PTNT Long Biên
Mô hình giao dịch một cửa được NHNo & PTNT Long Biên được áp dụng cho nhiều hoạt động như: huy động vốn, thanh toán quốc tế, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ… Dưới đây là quy trình của một số hoạt động phổ biến của ngân hàng.
2.2.2.1. Quy trình nghiệp vụ gửi tiền
Khi khách hàng có nhu cầu gửi tiền mặt GDV sẽ thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: GDV hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các yếu tố trên giấy nộp tiền và bảng kê các loại tiền. Sau đó GDV sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của khách hàng gồm: Giấy nộp tiền (02 liên), bảng kê các loại tiền (01 liên).
Bước 2: GDV kiểm tra chứng từ gửi tiền: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ. Nếu chấp thuận thì chuyển sang bước 3. Nếu không chấp thuận, đề nghị khách hàng bổ sung hoặc làm mới yêu cầu.
Bước 3: GDV thực hiện thu tiền: Trong phạm vi hạn mức tiền mặt, nhận và kiểm đếm tiền mặt theo đúng quy định. Sau đó ký xác nhận trên bảng kê các loại tiền, chuyển sang bước 4.
Bước 4: GDV thực hiện nhập giao dịch gửi tiền mặt:
Đầu tiên lựa chọn màn hình Nộp tiền bằng tiền mặt, nhập đầy đủ, chính xác các trường theo quy định. Nếu trong hạn mức giao dịch thì hoàn thành giao dịch, chuyển sang bước 6. Nếu vượt hạn mức giao dịch, chuyển chứng từ và màn hình giao dịch cho KSV phê duyệt (chuyển sang bước 5).
Bước 5: KSV kiểm soát và phê duyệt giao dịch:
KSV kiểm tra chứng từ do GDV chuyển đến, đối chiếu với màn hình giao dịch. Nếu chấp thuận thì phê duyệt giao dịch, ký tên trên chứng từ cho GDV để thực hiện bước 6. Nếu không chấp thuận thì trả lại chứng từ, màn hình giao dịch cho GDV kèm yêu cầu và lý do từ chối.
Bước 6: GDV trả và lưu chứng từ cho khách hàng:
GDV trả 1 liên giấy nộp tiền hoặc cấp sổ gửi tiền cho khách hàng. Cuối ngày chuyển cho bộ phận kiểm soát sau đó đóng và lưu chứng từ theo quy định.
2.2.2.2. Quy trình nghiệp vụ rút tiền từ tài khoản
Khi khách hàng có nhu cầu rút tiền từ tài khoản của mình GDV sẽ thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu rút tiền:
Phiếu chi tiền: 01 liên, kèm theo sổ tiết kiệm
Giấy CMND/ hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương của người lĩnh tiền. Các giấy tờ khác như giấy ủy quyền, giấy thỏa thuận… (nếu cần).
Bước 2: GDV thực hiện kiểm tra chứng từ lĩnh tiền: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ. Đối chiếu chữ ký với chữ ký mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng. Nếu không chấp thuận, đề nghị khách hàng bổ sung, làm mới yêu cầu. Trường hợp đặc biệt không đủ điều kiện rút tiền trả lại chứng từ cho khách hàng. Nếu chấp thuận thì chuyển sang bước 3.
Bước 3: GDV nhập giao dịch rút tiền: GDV lựa chọn màn hình “Rút tiền mặt từ tài khoản”, nhập đầy đủ, chính xác các trường theo quy định. Sau đó
GDV thực hiện in phiếu chi tiền và ký xác nhận trên chứng từ.
Bước 4: GDV thực hiện ký chứng từ chi tiền: GDV lập bảng kê chi tiền cho khách hàng, chuyển phiếu chi tiền cho khách hàng ký và ghi rõ họ tên. Nếu vượt hạn mức giao dịch thì chuyển chứng từ và màn hình giao dịch cho KSV thực hiện bước 5. Nếu trong hạn mức giao dịch thì hoàn thành giao dịch và chuyển sang bước 6.
Bước 5: KSV thực hiện kiểm soát và phê duyệt giao dịch: KSV thực hiện kiểm tra chứng từ do GDV chuyển đến, đối chiếu với màn hình giao dịch. Nếu chấp thuận thì phê duyệt giap dịch, ký trên chứng từ, chuyển chứng từ cho GDV thực hiện bước 6. Nếu không chấp thuận thì từ chối phê duyệt giao dịch, trả lại chứng từ cho GDV kèm theo yêu cầu và lý do từ chối.
Bước 6: GDV in, chi tiền và trả chứng từ: GDV in giao dịch lên sổ giao dịch. Tiếp theo chi tiền mặt cho khách hàng, yêu cầu khách ký, ghi rõ họ tên lên bảng kê tiền. Sau đó GDV trả CMND/ hộ chiếu/ giấy tờ tương đương, sổ tiết kiệm cho khách hàng. Cuối ngày chuyển bộ phận kiểm soát sau đóng và lưu chứng từ theo quy định.
2.2.2.3. Quy trình nghiệp vụ mua bán ngoại tệ
Khi khách hàng có nhu cầu mua bán ngoại tệ thì NHNo & PTNT Long Biên sẽ thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: GDV đưa cho khách hàng chứng từ mua bán ngoại tệ (2 liên) và bản kê nộp tiền, khách hàng điền đầy đủ chi tiết, sau đó giao lại cho GDV. Đồng thời khách hàng xuất trình giấy tờ liên quan chứng minh mục đích mua ngoai tệ. GDV kiểm tra chứng từ nếu đủ điều kiện thì chuyển sang bước 2.
Bước 2: GDV kiểm tra và thu tiền mặt VNĐ từ khách hàng
GDV nhận tiền VNĐ từ khách hàng và đối chiếu với bảng kê nộp tiền, nếu đảm bảo tiêu chuẩn lưu thông, GDV ký nhận bảng kê đã nhận đủ tiền.
Trường hợp khách hàng trả VNĐ bằng “lệnh chi”, GDV kiểm tra tính thích hợp của lệnh chi, số dư trên tài khoản của khách hàng phải đủ đẻ giao dịch mua ngoại tệ.
Sau đó GDV chuyển chứng từ cho thanh toán viên lập giao dịch
Bước 3: Thanh toán viên lập giao dịch
Thanh toán viên thực hiện kiểm soát lại và nhập giao dịch vào hệ thống, ký và chuyển chứng từ sang bộ phận Kiểm soát – phê duyệt thanh toán.
Bước 4: Kiểm soát phê duyệt thanh toán
Cán bộ Kiểm soát - phê duyệt - thanh toán kiểm tra các chi tiết giao dịch nếu đúng thì chấp nhận phê duyệt thanh toán, nếu sai thì từ chối, trả lại GDV/Thanh toán viên sửa giao dịch cho đúng.
Bước 5: In chứng từ - thanh toán cho khách hàng
Thanh toán viên in “hóa đơn thu đổi ngoại tệ”, lập bảng kê chi tiền và đóng dấu “đã thu tiền” đối với VNĐ, đã chi tiền đối với ngoại tệ. Thanh toán viên, cán bộ Kiểm soát phê duyệt chứng từ ký chứng từ. Khách hàng ký vào 2 liên của chứng từ, sau đó GDV chi tiền cho khách hàng.
2.2.2.4. Quy trình thanh toán trong hệ thống IPCAS
• Ngân hàng phát lệnh thanh toán (NHA)
+ Xử lý kiểm soát lệnh thanh toán đi
Bước 1: GDV tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Bước 2: GDV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng có đủ để thực hiện thanh toán hay không.
Nếu chứng từ hợp lệ, chuyển sang bước 3. Nếu chứng từ không hợp lệ trả lại cho khách hàng yêu cầu lập lại.
Bước 3: GDV nhập thông tin trên chứng từ vào chương trình thanh toán, sau đó kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập, hạch toán vào tài khoản thích hợp, ghi số bút toán và số tham chiếu giao dịch, ký vào chứng từ gốc sau đó chuyển chứng từ và các dữ liệu cho KSV phê duyệt.
Bước 4: KSV đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu của lệnh thanh toán trên máy tính với chứng từ gốc do GDV chuyển đến.
Nếu chứng từ và dữ liệu hợp lệ thì thực hiện ký duyệt. Nếu có sai sót chuyển lại cho GDV xử lý.
Bước 5: In, ký chứng từ hóa đơn và lệnh thanh toán
Trường hợp nếu lệnh thanh toán phát hiện có sai sót khi KSV đã ký duyệt và chưa chuyển đi: KSV thoái duyệt, cán bộ giao dịch nội bộ sửa lại cho đúng, hoặc hủy lệnh thanh toán và lập lại lệnh đúng.
+ Xử lý sai sót, sự cố khi gửi lệnh thanh toán đi:
- Sai sót trước khi gửi lệnh
Nếu lệnh thanh toán có sai sót phát hiện trước khi KSV ký duyệt, GDV căn cứ chứng từ để sửa lại cho đúng hoặc hủy lệnh thanh toán và lập lại lệnh đúng.
Nếu lệnh thanh toán phát hiện có sai sót khi KSV đã ký duyệt và chưa chuyển đi: KSV thoái duyệt, GDV sửa lại cho đúng, hoặc hủy lệnh thanh toán và lập lại lệnh đúng.
- Sai sót khi đã gửi lệnh thanh toán đi:
NHNo & PTNT Long Biên đóng vai trò là NHA sẽ điện tra soát NHB (Ngân hàng nhận lệnh thanh toán) để có được biện pháp xử lý kịp thời. NHA phải lập biên xác định nguyên nhân, quy định rõ trách nhiệm cá nhân và xử lý theo các quy định và văn bản hiện hành.
+ Xử lý chứng từ: Các lệnh thanh toán đã hoàn thành được lưu dưới dạng chứng từ điện tử, nếu khách hàng có yêu cầu (báo Nợ, báo Có) GDV in chứng từ gửi cho khách hàng.
• Ngân hàng nhận lệnh đến (NHB)
Bước 1: Nhận lệnh thanh toán của NHA, GDV in lệnh thanh toán
Bước 2: Kiểm tra lệnh thanh toán đến: kiểm soát các yếu tố của lệnh thanh toán đến, nếu hợp lệ sẽ hạch toán vào máy.
Bước 3: Sau hạch toán, GDV xử lý chứng từ:
Một liên lệnh thanh toán Nợ - Có, đóng vào nhật ký chứng từ. Một liên lệnh thanh toán dùng báo Nợ, báo Có cho khách hàng.
Đối với chứng từ chuyển tiếp, hệ thống hỗ trợ hạch toán và xử lý dữ liệu theo lô, GDV căn cứ chứng từ xử lý bổ sung thêm yếu tố liên quan để chuyển
tiếp.
Việc áp dụng mô hình giao dịch một cửa giúp cho việc thực hiện thanh toán diễn ra nhanh hơn và chính xác hơn.