Cùng với việc kế toán chi tiết Công ty cũng kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng
Ghi chú:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ, hóa đơn GTGT từ các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ, sau đó từ Chứng từ ghi sổ vào sổ cái TK 6421, 6422. Căn cứ số liệu trên sổ cái các tài khoản trên đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết TK 6421, 6422. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái thì dùng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
- Ghi hàng ngày:
- Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: - Quan hệ đối chiếu:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 6421,6422
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết TK 6421, 6422 Bảng tổng hợp các sổ chi tiết TK 6421, 6422 ( Chứng từ, hóa đơn GTGT
Biểu số 2.41: Sổ Chứng từ ghi sổ số 10
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh
CHỨNG TỪ GHI SỔ (trích) Số: 10 Ngày 31 tháng 10 năm 2013 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu Nợ Có …. …. ….. …..
Thanh toán tiền điện 6421 111 1.187.450
Chi phí tiếp khách 6421 111 2.600.000
Tiền lương phải trả nhân viên 6421 334 20.750.000
…. … … …. Cộng phát sinh 30.179.432 Kèm theo: ...chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.42: Sổ Chứng từ ghi sổ số 11
Số: 11
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
ĐVT: Đồng
Trích yếu Số hiệu Số tiền Ghi chú
Nợ Có
…. … … ….
Thanh toán tiền cước điện thoại 6422 111 671.000
Thanh toán tiền nước 6422 111 858.000
Cộng phát sinh 14.278.382 Kèm theo: ...chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu số 2.43: Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ (Trích) Tháng 10 năm 2013 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày … … … 10 31/10 30.179.432 11 31/10 14.278.382 … … Cộng tháng 319.487.637 Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)
Biểu số 2.44: Sổ Cái tài khoản 6421
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh
Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày 31/10/2013
Tài khoản 6421: Chi phí bán hàng
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số NT Nợ Có B C D E 1 2 Dư đầu kỳ … … … … ….
10 31/10 Thanh toán tiền điện 111 1.187.450
10 31/10 Chi phí tiếp khách 111 2.600.000
10 31/10 Tiền lương phải trả nhân viên 334 20.750.000
… … … … …. 16 31/10 K/C Chi phí bán hàng 911 30.179.432 Cộng số PS 30.179.432 30.179.432 Dư Cuối kỳ Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)
Biểu số 2.45: Sổ Cái tài khoản 6422
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh
SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trích)
Tài khoản 6422: Chi phí quản lý
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số NT Nợ Có B C D E 1 2 Dư đầu kỳ … … … … ….
11 31/10 Thanh toán tiền cước điện thoại 111 671.000
11 31/10 Thanh toán tiền nước 111 858.000
… … … … …. 16 31/10 K/C Chi phí quản lý 911 14.278.382 Cộng số PS 14.278.382 14.278.382 Dư Cuối kỳ Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) 2.3.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng Nội dung
Kết quả bán hàng của doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh của các hoạt động kinh doanh bán hàng trong doanh nghiệp.
Kết quả của hoạt động bán hàng là hiệu số giữa doanh thu thuần và giá thành của toàn bộ hàng hóa đã bán (gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp)
Doanh thu thuần là: 165.535.000 – 6.152.000 = 159.383.000 đ Kết quả của hoạt động bán hàng là:
159.383.000 – ( 113.756.782+30.179.432+14.278.382) = 1.168.404đ Sau mỗi kỳ hạch toán, kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ, sử dụng TK 911- xác định kết quả kinh doanh.
Quy trình luân chuyển
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán xác định kết quả bán hàng
Cuối tháng, kế toán tổng hợp kết chuyển TK 5211, 5212, 5213 sang TK 511. Kết chuyển TK 632, 6421, 6422 sang TK911. Kết chuyển TK 511 sang TK 911. Kết chuyển lãi lỗ...Sau đó khi đã kết chuyển doanh thu, giá vốn và chi phí để xác định kết quả kinh doanh xong lên sổ tổng hợp và các báo cáo tài chính.
Biểu số 2.46: Sổ Chứng từ ghi sổ số 16
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh
CHỨNG TỪ GHI SỔ (Trích) Số: 16 Chứng từ gốc (liên quan đến KQKD) Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 911
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
ĐVT: Đồng
Trích yếu Số hiệu Số tiền Ghi chú
Nợ Có K/c Gía vốn hàng bán 911 632 113.756.782 K/c Chi phí bán hàng 911 6421 30.179.431 …………. …. …. …. Cộng phát sinh 159.383.000 Kèm theo: ...chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu số 2.47: Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ (Trích) Tháng 10 năm 2013 Đơn vị tính: đồng Số đăng ký Số Ngày … … … 16 31/10 159.383.000 … … Cộng tháng 319.487.637 Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)
Biểu số 2.48: Sổ Cái tài khoản 911
Đơn vị: Công ty TNHH Đức Anh Minh
SỔ CÁI TÀI KHOẢN (Trích)
Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số NT Nợ Có Dư đầu kỳ
15 31/10 K/c Doanh thu thuần 511 159.383.000
16 31/10 K/c Gía vốn hàng bán 632 113.756.783 16 31/10 K/c Chi phí bán hàng 6421 30.179.431 … … … … …. Cộng PS 159.383.000 159.383.000 Dư Cuối kỳ Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC ANH MINH
Anh Minh
Khi mà nền kinh tế hàng hóa vận động theo cơ chế thị trường đang ngày càng tiến sâu vào nền kinh tế thế giới, thì các doanh nghiệp dù ở thành phần kinh tế nào, dưới hình thức nào cũng phải thực hiện tốt công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đứng trước tình hình đó, Công ty TNHH Đức Anh Minh đang tiếp tục cố gắng để hoàn thiện bộ máy hoạt động nhằm đảm bảo tiếp tục đứng vững trên thị trường đầy khốc liệt và vươn xa hơn nữa. Với đặc trưng kinh doanh các mặt hàng công nghệ điện tử, Công ty đang gặp phải sự cạnh tranh quyết liệt từ các doanh nghiệp trong nước. Vì vậy, để thực hiện được mục tiêu của Công ty, ban Giám đốc cần có những biện pháp hiệu quả để bổ sung, hoàn thiện bộ máy quản lý, đặc biệt là bộ phận kế toán bán hàng.
Sau đây, em xin đưa ra những ưu điểm, nhược điểm của kế toán bán hàng tại Công ty, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện nó.
3.1.1. Ưu điểm
Trong 8 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý cũng như phương thức kinh doanh cho phù hợp với thị trường. Điển hình một số ưu điểm như:
Công tác quản lý bán hàng
- Công ty đã có những biện pháp quản lý bán hàng phù hợp với thực tế, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban trong quá trình bán hàng. Từ đó, nâng cao được hiệu quả của công tác bán hàng nói riêng cũng như công tác quản lý doanh nghiệp nói chung.
Công ty cũng có biện pháp quan tâm đến chế độ quản lý sản phẩm nhập kho, xuất kho cả về số lượng và chất lượng. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng loại sản phẩm thuận tiện cho việc nhập, xuất hàng ngày.
Mặc dù trong kinh doanh số lượng hàng xuất bán ra hàng ngày nhiều nhưng công tác kế toán phần hành này luôn đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách kế toán.
- Quy trình bán hàng hợp lý, được tuân thủ nghiêm ngặt từ khâu nhận đơn đặt hàng, ký hợp đồng đến khâu hạch toán doanh thu, giá vốn … Báo cáo kết quả bán hàng được kế toán lập hàng tháng là căn cứ quan trọng để ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh một cách kịp thời, chính xác.
Tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán Áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định nên công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế trở nên dễ dàng hơn.
Phương pháp tính giá vốn hiện đang áp dụng tại Công ty là phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính, dễ kiểm tra. Đặc biệt trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán và việc Công ty có tương đối nhiều mã hàng và cường độ nhập xuất diễn ra thường xuyên thì phương pháp này có độ chính xác cao hơn so với các phương pháp tính giá khác.
Việc ghi nhận doanh thu bán hàng tuân thủ đúng nguyên tắc, phản ánh đầy đủ các khoản chi phí, doanh thu tạo điều kiện cho việc xác định kết quả bán hàng được chính xác.
Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. So với kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì đây là phương pháp được sử dụng nhiều hơn trong các doanh nghiệp, có độ chính xác cao hơn và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời hơn. Theo phương pháp kế toán có thể xác định được lượng hàng nhập, lượng hàng xuất và lượng hàng tồn kho của từng loại mặt hàng tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào.
Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp theo trình tự có khoa học, hợp lý, đảm bảo đúng chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ có trình tự và kịp thời từ các chứng từ gốc đến Báo cáo tổng hợp được sắp xếp, phân loại theo năm rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu. Hơn nữa, kế toán trưởng trong Công ty thường xuyên kiểm tra, giám sát để nhằm xác định tính có thật của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức sổ kế toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty trong.
Những năm qua khi Công ty áp dụng kế toán thủ công, nâng cao năng suất lao động kế toán, đảm bảo đối chiếu chặt chẽ, đồng thời cán bộ kế toán có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ. Tuy nhiên hình thức này hiện không phù hợp khi Công ty đưa máy tính vào nhằm giảm bớt công việc cho kế toán
3.1.2. Nhược điểm
Tuy đạt được những thành công trên, song Công ty vẫn tồn tại những hạn chế nhất định về công tác hạch toán và tình hình thanh toán. Sau đây là một số nhược điểm còn tồn tại tại Công ty:
Tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, tuy tính toán đơn giản nhưng công việc kế toán lại bị dồn vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến khả năng cập nhật nhanh thông tin giá cả thị trường thực tế để có biện pháp kịp thời điều chỉnh mỗi khi có giá hàng tăng hay giảm.
Dù Công ty có sử dụng nhiều phương thức bán hàng khác, song phần lớn là phương thức bán chịu (chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu) nên khó đảm bảo nguồn thu và vốn của Công ty bị ứ đọng.
Hiện tại Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên sổ chi tiết tài khoản 131 theo dõi từng đối tượng khách hàng nhưng chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng tới công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng. Đồng thời Công ty cũng chưa phản ánh loại nợ phải thu khách hàng và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng khách hàng. Đối với các khoản phải trả, Công ty cũng chỉ theo dõi các khoản phải trả trên sổ chi tiết tài khoản 331 theo dõi từng đối tượng nhà cung cấp chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thanh toán cho nên sẽ ảnh hưởng tới công tác thanh toán các loại nợ đến hạn này, làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng nhà cung cấp.
Công ty chưa thực hiện trích lập các khoản dự phòng như dự phòng khoản phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho…Như vậy Công ty đã bỏ qua nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
Chứng từ sổ sách:
Hệ thống chứng từ về bán hàng được thiết kế đầy đủ tuy nhiên có một vài chứng từ vẫn chưa có chữ ký của người lập chứng từ mà chỉ mới ghi tên. Do đó, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh người lập chứng từ kế toán phải nhất thiết ký tên và ghi rõ họ tên của mình, tránh tình trang chỉ ghi tên rồi để ký sau dẽ dẫn đến quên ký tên.
Công ty thường lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng nên dẫn đến khối lương công việc bị dồn lại nhiều vào cuối tháng, dễ gây nhầm lẫn thiếu sót.
Ứng dụng tin học:
Việc ứng dụng tin học ở bộ phận kế toán còn rất hạn chế nên nó ảnh hưởng đến việc xử lý và cung cấp thông tin trong công tác kế toán làm giảm hiệu quả công việc. Áp dụng các chương trình phần mềm kế toán còn hạn chế nên bộ máy kế toán còn phải làm thủ công nhiều, mỗi nhân viên kế toán còn
phải kiêm nhiệm quá nhiều chức năng, đó chính là những khó khăn để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao theo đúng tiến độ công việc. Bộ máy kế toán của Công ty vẫn chưa được đồng bộ, chưa thực sự chuyên môn hóa cao.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Hoàn thiện kế toán bán hàng là một yếu tố đối với các doanh nghiệp nói chung và đối với Công ty TNHH Đức Anh Minh nói riêng. Trước khi tiến hành hoàn thiện công tác kế toán ta phải đề ra các giải pháp hoàn thiện cụ thể. Các giải pháp hoàn thiện phải đảm bảo một số nguyên tắc sau:
• Hoàn thiện phải phù hợp với chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán của Nhà nước.
• Hoàn thiện phải phù hợp với các đặc điểm hàng hóa và hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty có thể áp dụng vào thực tiễn một cách linh hoạt, sáng tạo nhưng đảm bảo phản ánh chính xác và thuận tiện.
• Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng phải đặt trong mối quan hệ với các phần hành kế toán khác để công tác kế toán của toàn Công ty luôn có sự thống nhất, hỗ trợ và bổ sung cho nhau.
• Hoàn thiện bán hàng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Tiết kiệm trong việc sử dụng chi phí, hệ thống nhân sự nhưng phải hiệu quả trong việc sử dụng nhân lực và hiệu quả trong kinh doanh. Mặt khác hoàn thiện phải mang tính kịp thời, tránh gây thiệt hại không đáng có cho Công ty khi chưa có sự hoàn thiện.
Để thực hiện tốt việc hoàn thiện công tác bán hàng, các kế toán viện