1. Khâi niệm
Query lă một công cụ cho phĩp người sử dụng thống kí số liệu, xđy dựng câc bâo câo tổng hợp dưới nhiều hình thức khâc nhau trín dữ liệu gốc trong Table.
Muốn lăm việc được với Query trước hết ta phải có Database vă Table với dữ liệu nhập văo sẵn.
Query còn được dùng để tạo ra dữ liệu phục vụ cho câc công cụ khâc như Report, Form vă cho cả một Query khâc.
Tùy theo mục đích khai thâc ta có thể sử dụng một trong câc loại Query sau :
- Select Query : cho phĩp chọn lựa câc bản ghi, tạo thím câc vùng tính tôn vă trả về kết quả lă câc bản ghi thỏa mên điều kiện. Ta có thể dùng Query để thao tâc trín nhiều Table cùng lúc.
- Append Query : nối thím dữ liệu từ câc bản ghi của một hay nhiều Table văo cuối một Table khâc.
- Make-Table Query : tạo ra một Table mới từ một Dynaset (Dynamic Dataset). Cho phĩp tạo câc Table dự phòng, trích bản ghi để lưu trữ trước khi xóa câc bản ghi năy khỏi Table hiện hănh.
- Delete Query : xóa một nhóm câc bản ghi từ một hay nhiều Table.
- Cross Tab Query : Query tham chiếu chĩo, được dùng để tạo nhóm dữ liệu vă trả về kết quả dưới dạng một bản tính kỉm theo số cộng ngang, cộng dọc. Ta thường dùng loại năy để tạo dữ liệu phục vụ cho câc Report vă Chart.
- Find Duplicate Query : tìm trong Table những bản ghi có giâ trị giống nhau ở trín tất cả câc trường.
- Find Unmatched Query : tìm những bản ghi mă giâ trị của nó khơng trùng với giâ trị của bất cứ một bản ghi năo trín một Table khâc.
- Union Query : nối câc bản ghi của hai hay nhiều Table thănh một danh sâch chung.
- Pass-Through Query : Query chuyển giao, dùng để gửi lệnh trực tiếp đến hệ ngôn ngữ SQL (Structured Query Language) của ACCESS.
- Data Definition Query : sử dụng câc lệnh của ngôn ngữ SQL để tạo hoặc sửa đổi cấu trúc của một Table trong Database.
2. Câch tạo QUERY
Muốn tạo Query ta thực hiện qua câc bước sau :
- Bước 1: trong hộp Database ta chọn nút Query , chọn New - Bước 2: chọn kiểu tạo Query qua cửa sổ sau
- Bước 3: chọn Table phục vụ cho việc xđy dựng Query qua cửa sổ sau :
• Table : để xem danh sâch tín câc Table đê tạo trước đó.
• Query : để xem danh sâch câc Query đê có.
• Both : xem danh sâch cả Table vă Query.
• Add : bổ sung Table hoặc Query được chọn cho việc tạo Query mới.
• Close : đóng cửa sổ chọn.
- Bước 5: thiết kế Query theo yíu cầu. Nếu muốn thay đổi loại Query thì ta chọn trín thanh
thực đơn chức năng Query sau đó chọn trọng danh sâch loại Query.
- Bước 6: tùy theo từng loại Query ta có câch thiết kế riíng. Sau khi tạo Query xong ta đóng lại vă đặt tín cho Query khi mây yíu cầu.
Sau đđy ta xĩt câch tạo một sổ Query thường được sử dụng (chỉ lăm rõ cho bước 6).
a. Select Query
Sau khi chọn 5 bước trín vă loại Query lă Select Query măn hinh sẽ xuất hiện cửa sổ khai bâo Query như sau :
- Field : chọn tín câc trường có liín quan đến điều kiện, sắp xếp hoặc cần xem. - Table : hiển thị tín của Table mă trường được chọn trực thuộc văo nó.
- Sort : qui định việc sắp xếp tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending) theo nó. - Show : cho phĩp hiển thị nội dung của trường hay khơng ( : khơng, √ : có).
- Criteria : qui định điều kiện để lọc câc bản ghi cần ghi. Nếu câc điều kiện viết trín cùng dịng năy thì ngầm định lă quan hệ AND nếu viết trín dịng phía dưới thì quan hệ OR
Đóng cửa sổ Select Query vă ghi tín của Query cần lưu trữ lín đĩa. Chú ý :
- Để linh hoạt khi thay đổi điều kiện của Query trong mục Criteria thay vì gõ giâ trị lăm điều kiện ta nhập văo tín biến nhớ. Lúc đó mỗi khi gọi Query mây sẽ u cầu nhập văo giâ trị tương ứng.
Ví dụ : muốn xem danh sâch sinh viín sinh văo một ngăy năo đó ta đưa con trỏ về ô Criteria của năy sinh gõ [ngay sinh]. Khi gọi Query thực hiện sẽ xuất hiện cửa sổ hỏi ngăy sinh :
- Nếu muốn tính tổng theo từng bộ phận thì ta bấm phím phải của chuột vă chọn Total, lúc
đó trong Query xuất hiện một dịng Total để ta qui định phương thức tính tôn.
Khi bấm văo Total ta thấy xuất hiện câc hăm tính tơn : Sum (tính tổng), Avg (tính giâ trị trung bình), Min (tìm giâ trị nhỏ nhất), Max (tìm giâ trị lớn nhất), Count (đếm số lượng câc giâ trị), StDev (độ lệch chuẩn của câc giâ trị), Var (sự biến thiín của câc giâ trị) vă câc tùy chọn khâc lă : Group By (định nghĩa nhóm muốn tính tơn), Expression (tạo ra một biểu thức tính tơn, Where (chỉ định điều kiện khi tính tơn).
- Nếu muốn tạo ra một trường mă nội dung của nó được tính tơn từ một biểu thức bất kỳ thì ta đưa con trỏ đến cột đó viết biểu thức cần tính.
Câch viết : Tín trường : biểu thức. Ví dụ : DTB:([mon1+[mon2])/2
- Nếu muốn thay đổi thím cho cột cần thể hiện thì ta đưa dấu chuột đến cột đó nhấn phím phải của chuột lăm xuất hiện thực đơn rồi chon Properties vă qui định qua :
• Description : dịng chú thích.
• Format : qui định khn dạng câch thể hiện nội dung dữ liệu.
• Decimal Places : số chữ số ở phần thập phđn.
• Caption : tiíu đề sử dụng thay cho tín trường.
b. Cross Tab Query
Đđy lă loại Query cho phĩp lập bảng tham chiếu chĩo : tổng hợp từ một đến nhiều chỉ tiíu theo hăng, trín mỗi hăng lại tổng hợp một chỉ tiíu khâc theo cột, vùng giao nhau giữa hăng vă cột thể hiện trị số tổng hợp của một chỉ tiíu thứ ba.
Chọn Cross Tab Query, sau đó chọn tín câc Table chứa số liệu để lập Query hoặc tín Query cơ sở để tạo Query kế tiếp. Sau đó chọn Next để xuất hiện cửa sổ :
• Trong Available Field ta chọn tín trường lăm tiíu đề dòng. Số trường tối đa được chọn lă 3.
• Select Filed : chứa tín câc trường được chọn. - Chọn Next để xuất hiện măn hình kế tiếp :
- Chọn Next để sang bước kế tiếp.
- Chọn giâ trị số cần tính tại mỗi giao điểm dịng vă cột. - Chọn Next để chuyển sang bước kế tiếp.
- Gõ văo tín của Query cần tạo. - Chọn Finish để hoăn tất tạo Query.
- Chú ý : tương tự tạo câc Query còn lại.
3. Hiệu chỉnh QUERY
Nếu muốn hiệu chỉnh lại Query thì ta đưa con trỏ về tín của Query vă chọn Design để thực hiện thiết kế lại.
Nếu muốn xem lệnh tạo Query thì trong quâ trình Design ta bấm nút phải của chuột rồi chọn SQL View.
4. Thực hiện QUERY
Đưa con trỏ về tín của Query vă chọn Open ( hoặc Double Click chuột tại đó).