Tổ chức hình thức sổ kế toán phù hợp sẽ giúp phần làm nâng cao chất lượng, thời gian cung cấp thông tin của phòng kế toán đưa ra, làm giảm được công việc và thời gian của phòng kế toán. Là một công ty ứng dụng PMKT, Công ty TNHH Hoàng &Thắng không thể lựa chọn một hình thức sổ kế toán nhiều cột hoặc cần trang sổ lớn như hình thức Nhật Ký - Sổ Cái … và công việc in ra máy in sẽ rất khó khăn. Với mục tiêu của phòng kế toán là phải lựa chọn
được một hình thức kế toán áp dụng phù hợp với điều kiện ứng dụng MVT trong công tác kế toán, thuận tiện cho việc lập trình phù hợp với đặc điểm, tính chất của DN, thuận lợi cho việc nhập số liệu, đơn giản cho việc phân công lao động kế toán, đồng thời phải có hệ thống mẫu sổ kế toán phù hợp, thuận tiện cho việc in ấn, có kết cấu khoa học, hợp lý đáp ứng yêu cầu quản lý trong công ty. Sau khi nghiên cứu các hình thức kế toán, công ty đó lựa chọn cho mình một hình thức kế toán tối ưu đó là hình thức Nhật Ký Chung – Với nhiều ưu điểm như
mẫu sổđơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho việc in ấn sổ sách.
Sau khi nhập xong dữ liệu, phần phân loại, tổng hợp, phân bổ, kết chuyển… sẽ được chương trình tự động thực hiện dưới sự điều khiển bằng các lệnh thông qua các thiết bị MVT của kế toán viên, sau đó cho ra màn hình hoặc máy in các sổ kế toán theo yêu cầu.
Theo hình thức Nhật Ký Chung hệ thống sổ kế toán tại Công ty TNHH Hoàng &Thắng như sau:
+ Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ tiền gửi ngân hàng (VNĐ, USD) + Sổ theo dõi công nợ (Phải thu, phải trả ) + Sổ cái các tài khoản
+ Sổ chi tiết doanh thu
+ Sổ chi tiết chi phí quản lí kinh doanh + Bảng cân đối phát sinh của các tài khoản.
Sơ đồ2.3 : Tổ chức hệ thống sổ trong Cty TNHH Hoàng & Thắng
Ghi chỳ: Hạch toỏn hàng ngày
Hạch toỏn cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc
Nhập dữ liệu vào mỏy
Bỏo cỏo kế toỏn
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ KT chi tiết NK chung Sổ cỏi TK Bảng cõn đối thử Điều chỉnh, khoỏ sổ Bảng cõn đối số phỏt sinh NK chuyờn dựng
Qua sơ đồ cho thấy, trình tự ghi sổ, xử lí, tổng hợp, cung cấp thông tin
được mô tả khái quát như sau :
- Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc đó kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
- Máy sẽ căn cứ vào dữ liệu để tự động vào sổ Nhật kí chung. Các chứng từ được ghi sổ kế toán chi tiết hoặc Nhật kí chuyên dụng cũng đồng thời được máy xử lí để ghi trên cơ sở số liệu các chứng từ liên quan đó nhập vào máy.
- Tiếp đó máy sẽ tự động cập nhật số liệu từ Nhật ký chung vào Sổ Cái các tài khoản. Căn cứ số liệu trên sổ kế toán chi tiết cuối kỳ máy tính lập các bảng tổng hợp số liệu chi tiết (bảng chi tiết số phát sinh).
- Căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản, máy sẽ tựđộng lập bảng cân
đối thử.
- Kế toán phải tiến hành điều chỉnh, lập các bút toán điều chỉnh,thực hiện khoá sổ.
- Cuối kỳ căn cứ vào số liệu đó tổng hợp được, máy sẽ tự động lập bảng cân đối số phát sinh.
- Việc lập bảng cân đối kế toán và các Báo cáo kế toán sẽ được máy tự động chạy theo các chương trình phần mềm đó cài đặt sẵn.