Lập bản kờ tài liệu là một khõu cơ bản trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ trị tài liệu và giữ một vai trũ thiết yếu trong việc xỏc định phạm vi bổ sung tài liệu của Phụng Học viện. Việc lập bảng kờ tài liệu giỳp cho việc xỏc định giỏ trị cỏc tài liệu để đưa vào lưu trữ và xỏc định cỏc tài liệu hết giỏ trị sử dụng ra khỏi kho và tiờu huỷ loại. Trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ trị tài liệu Học viện đó
sử dụng một số bảng kờ chớnh sau: Bảng kờ tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng, bảng kờ cỏc tài liệu cú thời gian bảo quản tạm thời tại phũng lưu trữ Học viện, bảng kờ cỏc tài liệu tiờu biểu hỡnh thành trong hoạt động của Học viện cú chỉ dẫn thời gian bảo quản.
Nhận xột về cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu:
Qua kết quả khảo sỏt thực tế và dựa theo bỏo cỏo của phũng Hành chớnh Văn phũng Học viện đó đạt được một số kết quả:
- Chỉnh lý được 500 cặp tài liệu của giai đoạn từ năm 1955- 1997 để đưa vào sử dụng, khai thỏc. Hiện nay, cũn 1500 cặp tài liệu giai đoạn 1997- 2006 chưa chỉnh lý.
- Số tài liệu đó thu về những năm 1955-1977 chỉnh lý được 40 cặp tài liệu lưu vĩnh viễn trong tổng số 500 cặp tài liệu đó được chỉnh lý trong kho lưu trữ của Học viện.
Ngày 15- 5-2007, Văn phũng Học viện đó cú Cụng văn về việc yờu cầu nộp tài liệu của cỏc đơn vị trong toàn Học viện giao nộp tài liệu lưu trữ tập trung về kho lưu trữ Học viện. Bộ phận lưu trữ Phũng Hành chớnh Văn phũng Học viện đó từng bước tiến hành chỉnh lý khoa học kỹ thuật hệ thống cỏc văn bản, xỏc định giỏ trị từng hồ sơ. Học viện đó tiến hành chỉnh lý xong tài liệu lưu trữ trong Phụng Học viện hai đợt: Đợt một từ 1955 -1993, đợt hai từ 1993- 1996 và đang tiến hành chỉnh lý tiếp tài liệu giai đoạn từ năm 1997- 2006 để bàn giao cho kho lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng.
* Những hạn chế:
Xỏc định giỏ trị tài liệu là một lĩnh vực khú và cú độ phức tạp cao. Bờn cạnh những kết quả đó đạt được ở trờn, Học viện cũn một số hạn chế về nghiệp vụ xỏc định giỏ trị tài liệu như sau:
- Số lượng cỏc văn bản của Học viện được lưu vĩnh viễn và tạm thời trong kho sau chỉnh lý cú quỏ ít so với phạm vi và chức năng nhiệm vụ hoạt động của Học viện.
- Đó cú văn bản hướng dẫn của Văn phũng trung ương Đảng nhưng trờn thực tế việc xỏc định giỏ trị tài liệu làm chưa tốt vỡ cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ cũn cú những hạn chế về trỡnh độ chuyờn mụn, cú những văn bản nội dung khụng cú giỏ trị nhưng vẫn phải lưu lại. Điều này dẫn đến chất lượng của hồ sơ lưu ở kho Học viện giỏ trị sử dụng thấp.
- Chưa thực hiện được việc tối ưu hoỏ thành phần thụng tin tài liệu đang bảo quản trong kho Học viện. Hay núi một cỏch khỏc là chưa kiểm tra, đỏnh giỏ tổng thể lại số hồ sơ tài liệu được giữ lại bảo quản từ trước đến nay để xỏc định cỏc trường hợp lựa chon chưa chớnh xỏc, tài liệu lưu trữ cú thụng tin trựng, thừa, hoặc xử lý tài liệu cú thời hạn bảo quản “tạm thời”. Chớnh vỡ vậy, tài liệu trong Phụng lưu trữ Học viện khụng cần phải lưu giữ nữa vẫn chưa được làm thủ tục để tiờu huỷ, chiếm rất nhiều diện tớch trong kho. Điều này cũng gõy khú khăn cho cụng tỏc bảo quản cỏc tài liệu khỏc cú giỏ trị của kho lưu trữ Học viện. Học viện cần cú kế hoạch để tiờu huỷ cỏc tài liệu tồn đọng này.