1. Khâi niệm
Report cho phĩp người sử dụng thiết kế câc mẫu bâo câo theo yíu cầu để xem vă in ấn câc bâo câo đó ra giấy.
Report lă một công cụ rất mạnh để chúng ta có thể tạo ra một bâo câo đẹp mắt. Ta dễ dăng điều chỉnh kích cỡ, kiểu dâng của mọi thănh phần trong Report. Đa số câc thông tin trong Report được lấy từ câc Table, Query, câc lệnh của SQL..
Có hai dạng Report chính lă :
- Columnar Report : bâo câo dạng cột. Thường sử dụng để in câc phiếu theo mẫu cho trước. Ví dụ : in lại phiếu thu, phiếu chi, phiếu bâo điểm...
- Tabular Report : bâo câo dạng bảng. Đđy lă loại thường sử dụng để in câc bảng kí. Trong trường hợp năy câc trường bố trí trín cột đứng, bản ghi bố trí trín dịng ngang.
2. Câch tạo Report
Bước 1 : chọn văo nút Report, tiếp đến chọn New
Bước 2 : chọn phương phâp vă loại Report cần tạo qua cửa sổ :
- Choose the table or query where the object's data comes from : chọn tín của Table hoặc Query chứa số liệu cơ sở của Report.
- Design View : tự thiết kế Report từ măn hình trắng.
- Report Wizard : thiết kế Report với sự trợ giúp của ACCESS. - AutoReport - Columnar : tự động tạo bâo câo dạng cột. - AutoReport - Tabular : tự động tạo bâo câo dạng bảng. - Chart Wizard : tạo đồ thị mô tả với sự trợ giúp của ACCESS - Label Wizard : tạo nhên với sự trợ giúp của ACCESS.
Chọn OK để chuyển sang bước kế tiếp khai bâo Report.
Sau đđy giới thiệu phần thiết kế Report theo câc kiểu chọn trín : Report Wizard :
Sau khi chọn Report Wizard xuất hiện cửa số để chọn tín câc trường có nội dung cần xem trong Report từ Available Fields để chuyển sang Selected Fields.
- Chọn Next chuyển sang bước tiếp theo.
- Chọn tín trường cần dồn nhóm theo nó. Nếu khơng muốn kết nhóm thì bỏ qua bước năy bằng câch chọn Next. Ví dụ : ta muốn in danh sâch sinh viín trong trường theo từng nhóm lă lớp thì chọn trường nhóm lă lớp.
- Grouping Option : qui định thím thơng tin về phương phâp tạo nhóm. - Chọn Next để chuyển sang bước tiếp theo :
- You can sort records by up to four fields, in either ascending or descending order : qui định việc sắp xếp bản ghi theo thứ tự tắng hoặc giảm tối đa theo bốn khóa. Nếu muốn sắp xếp thì ta chọn tín trường khóa vă qui định tăng hoặc giảm.
- Summary Option : Cho phĩp thực hiện tính tơn theo câc trường. Lúc đó xuất hiện mẫu khai bâo :
Lúc năy ta phải qui định tín trường vă cơng thức tính tơn cho từng trường đó. Trong Table có bao nhiíu trường kiểu số thì có bấy nhiíu trường có thể được tính tơn. Trong mục Show nếu chọn Detail and summary sẽ có câc dịng chi tiết lẫn câc dịng tóm tắt, nếu chọn Summary Only thì chỉ có câc dịng tính tổng. Nếu chọn Calculate Percent thì sẽ có tính tính tỉ lệ phần trăm.
Qui định câch trình băy Report theo một trong 6 kiểu trín mục Layout. Mục Orientation cho phĩp qui định câch bố trí theo chiều ngang hay dọc của trang giấy.
Qui định câch trình băy tiíu đề. Sau đó chọn Next để hoăn tất việc khai bâo. Lúc năy khai bâo tín của Report để ghi văo đĩa vă chọn Finish để hoăn tất.
AutoReport Columnar : tự động tạo ra một bâo câo dạng cột từ một Table cho trước.
AutoReport Tabular : tự động tạo ra một bâo câo dạng bảng từ một Table cho trước
Design View : cho phĩp người sử dụng tự thiết kế một Report từ đầu đến cuối.
- Chọn tín của Table hoặc Query chứa dữ liệu cơ sở rồi chọn kiểu tự thiết kế Design View. Lúc đó trín măn hình xuất hiện cửa sổ cho phĩp thiết kế Report như sau :
- Page Header, Page Footer : cho phĩp ghi nội dung tiíu đề đầu hoặc cuối mỗi trang in. - Detail : ghi nội dung của câc dòng trong Report.
- Nếu muốn tạo tiíu đề được in một lần ở đầu bâo câo ta chọn trín thanh thực đơn Cột bín trâi xuất hiện thanh cơng cụ để phục vụ người dùng thiết kế Report, ý nghĩa của chúng như sau :
Ngoăi ra cịn có nhiều cơng cụ khâc.
3. Hiệu chỉnh Report
Sau khi đê thiết kế vă lưu trữ Report, nếu muốn hiệu chỉnh lại Report thì: - Trong hộp Database đưa con trỏ đến tín Report cần hiệu chỉnh.
- Chọn Design.
- Hiệu chỉnh giống như trong Design View.
4. Thực hiện Report
Nếu muốn xem hoặc in Report ta chọn trín thanh thực đơn : - File Ư Print (để in) hoặc Print Preview (để xem)
Hoặc bấm văo câc biểu tượng tương ứng trín thanh công cụ