11 Các quy tắc mà công ty thường áp dụng khi xây
2.3.2. Phân tích thực trạng công tác xâydựng kế hoạch muahàng tại Công ty cổ phần truyền thông 5P qua các dữ liệu thứ cấp
ty cổ phần truyền thông 5P qua các dữ liệu thứ cấp
Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty cổ phần truyền thông 5P được thực hiện qua các bước. Sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu công ty xác định nhu cầu mua hàng cho doanh nghiệp -> Mục tiêu mua hàng -> Xây dựng phương án mua hàng -> Ngân sách mua hàng.
2.3.2.1. Đối với công tác xác định nhu cầu mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P
Công ty xác định nhu cầu mua hàng theo ba phương pháp: Phương pháp chuyên gia
Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp thống kê kinh nghiệm
Trong đó phương pháp điều tra khảo sát và phương pháp thống kê kinh nghiệm được sử dụng chủ yếu còn phương pháp chuyên gia chỉ được sử dụng cho những đơn hàng đặc biệt.
Các căn cứ xác định nhu cầu mua hàng của công ty:
- Căn cứ vào giá trị hàng mua: Tuỳ theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua mà công ty sẽ có kế hoạch mua hàng khác nhau. Khi hàng mua có giá trị càng cao thì kế hoạch mua hàng sẽ được công ty xây dựng chi tiết, tỉ mỉ hơn.
+ Nhu cầu mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P được thể hiện qua kết quả mua hàng theo mặt hang qua bảng dưới đây:
Bàng 2.3: Kết quả mua hàng theo mặt hàng từ năm 2008 – 2010
Đơn vị tính: Nghìn đồng
hàng 2008 2009 2010 09/08 10/09 ST % ST % Giấy offset 1.324.642 1.468.72 3 1.859.262 144.081 110,8 390.539 126,5 Giấy conche 859.738 972.884 1.163.58 0 113.146 113,1 190.696 119,6 Giấy carbonless 1.234.966 1.482.53 0 1.876.98 3 247.565 120 394.453 126,6 Sản phẩm in 1.354.71 0 1.926.330 2.234.753 571.620 142,1 308.42 3 116 Tổng 4.774.05 6 5.850.46 7 6.134.57 8 1.076.41 1 122,5 283.11 1 104,8
Nguồn: Phòng XNK Công ty cổ phần truyền thông 5P
Qua bảng trên ta thấy việc mua hàng của công ty thay đổi qua các năm với xu hướng tăng cao về số lượng. Đó là kết quả đáng mừng của công ty, phản ánh hoạt động bán hàng cũng đạt kết quả tốt hơn làm cơ sở để xây dựng kế hoạch mua hàng trong thời gian sau.
Ngoài ra, công ty còn căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng. Với những đơn hàng mà công ty xác định có mức rủi ro cao thì doanh nghiệp sẽ quan tâm và sâu sát đến công tác mua hàng hơn. Cụ thể, công ty thường mua hàng với số lượng ít hơn, ưu tiên các nhà cung cấp truyền thông, quy trình phân tích và đánh giá nhà cung cấp chặt chẽ và có sự quản lý cấp cao.
Công ty cổ phần truyền thông 5P xác định nhu cầu mua hàng chủ yếu căn cứ vào tình hình thị trường.
Ví dụ: Vào những dịp cuối năm các đơn đặt hàng cho công ty về mặt hàng giấy để phục vụ cho việc in lịch, giấy gói quà, thiếp chúc mừng tăng cao. Vì vậy nhu cầu mua hàng của công ty vào thời điểm này cũng tăng theo, hay nhu cầu mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P cũng tăng mạnh vào dịp đầu năm học do những đơn đặt hàng từ phía các đối tác sử dụng giấy
căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng tài chính và khả năng dự trữ của doanh nghiệp.
2.3.2.2. Đối với việc xác định mục tiêu mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P
Công ty xác định một số mục tiêu mua hàng: • Chất lượng hàng mua đúng theo yêu cầu
• Đảm bảo thời hạn giao hàng nhằm tránh các sự cố thiếu hụt hàng hoá trong kinh doanh
• Đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất
• Đảm bảo an toàn, nhằm giảm thiểu các rủi ro trong mua hàng • Thiết lập các quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp
Với mỗi đơn hàng công ty sẽ đặt mục tiêu mua hàng cụ thể nhưng luôn giữ những mục tiêu kể trên. Căn cứ để công ty xác định mục tiêu trên là:
• Hiểu biết về nhà cung cấp
• Lựa chọn đội ngũ nhân viên mua hàng có trình độ kinh nghiệm • Kế hoạch mua hàng được xây dựng chi tiết, tỉ mỉ về thời gian, số
lượng hàng mua, ngân sách…
2.3.2.3. Đối với việc xây dựng các phương án mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P
+ Công ty có xây dựng các phương án muahàng cụ thể cho từng thương vụ khác nhau
+ Nội dung của phương án mua hàng thường bao gồm:
• Tên loại sản phẩm cần mua. Cụ thể về chất lượng, số lượng hàng mua • Mục tiêu mua hàng
• Thời gian giao nhận hàng • Thời gian thanh toán…
Trong phương án mua hàng Công ty cổ phần truyền thông 5P đặc biệt quan tâm tới nhà cung cấp. Bởi đây là yếu tố quan trọng quyết định xem phương án mua hàng của doanh nghiệp có khả thi hay không.
Bảng 2.4: Kết quả mua hàng theo nhà cung cấp
Đơn vị tính: nghìn đồng Nhà cung cấp 2008 2009 2010 2009/2008 2010/2009 ST % ST % Nhà máy giấy Bãi Bằng 2.164.230 2.684.720 3.062.753 520.490 124 378.033 114 Nhà máy giấy Phù Đổng 752.683 854.962 1.132.110 102.279 113,5 277.148 130,2 Nhà cung cấp nước ngoài 1.274.558 1.720.720 1.784.623 446.162 135 63.903 103 Các nhà cung cấp khác 582.585 590.065 155.110 7.480 101 -434,955 26 Tổng 4.774.056 5.850.467 6.134.578 1.076.411 122,5 584.111 104,8
Nhìn chung, giá trị hàng mua của công ty với nhà cung cấp đều tăng qua các năm. Riêng năm 2010 với 2009 thì lượng hàng mua của các nhà cung cấp khác giảm do công ty chủ yếu mua hàng của 3 nhà cung cấp là: Bãi bằng, Phù Đổng, doanh nghiệp nước ngoài.
Sau quá trình lập phương án mua hàng, công ty tiến hành lập ngân sách mua hàng. Tuỳ vào từng thời điểm, từng kế hoạch mua hàng cụ thể mà nguồn ngân sách được tăng hay giảm theo ngoài nguồn vốn tự có của doanh nghiệp, công ty còn huy động thêm vốn từ các nguồn khác như: vay lãi ngân hàng, vốn từ lao động trong doanh nghiệp…
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY