Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh, kế toỏn phụ trỏch từng phần hành của Cty TNHH Hoàng & Thắng tiến hành xử lớ tổng hợp theo quy trỡnh sau:
Sơ đồ 2.4: Trỡnh tự cập nhật dữ liệu cụ thể trờn PMKT
Nhập dữ liệu vào mỏy
Chứng từ gốc
Tổng hợp dữ liệu
Kiểm tra sai sút
Khoỏ dữ liệu
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo, sổ kế toỏn Lờn cõn đối thử
Mụ tả khỏi quỏt sơ đồ:
- Ban đầu căn cứ vào chứng từ gốc đó kiểm tra tỡnh hợp lớ, hợp phỏp của cỏc nghiệp vụ kinh tế - tài chớnh, kế toỏn viờn tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy. Mỏy sẽ căn cứ vào dữ liệu được nhập từ cỏc chứng từ, tự động tổng hợp và kết chuyển dữ liệu vào cỏc sổ tổng hợp, sổ chi tiết...
- Kế toỏn viờn tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu nhập trờn mỏy với chứng từ gốc. Nếu kiểm tra song khụng phỏt hiện sai sút, kế toỏn sẽ tiến hành khoỏ dữ liệu.
- Căn cứ vào số liệu trờn sổ cỏi cỏc tài khoản đó tổng hợp, mỏy sẽ tự động tự động lập bảng cõn đối thử.
- Cuối kỡ, căn cứ vào số liệu đó tổng hợp được, mỏy sẽ tự động lập bảng cõn đối số phỏt sinh.
- Việc lập bảng cõn đối kế toỏn và cỏc bỏo cỏo, sổ sỏch kế toỏn khỏc sẽ được mỏy tự động chạy theo chương trỡnh phần mềm đó cài đặt.
Trỡnh tự cập nhật cụ thể như sau:
Khi đăng nhập vào chương trỡnh APPRO sẽ xuất hiện màn hỡnh <Đăng nhập chương trỡnh> yờu cầu chọn năm làm việc, tờn người dựng, mật khẩu, đường dẫn dữ liệu như sau:
Hỡnh 2.3 – Màn hỡnh đăng nhập PMKT APPRO
Sau khi nhập đầy đủ thụng tin đú ta ấn <OK> sẽ xuất hiện giao diện làm việc chớnh của phần mềm APPRO:
Hỡnh 2.4 – Giao diện làm việc chớnh
Từ đõy ta bắt đầu quỏ trỡnh làm việc với phần mềm gồm những cụng việc chớnh sau:
Nhập dữ liệu vào mỏy
Cập nhật Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt.
Để nhập chứng từ tiền mặt, tuỳ thuộc vào nghiệp vụ thu, chi cụ thể ta cú thể chọn :
+ Chứng từ -> Phiếu thu tiền mặt (VNĐ hay NTE) + Chứng từ -> Phiếu chi tiền mặt (VNĐ hay NTE)
Trờn màn hỡnh sẽ hiện ra một cửa sổ để kế toỏn tiến hành nhập liệu: ( Cửa sổ nhập dữ liệu của Phiếu thu, Phiếu chi giống nhau về mặt hỡnh thức) VD về nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh: Trả tiền cước điện thoại cho Bưu điện Hà Nội I theo HĐ GTGT số 0653614 ngày 02/01/2008.
+ HĐ GTGT do Bưu điện Hà Nội I chuyển đến cho cụng ty TNHH Hoàng & Thắng
+ Phiếu chi tiền mặt do thủ quỹ của cụng ty viết để thanh toỏn tiền cho Bưu điện Hà Nội I.
Khi đú kế toỏn của cụng ty căn cứ vào HĐ GTGT số 0653614 để nhập chứng từ phiếu chi tiền mặt như sau:
Chọn Chứng từ => Phiếu chi tiền. Một cửa sổ làm việc mới được mở ra:
Hỡnh 2.5 - Phiếu chi tiền mặt (VNĐ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cửa sổ này gồm 3 phần sau :
Phần trờn bao gồm cỏc mục sau
- Ngày C.từ: Ngày thỏng ghi trờn hoỏ đơn. - Số phiếu, thỏng HT.
- Người nhận tiền hoặc người nộp tiền.
- Diễn giải :Nờu lớ do thu, chi liờn quan đến nghiệp vụ phỏt sinh. - TK Tiền mặt : Xỏc định TK Tiền mặt của chứng từ (VNĐ, NTệ).
Phần giữa gồm cú 2 trang: 2.Hoỏ đơn và 3.Bỳt toỏn * Trang 2.Hoỏ đơn: Gồm những yếu tố sau:
+ Loại HĐ: theo quy định hiện hành hoỏ đơn bỏn hàng gồm những loại sau:
- KT : Dựng cho hoỏ đơn bỏn hàng thụng thường (Khụng thuế) - 0; 5; 10 : dựng cho HĐ GTGT cú thuế suất lần lượt là 0%; 5%; 10% + Số HĐ, Ngày HĐ, Kớ hiệu HĐ
+ Doanh số: Số tiền thu, chi chưa cú thuế GTGT
+ Tỷ lệ: được tự động chạy sau khi nhập vào ụ “Loại HĐ” nờu trờn. + Tiền thuế: Số tiền thuế GTGT tớnh theo tỷ lệ 0%; 5% ; 10%
+Tổng tiền: Tổng số tiền ghi trờn HĐ, được tớnh bằng Doanh số + Tiền thuế
* Trang 3.Bỳt toỏn: dựng để định khoản và cụng việc này mỏy sẽ làm tự động khi ấn tổ hợp phớm Alt + B hoặc kớch chuột và biểu tượng: <Lập bỳt toỏn> trờn màn hỡnh nhập dữ liệu.
Đối với cỏc Phiếu thu, Phiếu chi mà cú hoỏ đơn GTGT đi kốm để chứng minh thỡ kế toỏn phải điền đầy đủ thụng tin liờn quan đến hoỏ đơn đú để phục vụ cho mục đớch kờ khai thuế. Tiếp sau đú mới ghi số tiền và định khoản cho phần Bỳt toỏn.
Phần dưới: bao gồm cỏc chức năng tiện ớch của phần mềm kế toỏn APPRO như:
- In Bkờ (Alt + N); In phiếu (Alt + I)
- Lọc (Alt + L) : Tỡm kiếm chứng từ mà ta cần tỡm; - Sửa (Alt + S): Sửa chứng từ đang xem trờn màn hỡnh;
- Mới(Alt + M): Chuyển sang chứng từ mới để tiếp tục việc nhập hoỏ đơn tiếp theo;
- Kết thỳc(Alt + K): Thoỏt ra khỏi màn hỡnh nhập PT, PC.
Để tiện cho quỏ trỡnh làm việc được nhanh chúng thỡ cỏc chức năng trờn được ỏp dụng với tất cả cỏc chứng từ cũn lại như Phiếu tăng TSCĐ, PNK,
PXK... Đõy cũng là một ưu điểm của phần mềm đó giỳp đỡ cho cỏc nhõn viờn kế toỏn rất nhiều.
Sau khi nhập dữ liệu ban đầu vào mỏy. Mỏy tớnh sẽ tự động phõn loại và chuyển dữ liệu vào cỏc sổ: Sổ tổng hợp, sổ chi tiết, cỏc bảng kờ số liệu và cỏc bảng biểu phõn tớch cần thiết khỏc.
Vớ dụ : Với nghiệp vụ : Chi trả cước điện thoại như trờn. Sau khi cập nhật dữ liệu vào mỏy. Mỏy sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Sổ cỏi cỏc tài khoản 1111; 6422; 1331; Sổ quỹ tiền mặt; Bảng kờ HH, DV mua vào.
Cập nhật chứng từ TSCĐ
Theo Hệ thống chuẩn mực kế toỏn Việt Nam hiện nay thỡ cỏc tài sản được ghi nhận là TSCĐ phải thoả món đồng thời 4 điều kiện sau:
- Chắc chắn thu được lợi ớch trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đú - Nguyờn giỏ tài sản phải được xỏc định một cỏch đỏng tin cậy
- Thời gian sử dụng ước tớnh trờn 1 năm
- Cú đủ tiờu chuẩn giỏ trị theo quy định hiện hành (hiện nay là trờn 10 triệu VNĐ)
Khi phỏt sinh nghiệp vụ liờn quan đến TSCĐ căn cứ vào chứng từ gốc kế toỏn thực hiện việc nhập chứng từ TSCĐ như sau:
VD với trường hợp tăng TSCĐ: Mua mỏy phỏt điện Hon da theo HĐ 0093539 ngày 03/04/2008. Căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan là HĐ GTGT, biờn bản giao nhận TSCĐ mà kế toỏn tiến hành nhập chứng từ Phiếu tăng TSCĐ như sau:
Từ giao diện làm việc chớnh, Chọn: Tài sản => Phiếu tăng TSCĐ trờn hệ thống thực đơn. Một cửa sổ nhập chứng từ TSCĐ sẽ xuất hiện trờn màn hỡnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hỡnh 2.6 - Phiếu tăng TSCĐ
Kết cấu của Phiếu tăng TSCĐ gồm 3 phần :
Phần trờn: Giống như chứng từ tiền mặt, ngõn hàng...cả về hỡnh thức cũng như thao tỏc.
Phần giữa: Bao gồm 3 trang: 1.Tài sản ; 2.Hoỏ đơn và 3.Bỳt toỏn
Trong đú trang 2.Hoỏ đơn và 3.Bỳt toỏn thỡ thao tỏc làm giống như PC, PT đó nờu ở trờn.
Trang 1.Tài sản: bao gồm những yếu tố chớnh sau:
+ Số thứ tự : Số thứ tự tài sản trong chứng từ, cần nhập sao cho khụng cho hai số thứ tự trựng nhau trong một chứng từ.
+ Mó tài sản: Mó tài sản trong danh mục TSCĐ là bắt buộc đối với chứng từ TSCĐ, nếu phải bổ sung mó cho TSCĐ mới vào danh mục TS bằng cỏch nhấn vào nỳt <Bổ sung DMTS>
+ Tờn tài sản : Tờn của tài sản
+ Tỷ lệ KH: Được tớnh theo cụng thức
+ Nguyờn giỏ: Giỏ mua trờn hoỏ đơn chưa cú VAT
+ Tài khoản phõn bổ: Tài khoản phõn bổ chi phớ khấu hao Phớa dưới bờn trỏi của trang là cỏc nỳt lệnh
+ <BSDMTS>:Cho phộp bổ sung một tài sản mới vào trong Danh mục tài sản, nỳt lệnh này chỉ được phộp thực hiện khi loại thay đổi là tăng mới TSCĐ
+ <Xoỏ tài sản >: Xoỏ tài sản đang xem
Phần dưới: Cú cỏc chức năng tiện ớch của phần mềm như <Mới >, <Sửa>, <Lọc>, <Xoỏ> Giống như ở PC, PT đó nờu ở trờn.
Sau khi đó hoàn tất việc nhập cỏc chứng từ TSCĐ trong thỏng, nhiệm vụ của kế toỏn là phải lờn cõn đối tăng giảm TSCĐ của thỏng đú. Bảng cõn đối gồm cỏc cột Tài khoản, mó đối tượng chi tiết, mó TSCĐ, tỷ lệ khấu hao, nguyờn giỏ đầu, tăng nguyờn giỏ, tăng khấu hao, giảm nguyờn giỏ, giảm khấu hao, trớch khấu hao, luỹ kế trớch, tài khoản phõn bổ. Bảng cõn đối TSCĐ là cơ sở để lập cỏc chứng từ trớch khấu hao TSCĐ, lập sổ trớch khấu hao TSCĐ.
Ngoài ra, với những khỏch hàng là cỏc Doanh nghiệp sản xuất thỡ trong phần mềm cũng cú sẵn Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để tiện cho việc theo dừi vật tư, tỡnh hỡnh xuất nhập tồn vật tư trong kỳ của đơn vị khỏch hàng(cũng như phiếu thu và phiếu chi thỡ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cú kết cấu là giống nhau).
Vớ dụ: Nhập kho K1 nhựa PVC của cụng ty CP Siờu Việt theo HĐ GTGT số 0076467 ngày 02/01/2008.
