III. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN TQM TẠI NHÀ MÁY SAMSUNG VINA
6. Các hệ thống thu thập dữ liệu
Việc cải tiến, kiểm soát, giải quyết và đảm bảo quy trình sản xuất sản phẩm tin cậy không thể thực hiện có hiệu quả nếu không có vai trò của hệ thống thu thập đo lường và xử lý các số liệu đó.
Số liệu cho ta thước đo để đánh giá tình hình hoạt động sản xuất trong nhà m áy có đảm bảo chất lượng hay không? Có vấn đề gì xảy ra? Hiệu quả các hoạt động cải tiến thế nào?... Tại nhà m áy Sam sung Vina có m ột hệ thống thu thập và quản lý chất lượng trên phần mềm lớn và toàn điện. Hệ thống ERP kết hợp với m ột loạt các hệ thống quản lý sản xuất, quản lý kế hoạch quản lý chất lượng, quản lý Vendor, quản lý giao nhận, quản lý phân phối sản phẩm, quản lý kho bãi... có chức năng cập nhật tình trạng hoạt động cũng như vấn đề chất lượng một cách trực tiếp và nhanh chóng.
Đây là m ột lợi thế của các tập đoàn lớn m à các công ty nhỏ không có khả năng làm được. Nó giúp xác định những KPI chính xác khách quan, giúp phát hiện vấn đề nhanh chóng và giúp cho các nhà quản lý nhận diện nhanh chóng và sâu sắc đến các hoạt động sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm.
Từ việc thu thập dữ liệu, có thể kể ra m ột số KPI chính trong việc đánh giá hoạt động quản lý chất lượng:
• Các chỉ số đánh giá.
• IQC Defect: T ỷ lệ sản phẩm đầu vào, đơn vị: ppm
• O Q C Defe ct: Tỷ lệ sản phẩm đầu ra sản xu
• Process Defect: T ỷ lệ sản phẩm lỗi trên các công đoạn sản xuất. (M achine defect, m isswork defect, m aterial deffect …)
29 • IBI Defe ct: Tỷ lệ sản phẩm lỗi trước khi xuất đi ngoài thị trường.
• Market Defect: T ỷ lệ sản phẩm lỗi tới tay khách hàng hoặc phát hiện ở đại lý
bán hàng.
• Tỷ lệ sản phẩm rework. Tỷ lệ sản phẩm bị gi ữ lại kiểm tra.
7. Các hoạt động cải tiến liên tục
Các hoạt động cải tiến liên tục là yêu cầu thiết yếu trong chiến lược cạnh tranh của tổ chức vì thế nó không thể tách rời trong việc kiểm tra chất lượng toàn diện.
Quy trình quản lý chất lượng toàn diện ở Sam sung đề cao các hoạt động cải tiến thường xuyên trong nhà máy về các vấn đề liên quan tới năng suất và chất lượng.
Điều đầu tiên mà tất cả các tổng giám đốc yêu cầu và nhắc nhở toàn thể các cấp quản lý khi nhận nhiệm vụ lãnh đạo ở nhà m áy trong nhiều năm qua là thay đổi và cải ti ến.
Các hoạt động cải tiến thường xuyên trong nhà m áy xuất phát từ các yêu cầu từ các hoạt động trong quy trình quản lý chất lượng toàn diện như đã nói ở trên. Từ các hoạt động thường xuyên đó tạo ra nhưng nhu cầu thay đổi thường xuyên cho hoạt động cải tiến nâng cao hiệu quả các quá trình hoạt động trong nhà máy.
Các hoạt động cải tiến thường xuyên:
- Thực hiện đề tài 6 sigm a. Công ty thường xuyên tổ chức các khoá học về 6 sigma cho toàn thể nhân viên, tuỳ cấp độ sẽ được giản dạy các trình độ W hitle Bell, Green Bell hay Black Bell. Định kỳ hàng năng các bộ phận liên quan đến cải tiến đề phải tham gia những dự án 6 sigma lớn (đề tài Mega) mà chủ trì là tổng giám đốc.
