Những nhược điểm, tồn tại, hạn chế nên trên xuất phát từ một số nguyên nhân chủ yếu sau:
- Sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy và chính quyền địa phương, sự chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Phòng Tư
pháp cấp huyện chưa sâu sát và quyết liệt. Kết quả khảo sát của 1.493 xã cho thấy sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ, chính quyền địa phương có nơi, có lúc chưa chưa thường xuyên (chiếm 15,5%) và sự chỉ đạo, hướng dẫn, đôn
- Đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp xã mặc dù đã được củng cố, kiện toàn, nhưng so với khối lượng công việc được giao thì vẫn còn mỏng. Hiện nay trên cả nước mới có 1.847 xã/12.797 xã bố trí được 02 công chức Tư
pháp - Hộ tịch (chiếm 14,64%), vẫn còn 85,36% số xã có 01 công chức Tư
pháp - Hộ tịch. Đồng thời, kết khảo sát cho thấy 52% số xã thiếu cán bộ Tư
pháp – Hộ tịch. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức Tư pháp - Hộ
tịch tuy đã được nâng lên nhưng vẫn chưa đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụđược giao (xem phần về thực trạng vềđội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch).
- Thể chế quản lý các lĩnh vực công tác tư pháp có liên quan đến công tác tư pháp cấp xã mặc dù thường xuyên được điều chỉnh, bổ sung nhiều lần nhưng vẫn chưa đầy đủ, cụ thể, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý và nhu cầu xã hội trong điều kiện phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa, cải cách hành chính, xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật, cải cách tư pháp, xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam, nhất là trong các lĩnh vực về quản lý và đăng ký hộ tịch, lĩnh vực chứng thực.
- Việc phân cấp mạnh mẽ nhiều nhiệm vụ cho UBND cấp xã, đặc biệt là chứng thực và hộ tịch nhưng chưa gắn liền với các điều kiện bảo đảm để triển khai thực hiện nhiệm vụ như phân bổ thêm biên chế, bố trí kinh phí, chếđộđãi ngộ, việc đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ
tịch....
- Cơ chế phối hợp với các ban ngành, đoàn thể ở địa phương chưa chặt chẽ, cụ thể, rõ ràng. Các nhiệm vụ công tác tư pháp ở cấp xã ngoài tính chất hành chính, chuyên môn còn mang tính xã hội rộng rãi, kết hợp giữa quản lý nhà nước với sự tham gia của nhân dân. Do đó, sự phối hợp thực hiện nhiệm vụ Tư pháp ở cấp xã với các ban, ngành, đoàn thể ở địa phương cấp xã có ý nghĩa quan trọng tới việc triển khai cũng như chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ công tác Tư pháp ở cơ sở. Tuy nhiên, trên thực tế việc phối hợp này còn rất hạn chế. Kết quả khảo sát tại 1.493 cấp xã thì có tới 45% số xã cho biết cơ chế phối hợp giữa các ban ngành, đoàn thể ở địa phương chưa chặt chẽ, cụ
thể, rõ ràng.
- Trang thiết bị, điều kiện làm việc, chếđộđãi ngộđối với công chức Tư
pháp - Hộ tịch cấp xã chưa đầy đủ và đồng bộ. Kết quả khảo sát cho thấy, 72% công chức Tư pháp – Hộ tịch cho biết trang thiết bị, điều kiện làm việc chưa
đáp ứng được yêu cầu công việc như: thiếu máy tính, máy fax, tủ đựng hồ sơ
tài liệu, thiếu phòng làm việc, không có mạng internet, một số nơi thiếu cả
- Kinh phí hoạt động của UBND cấp xã còn eo hẹp, các định mức chi hỗ
trợ một số nhiệm vụ đặc thù như xây dựng và kiểm tra văn bản quy pháp pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật còn thấp, chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra. Theo khảo sát tại 1.493 xã thì 73% số xã trả lời do kinh phí hạn hẹp nên khó khăn trong việc triển khai nhiệm vụđược giao.
- Việc tin học hóa trong quản lý các lĩnh vực công tác tư pháp còn chậm trễ. Ngành Tư pháp chưa có dữ liệu để có thể truy cập và cập nhật số liệu về
nhân khẩu, hộ tịch từ các địa phương một cách đầy đủ và thuận tiện. Hiện nay, việc đăng ký hộ tịch bằng các phương tiện rất “thủ công” đó là ghi chép bằng tay và việc ghi chép cũng mới chỉ dừng lại ở chỗ nếu người dân tự giác đi đăng ký thì mới có số liệu.