Căn cứ vào HĐ GTGT số 0076467 và Phiếu nhập kho mà kế toỏn thực hiện việc nhập phiếu nhập kho trờn phần mềm APPRO như sau:
Từ giao diện làm việc chớnh, Chọn: Hàng hoỏ => Phiếu nhập kho. Một cửa sổ nhập Phiếu nhập kho xuất hiện trờn màn hỡnh.
Hỡnh 2.7 - Phiếu nhập kho
Kết cấu của Phiếu nhập kho cũng bao gồm 3 phần trong đú Phần trờn và phần dưới quỏ trỡnh làm việc giống như PC, PT hay Phiếu tăng TSCĐ; phần giữa gồm 3 trang: 1.Hàng hoỏ; 2.Hoỏ đơn và 3.Bỳt toỏn
+ Trang 2.Hoỏ đơn và 3.Bỳt toỏn cú kết cấu và quỏ trỡnh làm việc giống như đó nờu ở PC, PT
+ Trang 1.Hàng hoỏ bao gồm cỏc yếu tố chớnh sau:
- STT: Số thứ tự của vật tư trong chứng từ, cần nhập sao cho hai số thứ tự khụng trựng nhau trong một chứng từ.
- Mó kho: Là tờn kho được mó hoỏ một cỏch khoa học, đơn giản cho dễ nhớ.
VD: K1: Kho vật tư; K2: Kho CCDC; K3: Kho hàng hoỏ.
- Mó hàng: Là mó vật tư nhập hoặc xuất và thường được ký hiệu theo quy tắc nhất định trong Danh mục vật tư. Nếu là vật tư mua mới thỡ phải bổ xung vật
tư đú vào danh mục vật tư, hàng húa bằng cỏch ấn tổ hợp phớm Alt + D hoặc kớch chuột vào <BS DMVT>.
- Tờn hàng: Tờn vật tư nhập, xuất - ĐVT, Số lượng, Đơn giỏ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thành tiền: Tổng số tiền ghi trờn hoỏ đơn được tớnh bằng Đơn giỏ x Số lượng
- BS DMVT: Cho phộp bố sung thờm 1 vật tư mới bao gồm: mó vật tư, tờn vật tư, ĐVT; được sử dụng khi vật tư nhập kho là nhập mới vật tư.
- Xoỏ hàng: Xoỏ vật tư đang xem.
* Tổng hợp số liệu
Sau khi quỏ trỡnh nhập dữ liệu kết thỳc, số liệu đó cập nhật sẽ tự động chạy lờn cỏc sổ tổng hợp, chi tiết thỡ vấn đề in ra cỏc sổ chỉ cũn là thao tỏc đơn giản. Tất cả cỏc sổ kế toỏn trờn đều được lập bằng cỏch sử dụng PMKT APPRO. Khi muốn xem hay in một sổ kế toỏn, cú quy trỡnh thực hiện như sau:
Vớ dụ: Khi muốn xem và in sổ cỏi TK VNĐ (Sổ cỏi Ntệ cỏc thao tỏc cũng tương tự )
Sổ cỏi tài khoản VNĐ chỉ bao gồm số dư và số phỏt sinh tiền VNĐ, được lập như sau: Chọn Bỏo cỏo -> Sổ cỏi VNĐ trờn thực đơn chớnh của chương trỡnh. Một cửa sổ được mở ra:
Hỡnh 2.8a - Sổ cỏi TK 111
Dũng trờn cựng là thụng bỏo dữ liệu đó được tổng hợp từ thỏng nào đến thỏng nào (trờn hỡnh trờn là từ thỏng 1 đến thỏng 12). Tiếp theo là cỏc ụ dữ liệu cho phộp người sử dụng nhập cỏc yờu cầu về sổ cỏi sẽ được lập gồm cú:
+ Từ thỏng - Đến thỏng: Là thời gian chỳng ta muốn xem sổ cỏi.
+ Tài khoản: Chọn từ danh mục tài khoản, tài khoản lập sổ cú thể là tài khoản tổng hợp hoặc chi tiết.
Chỳ ý: Trước khi xem sổ cỏi của bất kỡ tài khoản nào, phải vào Menu Hệ thống để chọn năm muốn làm việc.
Sau khi đó điện đầy đủ thụng tin trờn ta kớch chuột vào <Xem> hay <In> để in sổ.
Đơn vị: Cụng ty TNHH Hoàng & Thắng Mẫu S03b - DN
Địa chỉ: B1601 M3M4 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
- Nguyễn Chớ Thanh - Đống Đa - HN ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TK 111 - Tiền Mặt Thỏng 1/2008 ĐVT: 1000đ NTGS CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số phỏt sinh S N trg dg Nợ Cú
Số dư đầu năm 1 079 256
Số dư đầu thỏng 1 079 256 Số phỏt sinh trong thỏng 31/1/08 NK thu tiền T1
Rỳt tiền gửi NH về quỹ 112 115 000 - Doanh thu DV Kiểm Toỏn 511 365 000 - Doanh thu DV Kế Toỏn 511 95 000 - Thuế GTGT đầu ra 3331 46 000 31/1/08 NK
chi tiền T1
Chi trả lương cho NV T1 334 175 000 - Chi mua MVT cho ph KT 211 24 500 - Chi trả cước điện thoại T1 642 555,06 - Thuế GTGT đầu vào 1331 2 505,51
Cộng số phỏt sinh 621 000 202 560,56
Số dư cuối thỏng 1 497 695,44
Luỹ kế SPS từ đầu năm 141 000 205 621,12
Hỡnh 2.8b – Mẫu sổ cỏi TK 111 sau khi in ra.
Cũng với những thao tỏc tương tự như trờn, sổ doanh thu dịch vụ cũng được in ra theo yờu cầu.
Đơn vị: Cụng ty TNHH Hoàng & Thắng Mẫu S03b - DN
Địa chỉ: B1601 M3M4 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nguyễn Chớ Thanh - Đống Đa - HN ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và CCDV Thỏng 1/2008 ĐVT: 1000đ NTGS CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số phỏt sinh S N trg dg Nợ Cú
Số dư đầu năm - -
Số phỏt sinh trong thỏng 31/1/08 062170 31/1/08 Doanh thu DV Kiểm Toỏn 111 365 000 - 062171 31/1/08 Doanh thu DV Kế Toỏn 111 95 000 - Kết chuyển 911 460 000 Cộng số phỏt sinh 460 000 460 000 Luỹ kế SPS từ đầu năm 460 000 460 000
Hỡnh 2.9b – Sổ cỏi TK 511 sau khi in ra
Trỡnh tự hạch toỏn cỏc nghiệp vụ chủ yếu.
Cỏc loại hỡnh dịch vụ mà Cty TNHH Hoàng & Thắng cú tớnh độc lập với nhau. Khi Cty TNHH Hoàng & Thắng kớ hợp đồng thực hiện dịch vụ kế toỏn cho 1 DN đồng nghĩa với việc Cụng ty khụng được thực hiện dịch vụ kiểm toỏn và soỏt xột TC cho cụng ty khỏch hàng đú nữa.
Tuy nhiờn Cty TNHH Hoàng & Thắng vẫn cú thể thực hiện 2 loại hỡnh dịch vụ cựng 1 lỳc đối với 1 DN.
Vớ dụ :Dịch vụ kế toỏn kết hợp với dịch vụ đào tạo
Dịch vụ kế toỏn kết hợp với dịch vụ tư vấn, hỗ trợ
Chớnh vỡ sự độc lập đú mà việc mó hoỏ TK511 khụng phải theo từng hợp đồng như TK154 mà được mó hoỏ theo doanh thu của từng loại hỡnh dịch vụ.
TK511.1: Doanh thu dịch vụ kế toỏn TK511.2: Doanh thu dịch vụ kiểm toỏn
TK511.3: Doanh thu dịch vụ soỏt xột tài chớnh TK511.4: Doanh thu dịch vụ tư vấn.
Mặt khỏc, việc kớ hợp đồng của Cty TNHH Hoàng & Thắng thường theo năm tài chớnh và thanh toỏn phớ khụng theo trỡnh tự hàng thỏng. Khi kớ hợp đồng khỏch hàng ứng trước cho Cty TNHH Hoàng & Thắng 40% tổng giỏ trị hợp đồng trong năm, số cũn lại sẽ được thanh toỏn khi thanh lớ hợp đồng. Chớnh vỡ