* Khái niệm về hồ sơ địa chính:
“Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, bản đồ, sổ sách…chứa đựng những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của đất đai được thiết lập trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai ban đầu và đăng ký biến động đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhằm phục vụ quản lý Nhà nước đối với việc sử dụng đất.”
Hồ sơ địa chính được xây dựng theo đơn vị hành chính cấp xã, phường, thị trấn. Các tài liệu cơ bản của hồ sơ địa chính làm cơ sở khoa học và pháp lý để Nhà nước thực hiện quản lý chặt chẽ, thường xuyên đối với đất đai.
Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất.
Hồ sơ địa chính được lập thành 1 bản gốc và 2 bản sao từ bản gốc; bản gốc được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Bản gốc hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý kịp thời khi có biến động về sử dụng đất, bản sao hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý phù hợp với bản gốc hồ sơ địa chính.
* Nội dung hồ sơ địa chính:
Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập theo Quyết định 499/QĐ- ĐC ngày 27/07/1995 của Tổng cục Địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính; - Sổ địa chính;
- Sổ mục kê;
- Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Trong quá trình thực hiện bao gồm thêm:
- Quyết định thành lập hội đồng đăng ký đất đai; - Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất;
- Bảng liệt kê đất;
- Đơn xin khiếu nại và kết quả đo đạc và xét duyệt đơn; - Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký;
- Danh sách các chủ sử dụng đất đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
- Hồ sơ trình của UBND xã về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất gồm:
+ Biên bản kiểm tra hồ sơ; + Kết quả kiểm tra hồ sơ;
+ Kết quả đối chiếu tài liệu hồ sơ;
+ Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập theo Thông tư 1990/2001/TT-ĐC ngày 30/11/2001 của Tổng cục Địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính; - Sổ địa chính; - Sổ mục kê;
- Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; - Sổ theo dõi biến động đất đai;
- Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất và các giấy tờ do người sử dụng đất nộp khi kê khai đăng ký ban đầu và đăng ký biến động;
- Tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn của UBND cấp xã, phường, thị trấn:
+ Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất đai;
+ Tờ trình của UBND cấp xã, phường, thị trấn và cơ quan địa chính các cấp Tỉnh, Huyện;
+ Danh sách các trường hợp đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
- Các quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: + Quyết định thành lập Hội đồng xét đăng ký đất đai;
+ Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyết định giải quyết các trường hợp vi phạm;
+ Quyết định chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển loại đất sử dụng. + Quyết định cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
- Biên bản kiểm tra nghiệm thu hồ sơ địa chính;
Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập theo Thông tư 29/2004/TT- BTNMT ngày 01/11/2004 Bộ Tài nguyên và Môi trường gồm:
- Bản đồ địa chính; - Sổ địa chính; - Sổ mục kê đất đai;
- Sổ theo dõi biến động đất đai;
Mẫu giấy tờ áp dụng trong việc thực hiện thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu ban hành kèm theo Thông tư 29/2004/TT-BTNMT gồm:
- Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo mẫu số 04/ĐK; - Danh sách công khai các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo mẫu số 05/ĐK;
- Danh sách công khai các trường hợp không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo mẫu số 06/ĐK;
- Phiếu chuyển thông tin địa chính sang cơ quan thuế theo mẫu số 07/ĐK;
- Tờ trình UBND về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đấ theo mẫu số 08/ĐK;
- Sổ cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 09/ĐK;
Hệ thống hồ sơ được thiết lập theo Thông tư 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/08/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường gồm:
- Bản đồ địa chính; - Sổ địa chính; - Sổ mục kê đất đai;
- Sổ theo dõi biến động đất đai;
- Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai có nội dung được lập và quản lý trên máy tính dưới dạng số để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp tỉnh, cấp huyện và được in trên giấy để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp xã.
Mẫu giấy tờ áp dụng trong việc thực hiện thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu ban hành kèm theo Thông tư này gồm:
- Đơn xin cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 04a/ĐK;
- Danh sách những người cùng sử dụng chung thửa đất kèm theo Đơn xin cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 04b/ĐK;
- Danh sách các thửa đất nông nghiệp của cùng một người sử dụng đất kèm theo Đơn xin cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 04c/ĐK;
- Danh sách công khai các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 05/ĐK;
- Danh sách công khai các trường hợp không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 06/ĐK;
- Báo cáo rà soát hiện trạng quản lý, sử dụng đất của tổ chức, cơ sở tôn giáo theo mẫu số 07/ĐK;
- Tờ trình UBND về việc cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 08/ĐK; - Sổ cấp giấy chứng nhận theo mẫu số 09/ĐK;