Với những điểm còn hạn chế trong kế toán kết quả kinh doanh tại Công ty CP xây dựng và kỹ thuật hạ tầng Thành Nam như đã phân tích ở trên, tác giả xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán kết quả kinh doanh tại Công ty như sau:
• Về tổ chức bộ máy kế toán
Với kinh nghiệm còn ít của nhân viên phòng kế toán, Công ty nên khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên tự học hỏi thêm những người đi trước, tổ chức những buổi nói chuyện, học thêm kinh nghiệm ngoài giờ làm việc giữa các nhân viên và giữa kế toán trưởng nhiều kinh nghiệm với nhân viên, có thể mời một số chuyên gia kế toán về giảng dạy nếu có đủ điều kiện. Như vậy, có thể tăng được kinh nghiệm thực tế cho nhân viên, đồng thời tăng khả năng phối hợp thực hiện công việc được hiệu quả hơn.
Công ty nên mở rộng không gian cho phòng kế toán, và Kế toán trưởng nên có phòng làm việc riêng như vậy sẽ tạo nên tính chuyên nghiệp và thoải mái nhất cho các nhân viên từ đó nâng cao chất lượng công việc.
• Về tổ chức hạch toán ban đầu
Các chứng từ sử dụng trong kế toán kết quả kinh doanh chủ yếu là các chứng từ tự lập và các chứng từ kế thừa từ các nghiệp vụ kế toán trước. Hiện nay ở Công ty, các chứng từ tự lập tương đối đơn giản và gọn nhẹ. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban còn chậm. Để khắc phục các cán bộ kế toán trên công ty cần phải thường xuyên đôn đốc việc luân chuyển chứng từ tới bộ phận kế toán để xử lý, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Như đôn đốc nhân viên bán hàng gửi hóa đơn, chứng từ đúng thời hạn, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết. Việc hạch toán ban đầu có tốt thì mới tạo điều kiện cho các khâu tiếp theo nhằm xác định được kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác nhất, tránh những sai sót không đáng có gây mất thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
• Về tài khoản sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, các khoản chi phí quản lý kinh doanh phát sinh tương đối nhiều với các nội dung và khoản mục khác nhau cần phải được hạch toán chi tiết, cụ thể và rõ ràng từng nội dung bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy, kế toán nên hạch toán riêng chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 6422 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp” và chi phí bán hàng vào TK 6421 – “Chi phí bán hàng”. Như vậy thì các khoản chi phí sẽ được hạch toán rõ ràng, riêng biệt, thuận tiện cho việc theo dõi cũng như so sánh chi phí phát sinh giữa các bộ phận với nhau.
TK 6421 có thể được mở chi tiết như sau:
TK 64211 – Chi phí nhân viên bán hàng TK 64216 – Chi phí nhiên vật liệu TK 64213 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 64217 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64214 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 64218 - Chi phí bằng tiền khác
TK 6422 cũng có thể được mở chi tiết để theo dõi riêng như sau: TK 64221 – Chi phí nhân viên quản lý TK 64225 – Thuế, phí, lệ phí
TK 64223 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK 64227 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64224 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 64228 - Chi phí bằng tiền khác
Hạch toán riêng từng khoản mục chi phí sẽ rất thuận tiện cho kế toán trong việc theo dõi từng khoản mục chi phí cũng như khi tiến hành lập bảng tổng hợp phân loại chi phí theo yêu cầu của nhà quản lý vào cuối kỳ.
TK 6421 cũng có thể mở chi tiết theo từng khách hàng, hợp đồng kinh tế, hoặc theo từng dự án, công trình mà công ty đang thực hiện để tiện cho việc theo dõi, đánh giá chi phí cũng như xác định lợi nhuận của từng hợp đồng.
Ngoài ra, do doanh thu bán thành phẩm của Công ty đa dạng và khối lượng khách hàng lớn nên kế toán công ty nên mã hóa tài khoản 5112 theo các mặt hàng cụ thể như: TK 51121 – Doanh thu các loại cấu kiện bê tông; TK 51122 – Doanh thu bán các loại thảm nhựa... sẽ tạo điều kiện trong việc theo dõi của Công ty
Đồng thời, Công ty cũng nên mã hóa tài khoản 632 theo các mặt hàng cụ thể như: TK 6321 – Giá vốn các loại cấu kiện bê tông; TK 6322 – Giá vốn các loại thảm nhựa...
• Về trích lập các khoản dự phòng
Việc trích lập các khoản dự phòng đồng nghĩa với việc dự kiến trước các tổn thất có thể xảy đến để khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra, công ty có nguồn kinh phí xử lý kịp thời những rủi ro này, hoạt động kinh doanh sẽ không phải chịu ảnh hưởng nặng nề, không phải chịu những tổn thất không đáng có.
Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi.
TK 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
a) Đối với dự phòng phải thu khó đòi:
Số tiền khách hàng nợ công ty hàng năm tương đối nhiều, dao động trong khoảng trên dưới 18.595.945.293 đồng/năm. Công ty thường bán hàng và cung ứng dịch vụ cho khách hàng theo các hợp đồng kinh tế hoặc các công trình có giá trị lớn, nên khách hàng khi mua thường không thể trả tiền ngay hoặc trả hết trong một lần, dẫn đến luôn tồn tại một số lượng lớn các khoản phải thu với giá trị tương đối lớn như đã nêu trên. Hiện tại bộ phận kế toán công ty không thống kê, đánh giá lại các khoản nợ phải thu khó đòi vào cuối mỗi năm tài chính nên chưa có số liệu chính xác về vấn đề này. Tuy nhiên với số lượng ước tính nhiều như vậy thì theo nguyên tắc thận trọng của kế toán (VAS 01) công ty cần lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập BCTC năm theo nguyên tắc:
- Việc lập các khoản dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của công ty.
