạ rỗng lạnh cho khách hàng
o Phạm vi áp dụng: Tất cả các container rỗng lạnh hạ về Cảng bằng xe đường bộ
Bước 1: làm thủ tục đăng ký hạ rỗng tại khu văn phịng làm thủ tục
Bước 2: kiểm tra container, cấp BAT, in EIR tại cổng vào.
Kiểm tra thơng tin ghi trên phiếu xuất/nhập bãi và thực tế
Kiểm tra tình trạng vỏ ngồi và bên trong container
Cấp BAT, in và cấp EIR
Bước 3: kiểm tra container tại khu lạnh Đối chiếu tình trạng container thực tế và ghi trên EIR
Bước 5: kiểm tra phương tiện, EIR, rồi bấm giờ rời khỏi cảng
Bước 6: kiểm tra phương tiện tại cổng bảo vệ Sai kích cỡ, số hiệu container Đúng số container, số BAT Cho xe rời cảng Cĩ dấu rời cảng Khơng cĩ dấu rời cảng Khơng cĩ chứng từ phù hợp Lập biên bản xử lý
Container bị hư hỏng lớn Lập biên bản, ghi lên EIR
Bước 4: hạ container tại bãi hàng