2.7.1. Những kết quả đạt được
Hiện nay Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh cú 6 đơn vị đó sử dụng cỏc phần mềm cơ sở dữ liệu và được quản trị bằng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Thư viện điện tử (thuộc Viện Thụng tin Khoa học) cú cơ sở dữ liệu lớn nhất, được xõy dựng trong nhiều năm và cú một website để điều hành cỏc ứng dụng của Thư viện. Một số đơn vị như Vụ Tổ chức- Cỏn bộ, Văn phũng Đảng-Đoàn thể, Phũng Vật tư (Văn phũng Học viện), Phũng Tài vụ (Văn phũng Học viện) đều ứng dụng một số phần mềm xõy dựng và quản trị cơ sở dữ liệu. Vụ Tổ chức-Cỏn bộ sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cỏn bộ, cụng chức; Văn phũng Đảng-Đoàn thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ Đảng viờn; Phũng Tài
vụ sử dụng phần mềm quản lý hoạt động thanh quyết toỏn tài chớnh. Một yờu cầu quan trọng của cỏc phần mềm xõy dựng và quản lý cơ sở dữ liệu nờu trờn là phải dễ dàng nhập liệu và sử dụng thuận tiện. Tuy nhiờn ngoại trừ Thư viện điện tử, cỏc phần mềm trờn đều chưa đỏp ứng được yờu cầu này.
Đối với phần mềm quản lý hồ sơ cỏn bộ, cụng chức, cũng như phần mềm quản lý hồ sơ Đảng viờn, việc vận hành tương đối phức tạp và những ứng dụng này cú 2 điểm yếu là vận hành rất chậm trờn mỏy tớnh cỏ nhõn đồng thời khụng triển khai được trờn cụng nghệ web. Ưu điểm của nú là cú khả năng lưu trữ, quản trị và tỡm kiếm thụng tin dễ dàng, nhanh chúng hơn so với việc quản lý và tỡm kiếm thụng tin trờn giấy tờ, sổ sỏch. Thờm vào đú lượng hồ sơ được số hoỏ dự lớn đến đõu cũng khụng thể chiếm dụng nhiều diện tớch và khụng gian như với hồ sơ lưu trờn giấy. Mặc dự vậy thỡ hiện nay hệ thống mỏy tớnh chạy cỏc phần mềm này của Vụ Tổ chức-Cỏn bộ và Văn phũng Đảng-Đoàn thể vẫn chưa cú mỏy chủ chuyờn dụng mà chỉ sử dụng mỏy tớnh cỏ nhõn.
Như vậy việc xõy dựng cơ sở dữ liệu tại Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh đó bước đầu được coi trọng, triển khai tại một số đơn vị chức năng thực sự cú nhu cầu ứng dụng cụng nghệ thụng tin, phục vụ trực tiếp cụng tỏc lónh đạo, quản lý của Giỏm đốc Học viện. Tuy nhiờn cú thể thấy một số hạn chế sau:
- Hệ thống hạ tầng cơ sở kỹ thuật chưa cú sự đầu tư cơ bản. Vật tư trang thiết bị đầu tư cũn thiếu đồng bộ, mỏy múc khụng đảm bảo yờu cầu về thụng số kỹ thuật khiến cho vận hành ứng dụng chậm chạp. Cỏc phần mềm mới chỉ chỳ ý đến sự thống nhất tiờu chớ trong cụng tỏc quản lý mà chưa thể tớnh đến sự thống nhất về kỹ thuật - cụng nghệ để tạo điều kiện liờn thụng hệ thống. Cỏc phần mềm ứng dụng thiếu tớnh thống nhất, khụng theo một chuẩn nhất định sẽ khụng tạo điều kiện để phỏt triển thành một hệ thống, hạn chế khả năng chia sẻ thụng tin trong tỏc nghiệp.
- Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc vẫn chưa cao, bờn cạnh đú năng lực vận hành của cỏn bộ, cụng chức cũn hạn chế nờn cũng khiến việc xõy dựng cơ sở dữ liệu chậm chạp.
- Trong tổng số 450 mỏy tớnh của Học viện đó cú hơn 300 mỏy tớnh nối mạng, mặc dự vậy việc lưu trữ vẫn chủ yếu trờn mỏy tớnh cỏ nhõn. Điều này cú nghĩa là vẫn tồn tại những nguy cơ tiềm ẩn gõy mất dữ liệu.
Hiện nay tất cả cỏc mỏy tớnh tại Học viện đều đang sử dụng cụng nghệ và thiết bị lưu trữ bằng cụng nghệ lưu trữ gắn trực tiếp (DAS). Với tổng số 450 mỏy tớnh đang sử dụng tại 32 đơn vị, nếu tớnh trung bỡnh mỗi mỏy tớnh cú dung lượng ổ cứng là 20 Gb, cộng tất cả lại chỳng ta sẽ cú 9000 Gb. Con số này làm thoả món ngay cả những người bi quan nhất. Đú là chưa kể tới số mỏy chủ tại Thư viện điện tử, Trung tõm tớch hợp dữ liệu của Học viện cú tổng dung lượng ổ cứng lờn tới con số khoảng 1500 Gb.
Cựng với những hoạt động ứng dụng cụng nghệ thụng tin riờng lẻ trong cụng tỏc hiện nay, trong thời gian tới, hệ cụng tỏc lưu trữ hiện hành của Học viện sẽ được xõy dựng và dần dần đi vào hoạt động, tiến tới thay thế cỏch thức làm việc truyền thống. Như vậy sẽ xuất hiện một lượng ngày càng lớn dữ liệu gồm cỏc loại văn bản, ảnh và hỡnh ảnh…Điều đú đồng nghĩa với việc lượng dữ liệu sẽ được tạo ra ngày càng lớn. Theo tớnh toỏn của chỳng tụi, chỉ với thực tế sử dụng mỏy tớnh như nay, mỗi năm trung bỡnh 1 mỏy tớnh cũng sẽ tạo ra khoảng 5 Gb dữ liệu, một năm toàn Học viện tạo ra khoảng 2300Gb dữ liệu. Nếu tớnh theo tốc độ này thỡ trong vũng 5 năm tới, Học viện đang nhanh chúng sử dụng hết chỉ cho nhu cầu lưu trữ. Trờn thực tế, phỏt triển ứng dụng tin học hiện nay, sẽ đến lỳc mỗi cỏn bộ, cụng chức Học viện sử dụng 01 mỏy tớnh để phục vụ nhu cầu cụng việc, gửi cỏc bài viết, thụng tin trờn mạng đến địa chỉ cần thiết, thay thế việc đưa đi cỏc nơi như trước đõy. Trong tương lai Học viện sẽ xõy dựng cơ sở lưu trữ điện tử.
2.7.1.1. Khai thỏc và sử dụng cơ sở dữ liệu
Ở trờn chỳng tụi đó phõn tớch về việc xõy dựng và lưu trữ cơ sở dữ liệu, nhưng việc quan trọng khụng kộm là khai thỏc, sử dụng thụng tin. Rừ ràng là nếu chỳng ta tạo ra được một hệ thống thụng tin và lưu trữ tốt thỡ sẽ cú giỏ trị khai thỏc rất tốt. Nhưng vấn đề là người cần thụng tin sẽ khai thỏc và sử dụng thụng tin từ cơ sở dữ liệu ra sao. Lượng thụng tin lưu trữ rất lớn và việc tỡm kiếm, sử dụng đều tự động hoỏ sẽ là một thỏch thức lớn với người sử dụng, đũi hỏi việc khai thỏc phải cú những phương phỏp, cỏch thức nhất định khỏc với những phương phỏp truyền thống.
Cú hai kỹ năng cơ bản mà người sử dụng cần biết khi khai thỏc thụng tin từ cơ sở dữ liệu là: tỡm kiếm thụng tin và lấy thụng tin.
Việc tỡm kiếm thụng tin sẽ do cụng cụ tự động trợ giỳp, nhưng người dựng cần biết sử dụng những cụng cụ này, việc tỡm kiếm thường mang đến lượng kết quả lớn hơn và ít phự hợp với mong muốn của người cần thụng tin. Chớnh vỡ vậy, yờu cầu là cụng cụ tỡm kiếm phải thõn thiện với người dựng, cú khả năng tỡm kiếm nhiều loại thụng tin khỏc nhau, tương ứng với những kiểu dữ liệu khỏc nhau (về kỹ thuật số hoỏ) trong cơ sở dữ liệu.
Hiện nay, việc khai thỏc và sử dụng thụng tin số hoỏ tại Học viện vẫn cũn hạn chế. Cú thể núi hạn chế từ khõu xõy dựng, lưu trữ đó khiến cho việc khai thỏc cũng khụng tốt hơn. Thói quen cũng như kỹ năng tỡm kiếm thụng tin số hoỏ vẫn chưa hỡnh thành trong cỏn bộ, cụng chức của Học viện. Điển hỡnh là cú nhiều văn bản quản lý của Giỏm đốc Học viện đó được đăng tải trờn trang web nhưng cỏc đơn vị vẫn khụng biết tỡm nội dung văn bản đú khi cú nhu cầu. Nơi đầu tiờn họ tỡm vẫn là văn thư, lưu trữ hoặc thậm chớ là thư viện. Bờn cạnh thói quen, năng lực thỡ cũng cần thấy là do Học viện chưa cú hệ thống tỏc nghiệp nờn thụng tin số hoỏ chưa nhiều, chưa phổ biến, rất ít thụng tin cú thể tỡm kiếm được trờn mạng LAN. Mặt khỏc, vỡ rất nhiều thụng tin trờn
Internet và mạng diện rộng của Chớnh phủ đó khụng được cỏn bộ, cụng chức Học viện chỳ ý, tỡm kiếm và sử dụng.
2.7.1.2. Bảo mật và an toàn cơ sở dữ liệu
Dự tồn tại trờn bất cứ hỡnh thức nào, thụng tin luụn là một yếu tố cần thiết và quan trọng đối với con người. Chỳng ta đều thấy rừ vai trũ to lớn và ý nghĩa quan trọng của thụng tin trong đời sống xó hội từ khi loài người xuất hiện. Do đú, thụng tin luụn luụn được coi là một loại tài sản rất cần được giữ gỡn, bảo vệ trong trường hợp nú trở nờn quan trọng, cần được giữ bớ mật và đảm bảo độ tin cậy.
Trong hơn một năm qua, bờn cạnh nguyờn nhõn cơ bản là chưa tham gia vào mạng Internet, thỡ hệ thống mạng của Học viện vận hành tốt, an toàn chớnh là nhờ sớm được cài đặt bức tường lửa(Firewall). Tuy nhiờn, dự Firewall được cài đặt cấu hỡnh hoàn chỉnh, hoạt động tốt, cũng vẫn khụng đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống thụng tin. Những kẽ hở trong cụng tỏc bảo mật cũn xuất hiện từ cỏc ứng dụng.
Những năm gần đõy Ban Giỏm đốc Học viện đó chỳ trọng việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc lưu trữ hồ sơ tài liệu của cỏ nhõn cỏc đơn vị trong Học viện, nhưng vẫn mang tớnh chất phục vụ lưu trữ hiện hành đối với những tài liệu mới. Trờn trang web mạng LAN của Học viện thể hiện cỏc vấn đề sau:
- Tin nổi bật
- Lịch cụng tỏc tuần của Ban Giỏm đốc
- Thụng tin hoạt động
- Cỏc văn bản quản lý - Cỏc bài viết chuyờn đề - Giới thiệu Học viện
Bờn cạnh những kết quả đó đạt được kể trờn việc ứng dụng cụng nghệ