Cú thể thấy, việc lựa chọn hỡnh thức khai thỏc sử dụng cú ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả sử dụng cỏc tài liệu đang được bảo quản trong kho. Với những điều kiện về kỹ thuật và con người như hiện nay ở Học viện chỉ ỏp dụng được ba hỡnh thức hỡnh thức khai thỏc tài liệu lưu trữ:
- Tổ chức tại phũng đọc:
Đõy là hỡnh thức dễ ỏp dụng và thuận lợi cho việc kiểm soỏt và quản lý tài liệu trong quỏ trỡnh độc giả đến khai thỏc. Hiện nay Học viện đang ỏp dụng hỡnh thức khai thỏc này.
- Cho mượn:
Cho cỏ nhõn và tập thể mượn tài liệu để phục vụ nhu cầu cụng tỏc hàng ngày là một hỡnh thức thiết thực để phỏt huy tỏc dụng của tài liệu. Hiện nay ở
kho lưu trữ Học viện đang ỏp dụng hỡnh thức khai thỏc này, nhưng đối tượng đến mượn phải cú văn bản đề nghị cho mượn cú cấp thẩm quyền ký, cú ý kiến của lónh đạo Văn phũng Học viện mới cho mượn và phải chịu trỏch nhiệm bảo quản tài liệu, giữ bớ mật của tài liệu khi sử dụng. Hỡnh thức này cũng khụng ỏp dụng nhiều ở Học viện.
- Cấp phỏt bản sao lục, trớch lục:
Hỡnh thức này được Học viện ỏp dụng đối với cỏc độc giả cú nhu cầu cấp phỏt bản sao của văn bản quản lý, hỡnh thức này ỏp dụng khụng phổ biến
Trong những năm qua số lượt người đến khai thỏc này càng tăng, nhất là luận văn, luận ỏn của cỏc học viờn đó ra trường, đú là những kết quả đó đạt được trong khai thỏc, sử dụng tài liệu ở kho tài liệu bảo quả luận văn luận ỏn ở Viện Thụng tin khoa học của Học viện đó cú phiếu yờu cầu. Số lượng đọc giả đến khai thỏc qua cỏc năm( trước năm 2002 chưa cú sổ thống kờ):
- Năm 2003-2004:
+ Luận văn cử nhõn, cao học: 28.030 lượt + Luận ỏn tiến sĩ: 9.000 lượt
- Năm học 2005-2006:
+ Luận văn cử nhõn, cao cấp: 33.214 lượt + Luận ỏn tiến sĩ: 11.926 lượt
- Năm 2007: + Thỏng 1/2007: 2.350 lượt + Thỏng 2/2007: 1.800 lượt + Thỏng 3/2007: 2.040 lượt + Thỏng 4/2007: 3.185 lượt + Thỏng 5/2007: 3.110 lượt
Cũn tài liệu quản lý hành chớnh ở kho lưu trữ phũng Hành chớnh Văn phũng Học viện thỡ lượng độc giả đến khai thỏc ít, chủ yếu là lónh đạo Học
viện và một số cỏn bộ, đơn vị cú nhu cầu trong Học viện. Qua khảo sỏt cho thấy đó cú sổ theo dừi cho mượn tài liệu qua cỏc năm ở kho lưu trữ Học viện, số độc giả khai thỏc qua cỏc năm rất hạn chế (trước năm 2002 chưa cú sổ theo dừi):
- Năm 2002: 45 lượt - Năm 2003: 55 lượt - Năm 2004: 78 lượt - Năm 2005: 89 lượt - Năm 2006: 102 lượt 2.5.3. Những kết quả đó đạt được
- Tài liệu lưu trữ trong kho được tổ chức khoa học, biờn mục, sắp xếp gọn gàng với những điều kiện bảo quản tương đối tốt cũng tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh khai thỏc sử dụng của độc giả.
- Phũng đọc tài liệu lưu trữ luận văn, luận ỏn được bố trớ tại tầng 1 của khu làm việc rất thuận lợi cho độc giả đến đọc và mượn tài liệu.
- Cỏn bộ ở phũng đọc cú thỏi độ lịch sự, nghiờm tỳc trong quỏ trỡnh phục vụ độc giả cho nờn ngày càng cú đụng người đến khai thỏc và sử dụng. Đõy cũng là một trong những tiờu chớ quan trọng để đỏnh giỏ chất lượng của cụng tỏc phục vụ của lưu trữ Học viện.
- Hiệu quả khai thỏc sử dụng đó tạo điều kiện cho cụng tỏc đảm bảo thụng tin được thực hiện tốt, tiết kiệm được thời gian, tiền của cụng sức lao động của Học viện.
- Qua khảo sỏt như đó nờu trờn chỳng ta thấy số lượt người khai thỏc sử, dụng tài liệu ngày càng tăng. Điều này cho thấy vai trũ và vị trớ của cụng tỏc lưu trữ Học viện trong việc thu hút độc giả đến thụng tin.