CễNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PTROLIMEX (PJICO)
1. Cụng tỏc khai thỏc bảo hiểm hàng húa xuất nhập khẩu vận chuyểnbằng đường biển ở PJICO. bằng đường biển ở PJICO.
Hoạt động khai thỏc là một khõu quan trọng trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm núi chung và lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm hàng húa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển núi riờng. Tuy cũn nhiều hạn chế so với cỏc cụng ty bảo hiểm nước ngoài và một số doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam rất lớn mạnh như Bảo Việt, Bảo Minh nhưng cụng ty bảo hiểm PJICO trong thời gian qua đó nỗ lực cố gắng vượt qua những khú khăn trong điều kiện hầu hết cỏc mối quan hệ với khỏch hàng mới được thiết lập và cũn ớt ngoài sự ủng hộ nhiệt tỡnh của cỏc khỏch hàng trong cổ đụng. Cỏc khỏch hàng lớn và lõu năm cũn chưa cú hoặc nếu cú thỡ chỉ nhận được bảo hiểm phần nào trong tổng giỏ trị hàng hoỏ trong ngoại thương. Việc xõy dựng và phỏt triển một thị trường bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu ổn định, lõu dài chớnh là mục tiờu được đặt ra trong hoạt động khai thỏc của PJICO. Hoạt động khai thỏc phải cú kế hoạch, chiến lược hết sức cụ thể và chặt chẽ. Nú phải được dựa trờn cơ sở cỏc số liệu, chỉ tiờu về kim ngạch xuất nhập khẩu của cỏc mặt hàng cũng như kế hoạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoỏ. Đối với khỏch hàng cũ, cụng ty luụn luụn phải đảm bảo giữ uy tớn, thuyết phục tỏi tục hợp đồng hướng dẫn mua bảo hiểm đỳng thời hạn và bảo hiểm hàng nhập theo gớa FOB, CF hay kim ngạch hàng xuất theo giỏ CIF. Cỏc khỏch hàng cũ mà cú ớt rủi ro xảy ra tổn thất, tăng cường cỏc biện phỏp đề phũng và hạn chế tổn thất thỡ PJICO cú thể điều chỉnh lại tỷ lệ phớ cho phự hợp nhằm thiết lập mối quan hệ lõu dài với họ. Đối với khỏch hàng tiềm năng PJICO sẽ cú cỏc phương phỏp chào phớ riờng dưới nhiều hỡnh thức nhằm khuyến khớch, thu hỳt họ tham gia bảo hiểm tại cụng ty. Ngoài ra chất lượng
phục vụ khỏch hàng và chất lượng quản lý cũng được PJICO khụng ngừng nõng cao làm tăng thờm uy tớn của mỡnh với thị trường bảo hiểm trong nước. Cụng tỏc nghiờn cứu thị trường, mở rộng và phỏt triển đại lý, cộng tỏc viờn cũng được chỳ trọng nhằm nắm bắt đựơc cỏc thụng tin từ khỏch hàng, từ thị trường, từ đú cú kế hoạch khai thỏc một cỏch hiệu quả và triệt để.
Quy trỡnh khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu của PJICO - ban hành kốm theo quyết định của Tổng giỏm đốc PJICO số 113/BH-HH/95 ngày 15/07/1995 bao gồm 2 khõu cơ bản.
- Một là : Quỏ trỡnh khai thỏc bảo hiểm. - Hai là : Quỏ trỡnh cấp đơn bảo hiểm.
1.1. Quỏ trỡnh khai thỏc bảo hiểm: Quỏ trỡnh khai thỏc được chia ra làm 2bước: bước:
• Bước 1: Xõy dựng kế hoạch thu phớ và ký kết hợp đồng với khỏch hàng: Trước hết là phải nắm vững kim ngạch cỏc mặt hàng và số lượng hàng hoỏ nhập khẩu hàng năm từ cỏc nguồn vốn xuất nhập khẩu của cỏc đơn vị xuất nhập khẩu (nguồn vốn trung ương, địa phương, viện trợ, tự cú, vay nợ ...) để xõy dựng kế hoạch thu phớ trong năm, cụ thể là đầu năm thụng qua cỏc đơn vị xuất nhập khẩu để nắm số liệu kế hoạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị. Trờn cơ sở đú xỏc định số kim ngạch sẽ qua bảo hiểm để xõy dựng kế hoach thu phớ bảo hiểm trong năm đú của từng kkhỏch hàng theo mặt hàng. Trong số kim ngạch xuất khẩu của khỏch hàng cần tỏch riờng kim ngạch của từng khu vực theo giỏ CIF, CF và FOB để lập kế hoạch thu phớ sỏt với thực tế. Sau đú chuẩn bị hợp đồng bảo hiểm để ký kết với khỏch hàng hàng năm.
• Bước 2: Theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch: Từng quý cú số liệu hàng nhập về của từng khỏch hàng qua đú đối chiếu kim ngạch qua bảo hiểm để nắm được khối lượng hàng về thực tế nhằm kịp thời điều chỉnh kế hoạch thu phớ đầu năm đó xõy dựng. Đụn đốc khỏch hàng mua bảo hiểm theo đỳng thời hạn đó quy định và mua bảo hiểm hết phần kim ngạch hàng nhập về theo giỏ FOB và CF hay kim ngạch hàng xuất đi theo giỏ CIF. Thường xuyờn quan hệ với khỏch hàng để khai thỏc những nguồn hàng nhập hoặc kế hoạch nhập bổ xung hoặc ngoài kế hoạch nhằm tranh thủ bảo hiểm và chuẩn bị tài liệu để chào phớ. Phải đi sõu tỡm hiểu rừ tớnh chất và quy cỏch đúng gúi thớch hợp của cỏc lụ hàng xuất nhập khẩu để ỏp dụng cỏc điều kiện bảo hiểm thớch hợp theo tập quỏn và quy định, Nắm vững cỏc mặt hàng cú tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập qua đú phõn tớch ảnh hưởng của cỏc nhõn tố đối với số phớ thu. Thu thập đầy đủ và nghiờn cứu cỏc thụng tin về bảo hiểm như cỏc quy tắc, tỷ
lệ phớ, điều khoản bảo hiểm của thị trường nước ngoài để khi cần cú thể đề nghị cỏc văn bản của ta hoặc giải thớch và sử dụng chớnh những điều khoản đú khi cú yờu cầu của khỏch hàng. Kết hợp với bộ phận bồi thường để tớnh được kết quả bảo hiểm đối với từng khỏch hàng theo năm nghiệp vụ để kịp thời đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phớ cho thớch hợp nhằm đỏp ứng yờu cầu của cụng tỏc kinh doanh và phự hợp với từng đối tượng bảo hiểm. Cuối năm chuẩn bị đầy đủ số liệu để họp khỏch hàng thụng bỏo tỡnh hỡnh tham gia bảo hiểm, nờu những ưu nhược điểm trong năm qua và những vấn đề cần khắc phục cho năm tới của từng khỏch hàng nhằm hạn chế được nhầm lẫn, sai sút và tổn thất cho hàng hoỏ, qua đú giỳp PJICO làm tốt cụng tỏc giỏm định, đề phũng và hạn chế tổn thất, bồi thường đối với hàng hoỏ được bảo hiểm và đũi người thứ ba. Phối hợp chặt chẽ với cỏc phũng liờn quan như Tài vụ, Tỏi bảo hiểm, phối hợp để giải quyết kịp thời cỏc vướng mắc trong khõu thu phớ bảo hiểm, phõn tỏn rủi ro liờn quan đến nghiệp vụ gốc và điều chỉnh kế hoạch thu phớ bảo hiểm trong năm đú. Xõy dựng văn bản, thể lệ giỏm định bảo hiểm, khuyến mại và bồi thường tổn thất.