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có chứng từ gốc, ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đã thu, số còn nợ và thời hạn nợ.
- Được trích lập với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán hoặc những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức nợ đã bị phá sản, đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đã chết, bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án.
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Mức lập dự phòng tối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 và được tính theo công thức sau:
Mức dự phòng phải
thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi ×
% trích lập dự phòng theo quy định
Phương pháp kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
Chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc, đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền
còn nợ, bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Tài khoản sử dụng: TK 1592 – “Dự phòng phải thu khó đòi”. Kết cấu TK 1592:
Bên Nợ:
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước. - Xử lý xóa nợ các khoản phải thu khó đòi không thể đòi được. Bên Có:
- Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Số dư bên Có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, tính toán mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập lần đầu. Kế toán ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập dự phòng, đối ứng ghi Có TK 1592 số tiền trích lập dự phòng.
Cuối kỳ kế toán sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi Nợ TK 1592 số tiền hoàn nhập, đối ứng ghi Có TK 6422 số tiền hoàn nhập.
Còn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn sẽ phải trích lập thêm, kế toán ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập thêm, đối ứng ghi Có TK 1592 số tiền trích lập thêm.
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự không đòi được sẽ được phép xóa nợ theo chính sách tài chính hiện hành, kế toán ghi Nợ TK 1592 (nếu đã lập dự phòng); ghi Nợ TK 6422 (nếu chưa lập dự phòng) đối ứng ghi Có TK phải thu của khách hàng, TK phải thu khác.
Đồng thời ghi Nợ TK 004 – “Nợ khó đòi đã xử lý”.
Đối với các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được kế toán ghi Nợ TK 111, 112…số tiền thực tế đã thu hồi được, đối ứng ghi Có TK 711 số tiền thực tế đã thu hồi được.
Đồng thời ghi Có TK 004 – “Nợ khó đòi đã xử lý”
Sổ kế toán: Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi sử dụng Sổ Cái TK 1592, Sổ
cái TK 156, Sổ chi tiết TK 156.
b) Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong tương lai.
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ kế toán năm khi lập BCTC. Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng hàng hóa để xác định khoản dự phòng. Căn cứ vào bảng kiểm kê, kế toán xác định mức lập dự phòng theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa = Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập
BCTC
× tồn kho theo sổ kếĐơn giá gốc hàng toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Cộng tổng mức dự phòng phải lập của các mặt hàng thành mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập trong năm.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí
liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi):
Là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Được tính cho từng loại hàng tồn
kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Riêng dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Chứng từ sử dụng:
+ Hóa đơn, chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng. + Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng. + Bảng tổng hợp mức lập dự phòng.
+ Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng. - Tài khoản sử dụng: TK 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nội dung và kết cấu của TK 1593:
Bên Nợ: Số hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi giảm giá vốn hàng bán. Bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ.
Số dư bên Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. - Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồn kho, tính toán mức dự
phòng cần lập lần đầu, ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập dự phòng đối ứng ghi Có TK 1593 số tiền trích lập dự phòng.
Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này lớn hơn khoản dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn phải được trích lập thêm kế toán ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập thêm đối ứng ghi Có TK 1593 số tiền trích lập thêm.
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi Nợ TK 1593 số tiền hoàn nhập, đối ứng ghi Có TK 632 số tiền hoàn nhập.
- Sổ kế toán: Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng Sổ cái TK 1593, 131, Sổ chi tiết TK 131.
Như vậy, việc lập nên các khoản dự phòng sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ổn định, tăng độ chính xác tin cậy cho các thông tin kế toán đưa ra.
• Hoàn thiện sổ kế toán:
Việc công ty chỉ mở sổ chi tiết TK 5111, TK5112, và không mở sổ chi tiết cho tài khoản TK 632 gây khó khăn cho công tác quản lý. Để tiện cho việc theo dõi, kế toán có thể phân loại hàng hóa thành một số nhóm hàng nhất định với từng đặc tính cụ thể như: Thi công san lấp mặt bằng, cấu kiện bê tông, thảm nhựa…phân loại dịch vụ cung cấp thành một số nhóm như sau: Giao thông vận tải, san lấp mặt bằng, tư vấn thiết kế…Khi đó kế toán nên mở sổ chi tiết cho các TK 5112, TK 632 theo từng hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Như vậy, số lượng sổ kế toán chi tiết sẽ không quá lớn, mà việc theo dõi hàng hóa mua bán, dịch vụ cung cấp cũng sẽ thuận tiện hơn, thỏa mãn tốt yêu cầu của công tác quản lý.
Công ty có thể mở các sổ chi tiết như sau - TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
TK 51121 – Doanh thu cấu kiện bê tông (Mẫu sổ đề xuất phụ lục 24) TK 51122 – Doanh thu bán thảm nhựa...
- TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 51132 – Doanh thu cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng TK 51133 – Doanh thu cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế