nguyờn nhõn sau đõy:
Một là, nhận thức về tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ ở cỏc cấp lónh đạo và cỏn bộ nhõn viờn trong Học viện chưa đầy đủ nờn chưa dành sự quan tõm đỳng mức đến cụng tỏc lưu trữ trờn cả phương diện quản lý chỉ đạo và tổ chức thực hiện.
Hai là, việc thực hiện cỏc nguyờn tắc và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ của cỏn bộ lưu trữ chưa khoa học, thống nhất giữa cỏc đơn vị trong Học viện, nờn cụng tỏc lưu trữ cũn gặp nhiều khú khăn từ khõu thu thập tài liệu đến khõu chỉnh lý và lưu giữ, bảo quản tài liệu.
Ba là, định mức kinh phớ đầu tư cho lưu trữ chưa thoả đỏng, việc ứng dụng khoa học cụng nghệ, nhất là ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào việc lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ cũn chậm, chưa đỏp ứng được yờu cầu thực tế lưu trữ của cơ quan.
Bốn là, cỏc đơn vị chưa thực hiện nghiờm tỳc Quy chế về cụng tỏc văn thư, lưu trữ của Ban Giỏm đốc Học viện ban hành ngày 27-5-2002.
Năm là, cỏc cơ quan quản lý của Học viện chưa đụn đốc tớch cực và hướng dẫn đầy đủ cho cấp dưới thực hiện cỏc yờu cầu về cụng tỏc lưu trữ.
Việc ứng dụng cụng nghệ thống tin vào lưu trữ ở cỏc kho lưu trữ của Học viện thỡ chưa được triển khai thực hiện. Do đú, Học viện cần đầu tư vào cụng tỏc lưu trữ của cơ quan để từng bước ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cỏc hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như cụng tỏc chỉnh lý, hệ thống cụng cụ tra cứu, xõy dựng trang web để giới thiệu mục lục tài liệu trờn mạng LAN của Học viện, đỏp ứng nhu cầu khai thỏc ngày càng tăng của Học viện.
2.8. NHẬN XẫT VỀ TèNH HèNH TRIỂN KHAI CễNG TÁC LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN HỌC VIỆN
Là cơ quan sự nghiệp trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam và Chớnh phủ, để đảm bảo thực hiện tốt Quyết định 149- QĐTW ngày 02-8-2005 của Bộ Chớnh trị và Nghị định 48/2006/NĐ-CP ngày17-5-2006 của Chớnh phủ quy định về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Học viện. Sự phỏt triển của Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh vừa hỡnh thành vừa xõy dựng và phỏt triển. Trong quỏ trỡnh phỏt triển đú, Học viện đó nhiều lần đổi tờn và điều chỉnh chức năng nhiệm vụ. Nhỡn theo gúc độ lịch sử cú thể chia thành bốn giai đoạn:
Giai đoạn từ khi thành lập đến hoà bỡnh lập lại ở miền Bắc(1954)
Giai đoạn từ khi thành lập 1949 đến năm 1954, cụng tỏc lưu trữ của Học viện chưa hỡnh thành rừ rệt, cũn đơn sơ và lẫn lộn với cụng tỏc văn thư, chưa cú cỏn bộ lưu trữ riờng. Nhiều tài liệu phản ỏnh hoạt động của Học viện chưa lưu trữ được đến nay. Thậm chớ Quyết định thành lập trường Đảng Trung ương cũng khụng cũn. Một số tài liệu lưu trữ ở giai đoạn này cũng khụng cú đầy đủ yếu tố phỏp lý, thiếu độ tin cậy nờn khụng thể hiện được tớnh lụ gớc và lịch sử hoạt động của Học viện. Trong giai đoạn này Học viện cũng chưa thành lập phụng lưu trữ.
Giai đoạn thứ hai từ năm 1955-1976:
Ở giai đoạn này cụng tỏc đào tạo, cụng tỏc nghiờn cứu khoa học và bộ mỏy tổ chức của Học viện khụng ngừng phỏt triển cả về chiều rộng và chiều sõu để phục vụ hai nhiệm vụ chiến lược của cỏch mạng nước ta. Hàng năm Học viện sản sinh ra một khối lượng văn bản lớn bao gồm đủ cỏc loại để phục vụ cho cụng tỏc quản lý, đào tạo, nghiờn cứu khoa học, củng cố bộ mỏy tổ chức và tăng cường đội ngũ cỏn bộ xõy dựng phỏt triển cơ sở vật chất- kỹ thuật.
Để phục vụ cỏc hoạt động trờn, cụng tỏc lưu trữ của Học viện đó cú những chuyển biến bước đầu về tầm quan trọng và ý nghĩa thực tiễn của nú. Tuy nhiờn lỳc này vẫn chưa lập Phụng lưu trữ, chưa bố trớ cỏn bộ lưu trữ
chuyờn trỏch, chưa tổ chức kho lưu trữ tài liệu; cụng tỏc văn thư và lưu trữ cũn lần lộn, vỡ vậy tài liệu sản sinh ra trong quỏ trỡnh hoạt động vẫn để chung một chỗ. Chưa tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu để đưa vào kho lưu trữ. Cụng việc tra cứu, khai thỏc những tài liệu cũ hiện nay gặp rất nhiều khú khăn và khụng đạt yờu cầu sử dụng.
Giai đoạn thứ hai từ năm 1977-1992:
Sau khi đất nước được thống nhất, cả nước bước vào thời kỳ quỏ độ đi lờn chủ nghĩa xó hội đặt ra cho sự nghiệp đào tạo và bồi dưỡng cỏn bộ của Đảng những nhiệm vụ mới rất khẩn trương, nặng nề và với quy mụ lớn. Theo quyết định của Trung ương Đảng từ thỏng 7/1977 trường mang tờn trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc và mở thờm cơ sở hai tại thành phố Hồ Chớ Minh. Ngày 02/10/1978, Ban Bớ thư ra chỉ thị số 54-CT/TW: “Về nhiệm vụ của trưởng Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc trong giai đoạn mới” nờu rừ trường “là cụng cụ quan trọng của Đảng trờn mặt trận tư tưởng và lý luận” và cú hai nhiệm vụ cơ bản, một là đào tạo và bồi dưỡng cỏn bộ cao cấp và trung cấp về lý luận chớnh trị, hai là nghiờn cứu lý luận nhằm làm tốt việc giảng dạy đồng thời gúp phần vào cụng tỏc lý luận chung của Đảng.
Thời kỳ từ năm 1977 đến năm 1992 tài liệu trong phụng đó nhiều hơn so với giai đoạn trước nhưng nhiều tài liệu cũn phõn tỏn ở cỏc đơn vị và khụng được tập trung thống nhất về một nơi là bộ phận lưu trữ của Học viện. Chớnh vỡ sự phõn tỏn đú nờn tài liệu trong Phụng lưu trữ của Học viện khụng đầy đủ. Chủ yếu thời kỳ này là tài liệu của Văn phũng Học viện cũn cỏc đơn vị trong cỏc Học viện khụng cú.
Giai đoạn từ năm 1993- 2006:
Cột mốc mới hết sức quan trọng trong quỏ trỡnh phỏt triển của Học viện là ngày 10-3-1993, Bộ Chớnh trị ra Quyết định về việc sắp xếp lại cỏc trường Đảng Trung ương và chuyển thành Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh
trực thuộc Trung ương Đảng và Chớnh phủ. Đõy khụng đơn thuần là việc đổi tờn gọi mà là bước chuyển trờn quy mụ lớn về cơ cấu tổ chức hệ thống trường Đảng và là sự xỏc định trọng trỏch to lớn của Học viện trước Đảng và Nhà nước với tư cỏch là một Học viện Chớnh trị Quốc gia bao gồm Trung tõm và 5 Học viện khu vực: Học viện khu vực I Hà Nội, Học viện khu vực II thành phố Hồ Chớ Minh, Phõn viện khu vực III thành phố Đà Nẵng, Học viện Khu vực IV Cần Thơ, Học viện Bỏo chớ vàTuyờn truyền ở Hà Nội. Giai đoạn này tài liệu đó tương đối đầy đủ bao gồm tài liệu của cỏc Vụ, Viện và cỏc đơn vị chức năng trong Học viện. Cụng tỏc lưu trữ đó được triển khai thực hiện, dần dần đi vào nề nếp. Học viện đó cú sự chuyển biến đỏng kể về cụng tỏc lưu trữ là đó cú kho lưu trữ và những phương tiện làm việc ngày càng tốt hơn.
Tiểu kết chương 2
Mặc dự việc thành lập phụng lưu trữ Học viện Chớnh trị Quốc gia Hồ Chớ Minh muộn, song cụng tỏc lưu trữ của Học viện đó được sự quan tõm của Ban Giỏm đốc Học viện, của Ban lónh đạo Viện Thụng tin khoa học, Văn phũng Học viện và cỏc cơ quan quản lý cấp trờn tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận lưu trữ về cơ sở vật chất-kỹ thuật đến việc bổ sung thờm nhõn sự, mở cỏc lớp đào tạo lại về cụng tỏc văn thư, lưu trữ. Đặc biệt là cấp cơ sở vật chất, thiết bị để phục vụ cho cụng tỏc lưu trữ ngày càng được quan tõm như đó cú phũng làm việc riờng, phũng kho riờng, trang thiết bị mỏy điều hoà nhiệt độ, giỏ đựng tài liệu, hệ thống ỏnh sỏng và cỏc trang thiết bị văn phũng phục vụ cụng tỏc chỉnh lý tài liệu.
Bờn cạnh những mặt đó làm được cũn một số tồn tại cần khắc phục đú là: Việc nhận thức của một số đồng chớ lónh đạo, cỏ nhõn về vị trớ vai trũ của cụng tỏc lưu trữ chưa thật đầy đủ. Chỉ đến khi cần tra tỡm tài liệu để phục vụ nghiờn cứu khoa học, hoặc liờn quan đến quyền lợi của cỏ nhõn họ thỡ lỳc đú mới đề cao vai trũ của cụng tỏc lưu trữ. Chớnh từ những nhận thức khụng
đỳng về cụng tỏc lưu trữ, nờn cụng tỏc lưu trữ hiện nay cũn chưa đỏp ứng yờu cầu phục vụ cỏc hoạt động của Học viện.
Yờu cầu trước mắt là kiện toàn bộ mỏy, tăng cường đội ngũ cỏn bộ chuyờn trỏch cụng tỏc lưu trữ cả về số lượng và chất lượng; tiến hành chỉnh lý khoa học kỹ thuật những tài liệu cũn tồn đọng để đưa vào phụng lưu trữ và nộp tài liệu lưu trữ về kho lưu trữ Văn phũngTrung ương Đảng theo yờu cầu quản lý của cơ quan cấp trờn.
Về yờu cầu lõu dài là hiện đại húa cụng tỏc lưu trữ, gúp phần thực hiện tốt Phỏp lệnh lưu trữ của Nhà nước và Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 30-7- 2005 và Quyết định số 149- QĐ/TW ngày 02-8-2005 của Bộ Chớnh trị về Học viện.
Chương 3
MỘT Sẩ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CễNG TÁC LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
Cụng tỏc lưu trữ được tổ chức tốt hay khụng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ngày 8- 4-2004 Chớnh phủ đó ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ- CP về cụng tỏc văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Phỏp lệnh lưu trữ Quốc gia, đú là những cơ sở phỏp lý quan trọng về cụng tỏc văn thư và cụng tỏc lưu trữ hiện nay của nước ta. Đối với Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh, nõng cao chất lượng cụng tỏc văn thư-lưu trữ là một nội dung quan trọng nhằm gúp phần đổi mới mạnh mẽ, toàn diện cỏc mặt cụng tỏc, đỏp ứng yờu cầu mới theo Nghị quyết số 52/NĐ-TW và Quyết định số 149/QĐ-TW của Bộ Chớnh trị về Học viện trong thời kỳ mới. Vỡ vậy, việc củng cố, nõng cao chất lượng cụng tỏc lưu trữ của Học viện được đặt ra cấp thiết, là một trong những biện phỏp quan trọng gúp phần nõng cao chất lượng cụng tỏc núi chung của Học viện trong thời gian tới.
Phỏp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thụng qua ngày 04- 4-2000 và cú hiệu lực thi hành từ ngày 01-7-2001 đỏnh dấu một bước phỏt triển mới về luật phỏp lưu trữ Việt Nam. Đõy là văn bản quy phạm phỏp luật cao nhất của nước ta về cụng tỏc lưu trữ, đặt ra những căn cứ phỏp lý cơ bản để quản lý thống nhất cụng tỏc văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước. Thực hiện Phỏp lệnh này và những Nghị định của Chớnh phủ, cụng tỏc văn thư lưu trữ trong toàn quốc đó cú những chuyển biến tớch cực, đỏp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của cỏc cơ quan cũng như cỏc yờu cầu của xó hội; gúp phần tớch cực vào cụng cuộc cải cỏch nền hành chớnh Nhà nước. Tuy nhiờn, cụng tỏc lưu trữ ở nhiều Ban, ngành trong cả nước trong đú cú Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh cũn nhiều hạn chế, chưa đỏp ứng yờu cầu phục vụ cụng tỏc quản lý hành chớnh, cụng tỏc đào
tạo, nghiờn cứu khoa học ở Học viện. Qua khảo sỏt thực trạng cụng tỏc lưu trữ ở Học viện, chỳng tụi xin đề xuất một số giải phỏp nhằm nõng cao chất lượng cụng tỏc lưu trữ ở Học viện hiện nay là:
3.1. NHểM GIẢI PHÁP VỀ NÂNG CAO NHẬN THỨC ĐỐI VỚI CễNG TÁC LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH