Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một bộ phận tài sản lưu động, được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, các công ty tài chính, các khoản tiền đang chuyển, trong đó có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
* Chứng từ:
- Phiếu thu - Giấy báo nợ - Phiếu chi - Giấy báo có
- Giấy đề nghị tạm ứng - Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu. - Giấy thanh toán tạm ứng. - Séc chuyển khoản
- Biên lai thu tiền * Sổ kế toán:
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lương
Nhật ký chung
- Bảng kiểm kê quỹ. - Bảng kê chi tiền. - Sổ nhật ký quỹ.
- Sổ chi tiết TK111, TK112. - Sổ cái TK111, TK112. * Tài khoản sử dụng: - TK111: Tiền mặt.
- TK112: Tiền gửi ngân hàng. -TK113: Tiền đang chuyển.
* Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền:
- Kế toán vốn bằng tiền phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có, tình hình biến động vốn bằng tiền của doanh nghiệp.
- Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành đúng quy định về quản lý tiền tệ, ngoại tệ, kim loại quý, việc chấp hành thanh toán không dùng tiền mặt.
* Chu trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền - Kế toán quỹ tiền mặt:
Kế toán quỹ tiển mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc kim khí, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán căn cứ các chứng từ (như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng để lập phiếu thu tiền mặt hoặc hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương, các hợp đồng kinh tế…để lập phiếu chi tiền mặt).
Hàng ngày, thủ quỹ nhận được chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền ký tên vào
phiếu, khi thu, chi tiền xong phải đóng dấu “ đã thu”, “đã chi” vào chứng từ, cuối ngày kiểm kê tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch phải kiểm tra và xác định nguyên nhân kiến nghị biện pháp xử lý.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Kế toán tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng, sau khi đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo để chi sổ kế toán. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu trên chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để đối chiếu, xác minh và kịp thời xử lý. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác minh được thì kế toán ghi sổ theo số liệu trong giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng, số chênh lệch được ghi vào TK138- Phải thu khách khác (1388) hoặc TK338- Phải trả, phải nộp khác (3388). Sang tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu để tìm ra nguyên nhân, điều chỉnh sổ kế toán.