Căn cứ vào sự cần thiết, phương pháp lập báo cáo tài chính và đặc điểm hạch toán,Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Việt Anh đã sử dụng hệ thống báo cáo theo chế độ quy định gồm các báo cáo bắt buộc được thành lập theo quý, năm.
+ Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01).
+ Bảng báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu số B02). + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03).
+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B04).
Ngoài ra, còn một số báo cáo không mang tính bắt buộc. Hàng tháng, bộ phận kế toán lập và gửi báo cáo phục vụ yêu cầu quản lý của công ty như:
- Báo cáo thu chi tài chính. - Báo cáo quỹ tiền mặt. - Bản kế bán hàng.
- Báo cáo công nợ ( bản theo dõi thanh toán với người mua hàng). - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bản kê thuế GTGT.
- Báo cáo hóa đơn sử dụng.
Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị. Theo đó, báo cáo tài chính chứa đựng những thông tin tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Công ty phải lập báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ và báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm theo quy định của Chính phủ tại Nghị định số 129/2004//NĐ-CP .
2.3 Tổ Chức Một Số Phần Hành Kế Toán Chủ Yếu Tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Và Xuất Nhập Khẩu Việt Anh
2.3.1 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội mà doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với số lượng, chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến cho doanh nghiệp.
* Chứng từ:
- Bảng chấm công. - Giấy phép nghỉ ốm - Giấy xin nghỉ thai sản
- Giấy tạm ứng và thanh toán tạm ứng. * Sổ kế toán:
- Bảng thanh toán lương.
- Bảng tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Bảng thanh toán BHXH.
- Bảng thanh toán tiền thưởng. - Sổ cái TK 334, 338. * Tài khoản sử dụng:
- TK334: Phải trả người lao động. - TK338: Phải trả, phải nộp khác.
* Các hình thức tính lương: Việc tính trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp được thực hiện theo các hình thức hình thức tiền lương theo thời gian và hình thức tiền lương theo sản phẩm.
- Hình thức tiền lương thời gian: Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh hoặc thang lương theo quy định.Trong mỗi thang lương lại tùy theo trình độ nghiệp chuyên môn mà lại chia ra làm nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một tiền lương nhất định. Đơn vị để tính tiền lương thời gian là lương tháng, lương ngày và lương giờ.
Lương tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương. Lương tháng thường được áp dụng để trả lương cho công nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc ngành không có tính chất sản xuất.
Lương ngày là lương trả cho người lao động theo mức lương và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lương ngày được tính bằng cách lấy mức lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ. Lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian, tính trả lương cho người lao động trong những ngày hội họp, học tập làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp, bảo hiểm xã hội.
Mức lương giờ tính bằng cách lấy mức lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Lương giờ thường được áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương trong thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm.
- Hình thức tiền lương sản phẩm: Là hình thức trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động, đơn giá hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được cơ quan có thẩm quyền được phê duyệt, phải kiểm tra nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ.
Hình thức tiền lương sản phẩm gồm:
+ Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động trực tiếp được tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm ( không hạn chế số lượng hoàn thành).
+ Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận ( phân xưởng) sản xuất như: công nhân vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Trong trường hợp này, căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp (công nhân trực tiếp sản xuất) để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất.
* Chu trình kế toán nghiệp vụ tính lương và trợ cấp BHXH và thanh toán lương (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Hàng tháng, căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động, tiền lương, BHXH do nhà nước ban hành, kế toán tính tiền lương, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác cho người lao động, cụ thể:
- Căn cứ vào: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán, kế toán tính tiền lương, tiền ăn ca cho người lao động.
Tiền lương được tính cho từng người và tổng hợp cho từng bộ phận sau đó ghi vào bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương lập cho mỗi tổ sản xuất, mỗi phòng ban trong đó kê tên và các khoản được lĩnh của từng người.
Riêng tiền ăn ca doanh nghiệp trả cho người lao động bằng việc tổ chức bữa ăn giữa ca.
- Căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu nghỉ hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động…kế toán tính số tiền trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động và phản ánh vào bảng thanh toán lương.
- Đối với khoản tiền thưởng của người lao động: Căn cứ vào tình hình phân loại lao động của doanh nghiệp và mức thưởng quy định để tính tiền thưởng cho từng người và lập bảng thanh toán tiền thưởng.
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho công nhân viên, đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định, lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Số liệu của bảng phân bổ tiền lương và BHXH là cơ sở để kế toán ghi
sổ kế toán có liên quan. - Thanh toán lương:
Thông thường việc trả lương cho người lao động trong các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Việt Anh nói riêng được tiến hành theo 2 kỳ trong tháng:
+ Kỳ 1: Tạm ứng lương cho công nhân viên với những người có tham gia lao động trong tháng.
+ Kỳ 2: Thanh toán lương và các khoản phải trả cho công nhân viên trong tháng sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ: như khoản tạm ứng kì 1, bồi thường vật chất, tạm ứng, BHXH, BHYT…
Đến kỳ trả lương, kế toán làm các thủ tục rút tiền về quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH để chi trả lương và các khoản khác cho công nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp. Nếu trong tháng vì một lý do nào đó người lao động chưa nhận lương, kế toán phải theo dõi riêng trên sổ bảng kê thanh toán với công nhân viên chưa nhận lương
Sơ đồ 2.3.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
2.3.2 Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một bộ phận tài sản lưu động, được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, các công ty tài chính, các khoản tiền đang chuyển, trong đó có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
* Chứng từ:
- Phiếu thu - Giấy báo nợ - Phiếu chi - Giấy báo có
- Giấy đề nghị tạm ứng - Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu. - Giấy thanh toán tạm ứng. - Séc chuyển khoản
- Biên lai thu tiền * Sổ kế toán:
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lương
Nhật ký chung
- Bảng kiểm kê quỹ. - Bảng kê chi tiền. - Sổ nhật ký quỹ.
- Sổ chi tiết TK111, TK112. - Sổ cái TK111, TK112. * Tài khoản sử dụng: - TK111: Tiền mặt.
- TK112: Tiền gửi ngân hàng. -TK113: Tiền đang chuyển.
* Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền:
- Kế toán vốn bằng tiền phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có, tình hình biến động vốn bằng tiền của doanh nghiệp.
- Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành đúng quy định về quản lý tiền tệ, ngoại tệ, kim loại quý, việc chấp hành thanh toán không dùng tiền mặt.
* Chu trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền - Kế toán quỹ tiền mặt: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán quỹ tiển mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc kim khí, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán căn cứ các chứng từ (như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng để lập phiếu thu tiền mặt hoặc hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương, các hợp đồng kinh tế…để lập phiếu chi tiền mặt).
Hàng ngày, thủ quỹ nhận được chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền ký tên vào
phiếu, khi thu, chi tiền xong phải đóng dấu “ đã thu”, “đã chi” vào chứng từ, cuối ngày kiểm kê tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch phải kiểm tra và xác định nguyên nhân kiến nghị biện pháp xử lý.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Kế toán tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng, sau khi đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo để chi sổ kế toán. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu trên chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để đối chiếu, xác minh và kịp thời xử lý. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác minh được thì kế toán ghi sổ theo số liệu trong giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng, số chênh lệch được ghi vào TK138- Phải thu khách khác (1388) hoặc TK338- Phải trả, phải nộp khác (3388). Sang tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu để tìm ra nguyên nhân, điều chỉnh sổ kế toán.
2.3.3 Kế toán tiêu thụ thành phẩm
Tiêu thụ thành phẩm là quá trình tiếp theo của giai đoạn sản xuất. Để thực hiện giá trị sản phẩm, hàng hóa lao vụ, dịch vụ doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hóa sản phẩm hoặc cung ứng lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.
* Chứng từ:
- Phiếu xuất kho thành phẩm. - Hóa đơn GTGT .
- Bảng thanh toán hàng đại lý. - Phiếu thu.
* Sổ kế toán:
- Bảng kê bán hàng.
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
- Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. - Sổ nhật ký bán hàng. - Sổ nhật ký thu tiền. * Tài khoản sử dụng: - TK 155: Thành phẩm. - TK156: Hàng hóa. - TK157: Hàng gửi bán.
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, - TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
- TK 521: Chiết khấu thương mại. - TK531: Hàng bán bị trả lại. - TK532: Giảm giá hàng bán. - TK632: Giá vốn hàng bán. - TK641: Chi phí bán hàng.
- TK642: Chí phí quản lý doanh nghiệp. * Nhiệm vụ hạch toán tiêu thụ thành phẩm:
- Phản ánh kịp thời chính xác tình hình xuất bán thành phẩm, tính chính xác các khoản bị giảm trừ và thanh toán với ngân sách các khoản thuế phải nộp.
- Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm.
* Các phương thức tiêu thụ: - Phương thức tiêu thụ trực tiếp:
Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại các phân xưởng sản xuất (không qua kho) của doanh nghiệp. Sản phẩm khi bàn giao cho khách hàng được chính thức được coi là tiêu thụ và đơn vị đánh mất quyền sở hữu về số hàng này.
- Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng:
Theo phương thức này bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng chấp nhận mới được coi là tiêu thụ.
- Phương thức tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi):
Do hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ, bởi vậy nội dung hạch toán giống như tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng. Bên dại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá.
- Phương thức bán hàng trả góp:
Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua, thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ, người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần. Số tiền còn lại người mua sẽ trả dần và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm.
Ngoài các phương thức tiêu thụ trên, các doanh nghiệp còn sử dụng vật tư, hàng hóa, sản phẩm để thanh toán lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên chức, để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng hay sử dụng sản phẩm phục vụ sản xuất kinh doanh, để trao đổi lấy hàng hóa khác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Chu trình kế toán tiêu thụ thành phẩm: - Cập nhật các hóa đơn bán hàng.
- Theo dõi chi tiết và tổng hợp hàng bán ra. - Tính thuế GTGT của hàng bán ra.
- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
2.4.Công tác kiểm tra, kiểm soát
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng quy định, có hiệu quả và cung cấp đầy đủ thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.Vì vậy, Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại và Xuất Nhập