11 Các quy tắc mà công ty thường áp dụng khi xây
3.2.3.Hoàn thiện việc xâydựng phương án muahàng
Phương án mua hàng phải đảm bảo chi tiết, nhưng cũng không cứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt trong công tác mua hàng. Phương án mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P mới chỉ được xác lập cho từng thương vụ mua hàng chứ chưa có kế hoạch mua hàng cho tháng, quý, năm được xác định mang tính định hướng. Đây là điều cần khắc phục bởi việc có phương án mua hàng dài kỳ giúp doanh nghiệp hạn chế được những yếu tố trở ngại.
Phương án mua hàng sẽ là một tài liệu cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp
Công ty cổ phần truyền thông 5P cần có phương án mua hàng chi tiết bao gồm những dự tính của doanh nghiệp quyết định nhanh chóng sẽ mua hàng gì? Ở đâu? Số lượng bao nhiêu?... Ngoài ra phương án mua hàng cũng sẽ cho phép các nhà cung cấp nhận biết nhanh chóng những yêu cầu của doanh nghiệp về hàng hoá có nhu cầu. Trong phương án mua hàng của công ty cần có thêm nhiều nhà cung cấp. Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệp có thể so sánh một số ưu điểm và hạn chế của các nhà cung cấp này, so sánh được chất lượng hàng hoá, giá cả của các nhà cung cấp để có sự lựa chọn chính xác. Đồng thời có nhiều nhà cung cấp cũng sẽ giúp công ty không rơi vào thế bị động khi cần mua hàng vào những thời điểm khan hiếm hàng. Với Công ty cổ phần truyền thông 5P nhà cung cấp chủ yếu là Công ty giấy Bãi Bằng và Phù Đổng cùng một số đối tác nước ngoài nên tìm thêm nhà cung cấp là điều rất cần thiết. Phương án mua hàng của công ty cần được cụ thể hoá một số nội dung như:
• Mục tiêu mua hàng phải được cụ thể hoá cho từng lần mua hàng • Tên, loại sản phẩm cần mua
• Quy cách, tiêu chuẩn sản phẩm • Số lượng từng loại sản phẩm
• Giao nhận: Phải làm rõ những vấn đề về đo lường, kiểm tra các tiêu chuẩn, các sai số cho phép…
• Thời hạn giao hàng: Phương án mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P thường bị động với nội dung này, vì vậy phương án mua hàng cần cho thấy thời hạn an toàn cho phép.
• Thời hạn thanh toán: Đưa ra mức độ ưu tiên và những yêu cầu về thời hạn thanh toán khi mua hàng
• Các điều kiện bảo hành: Do dặc thù hàng hoá mà Công ty cổ phần truyền thông 5P mua là các loại giấy nên điều này cũng không cần thiết nhưng thay vào đó là chất lượng hàng phải đảm bảo theo đúng yêu cầu của hợp đồng.
Ngoài ra, phương án mua hàng của công ty cần đưa ra được chỉ dẫn, hướng dẫn quá trình mua hàng. Đồng thời gợi mở thêm một số nhà cung ứng có thể và đánh giá năng lực của các nhà cung ứng này theo các thông tin thu nhận được trong các thương vụ trước đây hoặc thu được từ thị trường.
Phương án mua hàng được làm tốt sẽ giúp công tác xây dựng kế hoạch mua hàng có hiệu quả cao.