1.2. Quỏ trỡnh cấp đơn bảo hiểm: quỏ trỡnh cấp đơn bảo hiểm ở PJICO cú sựkhỏc nhau đối với hàng hoỏ nhập khẩu và hàng hoỏ xuất khẩu. khỏc nhau đối với hàng hoỏ nhập khẩu và hàng hoỏ xuất khẩu.
1.2.1. Đối với hàng hoỏ nhập khẩu, bao gồm 4 bước sau:Bước 1: Kiểm tra chứng từ liờn quan. Bước 1: Kiểm tra chứng từ liờn quan.
Khi nhận được giấy yờu cầu bảo hiểm của khỏch hàng (giấy này làm theo hỡnh thức một đơn bảo hiểm) phải được kiểm tra xem chứng từ cú hợp lệ khụng? Một giấy yờu cầu bảo hiểm được coi là hợp lệ phải cú đủ những yờu cầu sau:
− Trờn giấy yờu cầu phải kờ khai rừ ràng tất cả cỏc đề mục đó in sẵn trờn đơn. Trong trường hợp khai thiếu những đề mục như: số B/L, ký mó hiệu, trọng lượng, số kiện (do chưa được thụng bỏo đầy đủ) thỡ vẫn chấp nhận cấp đơn nhưng yờu cầu khỏch hàng phải bổ sung ngay khi nhận được thụng bỏo.
− Nếu thiếu một trong những đề mục cơ bản như: số tiền bảo hiểm (trị giỏ hàng FOB hoặc C&F), tờn tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm thỡ giấy yờu cầu đú coi như chưa hợp lệ cần trả lại cho khỏch hàng đồng thời giải thớch rừ yờu cầu của bảo hiểm để họ kờ khai đầy đủ mới cấp đơn bảo hiểm.
Phải xem xột kỹ tớnh chất và phương thức xếp dỡ của từng mặt hàng cú phự hợp với điều kiện bảo hiểm mà khỏch hàng lựa chọn khụng để giải thớch và yờu cầu khỏch hàng điều chỉnh lại cho thớch hợp với mặt hàng đú. Trờn
giấy yờu cầu bảo hiểm phải đũi hỏi khỏch hàng trả lời được cỏc nội dung yờu cầu của phũng Kế toỏn- tài vụ quy định nhằm giỳp phũng làm đủ cỏc thủ tục thu phớ một cỏch nhanh chúng.
Lưu ý: Giấy yờu cầu bảo hiểm phải cú đẩy đủ tờn, dấu và chữ ký của khỏch hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đỏnh mỏy đủ 08 bản. cần xem kỹ tờn tàu vận chuyển (nếu là tàu vận chuyển), phải yờu cầu khỏch hàng kờ khai quốc tịch tàu, tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thờm phớ như đó quy định trong biểu phớ bảo hiểm. Trường hợp trị giỏ hàng bảo hiểm cao trờn mức quy định phõn cấp của cụng ty, trước khi cấp đơn cần thụng bỏo và trao đổi ý kiến với phũng tỏi bảo hiểm để cú kế hoạch phõn tỏn rủi ro.
Bước 2 : Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn và xếp chuyến tàu:
Sau khi kiểm tra xong cỏc chứng từ liờn quan nếu hợp lệ thỡ vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo sổ thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số tàu.
Lưu ý: − Thụng thường luồng Chõu Á đi trong khoảng 20-30 ngày làm một chuyến.
− Luồng Chõu Âu tàu đi trong khoảng 2-4 thỏng làm 1 chuyến.
− Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rừ trong đơn, số chuyến ghi trước và số đơn bảo hiểm ghi sau.
Vớ dụ: Số đơn bảo hiểm là 100, số tàu là 8 thỡ ghi: 8/100
Bước ba: Tớnh phớ bảo hiểm sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm.
Trước khi tớnh phớ bảo hiểm phải xỏc định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm được tớnh theo cụng thức: