III. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN TQM TẠI NHÀ MÁY SAMSUNG VINA
3.Truyền thông
Với sự yêu cầu khắt khe từ lãnh đạo cấp cao nên việc thực hiện quản lý chất lượng trong nhà m áy luôn diễn ra thường xuyên và được quan tâm hằng ngày bởi các trưởng bộ phận cũng như các cấp quản lý khác nhau.
Tuy nhiên, những người thực hiện và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng mới là đối tượng chính tạo ra chất lượng cho quy trình cũng như chất lượng của sản phẩm , đó là những công nhân viên trực tiếp. Vì thế, ý thức và quyết tâm của toàn thể nhân viên là điều quan t rọng nhất để nâng cao chất lượng trong nhà m áy.
21 Để truyền thông cũng như thúc đẩy tinh thần tự giác, cộng tác và quyết tâm của toàn thể nhân viên, công ty đã tổ chức các cuộc meeting hằng tháng ở các bộ phận để toàn thể nhân viên có t hể hiểu được tình hình chất lượng trong nhà m áy và hiểu được vì sao họ phải phấn đấu để cải thiện chất lượng.
Thông qua các cuộc họp này, các thành viên có đóng góp tốt cho việc cải tiến chất lượng sẽ được tuyên đương và có một mức thưởng xứng đáng để thúc đẩy phong trào hoạt động chất lượng. Và cũng để đẩy m ạnh phong trào chất lượng thì các nhóm chất lượng cũng đưa ra các khẩu hiệu và treo tại các vị trí nổi bật trong nhà m áy để có thể nhắc nhở mọi thành viên quan tâm đến vấn đề này.
4. Tổ chức thực hiện chiến l ược quản trị toàn điện
Song song với việc điều phối các hoạt động chính trong nhà m áy thì các trưởng bộ phận và các quản lý các nhóm liên quan đến chất lượng tham gia vào đội quản lý chất lượng toàn nhà m áy để thực hiện các dự án lớn cải tiến chất lượng.
Bằng vai trò của mình ở các bộ phận, các trưởng bộ phận phải đưa ra các kế hoạch, các dự án cụ thể cho bộ phận m ình cũng như kế hoạch t hực hiện và người chịu trách nhiệm chính cho các dự án đó.
Các kế hoạch này đưa vào trong danh mục các dự án chiến lược và được tổng hợp báo cáo với tổng giám đốc trong các cuộc họp hằng tuần.
Đồng thời với việc thực hiện các hoạt động cải tiến thì vai trò của bộ phận QA là cực kỳ quan trọng. Bộ phận QA là bộ phận có chức năng kiểm soát chất lượng trong các hoạt động đầu vào, đầu ra và phản hồi chất lượng đối với các bộ phận liên quan . Vì thế với vai trò của mình thì bộ phận QA bao gồm OQC, IQC phải chịu trách nhiệm lớn nhất với các KPI chất lượng của nhà máy.
Để thực hiện vai trò của mình, thì ngoài chức năng kiểm t ra thì QA phải kiểm soát thông tin dữ liệu thường xuyên để có thể phản hồi mạnh mẽ và nhanh chóng nhất đế các bộ phận liên quan đế việc kiểm soát chất lượng.
Từ thông tin phản hồi của bộ phận QA thì các bộ phận liên quan bao gồm : Kỹ thuật, sản xuất, thu mua, kho vận… phải thường xuyên cải thiện chất lượng sản phẩm cho phù hợp với các tiêu chuẩn và các yêu cầu được đưa ra từ trước.
Đồng thời để hạn chế các vấn đề phát sinh trong chất lượng, kiểm soát chất lượng trước khi đến đầu ra thì các bộ phận cần thiết phải có những đội giám sát kiểm tra thường xuyến quy trình hoạt động của m ình để phát hiện vấn đề trước khi xảy ra tổn thất, quan trọng nhất các hoạt động liên quan đến sản xuất.
Các đội kiểm soát chất lượng này sẽ thường xuyên ghi nhận và t ổng hợp các lỗi công đoạn, Phân tích các khả năng phát sinh và nguy cơ xảy ra lỗi trong các hoạt động sản xuất. Đồng
22 thời với việc kiểm soát phân tích chất lượng thì các đội này cũng còn có trách nhiệm phải theo dõi các hoạt động cải tiến chất lượng của các nhóm khác t hực hiện có đúng kế hoạch và đem lại hiệu quả hay không, từ đó phản hồi và yêu cầu các giải pháp cụ thể.
Tuy nhiên các hoạt động cải tiến chất lượng không phải lúc nào cũng dễ dàng, đôi khi phức tạp và cần sự cộng tác giữa các bộ phận m ới có t hể giải quyết được thoả đáng. Vì thế ngoài hội đồng quản lý chất lượng cấp cao, bộ phận QA cũng như các đội kiểm soát chất lượng nội bộ trong các bộ phận thì cần thiết có các đội cải tiến chất lượng được thành lập trong một khoảng thời gian ngắn nhất định giữa các nhân viên trong nhiều bộ phận để có thể giải quyết một số vấn đề hay dự án liên quan nhiều bộ phận.
Ví dụ: Về việc cải tiến hoạt động giao nhận vật tư lớn JIT theo chu kỳ D8. Việc cải tiến
hoạt động logistic, cải tiến việc giao nhận hàng, thực hiện các trolley chuẩn hoá có nhãn mác vật tư … là một đề tài có hiệu quả rất lớn cả trong phương thức giao nhận JIT cũng như t rong quản lý chất lượng mà một bộ phận không thể thực hiện được. Việc chuẩn hoá và sử dụng vật chứa vật tư đồng nhất sẽ làm giảm thiểu sự tác động đến vật tư thông qua đó giữ chất lượng vật tư đầu vào tốt hơn. Để thực hiện cải tiến này thì đòi hỏi có sự cộng tác của các bộ phận như: Bộ phận thu m ua có trách nhiệm liên hệ và hỗ trợ làm việc với Vendor, bộ phận kỹ thuật sẽ xem xét và phối hợp với bộ phận sản xuất để thiết kế xe chứa vật tư có thể sử dụng tái sử dụng, tiện lợi cho thao tác công nhân, có thể đưa trực tiếp vào dây chuyền và đồng thời bảo vệ được vật tư đầu vào tốt hơn. Bộ phận QA có trách nhiệm theo dõi đánh giá chất lượng xe chứa vật tư, và cuối cùng bộ phận quản lý kho theo dõi việc thực hiện của Vendor có đúng yêu cầu, quy định được đưa ra hay không?
Các hoạt động TQ M liên kết với HQ (H ead Q uate r) th ực hiện TQ M
Tổ chức liên kết, định hướng, hỗ trợ và giám sát từ tập đoàn t rong các hoạt động của nhà máy cũng như các hoạt động T QM , nhằm giúp doanh nghiệp phối hợp một cách đồng bộ các chức năng của các bộ phận, phòng ban khác nhau trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng.
23 Để thực hiện nhiệm vụ này, một nhóm thành viên được thành lập gồm các nhân viên chọn lọc từ các bộ phận liên quan. Nhóm nhân viên này sẽ cùng làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng tiến độ.
Vai trò m ột số phòng ban trong việc thực hiện kiểm tra chất lượng trong chu trình hoạt động nhà máy
• Vendor: Q uản lý chất lượng không phải là quản lý vật tư đã được đưa tới nhà máy, vì khi đó với cách hoạt động JIT thì lỗi xuất hiện đều đem lại tổn thất cho cả nhà máy và vendor. Đồng thời với tỷ lệ lỗi cao ở đầu vào thì nhân lực cho việc kiểm tra đầu vào cũng là một chi phí không hợp lý trong quản lý chất lượng mà có xuất phát từ Vendor.
• IQC: Là bộ phận quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng đầu vào, với nhiệm vụ kiểm mẫu, theo dõi chất lượng đầu vào của Vendor đã giúp giảm thiểu tổn thất vật tư đầu vào chất lượng thấp.
24 • MM: (Materials Management): Bộ phận quản lý kho trong nhà máy, nhiệm vụ của bộ phận ngoài việc đảm bảo vật tư đầu vào đầy đủ để sản xuất thì còn có thêm nhiệm vụ đảm bảo vật tư không bị hư hỏng, giảm chất lượng trong suốt quá trình vận chuyển và lưu trữ. Công tác lưu kho, vận chuyển, cất đặc phải đúng quy trình và tiêu chuẩn đưa ra.
• Production: K hông thể có chất lượng tốt tỷ lệ lỗi thị trường thấp trong một quy trình sản xuất không tin cậy. Vì thế ngoài việc đảm bảo chất lượng vào ra của bộ phận Q A (IQC, O QC) thì đảm bảo tỷ lệ lỗi trong các công đoạn sản xuất phải thấp. Sản xuất ngoài khả năng phát hiện ra lỗi và chống để lỗi lọt ra ngoài bộ phận mình thì việc không tạo ra lỗi đem lại hiệu quả cao hơn, giảm chi phí nhà máy ngầm cũng như tăng độ tin cậy của dây chuyền sản phẩm.
Việc kiểm soát, tăng độ tin cậy của bộ phận sản xuất là một yêu cầu đặc biệt quan trọng vì ngoài đảm bảo chất lượng Sản X uất còn một chức năng khác không kém phần quan trọng đó là tăng năng xuất, và sản xuất đúng giờ, đúng kế hoạch. Chức năng này nếu không cẩn thận có thể tạo ra sản phẩm sản xuất nhanh, giá rẻ nhưng chất lượng không đảm bảo.
Ngoài ra tác động đến khả năng sinh lỗi ở công đoạn sản xuất là bộ phận kỹ thuật. Bộ phận kỹ thuật, cải tiến có một số nhiệm vụ quan trọng đó là điều chỉnh kỹ thuật sản phẩm để giảm giá thành, thay đổi thiết bị, tối ưu hoá vận hành đề tăng năng suất, kiểm soát lỗi… mỗi hoạt động đều có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng sản phẩm.
• OQ C: Bộ phận kiểm định chất lượng đầu ra là bộ phận rất quan trọng, là chốt chặn chủ yếu trong việc kiểm soát lỗi khi sản phẩm ra khỏi dây chuyền sản xuất. Với nhiệm vụ đó bộ phận O QC có trách nhiệm và quyền hạn lớn nhất trong việc kiểm soát chất lượng sản phẩm trong nhà máy. OQ C có trách nhiệm và quyền hạn phân tích thống kê chất lượng sản phẩm, kiểm định các thay đổi trong sản phẩm, phản hồi tình trạng sản phẩm và có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận khác cải tiến những vấn đề trong việc tạo ra sản phẩm không đúng chất lượng quy định.
• IBI: Kiểm tra chất lượng đầu ra thị trường. Ngoài bộ phận O QC, bộ phận IBI là chốt chặn cuối cùng của sản phẩm khi ra thị trường. Sản phẩm sau khi được OQC thông qua cho đi thì một số máy sẽ được giữ lại để kiểm tra một cách chặt chẽ hơn. Nếu có những vấn đề trong thông số sản phẩm, phát hiện ra lỗi bộ phận IBI có thể yêu cẩu quy hồi những sản phẩm đã được chuyển đi.
• KH: N hận phản hồi từ khách hàng. Bộ phận Sale, Marketing có vai trò là cầu nối của nhà máy đến với khách hàng. Với vai trò của mình, các bộ phận trên có điều kiện tìm hiểu và nhận được những nhận xét đánh giá từ khách hàng và phản hồi đến nhà máy.
Ngoài ra nhà máy còn có các đối tác khách hàng lớn nước ngoài khác, những đối tác này được phân phối sản phẩm trực tiếp từ nhà máy. Việc tiếp xúc trực tiếp và điều (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
25
chỉnh sản phẩm theo nhu cầu của từng khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng tham quan nhà máy là một trong những hoạt động thường xuyên tạo mối quan hệ và nhận được sự phản hồi tốt nhất từ khách hàng.
5. Q uản lý các quá trình
Một số hoạt động tiêu biểu để tăng cường chức năng kiểm soát lỗi m ột cách toàn diện:
- Các quy trình chuẩn hoá: việc xây dựng và kiểm định các quy trình chuẩn sẽ giảm thiểu sản phẩm không đạt yêu cầu phát sinh trong những hoạt động không kiểm soát tốt. - Hoạt động kiểm tra trong các công đoạn: T ất cả các hoạt động các công đoạn phải tuân
theo quy trình chuẩn, điều đó giảm thiểu rủi ro mất kiểm soát chất lượng sản phẩm, tuy nhiên cần phải xem xét việc kiểm tra thường xuyên vì không có quy trình nào là tối ưu tuyệt đối cũng như việc công đoạn hoạt động không tuân thủ quy định là một trong những vấn đề khó khăn của việc đảm bảo chất lượng.
- Tài liệu hướng dẫn thao tác, tài liệu hướng dẫn phòng ngừa lỗi: Tài liệu sẽ giúp cho việc hoạt động đúng quy trình quy định, tài liệu giúp xác định lỗi khi nó xảy ra, tài liệu giúp nhân cao kỹ năng của người vận hành và thực hiện giá trị.
- Hệ thống các hoạt động training: Hoạt động quản lý chất lượng muốn hoạt động hiệu quả thì việc nâng cao kỹ năng của người vận hành, của nhân viên trực tiếp là một trong những biện pháp phòng ngừa hư hỏng, đảm bảo chất lượng căn bản nhất.
- Hệ thống MBO đánh giá hoạt động có gắn KPI chất lượng: Đánh giá chất lượng dựa trên hệ thống đánh giá MBO có gắn trực tiếp đối với các KPI chất lượng là m ột hoạt động tăng cường ý thức và nỗ lực phối hợp hoạt động chất lượng giữa các thành viên và giữa các bộ phận trong việc nâng cáo chất lượng nhà m áy.
- Hệ thống kiểm soát, phòng ngừa lỗi nội bộ: Việc đánh giá và kiểm soát nguy cơ, khắc phục sự cố có vai trò quan trọng trong việc phát hiện ra những nguy cơ phát sinh ra những sản phẩm chất lượng không tốt. Chính hoạt động này giúp duy trì và phản hồi những vấn đề về chất lượng, độ tin cậy của quy trình sản xuất.
- Hoạt động cải tiến: T ừ các phản hồi, các nguy cơ và mục tiêu đảm bảo chất lượng với chi phí hiệu quả tối ưu là động lực cho các hoạt động cải tiến. Các hoạt động cải tiến giúp phòng ngừa những khả năng sinh lỗi m ột các hiệu quả hơn.
Một số quá trình hoạt động tiêu biểu:
- Quy trình chạy sản phẩm mới: Một sản phẩm mới nếu để có thể đảm bảo chất lượng đạt yêu cầu sản xuất thị trường thì phải thông qua các công đoạn kiểm tra chặt chẽ với sự
26 tham gia của tất cả các bộ phận mà trong đó trách nhiệm lớn nhất thuộc về bộ phận kỹ thuật sản phẩm và kỹ thuật sản xuất sản phẩm.
Ngoài ra hoạt động này còn đòi hỏi việc lựa chọn Vendor sản xuất sản phẩm đầu vào, kiểm tra sản phẩm, kiểm tra quy trình sản xuất vật tư đầu vào tại Vendor. Kiểm tra sản phẩm tại các địa phương khác nhau để đảm bảo chất lượng trong các điều kiện thời tiết khác biệt, các bài test về khả năng chịu nóng, chịu sốc và độ bền vật tư, kiểm tra sản phẩm có thể chạy trên dây chuyền sản xuất hay không, kiểm tra sản phẩm đóng gói cho phù hợp với kết cấu sản phẩm và đảm bảo chất lượng sản phẩm khi di chuyển… Xuyên suốt tất cả các hoạt động kiểm tra trên bộ phận Kỹ thuật luôn theo sát và được kiểm định bởi bộ phận QA trước khi sản phẩm được chạy thử cũng như đưa ra thị trường. T oàn bộ quy trình này có thể mất 3-4 tháng, m ột số dòng sản phẩm mới chưa từng sản xuất thì quy trình này có thể kéo dài hơn.
27 - Quản lý quá trình cải tiến vấn đề chất lượng:
- Quy trình kiểm soát nội bộ: Việc kiểm soát nội bộ bắt đầu khi các nguy cơ được xem xét và phản hồi từ việc kiểm tra, đánh giá quy trình sản xuất có tin cậy. Việc kiểm định độ tin cậy có thể thông qua số liệu lưu trữ, thông qua những phân tích, thông qua những quan sát thường xuyên và test giả lập l ỗi.
Việc kiểm tra mức độ tin cậy quy trình sản xuất bằng các lỗi giả lập được diễn ra bí mật và ngẫu nhiên, bằng các cố tình tạo ra những sản phẩm không đảm bảo chất lượng trên line, với những lỗi đã xảy ra rồi, với những sự cố về m áy móc giả lập để xem xét khả năng đáp ứng của quy trình có đảm bảo hay không, từ đó có những đánh giá quan trọng về quy trình mà tất cả các phương pháp quan sát, phân tích số liệu, phân tích quy trình không phát hiện ra được.
28 - Quá trình phản hồi từ khách hàng.
Bộ phận Sale của Samsung Vina thành phố cũng như các nước m à Samsung Vina xuất khẩu sản phẩm chính là cầu nối giữa khách hàng và nhà m áy.
Thông qua bộ phận Sale, marketing khắp nơi ý kiến khách hàng được phản hồi về nhà m áy. Vì thế có thể coi bộ phận sale phân bố khắp nơi trên thế giới cũng như tại Việt Nam là đại diện cho nhu cầu của khách hàng cần được thoả mãn.