2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Nội dung
Giá vốn hàng bán của Công ty là trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán đó. Khi một nghiệp vụ bán hàng phát sinh, khi sản phẩm, hàng hóa đã được coi như tiêu thụ (khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán) thì khi đó, giá vốn hàng bán sẽ được ghi nhận. Để phản ánh giá vốn hàng bán trong kỳ, Công ty TNHH Đức Anh Minh đã hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá thực tế hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ =
Giá trị hàng hóa
tồn đầu kỳ + Giá trị hàng hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa
kho kỳ dự trữ bán
Chứng từ sử dụng
+ Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho
+ Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán + Các chứng từ có liên quan khác
Quy trình luân chuyển chứng từ
- Tại kho: Hàng hóa mua về sẽ làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hóa được nhập kho, xuất kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng, bán hàng phải kiểm nhận hàng hóa nhập kho, xuất kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hóa là Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho do bộ phận mua hàng, bán hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào phiếu. Thủ kho phải mở thẻ kho để phản ánh lượng nhập – xuất – tồn hàng hóa về mặt số lượng và mở cho từng danh điểm hàng hóa, sản phẩm, kế toán phải mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật tư hàng hóa tương ứng. Các chứng từ phát sinh hàng ngày tại kho sẽ được lập làm 03 liên, trong đó:
● 1liên: Lưu tại kho
● 1 liên: Giao cho người nhận hàng, khách hàng.
● 1 liên: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán ghi sổ. - Tại phòng kế toán: Kế toán phải căn cứ vào Phiếu nhập và Phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên để vào phần mềm kế toán, cuối tháng phần mềm sẽ tự cập nhật và chia bình quân ra giá xuất kho của kỳ. Đồng thời, Cuối tháng kế toán hàng hoá vật tư sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với kế toán các kho, cửa hàng để chốt số liệu cuối tháng và tiến hành lập Bảng tổng hợp xuất tồn hàng hóa toàn Công ty để làm căn cứ xác định giá vốn hàng xuất bán vào cuối kỳ.
Dưới đây em xin trích một số chứng từ liên quan đến quá trình hạch toán giá vốn hàng bán của Công ty TNHH Đức Anh Minh phát sinh trong kỳ kế toán từ 01/10/2013 đến 31/10/2013.
Biểu số 2.18: Phiếu nhập kho số 530
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh Mẫu số: 01-VT
Bộ phận: Kho (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 08 tháng 10 năm 2013
Số: 530 Nợ TK: 1561 Có TK: 112 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Thành An
Theo hợp đồng số 115 ngày 06 tháng 10 năm 2013 Nhập tại kho: Công ty
Địa chỉ: Số nhà 118 – Tổ 1 – Khu 1 – Trưng Vương – Uông Bí – Quảng Ninh
Đơn vị: Đồng
STT Tên vật tư, hàng hóa Mã số ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 = 1*2
1 Mua điều hòa Toshiba 12000BTU
của Công ty TNHH Thành An 12000BTU Chếc 04 8.826.000 35.304.000
Cộng tiền hàng 35.304.000
Thuế GTGT 3.530.400
Tổng cộng tiền thanh toán 38.834.400
Số tiền bằng chữ: Ba mươi tám triệu tám trăm ba mươi bốn ngàn bốn trăm đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 02 chứng từ Ngày 08 tháng 10 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán bán hàng chuyển xuống thủ kho vào thẻ kho. Các mặt hàng khác cũng được mở thẻ kho tương tự
THẺ KHO (Trích)
Ngày lập thẻ: 01/01/2013
Loại hàng hóa: Điều hòa Toshiba 12000BTU
Đơn vị tính: Chiếc
Ngày tháng
Chứng từ Nội dung Số lượng Ghi
chú
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn kho đầu tháng 9 07
… … …
08/10 530 Nhập mua của Công ty TNHH Thành An 04
09/10 525 Bán cho Công ty TNHH An Bình 03
… … …
Cộng phát sinh 10 09
Tồn kho cuối tháng 10 08
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng sau khi đã hoàn tất việc nhập các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa, kế toán căn cứ vào thẻ kho và sổ chi tiết hàng hóa để tính giá vốn hàng xuất bán.
Ví dụ: Với điều hòa Toshiba 12000BTU trong tháng 10/2013 như sau: Số lượng tồn đầu kỳ: 07 chiếc, đơn giá: 8.850.000đ
Nhập trong kỳ :
- Ngày 08/10 nhập: số lượng 04 cái, đơn giá: 8.826.000đ - Ngày 15/10 nhập: số lượng 06 cái, đơn giá: 8.834.833đ Cuối tháng, giá vốn hàng hóa được tính như sau:
Giá bình quân 01 cái = 7 * 8.850.000 + 4 * 8.826.000 + 6 * 8.834.8337+4+6
= 8.839.000 (đ/cái)
Giá thực tế xuất ngày 09/10 là: 3* 8.839.000= 26.517.000 (đ)
Biểu số 2.20: Phiếu xuất kho số 525
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 09 tháng 10 năm 2013
Số: 525 Nợ TK: 632 Có TK: 1561 Họ và tên người nhận hàng: Công ty TNHH An Bình
Địa chỉ: Khu 9 - P. Hòa Nam - Quảng Yên
Theo hợp đồng số 578 ngày 08 tháng 10 năm 2013 Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho: Công ty
Đơn vị: Đồng
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4= 2x3
1 Điều hòa Toshiba 12000BTU Chiếc 03 03 8.839.000 26.517.000
Tổng cộng 26.517.000
Số tiền bằng chữ: Hai mươi sáu triệu năm trăm mười bảy ngàn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ
Ngày 09 tháng 10 năm 2013
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )