Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu đồng thời ở kho và ở phũng Kế toỏn trờn cựng cơ sở cỏc chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dừi chặt chẽ số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của từng loại, nhúm, thứ nguyờn vật liệu cả về số lượng và giỏ trị. Cỏc doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở cỏc sổ sỏch kế toỏn chi tiết và vận dụng phương phỏp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu phự hợp để gúp phần tăng cường quản lý nguyờn vật liệu.
a)Khi thu mua và nhập kho vật liệu:
Do đặc điểm của cụng tỏc xõy dựng cơ bản và đặc thự ngành nghề kinh doanh, vật liệu được mua về nhập kho và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giỏ của NVL được quy định và tớnh toỏn trong thiết kế dự toỏn. Giỏ này được cụng ty khảo sỏt giỏ trước tại cỏc cụng ty cung cấp và cú sự thỏa thuận. Tuy nhiờn giỏ này cũng cú thể chờnh lệch so với giỏ thực tế để trỏnh tỡnh trạng biến động về giỏ.
Cụng ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho khụng quỏ nhiều gõy ứ đọng vốn nhưng cũng khụng quỏ ớt gõy ngừng sản xuất. Đối với hầu hết cỏc loại NVL thỡ thường do đội tự mua. Những vật tư do đội ký trực tiếp đối với người cung cấp thỡ phải cú xỏc nhận của giỏm đốc cụng ty thỡ mới cú hiệu lực về mua bỏn. Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toỏn đội kết hợp với phũng vật tư của cụng ty thực hiện. Giỏ của vật liệu nhập kho được tớnh theo giỏ thực tế trờn húa đơn hoặc trờn hợp đồng mua bỏn, trong trường hợp cú cỏc chi phớ khỏc trong quỏ trỡnh thu mua thỡ cụng ty cho phộp hạch toỏn vào chi phi của cụng trỡnh thi cụng.
Khi thu mua vật tư thủ tục được tiến hành như sau:
Nhập kho nguyờn vật liệu : Theo quy định, định kỳ cỏc bộ phận, phõn xưởng, chi nhỏnh điện phải lập kế hoạch sử dụng vật tư của đơn vị mỡnh, khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiờu hao nguyờn vật liệu để tớnh toỏn nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyờn vật liệu trong kỳ. Vào cuối mỗi quý trỡnh chuyển cho phũng Kế hoạch - Vật tư để tập hợp lại, rà soỏt, cõn đối kế hoạch trỡnh giỏm đốc ký duyệt để mua vật tư phục vụ sản xuất theo kế hoạch.
mà khụng cú trong kế hoạch thỡ đơn vị cần sử dụng vật tư làm tờ trỡnh đề nghị cấp vật tư thụng qua phũng Kế hoạch - Vật tư và trỡnh ban giỏm đốc duyệt cấp để đảm bảo kịp thời.
Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư định kỳ, phũng Kế hoạch - Vật tư lập kế hoạch và tiến hành tổ chức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh và ký kết hợp đồng mua bỏn vật tư với cỏc nhà cung cấp vật tư thiết bị. Yờu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đỳng tiến độ.
Khi hàng về nhập kho phải tổ chức tiến hành kiểm tra hoỏ đơn bỏn hàng của người bỏn và hợp đồng kinh tế, đồng thời kiểm nghiệm, thớ nghiệm, hiệu chỉnh, kiểm tra về tớnh năng, chất lượng, kỹ thuật, mẫu mó của nhà sản xuất so với hồ sơ dự thầu của lụ hàng, ban kiểm nghiệm lụ hàng vật tư đú tiến hành lập biờn bản kiểm nghiệm ghi đầy đủ cỏc thụng số kỹ thuật và kết luận cú đủ điều kiện nhập kho hay khụng để cỏc thành phần tham gia ký biờn bản. Căn cứ vào biờn bản nếu đảm bảo cỏc yờu cầu thỡ phong Kế hoạch – Vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định và cú đầy đủ chữ ký theo quy định.
Phiếu nhập kho được lập thành bốn liờn và phải cú đầy đủ chữ ký theo quy định từ trỏi sang phải gồm : Người lập phiếu, Phụ trỏch vật tư, Người giao hàng, Thủ trưởng đơn vị và Thủ kho. Trong đú một liờn lưu phũng Kế hoạch – Vật tư, một liờn lưu đơn vị nhập vật tư, một liờn lưu phũng Tài chớnh - Kế toỏn và một liờn lưu cuống.
Phiếu nhập kho được chuyển đến Thủ kho, Thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày, thỏng, năm nhập và ký tờn vào phiếu nhập. Đồng thời Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xỏc định số lượng tồn kho, Kế toỏn vật tư đi kho sẽ đối chiếu và ký
Biểu 2.5. Húa Đơn Giỏ Trị Gia Tăng:
Điện lực Hoài Đức Mẫu số 01 GTKT – 3LL
Xó Kim Chung_ Hoài Đức Hà Nội
HOÁ ĐƠN (GTGT) AM/2009B
(Liờn 2 giao cho khỏch hàng) Số : 0099996
Ngày 20/02/2011
Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty TNHH Năng lượng và dịch vụ Địa chỉ : 46 Trần Hưng Đạo – Hà Nội.
Mó số thuế : 0100284605
Họ và tờn người mua hàng : Nguyễn Trọng Thỏi. Đơn vị : Điện lực Hoài Đức
Địa chỉ : xó Kim Chung Hoài Đức hà Nội Mó số thuế : 01001011114
Hỡnh thức thanh toỏn : Mua chịu
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C D E F 1 Cỏp vặn xoắn Một 500 41.000 20.500.000 2 Cỏp điện Một 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng Kg 420 730 306.600 4 Thộp trũn cỏc loại Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810 Cộng tiền hàng : 26.729.810 đồng Thuế suất thuế GTGT (10%) : 2.673.041 đồng Tổng cộng tiền thanh toỏn :29.402.851 đồng
Số tiền viết bằng chữ : (Hai chớn triệu bốn trăm lẻ hai ngàn tỏm trăm năm mươi mốt đồng).
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.6. Biờn bản Giao nhận vật tư:
Cụng ty Điện Lực Hoài Đức- Hà Nội Tổng Cụng ty Điện Lực TP Hà Nội
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phỳc
BIấN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ HÀNG HểA
I. BấN XUẤT HÀNG: Cụng ty Năng lượng và dịch vụ (Bờn A). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ: 46 Trần Hưng Đạo Hà Nội Tel: (04) 7673447 – 8 336 846
Do bà: Nguyễn Thị Mai Chức vụ: CHT - đại diện xuất hàng.
II. BấN NHẬN HÀNG: Cụng ty Điện Lực Hoài Đức Hà Nội(BấN B) Địa chỉ: xó Kim Chung- Hoài Đức- Hà Nội
Do ụng: Nguyễn Trọng Thỏi Chức vụ : NV- Đại diện nhận hàng Hụm nay, ngày 20 thỏng 02 năm 2012
Tại kho Doanh nghiệp tư nhõn sản xuất hàng cơ khớ Xuõn Phương hai bờn chỳng tụi cựng nhau lập biờn bản giao nhận vật tư, hàng húa cụ thể như sau :
STT TấN HH ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Cỏp vặn xoắn một 500 41000 20500000
2 Cỏp điện một 1000 5800 5800000
3 Thộp trũn cỏc loại kg 10 12381 123810
4 Tổng cộng 26313810
Chưa bao gồm VAT 10%.
Số tiền ghi bằng chữ: hai muwoi sỏu triệu ba trăm mười ba nghỡn tỏm trăm mười đồng. Thanh toỏn ngay bằng tiền mặt.
Biờn bản được lập thành hai bản, mỗi bờn giữ một bản.
éẠI DIỆN BấN A éẠI DIỆN BấN B
Căn cứ vào hợp đồng mua bỏn, hoỏ đơn GTGT và biờn bản kiểm nghiệm thỡ phũng Kế hoạch - Vật tư lập phiếu nhập kho như sau :
Biểu 2.7: Phiếu Nhập Kho:
Điện lực Hoài Đức Mẫu số : 01 – VT
Xó Kim Chung Hoài Đức Hà Nội Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC
Ngày 20 thỏng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 thỏng 02 năm 2009 Số 0037 Nợ TK : 15222 Cú TK : 33111
Họ tờn người nhập : Nguyễn Trọng Thỏi. Theo…….Số….ngày….thỏng…..năm…. Nhập tại kho : Điện lực Hoài Đức
STT
Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ)
Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (6)*(7) 1 Cỏp vặn xoắn 31090102 Một 500 41.000 20.500.000 2 Cỏp điện 30466482 Một 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng 41561305 Kg 420 730 306.600 4 Thộp trũn cỏc loại 20501000 Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810
Tổng số tiền (bằng chữ) : (Hai mươi sỏu triệu bảy trăm hai mươi chớn ngàn tỏm trăm mười đồng).
Số chứng từ gốc kốm theo :
Ngày 20 thỏng 02 năm 2011
Người lập phiếu Phụ trỏch vật tư Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho
Thủ kho căn cứ vào cỏc chứng từ nhập để ghi thẻ kho. Thẻ kho (mẫu số 06 – VT) được sử dụng để theo dừi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ nguyờn vật liệu theo tường kho. Thẻ kho do phũng Tài chớnh - Kế toỏn lập được dựng để hạch toỏn ở kho khụng phõn biệt hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp nào.
Biểu 2.8. Thẻ Kho: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điện lực Hoài Đức Mẫu số : S12 – DN
Kho : Vật liệu điện Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC
Ngày 20 thỏng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC
THẺ KHO
Ngày lập thẻ 20/02/2011 Tờ số : 03
Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư : Cỏp vặn xoắn Mó số : 31090102 Đơn vị tớnh : một Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xỏc nhận của Kế toỏn Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu thỏng 01 năm 2009 0 20/02/09 0037 Cỏp vặn xoắn 500 500 Tồn cuối thỏng 500 0 500
Biểu 2.9. Sổ Chi tiết nhập vật tư: Tổng Cụng ty Điện Lực Hà Nội
Điện lực Hoài Đức
SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Ngày thỏng Số c.từ Họ và tờn Diễn giải TK đối ứng Số phỏt sinh Nợ Cú
20/02/11 PN0037 Nguyễn Trọng Thỏi Cụng ty TNHH Năng lượng và dịch vụ
33111 20.500.000
20/02/11 PN0037 Nguyễn Trọng Thỏi Cụng ty TNHH Năng lượng và dịch vụ
33111 5.800.000
20/02/11 PN0037 Nguyễn Trọng Thỏi Cụng ty TNHH Năng lượng và dịch vụ
33111 306.600
20/02/11 PN0037 Nguyễn Trọng Thỏi Cụng ty TNHH Năng lượng và dịch vụ
33111 123.810
Cộng số phỏt sinh 26.729.810
b)Khi xuất kho vật liệu:
Hàng thỏng, hoặc hàng quý căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, định mức tiờu hao và khả năng thực hiện, cỏc đơn vị, chi nhỏnh điện phải lập kế hoạch sử dụng nguyờn vật liệu. Kế hoạch này phải sỏt với thực tế và trừ đi số nguyờn vật liệu cũn tồn đầu kỳ ở đơn vị mỡnh, trỡnh ban Giỏm đốc Điện lực xem xột phờ duyệt, nếu được thỡ chuyển phũng Kế hoạch - Vật tư làm thủ tục theo quy định cấp phỏt cho đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyờn vật liệu để xử lý sự cố thỡ cũng phải được Ban Giỏm đốc phờ duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thỳc sự cố bộ phận lĩnh vật tư phải làm thủ tục đỳng quy định. Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do cỏc nguyờn nhõn ghi chộp sai sút nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tớnh, giỏ cả,…thỡ trỏch nhiệm thuộc bộ phận nào thỡ bộ phận đú phải điều chỉnh đỳng theo quy định.
Nguyờn vật liệu xuất kho phải cú thủ tục sau :
- Tất cả nguyờn vật liệu đưa ra khỏi kho phải cú phiếu xuất kho hợp lệ.
- Nguyờn vật liệu nhập kho theo đơn vị tớnh nào thỡ khi xuất kho phải bằng đơn vị tớnh đú.
- Cỏc bộ phận cú nhu cầu sử dụng nguyờn vật liệu phải làm giấy đề nghị cấp vật tư gửi cho phũng Kế hoạch - Vật tư, nếu nguyờn vật liệu nằm trong kế hoạch thỡ cũng phải được thủ trưởng đơn vị xột duyệt.
- Trường hợp xuất kho nguyờn vật liệu cho đầu tư xõy dựng cơ bản, sửa chữa lớn thỡ ngoài cỏc thủ tục trờn cũn phải căn cứ khối lượng dự toỏn và tiến độ
- Trường hợp thanh xử lý vật tư thu hồi kộm, mất phẩm chất, vật tư ứ đọng khụng cần dựng. Thành lập hội đồng xem xột lập hồ sơ, mời chào đấu giỏ theo quy định của Nhà nước và của Ngành.
Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyờn vật liệu (hoặc tờ trỡnh xin cấp nguyờn vật liệu cho xử lý sự cố), phũng Kế hoạch - Vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyờn vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ cỏc chỉ tiờu sau : Số thứ tự; tờn nhón hiệu; quy cỏch; phẩm chất vật tư; mó số; đơn vị tớnh; số lượng; đơn giỏ; thành tiền; tài khoản hạch toỏn;…Phiếu xuất kho lập thành bốn liờn, trong đú : 01 liờn giao cho phũng Tài chớnh - Kế toỏn; 01 liờn giao cho phũng Kế hoạch - Vật tư; 01 liờn giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liờn lưu cuống.
Trớch dẫn tỡnh hỡnh thực tế xuất kho nguyờn vật liệu tại Điện lực Hoài Đức như sau
Biểu 2.10: Giấy đề nghị xuất kho vật tư:
ĐƠN VỊ: CTY Điện Lực Hoài Đức BỘ PHẬN: Phũng Điều độ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
(Dựng cho sản xuất)
Số 15/02
Kớnh gửi: …………. Giỏm Đốc: Trần Thị Ánh Trang…………
Bộ phận: Phõn Xưởng LR đề nghị xuất vật tư sau phục vụ: chế tạo và lắp rỏp Cầu chảy tự rơi.
STT Loại Vật Tư Đơn Vị Tớnh Số lượng
1 Cầu chỡ tự rơi 6 – 15kv Cỏi 3
2 Cầu chỡ sứ 20A Cỏi 7
3 Đỏ dăm 2x4 M3 1,4 4 Xi măng Kg 420 5 Thộp trũn cỏc loại Kg 10 Ngày 25 thỏng 03 năm 2012 Giỏm Đốc (ký, họ tờn) Thủ kho (ký, họ tờn) Người đề nghị (ký, họ tờn)
Biểu 2.11: Phiếu Xuất Kho
Điện lực Hoài Đức Mẫu số : 02 – VT
Phũng Kế hoạch - Vật tư Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC
Ngày 20 thỏng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK : 62713621
Ngày 27 thỏng 03 năm 2011 Cú TK : 15222
Số : 273
Họ và tờn người nhận hàng : Nguyễn Hoàng Phi Địa chỉ : đội 3
Lý do xuất kho : Thay thế sửa chữa trạm biến ỏp Xuất tại kho : cụng ty
STT Tờn, nhón hiệu quy cỏch, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số ĐVT Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền Yờu
cầu
Thực xuất
A B C D E F G H
1 Cầu chỡ tự rơi 6 – 15kv 33046404 Cỏi 3 3 433.333,33 1.300.000
2 Cầu chỡ sứ 20A 33014020 Cỏi 7 7 6.700 46.900
3 Đỏ dăm 2x4 41513240 m 3 1,4 1,4 133.300 186.620
4 Xi măng 41561305 Kg 420 420 730 306.600
5 Thộp trũn cỏc loại 20501000 Kg 10 10 12.381 123.810
Cộng 1.963.930
Cộng thành tiền (bằng chữ) : Một triệu chớn trăm sỏu mươi ba ngàn chớn trăm ba mươi đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số chứng từ gốc kốm theo :
Ngày 27 thỏng 03 năm 2011
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phỏt. Căn cứ vào phiếu xuất kho, Thủ kho giao vật tư hàng hoỏ cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày thỏng năm xuất, thủ kho và người nhận cựng ký vào phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiờu số lượng ở cột thực xuất, định kỳ thủ kho giao phiếu xuất kho cho phũng Tài chớnh - Kế toỏn và phũng Kế hoạch - Vật tư để làm căn cứ ghi chộp vào sổ sỏch và lập bỏo cỏo vật tư theo quy định. Kế toỏn chi tiết vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xỏc nhận từng thẻ vật tư sau khi nhận phiếu xuất kho.
Biểu 2.12. Thẻ kho
Điện lực Hoài Đức Mẫu số : S12 – DN
Kho Vật liệu điện Theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 thỏng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC
THẺ KHO
Ngày lập thẻ 29/03/2011 Tờ số : 02
Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư : Cầu chỡ tự rơi 6 – 15kv Mó số : 33046404
Đơn vị tớnh : Cỏi
Ngày XN Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xỏc nhận
của kế toỏn
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu thỏng 03 năm 2011
Biểu 2.13. Sổ chi tiết xuất vật tư:
Tổng Cụng TY Điện Lực TP Hà Nội Điện lực Hoài Đức
SỔ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ
Ngày thỏng Số c.từ Họ và tờn Diễn giải TK đối
ứng
Số phỏt sinh
Nợ Cú
A B C D E F G
27/03/11 PX273 Nguyễn Hoàng Phi Thay thế sửa chữa trạm biến ỏp 6271 1.300.000 27/03/11 PX273 Nguyễn Hoàng Phi Thay thế sửa chữa trạm biến ỏp 6271 46.900
27/03/11 Nguyễn Hoàng Phi Thay thế sửa chữa trạm biến ỏp 6271 186.620
27/03/11 Nguyễn Hoàng Phi Thay thế sửa chữa trạm biến ỏp 6271 306.600
27/03/11 Nguyễn Hoàng Phi Thay thế sửa chữa trạm biến ỏp 6271 123.810
Cộng số phỏt sinh 1.963.930
Số dư cuối kỳ 1.963.930
Biểu 2.13. Sổ chi tiết NVL: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng Cụng TY Điện TP hà Nội Điện lực Hoài Đức
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152 – Nguyờn liệu, vật liệu
Ngày thỏng Số c.từ Họ và tờn Diễn giải TK đối ứng Số phỏt sinh Nợ Cú Số dư đầu kỳ
20/02/11 PN0037 Nguyễn Trọng Thỏi Nhập do mua ngoài 33111 20.500.000