3. 2 Sự cần thiết và yờu cầu hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong điều
3.1.1xuất đối với phũng kế toỏn núi riờng và BGĐ núi chung
Thứ nhất: đối với việc mó hoỏ chứng từ.
Cụng ty cần phải xõy dựng hệ thống chứng từ hướng dẫn một cỏch thật sự hợp lý và khoa học. Vớ dụ: mó hoỏ chứng từ theo phương phỏp “ gợi nhớ” nhằm tạo điều kiện cho kế toỏn nhập và xử lớ chứng từ một cỏch nhanh chúng, dễ dàng, chớnh xỏc hơn cụ thể như sau:
- Phiếu chi, Phiếu thu được mó hoỏ PC, PT
- Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú được mó hoỏ GBN, GBC - Phiếu nhập kho, xuất kho được mó húa PNK, PXK ….
Thứ hai: Đối với việc mó hoỏ tài khoản.
Cụng ty nờn mó hoỏ tài khoản theo phương phỏp “gợi nhớ” - lấy 2 chữ cỏi đầu tiờn của tờn cụng ty khỏch hàng mới là giải phỏp tối ưu,rất thuận tiện cho việc nhập liệu của kế toỏn. Đõy là cỏch tốt nhất để làm giảm thao tỏc, tiết kiệm thời gian nhập liệu, là một trong những điều kiện để đảm bảo tiến độ kế toỏn nhằm cung cấp nguồn thụng tin kịp thời cho yờu cầu quản lý. Cú thể mó hoỏ như sau:
Vớ dụ: TK154: Chi phớ SXKD.
TK154.VY: Cty TNHH Vĩnh Yờn
TK154.YT: Cty TNHH Yến Trang
...
TK154.TH: Cty CP Thiờn Hương
Chớnh vỡ TK154 được mó hoỏ như trờn nờn tài khoản cụng nợ phải thu của khỏch hàng việc mó hoỏ trờn tài khoản cấp 2 cũng như vậy.Cú thể vớ dụ
TK131.VY: Cụng nợ phải thu của Cty TNHH Vĩnh Yờn
TK131.TH: Cụng nợ phải thu của Cty CP Thiờn Hương …
Tương tự như thế nếu việc mó hoỏ cụng nợ phải trả cũng được thực hiện như trờn :
TK331.TS: Cty TNHH Thỏi Sơn TK331.YT: Cty TNHH Yến Trang …
Khi đú việc cập nhật dữ liệu và theo dừi khi phỏt sinh hợp đồng, cỏc khoản cụng nợ, sẽ nhanh chúng đơn giản hơn, giảm thiểu thời gian cho cỏc kế toỏn viờn.
Thứ ba: Từ hạn chế về trỡnh độ xử lý cỏc sự cố mỏy tớnh của đội ngũ nhõn
viờn cũn chưa cao. Ban giỏm đốc cụng ty nờn xem xột việc tuyển dụng thờm một
của hệ thống mỏy tớnh, mỏy in, mỏy Fax …. để đảm bảo quỏ trỡnh làm việc được diễn ra một cỏch thuận lợi.
Thứ tư: Xuất phỏt từ hạn chế cụng ty vẫn chưa thiết lập được danh mục bỏo cỏo quản trị phục vụ cho từng loại quyết định cụ thể của ban lónh đạo. Để cho cỏc quyết định đưa ra là hiệu quả, được xem xột trờn tất cả cỏc gúc độ Cty TNHH Hoàng & Thắng cần phải xõy dựng cho cụng ty mỡnh một danh mục bỏo cỏo quản trị để cho việc ra cỏc quyết định chuẩn xỏc và cú tớnh hệ thống hơn.
Thứ năm: Việc phõn cụng cụng việc, nhiệm vụ, khen thưởng cho từng nhõn viờn bộ phận kế toỏn phải được thực hiện một cỏch khoa học và hợp lý. Cụng việc được giao phải phự hợp với năng lực, trỡnh độ của từng nhõn viờn và trỏnh tỡnh trạng người làm ớt, người làm quỏ nhiều hay tỡnh trạng cụng việc chồng chộo nhau khiến ảnh hưởng đến tiến độ cụng việc và khiến cho việc cho việc tổng hợp số liệu về sau gặp nhiều khú khăn. Ngoài ra, việc thực hiện chớnh sỏch khen thưởng, phụ cấp hợp lý cũng là một yếu tố rất quan trọng, đặc biệt vào giai đoạn cuối năm khi mà khối lượng, cường độ cụng việc rất cao hay khi phải thực hiện một hợp đồng lớn trong thời gian ngắn. Đõy là vấn đề tuy nhỏ nhưng mà rất quan trọng mà Ban giỏm đốc của cụng ty cần phải xem xột một cỏch kỹ lưỡng mới cú thể phỏt huy tối đa năng lực của toàn bộ nhõn viờn, khiến cho nhõn viờn cú tinh thần hăng hỏi làm việc và động lực phấn đấu qua đú gúp phần lớn vào thành tớch chung của cụng ty.
Thứ sỏu: Về cụng tỏc kiểm tra thụng tin.
Để đảm bảo tớnh trung thực của thụng tin do phũng kế toỏn cung cấp cũng như ngăn chặn và xử lớ kịp thời đối với cỏc trường hơp vi phạm cụng ty cần phải làm tốt cụng tỏc kiểm tra kế toỏn. Quỏ trỡnh kiểm tra vẫn do giỏm đốc và kế toỏn trưởng phụ trỏch và tiến hành định kỡ chứ khụng kiểm tra đột xuất. Để cụng tỏc kiểm tra đạt hiệu quả cao hơn nữa,trong thời gian tới cần phải tiến hành kiểm tra đột xuất để trỏnh trường hợp cú sự chuẩn bị với mục đớch che đậy sự gian lận.
Nếu xột trong phạm vi Cty TNHH Hoàng & Thắng với đội ngũ Ban lónh đạo đều là những chuyờn gia trong lĩnh vực tài chớnh, thỡ việc kiểm soỏt tỡnh
hỡnh tài chớnh trong cụng ty khụng phải là một vấn đề quỏ khú khăn và cũng khụng mất quỏ nhiều thời gian vỡ thế việc thiết lập Ban Kiểm Soỏt cú nhiệm vụ chớnh là tiến hành việc kiểm tra kế toỏn là điều khụng cần thiết.
Thứ bảy: Vấn đề quản trị người dựng cũng cần phải đặc biệt lưu ý.
Mặc dự đó cú sự phõn cấp, phõn quyền rừ ràng nhưng trờn thực tế hiện nay tại phũng kế toỏn của cụng ty việc sử dụng mỏy tớnh và cỏc phần hành kế toỏn của cụng ty đều dựng chung một mật khẩu để mở, nhập, sửa, in…dữ liệu điều này cú nghĩa là kế toỏn viờn đảm nhiệm phần hành kế toỏn nào cũng cú thể xõm nhập vào cỏc phần hành kế toỏn khỏc.Chớnh vỡ thế mà tớnh bảo mật của thụng tin kế toỏn khụng cao, cú thể xảy ra hiện tượng “rũ rỉ” thụng tin kế toỏn gõy ra những hậu quả nghiờm trọng ảnh hưởng đến tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty. Do đú vấn đề này cần phải được khắc phục ngay bằng cỏch giao cho từng phần hành kế toỏn phải cú mật khẩu riờng để vào, ra chương trỡnh và kế toỏn viờn cú nhiệm vụ bảo vệ mật khẩu đú, nếu thụng tin liờn quan đến phần hành mỡnh phụ trỏch bị lộ ra ngoài thỡ phải cú biện phỏp xử phạt nghiờm minh. Qua đú, nõng cao ý thức cú trỏch nhiệm hơn trong cụng việc của toàn bộ nhõn viờn trong cụng ty.
Bờn cạnh đú khi phỏt hiện thụng tin của mỡnh bảo quản đó bị khai thỏc khụng hợp lệ phải bỏo ngay cho người cú thẩm quyền để cú biện phỏp xử lý và ứng phú kịp thời.và nờn cú quy định xử phạt rừ ràng đối với người xõm nhập trỏi phộp vào phần hành kế toỏn khụng thuộc thẩm quyền được cập nhật.
Cuối cựng: Vấn đề trang bị cơ sở vật chất cho phũng kế toỏn cũng cần phải được xem xột, hiện nay số mỏy tớnh trang bị tại phũng kế toỏn là đầy đủ nhưng những mỏy tớnh ấy của Cty TNHH Hoàng & Thắng khụng phải là loại mỏy tớnh cú tốc độ xử lý nhanh so với cỏc loại mỏy tớnh hiện đại trờn thị trường nờn thời gian tớnh toỏn, tập hợp số liệu chậm và thường hay bị “treo” khi sử dụng nhiều và vấn đề này thường xảy ra vào dịp lập BCTC là thời diểm mà tần suất sử dụng MVT nhiều chớnh sự trục trặc đú đó gõy khụng ớt khú khăn cho phũng kế toỏn. Do vậy, việc nõng cấp hay thay thế MVT là cần thiết, những mỏy tớnh đú khụng phải
là quỏ lạc hậu nờn vẫn cú thể tận dụng được nhưng với điều kiện chỉ phải nõng cấp về tốc độ bộ vi xử lý nhằm nõng cao hiệu suất làm việc của mỏy. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});