Phải bằng nhiều hỡnh thức tuyờn truyền cho cụng chức, viờn chức Học viện đều phải quỏn triệt, nhận thức sõu sắc về cụng tỏc lưu trữ và tỏc động của nú đối với cỏc mặt cụng tỏc của Học viện. Lờ nin đó từng núi: Khụng cú lý luận cỏch mạng, thỡ khụng cú phong trào cỏch mạng. Trờn ý nghĩa đú cú thể khẳng định rằng: khụng cú nhận thức sõu sắc về cụng tỏc lưu trữ thỡ khụng cú hành động tổ chức tốt cụng tỏc lưu trữ của Học viện.
Khụng chỉ đối với Ban Giỏm đốc mà những cỏn bộ quản lý, cỏn bộ giảng dạy, nghiờn cứu, cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc lưu trữ và toàn thể cỏn bộ, cụng chức Học viện phải hiểu rừ vị trớ, vai trũ và ý nghĩa của cụng tỏc lưu trữ trong cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng, nghiờn cứu khoa học và cỏc hoạt động hành chớnh khỏc của Học viện trong giai đoạn mới. Trờn cơ sở đú một số việc cần phải làm ngay là:
- Từ cỏn bộ lónh đạo, quản lý đến cụng chức, viờn chức trong toàn hệ thống Học viện phải thực hiện tốt Nghị định 110-NĐ/CP ngày 08-4-2004 của Chớnh phủ cú ý thức lập hồ sơ cỏ nhõn sau khi đó hoàn thành cụng việc trong một năm như Quy định trong Nghị định 110 NĐ/CP ” Trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc, mỗi cỏ nhõn phải lập hồ sơ về cụng việc đú”. [12;10].
- Tăng cường mở cỏc lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn kiến thức về cụng tỏc lưu trữ cho cỏn bộ làm văn thư, lưu trữ ở cỏc đơn vị trực thuộc và trong toàn bộ hệ thống Học viện
- Đội ngũ cỏn bộ lưu trữ cần được bổ sung theo cỏc tiờu chuẩn nghiệp vụ của ngạch cụng chức lưu trữ với cỏc chức danh như lưu trữ viờn trung cấp, lưu trữ viờn, lưu trữ viờn chớnh, lưu trữ viờn cao cấp. Đội ngũ cỏn bộ này cần được chuyờn mụn hoỏ cao, sử dụng ổn định lõu dài, đảm bảo một số lượng biờn chế cần thiết để đủ bố trớ ở Trung tõm Học viện và cỏc Học viện Chớnh trị trực thuộc.
3.2. NHểM GIẢI PHÁP VỀ BỔ SUNG, HOÀN THIỆN QUY CHẾ VỀ VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH