1. Đàm phán bằng thư:1.1 . Hỏi hàng 1.1 . Hỏi hàng
Sau khi tìm hiểu và thu thập thông tin, công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng để làm đối tác kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh thị trường sẽ yêu cầu bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành quá trình hỏi hàng thông qua Fax hoặc email gồm các nội dung sau: Tên hàng, chất lượng, quy cách mặt hàng, giá cả, xuất sứ, thời gian giao hàng...gửi đến nhà cung ứng. Thông thường tại công ty bước hỏi hàng rất ít khi công ty thực hiện do các nhà cung ứng thường gửi thư chào hàng đến cho công ty.
1.2 . Đặt hàng.
Sau khi nhận chào hàng của nhà cung ứng gửi đến, bộ phận phòng kinh doanh thị trường sẽ nghiên cứu, tìm hiểu khả năng cung ứng của nhà cung ứng nếu các điều khoản trong chào hàng có thể chấp nhận được thì bộ phận xuất nhập khẩu sẽ lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung ứng.
Mẫu đơn đặt hàng của công ty với một đối tác của nước Nga vào tháng 1/2004.
Dear sir,
We thanks for your letter of the 5 January, 2004, offer about your steel billets to us.
We are pleased to order steel billets with the details as follows: Commodity: Steel billets
Specification: 3SP/PS Quatity: 10,000 MTS Origin: Russia
Size: 100 x 100 x 6,000mm
Price: USD 405/MT CFR Ho Chi Minh port, Viet Nam Shipment: March 2004, Black sea port
Payment: By irrevocable L/C 100% at sight
We look forward to receiving your acceptance as soon as possible. Best regard.
Dịch:
Chúng tôi rất cảm ơn quý ngài về lá thư đề ngày 5 tháng 1 năm 2004 gửi chào về lô hàng phôi thép mà quý ngài đã chào bán cho chúng tôi.
Chúng tôi xin đặt lô hàng với các chi tiết sau: Tên hàng: Phôi thép
Quy cách: 3SP/PS
Xuất xứ: Nga
Kích cỡ: 100 x 100 x 6.000mm
Giá cả: 405/ mét tấn theo điều kiện cở sở giao hàng CFR cảng thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Thời gian giao hàng: trong tháng 3 năm 2004 tại cảng biển Đen Thanh toán: Bằng thư tín dụng không huỷ ngang 100% trả ngay. Chúng tôi mong sớm nhận được sự đồng ý của quý ngài.
Trân trọng.
1.3 . Hoàn giá.
Sau khi hỏi hàng hay phát thư hỏi hàng, bộ phận xuất nhập khẩu của công ty bộ phận xuất nhập khẩu của công ty sẽ nhận được thư chào hàng của nhà cung ứng. Nếu thư chào hàng có nội dung phù hợp và công ty có thể chấp nhận được thì công ty sẽ tiến hành đặt hàng luôn. Nhưng nếu công ty thấy thư chào hàng này có điểm mà công ty thấy không phù hợp, công ty sẽ tiến hành bước hoàn giá. Có khi công ty và nhà cung ứng phải đàm phán nhiều lần mới đưa ra được những điều khoản phù hợp và cả hai bên mới có thể chấp nhận được.
Thư hoàn giá của công ty:
Dear sir
Thanks you for letter of 10 june, 2004 for 8,000 MTS of steel billets at 445 USA/MT CFR Ho Chi Minh port, Viet Nam.
We regret that we can not accept your suggested price because Russian steel billets of a similar quality to your is at much lower price.
We wonder if you kindly consider reducing the price to 435 USD/MT CFR Ho Chi Minh port, Viet Nam. If you could come down to this price level, we might be able to order 10,000 MTS.
Your consideration of this matter and immediate reply would be appreciated. Your faithfully.
Dịch:
Kính thưa quý ngài
Cám ơn quý ngài về thư chào hàng đề ngày 10 tháng 6 năm 2004 về 8.000 tấn phôi thép với giá 445 USD một tấn theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR tại cảng Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Chúng tôi rất lấy làm tiếc vì không thể chấp nhận giá mà quý ngài đề nghị được bởi vì phôi thép của Nga có cùng chất lượng như vậy có giá rẻ hơn rất nhiều.
Chúng tôi phân vân không biết liệu quý ngài có thể giảm giá xuống còn 435 USD một tấn hay không? Nếu quý ngài hạ giá xuống mức này chúng tôi có thể đặt hàng 10.000 tấn.
Chúng tôi rất cảm kích nếu quý ngài quan tâm xem xét vấn đề này và có hồi âm sớm cho chúng tôi.
Trân trọng.
1.4 . Chấp nhận.
Sau khi công ty đồng ý với thư chào hàng của đối tác hay hai bên đã nhất trí với thay đổi của thư hoàn giá, công ty sẽ chấp nhận chào hàng của đối tác. Thông qua fax hay email công tỹe thông báo cho đối tác biết mình chấp nhận đặt hàng của nhà cung ứng.
1.5 . Xác nhận.
Sau khi đã thống nhất với nhau mọi điều khoản, công ty và đối tác ghi lại các kết quả đạt được thành một văn bản và trao cho nhau. Văn bản đó là văn kiện xác nhận việc mua bán giữa hai bên. Văn kiện do nhà cung ứng lập gọi là giấy xác nhận bán hàng, văn kiện do công ty lập gọi là giấy xác nhận mua hàng.
2. Đàm phán trực tiếp.
Hình thức đàm phán trực tiếp chiếm tỉ trọng nhỏ trong công tác đàm phán của công ty. Mặc dù đây là một hình thức đàm phán quan trọng xong tỉ lệ thành công của hình thức này khi công ty áp dụng còn rất thấp. Công ty chưa có nhiều kinh nghiệm trong các cuộc đàm phán với với các đối tác mới. Chính điều này làm cho công ty rất khó xây dựng mối quan hệ rộng lớn.
2.1. Giai đoạn chuẩn bị.
Chuẩn bị là giai đoạn hết sức quan trọng trong một cuộc đàm phán của công ty. Để cuộc đàm phán thành công giai đoạn này công ty phải tìm hiểu khá nhiều như: Nghiên cứu thông tin về hàng hoá, thông tin về thị trường giá cả, thông tin về đối tác, và rất nhiều thông tin khác liên quan đến thương vụ làm ăn của công ty. Công việc này được thực hiện chủ yếu dựa vào báo chí, mạng internet, truyền hình. Vì vậy, những thông tin này nhiều khi không chính xác và chính nó lại gây khó khăn cho nhiều cuộc đàm phán của công ty. Tuỳ thuộc vào từng thương vụ của cuộc đàm phán mà công ty đặt ra từng mục tiêu cụ thể. Mục tiêu tối đa là gì? Mục tiêu tối thiểu cần phải đạt được là gì? Có thể với cuộc đàm phán này mục tiêu của công ty là giá cả nhưng với cuộc đàm phán khác thì mục tiêu lại là thời hạn giao hàng hay điều kiện thanh toán thích hợp với yêu cầu của công ty. Đoàn đàm phán của công ty thường có ba người: Một là giám đốc hay phó giám đốc công ty, một cán bộ phòng kinh doanh phụ trách công việc xuất nhập khẩu của công ty và một phiên dịch viên thuộc phòng kinh doanh thị trường. Tuy nhiên việc chuẩn bị nhân sự cho cuộc đàm phán chưa được coi trọng. Địa điểm
đàm phán thường được tổ chức tại văn phòng công ty với thời gian thoả thuận phù hợp với cả hai bên.
2.2. Giai đoạn đàm phán.
Sau khi các vând đề liên quan đến cuộc đàm phán đã được chuẩn bị xong thì hai bên bước vào gặp gỡ, giao dịch, đàm phán. Trong các cuộc đàm phán nội dung chủ yếu vẫn là các vấn đề về giá cả, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, thời hạn giao hàng
2.3. Giai đoạn sau đàm phán
Sau khi đàm phán nếu có thể đi đến ký kết hợp đồng hai bên sẽ soạn thảo hợp đồng và ký kết. Nếu không thể thoả thuận được thì hai bên sẽ đàm phán vào một dịp khác. Cho dù có thành công hay không, công ty sẽ tổ chức lại một cuộc họp với đoàn đàm phán của mình để đánh giá lại kết quả của cuộc đàm phán nhằm mục đích rút ra những điểm còn yếu kém đồng thời phát huy những điểm mạnh để những cuộc đàm phán sau công ty có thể thành công hơn.