- Hoạt động cải tiến hiện trường. Với triết lý quản lý sản xuất của Sam sung dựa trên nền tảng của T PM có thay đổi để phù hợp với Sam sung thì hoạt động 5S còn có những thay để hướng tới về đảm bảo cải tiến chất lượng máy móc, cải tiến quy trình sản xuất sản phẩm tin cậy hơn. 5S nhấn mạnh cải tiến hiện trường, tạo môi trường căng bản, t ạo tinh thần đoàn kết kỷ luật. Hoạt động 5S hỗ trợ hoạt động cải tiến chất lượng thông qua quản lý trực quan hiện trường.
- Các quy trình hoạt động chống phát sinh lỗi. Việc xây dựng các quy trình không lỗi là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất. Các công việc được thiết kế sao cho có sự thuận tiện tối đa các hoạt động của công nhân, từ đó giảm thiểu đi những sai sót có thể phát sinh.
30 - Các hệ thống quản lý bằng phần m ềm , các hệ thống hỗ trợ bằng phần mềm, các hệ thống có thể tự động phát hiện ra và ngăn chặn lỗi, các hệ thống tự động thay thế một số thao tác công nhân, các hệ thống hỗ trợ nhắc nhở người vận hành… đó là một số liệt kê sơ lược các cải tiến liên quan đến hệ thống kiểm soát dựa trên phần m ềm. Đã là con người thì dù ít dù nhiều, dù khó tưởng tượng vẫn có xác suất sinh ra lỗi. Điều này đã được kiểm nghiệm qua kinh nghiệm thực tế sản xuất. Điều đó chỉ ra rằng cải tiến con người là quan trọng nhưng chưa đủ và hoàn hảo. Các hệ thống phần m ềm máy m óc không thể linh hoạt và thông m inh như con người nhưng hoạt động không m õi mệt và không sinh ra lỗi nếu không có những sai sót từ phần thiết kế. Vì thế các hoạt động xây dựng hệ thống kiểm soát tự động là một trong những ưu tiên lớn cũng như là một trong những mục thi đua giữa các nhà m áy của tập đoàn Samsung trên toàn cầu. Thực tế đã chứng mình rõ ràng hiệu quả của các chương trình kiểm tra nếu được thiết kế tốt. Các phần mềm quản lý, hỗ trợ trực quan. Các hệ thống này không có chức năng kiểm tra trực tiếp như trên nhưng giúp cho nhà quản lý xem xét trực quan đến các vấn đề liên quan đến chất lượng, người vận hành thấy được lịch sử quá trình, thấy được những hỗ trợ cần thiết trong việc đảm bảo chất lượng.
8. Nâng cao ý thức người lao động
Trong tất cả các thành phầm , các quy trình, các hoạt động kiểm soát, các hoạt động cải tiến, các hoạt động lãnh đạo đề dựa trên một nhân tố căn bản là con người. Vì thế không thể có được các hoạt động hiệu quả nếu không nhấn m ạnh vai trò con người.
Vai trò con người không chỉ bó hẹp trong bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản lý, bộ phận kiểm tra điều khiển, bộ phận hoạch định … mà phải là toàn bộ thành viên của nhà máy từ cấp nhỏ nhất đến cấp lớn nhất. Chính vì lý do đó mà hoạt động của Samsung trong TQM đều hướng đến đối tượng là người lao động trực tiếp. Họ chính là người tạo ra chất lượng của sản phẩm.
Việc tuyên truyền, nêu cao khẩu hiệu và vinh danh khen thưởng các thành viên có đóng góp trong việc cải tiến cũng nhưng ổn định hoạt động chất lượng là hoạt động khuyến khích có tính thường xuyên t rong nhà máy.
Song song với khuyến khích thường xuyên, thì tất cả các sản phẩm đều được gắn với m ột số cá nhân cụ thể, được gắng với m ột tập thể nhất định để có thể nêu cao tinh thần trách nhiệm của người lao động trong các vị trí sản xuất.
Có trách nhiệm và ý thức là điều tốt nhưng chưa đủ, vì thế hoạt động đào tạo, khuyến khích học tập là m ột trong những hoạt động thường xuyên trong nhà máy. Các người vận hành thường xuyên được học tập, có khen thưởng ứng với các trình độ học tập nhất định. Nội
31 dung đào tạo có tính rộng rãi cho tất cả cách t hành viên liên quan tới hoạt động trực tiếp tạo ra sản phẩm.
Kết hợp sức mạnh tập thể để hoạt động cải tiến TQM tốt hơn thì nhà máy đã có những phong trào đóng góp cải tiến được mở rộng không giới hạn phạm vi t rong toàn nhà m áy. Tất cả các ý tưởng đơn giản nhất đề được đánh giá ghi nhận và có phần thưởng tương ứng với các ý tưởng đó. Điều này giúp đánh thức tinh thần trách nhiệm cũng nhưng hăng say trong các hoạt động cải tiến của toàn thể nhân viên nhà máy.
9. Đánh gi á th ực trạng nhà máy
Các điểm mạnh
• Sam sung thực hiện các quy trình quản lý chất lượng T QM m ột cách khá đầy đủ với sự cam kết cao từ các cấp quản lý cho đến tất cả các công nhân trong nhà m áy.
• Quyết tâm cao của quản lý cấp cao là yếu tố quan trọng giúp quy trình quản lý chất lượng T QM ở Samsung vina có những thành công đáng kể.
• Các hoạt động thường xuyên và đa dạng. Quy trình được thực hiện xuyên suốt từ khâu bắt đầu cho đến khâu cải tiến.
• Hoàn thành tốt các yêu cầu về chất lượng. Có hệ thống đánh giá chất lượng hiệu quả, từ đó m à thông tin phản hồi được thực hiện chính xác.
• Có mục tiêu rõ ràng, chiến lược cải tiến chất lượng cụ thể, chương trình hành động tốt, cũng như cam kết tham gia từ toàn thể các cấp quản lý.
• Quản lý tốt các quy trình, từ khâu tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu những nhu cầu, mong m uốn của khách hàng và đáp ứng tốt các mong m uốn đó, cho đến các công tác thu mua, chăm sóc khách hàng cũng được vận hành một cách bài bản, nâng cao hiệu quả sản xuất, hiệu quả kinh doanh cũng như đáp ứng những yêu cầu về chất lượng. • Gắn trách nhiệm chất lượng với từng công nhân cụ thể, phân công việc, cũng như
nhiệm vụ của họ trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.
• Khen thưởng động viên cá nhân hoàn thành tốt công việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, tạo động lực thúc đẩy cả tổ chức tham gia tốt. Đưa con người vào trung tâm trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng một cách toàn diện.
• Lợi thế tập đoàn lớn, có đủ điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt các yêu cầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng m ột cách toàn diện.
32 • Hệ thống phần mềm quản lý m ạnh, các tiêu chuẩn thường xuyên được xây dựng trong
việc quản lý.
• Các hệ thống phần mềm, máy móc để kiểm tra và kiểm soát có tính tự động hoá cao, giảm thiểu tối đa những nguyên nhân sinh lỗi, giảm thiểu chi phí phát sinh khi có lỗi.
Các tồn tại
Hệ thống TQM Samsung Vina theo đuổi khá t ốt nhưng chưa phải là hoàn hảo: Các bộ phận quản lý chất lượng lớn, chi phí duy trì cao.
Thiếu tính chuyên nghiệp ở một bộ phận công nhân không tuân thủ đúng quy trình -> sinh ra lỗi.
Hệ thống Vendor không theo kịp yêu cầu nhà máy -> Không quản lý chất lượng tốt từ phía Vendor.
Các thay đổi diễn ra thường xuyên trong nhà máy do chu kỳ sản phẩm mới ngắn (0.5 năm -> 1 năm ): Kiểm soát chất lượng khó khăn.
Áp lực cải tiến năng suất, cải tiến hoạt động còn nặng -> cải tiến chưa phân tích đến chất lượng một cách kỹ càng -> phát sinh lỗi.
Thời gian chuyển đổi trọng tâm sang chất lượng còn ngắn (1-2 năm) -> Thực hiện vẫn còn chưa đồng bộ giữa các bộ phận(một số bộ phận tích cực, m ột số chưa ).
Chiến lược chi phí thấp ở các dòng bình dân -> giảm giá đầu vào -> Chi phí kiểm soát chất lượng cao ở đầu vào.
Vật tư từ Vendor nước ngoài nhiều, lỗi phát sinh trong quá trình vận chuyển và lưu trữ lớn. Khó khăn trong việc kiểm soát, tìm ra nguyên nhân và khắc phục.
10. Gi ải pháp
Tăng cường phát huy các hoạt động đã đạt được. Với kết quả đạt được trong nỗ lực hoạt động T QM của nhà máy hiện tại có thể coi là m ột thành tựu đáng kể, tuy nhiên nếu dừng lại tại đó thì phong trào sẽ không thể tiến triển được. Vì thế việc duy trì hiệu quả hoạt động thường xuyên là điểm cốt yếu để đạt được chất lượng hoàn hảo.
- T iếp tục nghiên cứu kỹ lưỡng hơn các quy trình để đưa ra những thay đổi phù hợp hơn, làm cho quy trình đơn giản hơn, dễ nhớ hơn.
- T ăng cường đào tạo lao động trong nhà m áy để có thể đáp ứng tốt hơn các nhiệm vụ của mình.
33 - Lãnh đạo phải thường xuyên chia sẻ, giải thích cho toàn thể người lao động hiểu được
vì sao phải tuân thủ quy định, không được tự ý làm sai quy định.
- Đẩy mạnh các phương pháp quản lý dự án, đánh giá dự án và đặt biệt chọn được phương pháp tốt hơn để đánh chi phí chất lượng. Đó là chính là cơ sở để đảm bảo các hoạt động đảm bảo chất lượng là hiệu quả và thiết thực.
- Chất lượng phải tuân thủ nghiêm ngặt the o bản công bố chất l ượng
- Hoàn t hành tốt kế hoạch do cty mẹ giao
Tăng cường cải tiến, các hoạt động cải tiến độ tin cậy. C
Cải tiến quy trình cần phải được tham gia của nhiều bộ phận hơn, phối hợp giữa các phòng ban cần cải thiện tốt hơn nữa
- Cải tiến các quy trình tự động hoá. Bằng hệ thống phần m ềm thong minh
- Đẩy mạnh các phương pháp hỗ trợ phân tích và cải tiến như 6 sigm a và các hoạt động xây dựng nền tảng TPM và 5S.
- Kết hợp tính chi phí dự án và hiệu quả đầu tư
- Thực hiện công tác luân chuyển cán bộ kết nối các bộ phận
Chú trọng vào Vendor.
- Cần xây dựng tiêu chuẩn tốt hơn để đánh giá Vendor, từ khâu đầu đến khâu cuối
- Thành lập những đội cải tiến của nhà máy đi đến các nhà máy Vendor thường xuyên để thúc đẩy và tham gia vào các hoạt động xây dựng TQM ở các nhà máy đó, tham gia vào các hoạt động cải tiến của các nhà máy đó.
Tăng cường khuyến khích những hoạt động trong tâm vào con người đi đôi với đánh giá công bằng khách quan. Chính những hoạt động này tuy chưa có hiệu quả tức thời nhưng về lâu dài sẽ có tác động căn bản đến hoạt động TQ M trong nhà máy.