THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁT TƯỜNG
3.3.1 Chuẩn bị kiểm toán
Ở giai đoạn này, VAC sẽ thực hiện công việc chính là tiếp nhận và đánh giá khách hàng, ký kết hợp đồng kiểm toán: Vì Công ty cổ phần Cát Tường là khách hàng cũ, VAC
sẽ bắt đầu công việc tiếp nhận khách hàng bằng việc thu thập thông tin để đánh giá khách hàng cũng như năng lực phục vụ khách hàng của mình cũng giống như năm trước.
v Giới thiệu chung về khách hàng
• Tên công ty: công ty Cổ phần Cát Tường.
• Trụ sở chính: 123 Lê Duẩn, Quận 1, TPHCM.
• ĐT: 083.547.888 fax: (+08) 3547888
• Mục đích kiểm toán: Kiểm toán Báo Cáo Tài Chính
• Năm kiểm toán: năm thứ 2
• Báo cáo tài chính được lập theo đơn vị tiền tệ Việt Nam đồng, và được lập theo hệ thống tài khoản và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Các chính sách kế toán được sử
dụng nhất quán từ năm trước đến năm được kiểm toán.
• Công ty cổ phần Cát Tường hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 41235120315 do Sở Kế Hoạch đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 26 tháng 6 năm 2001.
• Địa bàn hoạt động: thành phố Hồ Chí Minh, Nha Trang, Buôn Ma Thuột, Bình Dương, Tây Ninh, Hà Nội, Bà Rịa – Vũng Tàu. (trong phạm vi chuyên đề chỉ khảo sát Văn Phòng công ty tại TPHCM)
• Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành.
• Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
• Nguyên tắc ghi nhận doanh thu.
Doanh thu Bán hàng xác định đồng thời thỏa mãn:
Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm đã được chuyển giao cho người mua.
Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
Doanh thu đã được xác định tương đối chắc chắn.
Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
• Phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí.
Doanh thu ghi nhận khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, thời điểm ghi nhận doanh thu khi công ty hoàn tất nghiệp vụ bán hàng và phát hành hóa đơn.
Chi phí ghi nhận phù hợp với doanh thu và phù hợp với thời điểm phát sinh chi phí.
• Hiểu biết chung về nền kinh tế có ảnh hưởng đến khách hàng:
Hoạt động chính của công ty là kinh doanh thu mua gạo và cà phê trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Hình thức giao dịch chủ yếu là giao dịch kỳ hạn tương lai, giá cả căn cứ vào thị trường thế giới.Vì vậy, giá cà phê, gạo mua bán chịu ảnh hưởng của biến động giá cả thế giới.
• Tổ chức hoạt động của công ty.
Sơđồ 3.3: Tổ chức hoạt động công ty Cát Tường11
Thời gian thực hiện kiểm toán dự kiến: 2 ngày.
Tổng giám đốc Phòng sản xuất Phòng kinh doanh Phòng kế toán Giám đốc sản xuất Giám đốc kinh doanh Kế toán trưởng Nhân viên Chủ tịch hội đồng quản trị
3.3.2 Thực hiện kiểm toán
3.3.2.1 Tìm hiểu kiểm soát nội bộ
a) Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ doanh thu và nợ phải thu.
Kiểm toán viên thường đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ dựa vào bảng câu hỏi phỏng vấn khách hàng.
Bước công việc Có Không Không Ghi chú áp dụng
1. Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu của khách hàng không?
2. Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng hay không?
3. Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có được tham gia giao hàng không?
4. Khách hàng đã dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi chưa?
5. Có thường xuyên rà soát lại các khoản công nợ để xử lý kịp thời không?
6. Việc hạch toán khoản phải thu có dựa trên căn cứ chứng từ không?
7. Việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ không?
8. Cuối kỳ, các khoản công nợ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không?
9. Việc ghi sổ doanh thu có căn cứ vào các hoá đơn bán hàng (hoặc các chứng từ hợp lệ khác), các hợp đồng mua hàng hay không? 10.Có chữ ký của khách hàng trong các hoá đơn giao hàng hay không?
11.Việc sử dụng hoá đơn bán hàng có theo quy định hiện hành (số thứ tự hoá đơn, ngày trên hoá đơn) không?
12.Các chức năng giao hàng và viết hoá đơn có tách biệt nhau không?
13.Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có được phê chuẩn của người phụ trách không?
14.Có theo dõi hàng gủi đi bán không? 15.Khách hàng có theo dõi riêng từng loại doanh thu không?
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của khoản phải thu và doanh thu: Khá Trung bình Yếu
Dựa trên bảng câu hỏi đã phỏng vấn kiểm toán viên đi vào quy trình thực tế để
kiểm tra những gì phỏng vấn được có đúng thực tế không:
Quy trình bán hàng và quá trình kiểm soát
Điểm bắt đầu và kết thúc quy trình:
Bảng báo giá đến hợp đồng sau khi có hợp đồng phòng kế toán thu thập hợp đồng phô tô gửi đến thủ kho sau đó giao hàng tại kho, xuất hoá đơn.
v Quy trình bán hàng trong nước
Cát Tường là công ty chuyên cung cấp gạo, cà phê cho hầu hết các tỉnh trong cả
nước. Hợp đồng bán hàng được ký kết hằng năm.
• Điều khoản giao hàng: Ở kho hàng của công ty cổ phần Cát Tường hoặc nơi khách hàng qui định.
• Điều khoản thanh toán: Khách hàng mua chịu thì sẽ theo sự thoả thuận của hai bên. Thông thường khách hàng sẽ thanh toán vào ngày 15 của tháng tiếp theo
Quy trình bán hàng của công ty
Sơđồ 3.4: Quy trình bán hàng trong nước công ty Cát Tường12
12 Công ty Cổ phần Cát Tường Nhu cầu mua hàng Bước1: Khách hàng Bước2: Phòng kinh doanh Bước3: Phòng kế toán Bước4: Thủ kho Bước5: Phòng kế toán Đơn đặt hàng, hợp đồng Lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ kế toán lập báo cáo hàng kỳ Lưu trữ và bảo quản chứng từ
v Quy trình bán hàng xuất khẩu
Khi nhận đơn đặt hàng, nhân viên phòng xuất khẩu xem xét đủ hàng không? Sau đó sẽ trao đổi với khách hàng về loại gạo hoặc cà phê, chất lượng, giá bán, điều kiện thanh toán, ngày giao hàng.
Sơđồ 3.5: Quy trình bán hàng xuất khẩu công ty Cát Tường13
v Nhận tiền từ khách hàng / nhà phân phối
Trong trường hợp trả qua ngân hàng: Khách hàng sẽ thanh toán ở Ngân Hàng Vietcombank và số dư tài khoản có thể được kiểm tra trực tuyến.Thư ký lập báo cáo tiền mặt hàng ngày, và được xem xét bởi kế toán trưởng.
Trong trường hợp trả bằng tiền mặt: (xem phần tìm hiểu quá trình nhận tiền)
Bút toán khi nhận tiền: Ghi nợ Tiền mặt/ Tiền gởi ngân hàng Ghi có Khoản phải thu
Sau đó, kế toán phải thu chuẩn bị Báo cáo khoản phải thu hàng ngày bằng excel (xuất trích từ phần mềm) dựa trên sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng (bank book), sổ chi tiết tiền mặt để kiểm soát khoản phải thu của mỗi khách hàng. Điều tra bất kỳ sự khác biệt giữa kế toán ngân hàng, tiền mặt và khách hàng.
Nhân viên phòng xuất khẩu chuẩn bị đơn đặt hàng xuất khẩu (dạng excel)
Đơn đặt hàng được lập trong phần mềm (một nhân viên phòng xuất khẩu khác được giao nhiệm vụ cập nhật vào phần mềm)
Hàng hóa được ghi nhận trong hệ thống phần mềm.
v Công việc vào cuối tháng:
• Cuối mỗi tháng, Anh Tuấn (phòng kinh doanh) sẽ đối chiếu giữa Nhật kí bán hàng của phòng kế toán với phiếu xuất kho lưu tại phòng kinh doanh để xác định số lượng hàng thực bán và số lượng hàng ghi trong Nhật kí bán hàng.
• Chị Lan người có trách nhiệm ghi nhận doanh thu sẽ đối chiếu tổng doanh thu bán hàng ghi nhận trên Sổ cái với Nhật kí bán hàng và Bảng tổng hợp hóa đơn bán hàng nhận được từ Anh Tuấn.
• Bảng đối chiếu công nợ sẽ được gửi đi cho các khách hàng vào mỗi quý.
v Quy trình bán hàng trả lại.
• Nguyên tắc hạch toán hàng bán bị trả lại
Đơn vị hạch toán vào tài khoản 531 trị giá số hàng bán bị trả lại tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn và số lượng hàng trả lại.
Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại này mà doanh nghiệp phải chi được phản ánh vào chi phí bán hàng
Đơn vị theo dõi chi tiết hàng bán bị trả lại theo từng khách hàng và từng loại mặt hàng.
Trong kỳ hạch toán, hàng bán bị trả lại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên nợ tài khoản 531. Cuối kỳ phần mềm kế toán tự đông kết chuyển sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần
• Thủ tục chứng từ
Trường hợp: Khi bán hàng đã xuất hoá đơn, khách hàng đã nhận hàng, nhưng sau đó khách hàng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả
lại một phần hay toàn bộ lô hàng. Khi xuất hàng trả lại khách hàng phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá không đúng quy cách hoặc không đảm bảo chất lượng, tiền thuế
giá trị gia tăng (nếu có). Hoá đơn này là căn cứ để công ty và khách hàng điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế giá trị gia tăng đã khai.
Trường hợp khách hàng là đơn vị nhỏ lẽ không có hoá đơn, khi trả lại hàng hoá khách hàng và công ty phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng hoá trả lại theo giá không có thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng (ghi rõ của hoá đơn nào: số hiệu, ngày tháng lập hoá đơn), lý do trả
giữ cùng hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, số thuế giá trị
gia tăng đã kê khai của công ty.
Nếu công ty đã xuất hàng và lập hoá đơn, khách hàng chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá. Khi trả lại hàng, khách hàng và công ty phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng hoá trả lại theo giá không có thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị
gia tăng (ghi rõ của hoá đơn nào: số hiệu, ngày tháng lập hoá đơn), lý do trả lại hàng kèm hoá đơn (bản sao y có chứng thực) gửi cho công ty để công ty lập lại hoá đơn cho số
hàng hoá đã nhận. Các hoá đơn này là căn cứ để công ty điều chỉnh kê khai doanh số
bán, số thuế giá trị gia tăng đầu ra.
• Quy trình
Để hạn chế trả lại hàng Công ty quy định số hàng trả lại không quá 15 %
Sơđồ 3.6: Quy trình bán hàng trả lại công ty Cát Tường14
• Công việc cuối tháng:
Tất cả tài liệu liên quan được chuyển tới Phòng kế toán để lưu và kiểm tra với Báo cáo bán hàng. Đầu tháng, Phòng kế toán tổng hợp và chuẩn bị Bảng điều giải hàng trả lại Nhân viên phòng kinh doanh Khách hàng thông báo trả lại hàng Phòng kế toán Phòng kiểm tra chất lượng Kho hàng Chuẩn bị biên bản hàng bị trả lại Chuẩn bị phiếu nhận lại hàng, hàng được lưu vào kho riêng Tìm hiểu lý do hàng trả lại và hướng giải quyết Nhân viên phòng kinh doanh Ghi nhận vào báo cáo bán hàng Lưu và kiểm tra với BCBH. Lập bảng điều giải hàng trả lại yêu cầu phát hành hoá đơn trả lại hàng
dựa trên Báo cáo bán hàng cho từng khách hàng. Chứng từ này được chuyển tới khách hàng để yêu cầu khách hàng phát hành hóa đơn trả lại hàng.
• Ghi nhận nghiệp vụ hàng bán trả lại
Khi kế toán ghi nhận hoá đơn trả lại hàng, kế toán phải thu mở phần mềm và ghi nhận nghiệp vụ.
Nợ 531 Hệ thống tự động Nợ 155 Có 131 cập nhật nghiệp vụ Có 632
v Chiết khấu thương mại: Cát Tường chiết khấu 5 % trên giá bán cho khách hàng mua một lần với số lượng lớn. Tỷ lệ chiết khấu này sẽ được trừ trực tiếp trên hoá đơn bán hàng.
v Giảm giá hàng bán:
Công ty hạch toán vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn, tức là khi đã phát hành hoá đơn. Không hạch toán vào tài khoản này số giảm giá cho phép đã được ghi trên hoá đơn và đã được trừ vào tổng giá trị
hàng bán ghi trên hoá đơn. CÁT TƯỜNG theo dõi chi tiết khoản giảm giá hàng bán theo từng khách hàng, từng loại hàng hoá.
• Về thủ tục chứng từ: Công ty đã xuất hàng và lập hoá đơn giao cho người mua nhưng sau đó do hàng hoá kém phẩm chất không đúng quy cách…phải điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán thì công ty và khách hàng phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản. Trong văn bản ghi rõ số lượng, quy cách, mức giá (tăng, giảm) theo hoá đơn đã xuất (ghi rõ số, ký hiệu, ngày tháng lập hoá đơn), lý do tăng (giảm) giá đồng thời bên bán lập hoá đơn để điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hoá đơn được lập mới ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hoá, dịch vụ tãi hoá đơn số, ký hiệu, ngày tháng… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh giá, công ty và khách hàng kê khai điều chỉnh doanh số mua và bán, thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra (nếu có)
Sau khi thu thập đầy đủ về quy trình thực tế của doanh nghiệp kiểm toán viên thực hiện kỹ thuật walk – through đối với một quy trình nghiệp vụ phát sinh cụ thể (xem phụ
lục 2).
b) Đánh giá mức rủi ro và xác định mức trọng yếu.
Rủi ro tìm tàng: thấp Rủi ro kiểm soát: thấp
Xác định mức trọng yếu
Bảng 3.4: Xác định mức trọng yếu15
Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu Tối thiểu Tối đa Chỉ tiêu
Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền
Lợi nhuận trước thuế 4% 445.549.880 8% 891.099.760
Doanh thu 4% 2.119.726.400 8% 4.239.452.800
Tổng tài sản 0,8% 627.221.695 1% 1.254.443.390
Vốn chủ sở hữu 1% 1.509.661.728 5% 7.548.308.640
Mức trọng yếu tổng thể được lựa chọn là: PM= 445.549.880 đồng
Sai sót mức độ khoản mục là: TE= 445.549.880 x 50% = 222.774.940 đồng. Mức sai sót cần ra bút toán điều chỉnh: SAD=222.774.940 x 10% =22.277.494 đồng « («) SAD là mức trọng yếu mà nếu các chênh lệch kiểm toán phát hiện được nhỏ
hơn mức này, kiểm toán viên sẽ không yêu cầu đơn vị phải điều chỉnh vì mức chênh lệch này sẽ không ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính đang được kiểm toán. PM giúp kiểm toán viên đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính đã được kiểm toán có trình bày trung thực và hợp lý hay không? TE giúp kiểm toán viên xác định các khoản mục quan trọng cần tập trung thực hiện các thủ tục kiểm toán.
Thông thường các kiểm toán viên không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để
đánh giá lại rủi ro kiểm soát nhằm mục đích sau này giảm các thử nghiệm chi tiết, mà các thử nghiệm kiểm soát sẽ được thực hiện song song với việc kiểm tra chi tiết, các thủ
tục phân tích.
3.3.2.2 Thử nghiệm cơ bản
a. Đối với khoản mục doanh thu: SS1 S9
b. Đối với khoản mục nợ phải thu: E1S1 E1/11 (thư xác nhận xem phụ lục 3 từE1/12 E1/16)
CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN
Tên khách hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN CÁT TƯỜNG Tham chiếu: SS3 Niên
độ kế toán: 31/12/2009 Người thực hiện: VQD DOANH THU Thủ tục kiểm toán Tham Chiếu Người Thực hiện Ngày thực hiện 1.Thủ tục phân tích So sánh kỳ trước, với kế hoạch, nếu có biến động bất thường cần tìm hiểu rõ nguyên nhân.
So sánh tỷ trọng lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh với doanh thu thuần giữa kỳ này và kỳ trước đểđánh