2.2.1. Đặc điểm NVL Điện Lực Hoài Đức
2.2.1.1. Đặc điểm của vật liệu sử dụng:
Để tiến hành quỏ trỡnh sản xuất mỗi doanh nghiệp phải cú cỏc yếu tố đầu vào cho quỏ trỡnh sản xuất và nguyờn vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quỏ trỡnh sản xuất. Mỗi doanh nghiệp khỏc nhau thỡ cú nguyờn vật liệu khỏc nhau, điều đú tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Điện lực Hoài Đức là một cơ quan trực thuộc Tổng Cụng ty Điện lực TP Hà Nội, quỏ trỡnh sản xuất và kinh doanh điện được mua từ Tổng Cụng TY. Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vỡ vậy khụng giống cỏc doanh nghiệp sản xuất khỏc nguyờn vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quỏ trỡnh hoạt động của Điện lực Hoài Đức cũng mang những đặc thự riờng khụng giống những mặt hàng khỏc, khụng phỏt sinh chi phớ vận chuyển bốc dỡ, điện khụng cú hàng tồn kho được truyền tải do cỏc đường dõy dẫn, sau đú đến cỏc trạm phõn phối cung cấp đến người tiờu dựng. Với hoạt động sản xuất kinh doanh như vậy nờn nguyờn vật liệu sử dụng cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Điện lực rất đa dạng như : cỏp nhụm, cỏp bọc, tủ điện, cột điện, sắt, thộp, xi măng, cỏt, đỏ,…Nguyờn vật liệu tại Điện lực Hoài Đức tham gia vào một chu kỳ kinh doanh và khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất chỳng bị tiờu hao hoặc thay đổi hỡnh thỏi vật chất ban đầu. Giỏ trị của nguyờn vật liệu được kết chuyển vào chi phớ hoạt động theo từng phõn xưởng, chi nhỏnh điện và gắn với mục đớch sử dụng của từng phõn xưởng, chi nhỏnh.
Từ đặc điểm trờn cho thấy việc quản lý nguyờn vật liệu của Điện lực cú những khú khăn riờng biệt. Vấn đề đặt ra cho Điện lực là phải đưa ra được những biện phỏp quản lý chặt chẽ nguyờn vật liệu và sử dụng nguyờn vật liệu một cỏch tiết kiệm cú hiệu quả, trỏnh tỡnh trạng hao hụt mất mỏt, lóng phớ nguyờn vật liệu, gúp phần tiết kiệm chi phớ, hạ thấp giỏ thành.
2.2.1.2. Yờu cầu của cụng tỏc quản lý hạch toỏn vật liệu cụng cụ dụng
Nguyờn vật liệu của Điện lực Hoài Đức cú rất nhiều chủng loại, phong phỳ và biến động thường xuyờn. Từ đặc điểm đú của nguyờn vật liệu mà trong quỏ trỡnh sản xuất, kinh doanh Điện lực Hoài Đức phải quản lý chặt chẽ nguyờn vật liệu ở mọi khõu, từ khõu thu mua, bảo quản đến khõu sử dụng và dự trữ.
a) Trong khõu thu mua : Điện lực Hoài Đức thường xuyờn phải tiến hành mua nguyờn vật liệu để đỏp ứng kịp thời cho quỏ trỡnh sản xuất và phục vụ cho nhu cầu kinh doanh điện. Ngoài ra phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cỏch, chủng loại, giỏ mua, chi phớ mua nguyờn vật liệu, thực hiện đỳng tiến độ mua nguyờn vật liệu theo kế hoạch. Việc tổ chức kho vật liệu phải thực hiện đỳng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyờn vật liệu, trỏnh hư hỏng, mất mỏt, hao hụt và đảm bảo an toàn. Việc sử dụng nguyờn vật liệu tại Điện lực Hoài Đức được thực hiện một cỏch hợp lý, tiết kiệm trờn cơ sở định mức và dự toỏn chi phớ, gúp phần làm giảm chi phớ sản xuất. Do vậy trong khõu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh xuất dựng và sử dụng nguyờn vật liệu trong sản xuất kinh doanh, bờn cạnh đú kế toỏn cũn phải cung cấp những thụng tin về nguyờn vật liệu với tư cỏch là một bộ phận của chi phớ thường xuyờn cần bự đắp sau mỗi chu kỳ kinh doanh.
b) Trong khõu dự trữ: đũi hỏi Điện lực Hoài Đức phải xỏc định được mức tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được liờn tục, thống nhất, khụng bị giỏn đoạn và đảm bảo cung cấp kịp thời cho nhu cầu sử dụng nguyờn vật liệu.
Cỏc loại nguyờn vật liệu cú những đặc điểm, đặc thự giống nhau thỡ được nhúm lại với nhau. Loại nguyờn vật liệu được dựng để đặc trưng cho cỏc đối tượng cú cựng bản chất, cỏc loại nguyờn vật liệu được phõn biệt với nhau bởi mó loại đối tượng. Vỡ nguyờn vật liệu cú nhiều chủng loại đa dạng mà yờu cầu đặt ra là quản lý và hạch toỏn tốt. Điện lực Hoài Đức xõy dựng hệ thống danh mục mó vật tư chi tiết đến từng danh điểm, việc xõy dựng căn cứ vào nhúm vật tư :
a) + Loại 1 : Nhiờn liệu, khớ, hoỏ chất, xăng dầu. b) + Loại 2 : Kim khớ.
c) + Loại 3 : Vật liệu điện tử bỏn dẫn. d) + Loại 4 : Văn phũng phẩm.
e) + Loại 5 : Phụ tựng. f) + Loại 6 : Vật tư thu hồi. g) + Loại 7 : Cụng cụ dụng cụ.
Mỗi loại vật tư cú tớnh chất khỏc nhau, cú đơn vị tớnh khỏc nhau do vậy phải tiến hành mó hoỏ khỏc nhau, mỗi vật tư được mó hoỏ bởi 8 ký tu theo cỏc số tự nhiờn từ 0 đến 9. Việc khai bỏo mó vật tư được tiến hành một lần khi bắt đầu sử dụng chương trỡnh phần mềm. Những loại vật tư nào phỏt sinh mà chưa cú trong danh mục thỡ khai bỏo bổ xung. Giao diện phần mềm hưỡng dẫn sử dụng chương trỡnh quản lý vật tư cú dạng như sau :
Hỡnh 2.2. Giao diện phần mềm quản lý vật tư:
2.2.1.3. Phõn loại NVL tại cụng ty Điện Lực Hoài Đức:
Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vỡ vậy khụng giống cỏc doanh nghiệp sản xuất khỏc nguyờn vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quỏ trỡnh hoạt động của doanh nghiệp cũng mang những đặc thự riờng. Nguyờn vật liệu ở Điện lực Hoài
Vật liệu phụ : Bao gồm cỏc loại vật liệu được sử dụng cho sửa chữa lưới điện, phục vụ cụng tỏc kinh doanh bỏn điện bao gồm : cỏp nhụm, cỏp bọc, dầu biến thế, cột điện, cầu dao, cầu chỡ,…
Nhiờn liệu : Bao gồm xăng, dầu cỏc loại dựng cho phương tiện vận tải để phục vụ cho cụng trỡnh, phũng ban, xưởng đội, cỏc chi nhỏnh điện.
Phụ tựng thay thế, sửa chữa : Bao gồm cỏc loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa cỏc loại TSCĐ là mỏy múc thiết bị, phương tiện vận tải như : vũng bi, ắc quy,…
Vật tư thiết bị XDCB : Bao gồm vật tư thiết bị phục vụ cho cụng tỏc XDCB.
Vật liệu thu hồi : Là cỏc loại vật liệu được loại ra trong quỏ trỡnh cải tạo, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyờn lưới điện được thu hồi về nhập kho như : cỏp nhụm, cỏp bọc, cột điện, sắt thộp, xà sắt,…
Việc phõn loại nguyờn vật liệu trờn nhằm tổ chức tốt việc bảo quản nguyờn vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu, đảm bảo việc tớnh đỳng, tớnh đủ giỏ thành sản phẩm. Cú thể núi, chi phớ nguyờn vật liệu là chi phớ chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phớ sản xuất, do đú chỉ cần sự biến động nhỏ của chiphớ nguyờn vật liệu cũng cú ảnh hưởng ngay tới giỏ thành, chớnh vỡ vậy mà Điện lực Hoài Đức cần cú cỏc biện phỏp quản lý nguyờn vật liệu trong tất cả cỏc khõu từ khõu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng, trỏnh tỡnh trạng hư hao, mất mỏt, sử dụng lóng phớ nguyờn vật liệu,…làm ảnh hưởng đến quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Điện lực Hoài Đức. Để giỳp cho cụng tỏc quản lý được dễ dàng, Điện lực Hoài Đức đó lập doanh điểm vật tư theo bộ danh điểm của Tổng Cụng ty Điện lực TP Hà Nội. Danh điểm vật tư trờn sổ kế toỏn và danh điểm vật tư ghi trờn thẻ kho luụn luụn thống nhất với nhau.
2.2.1.4 Tớnh giỏ vật tư thiết bị tại Cụng Ty Điện Lực Hoài Đức Hà Nội
Khi tiến hành tớnh giỏ vật tư cụng ty Điện Lực Hoài Đức tuõn thủ theo nguyờn tắc: nguyờn tắc giỏ gốc, nguyờn tắc thận trọng,nguyờn tắc nhất quỏn và nguyờn tắc hoạt động liờn tục
Giỏ nguyờn vật liệu nhập kho được xỏc định theo từng nguồn nhập :
Giỏ của nguyờn vật liệu mua ngoài bao gồm : Giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn (khụng bao gồm thuế GTGT) trừ đi cỏc khoản chiết khấu thương mại (nếu cú), cộng với thuế nhập khẩu và cỏc khoản chi phớ vận chuyển, bốc dỡ bảo quản, phõn loại, bảo hiểm…(nếu cú).
Trớch dẫn số liệu chứng từ nhập kho số : 55 Ngày 11 thỏng 03 năm 2011 Điện lực Hoài Đức tiến hành mua cỏp của Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Đức phỏt theo hoỏ đơn số 0068919 ngày 01 thỏng 03 năm 2011 như sau :
- Trị giỏ tiền hàng lụ hàng (chưa cú VAT) : 5.800.000 đồng
- Tiền thuế GTGT 10% : 580.000 đồng
- Tổng cộng tiền thanh toỏn : 6.380.000 đồng Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu ghi :
Nợ TK 15222 : 5.800.000
Nợ TK 13311 : 580.000
Giỏ nguyờn vật liệu thuờ ngoài gia cụng, chế biến bao gồm : giỏ thực tế nguyờn vật liệu xuất gia cụng chế biến, chi phớ vận chuyển nguyờn vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị cộng chi phớ thuờ ngoài gia cụng, chế biến.
Nguyờn vật liệu phỏt hiện thừa trong kiểm kờ : căn cứ vào quyết định của hội đồng xử lý kiểm kờ tài sản về phỏt hiện thừa trong kiểm kờ.
Nguyờn vật liệu xuất sử dụng cũn thừa nhập lại kho.
Nếu chất lượng của nguyờn vật liệu sử dụng cũn thừa vẫn đảm bảo như chớnh phẩm thỡ sẽ lấy đơn giỏ khi xuất để tớnh giỏ nhập kho.
Nếu chất lượng khụng đảm bảo như chớnh phẩm thỡ phải lập biờn bản để xỏc định chất lượng và giỏ trị nhập kho.
Nhập nguyờn vật liệu do được biếu tặng, viện trợ : căn cứ vào giỏ thị trường hoặc đỏnh giỏ để nhập kho.
Giỏ nhập kho di chuyển từ cỏc đơn vị trong nội bộ Tổng cụng ty :là giỏ xuất kho của đơn vị trong nội bộ
Giỏ vật tư xuất kho:
Điện lực Hoài Đức sử dụng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền tức thời để tớnh đơn giỏ nguyờn vật liệu xuất kho. Theo phương phỏp này sau mỗi lần nhập kho nguyờn vật liệu (hay trước mỗi lần xuất) việc tớnh giỏ sẽ được thực hiện theo cụng thức sau :
Giỏ thực tế vật liệu
xuất kho =
Giỏ thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Trị giỏ NVL xuất kho = Đơn giỏ bỡnh quõn X Số lượng NVL xuất kho
Việc tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho được tự động trờn phần mềm FMIS, kế toỏn chỉ cần nhập số lượng xuất kho, giỏ xuất kho sẽ được phần mềm tự động tớnh ngay sau đú (việc xõy dựng và cài đặt trong chương trỡnh FMIS được tiến hành thống nhất chung trong tập đoàn Điện lực Việt Nam thực hiện từ thỏng 01 –
Trớch dẫn tỡnh hỡnh thực tế chứng từ xuất kho số : 426 ngày 27/03/2011 dựng cho phỏt triển khỏch hàng như sau :
Cầu chỡ sứ loại 20 A : 7 bộ x 6.700 = 46.900 đồng Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu ghi :
Nợ TK 62713961 : 46.900 Cú TK 15222 : 46.900
Trường hợp nhập, xuất trực tiếp : Thường là mua nguyờn vật liệu đớch danh cho một cụng trỡnh về sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyờn nào đú, đơn vị vẫn phải làm thủ tục nhập, xuất kho để trỏnh tỡnh trạng sai sút và cú giỏ đớch danh cho nguyờn vật liệu đú, trong phần mềm FMIS chương trỡnh cho phộp chọn hỡnh thức nhập khi chọn hỡnh thức nhập trực tiếp thỡ ký hiệu của chứng từ mang thờm ký hiệu dấu #, khi nhập xong phần mềm FMIS tự động viết luụn phiếu xuất mang số chứng từ, số lượng và đơn giỏ như phiếu nhập. Khi đú phiếu xuất chỉ cần ghi thờm người nhận, đơn vị nhận, nội dung của phiếu xuất.
Trớch dẫn tỡnh hỡnh thực tế phiếu nhập, xuất trực tiếp số : 29# ngày 13/02/2011 xuất cho đội 1 phục vụ cho khắc phục sự cố như sau :
Giỏ trị tiền hàng : 617.030 đồng Tiền thuế GTGT 10% : 61.703 đồng Tổng cộng tiền thanh toỏn : 678.733 đồng Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu ghi :
Trường hợp nguyờn vật liệu dựng cho XDCB : tập đoàn Điện lực Việt Nam cú xõy dựng chương trỡnh phần mềm FMIS riờng dựng cho hệ thống XDCB.
Do vậy việc tớnh giỏ cho nguyờn vật liệu thực tế xuất cho XDCB là giỏ đớch danh của nguyờn vật liệuđú.
2.2.2. Kế toỏn chi tiết NVL tại cụng ty Điện Lực Hoài Đức
Nguyờn vật liệu sử dụng ở Điện lực Hoài Đức đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyờn, do đú nhiệm vụ của hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là quan trọng và khụng thể thiếu được. Cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu đũi hỏi phải phản ỏnh theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, từng thứ vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ trị. Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là việc hạch toỏn kết hợp giữa kho và phũng kế toỏn nhằm mục đớch theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho nguyờn vật liệu.
Để cú thể tổ chức thực hiện được toàn bộ cụng tỏc hạch toỏn núi chung và cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu núi riờng thỡ trước hết phải dựa trờn cơ sở cỏc chứng từ kế toỏn để phản ỏnh chi tiết tất cả cỏc nghiệp vụ liờn quan đến nhập, xuất vật liệu, chứng từ kế toỏn là cơ sở phỏp lý để ghi sổ kế toỏn. Điện lực Hoài Đức đó sử dụng cỏc chứng từ sau để hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu :
- Hoỏ đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL). - Phiếu nhập kho (mẫu 02 – VT).
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT).
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ (mẫu 03 – VT). - Thẻ kho
2.2.2.1. Chứng từ và thủ tục hạch toỏn ban đầu:
Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : - Hợp đồng mua bỏn vật tư.
- Hoỏ đơn GTGT.
- Biờn bản kiểm nghiệm nguyờn vật liệu và biờn bản thớ nghiệm (nếu cú : đối với mỏy biến ỏp, rơle, biến dũng,…).
Dưới đõy là giao diện một số chứng từ nhập vật tư được sử dụng để hạch toỏn nguyờn vật liệu tại Điện lực Hoài Đức hà Nội
+ Số lượng. + Đơn giỏ. + Thành tiền.
+ Tài khoản hạch toỏn…
Phiếu xuất kho lập thành bốn liờn, trong đú : 01 liờn giao cho phũng Tài chớnh - Kế toỏn; 01 liờn giao cho phũng Kế hoạch - Vật tư; 01 liờn giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liờn lưu cuống.
- Thẻ kho.
Dưới đõy là mẫu giao diện chứng từ xuất kho được sử dụng để hạch toỏn nguyờn vật liệu tại Điện lực Hoài Đức
Biểu 2.4. Mẫu phiếu xuất kho tại cụng ty Điện Lực Hoài Đức
Cụng ty Điện Lực Hoài Đức Số 456
Xó Kim Chung-Hoài Đức Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 04 thỏng 11 năm 2011 Nợ: Cú: Họ và tờn người nhận hàng: Kiều Anh Địa chỉ: Đội quản lý
Lý do xuất: khắc phục sự cố Xuất tại kho cụng ty
Stt Mó vt Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư
đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 4151324 0 Xi măng kg 320 000 930 276 600 000 2 4156130 6 Thộp trũn cỏc loại kg 7000 12 138 84 966 000 3 … 4 5 Cộng Tổng số tiền( viết bằng chữ):………. Số chứng từ gốc kốm theo:. ……….
2.2.2.2. . Phương phỏp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Điện lực Hoài Đức
Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu đồng thời ở kho và ở phũng Kế toỏn trờn cựng cơ sở cỏc chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dừi chặt chẽ số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của từng loại, nhúm, thứ nguyờn vật liệu cả về số lượng và giỏ trị. Cỏc doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở cỏc sổ sỏch kế toỏn chi tiết và vận dụng phương phỏp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu phự hợp để gúp phần tăng cường quản lý nguyờn vật liệu.
a)Khi thu mua và nhập kho vật liệu:
Do đặc điểm của cụng tỏc xõy dựng cơ bản và đặc thự ngành nghề kinh doanh, vật liệu được mua về nhập kho và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số