11 Các quy tắc mà công ty thường áp dụng khi xây
3.2.1. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu muahàng
Trước tiên để xác định nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp cần có quá trình nghiên cứu thị trường, thị trường là nơi sản phẩm được tiêu thụ là nơi để khách hàng và doanh nghiệp gặp nhau trao đổi về các điều kiện mua bán.
Thông qua nghiên cứu thị trường bộ phận kế hoạch xác định được hướng vào doanh nghiệp mình. Xem thị trường cần hàng hoá với số lượng, chất lượng như thế nào? Ở thời điểm nào. Trên cơ sở đó có kế hoạch mua hàng một cách hợp lý.
Trong những năm qua Công ty cổ phần truyền thông 5P vẫn tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xâydựng kế hoạch mua hàng nhưng chủ yếu mang tính kinh nghiệm của các nhân viên và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình nên dẫn tới khi xây dựng kế hoạch một số mặt hàng mua về có số lượng vượt quá mức hoặc có chất lượng không tốt hay không đúng thời điểm gây ra lãng phí, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty cần tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường để từ đó biết được con số đúng hơn về sản phẩm thị trường cần, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào. Tạo ra căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch.
Phương pháp nghiên cứu: Tuỳ thuộc vào thông tin về thị trường mà công ty lựa chọn phương pháp nghiên cứu nào cho thích hợp. Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, đưa chủ yếu vào những số liệu thống kê,tình hình thực tế qua các năm. Tuy nhiên, do đặc điểm dễ biến động của mặt hàng kinh doanh, công ty nên áp dụng đồng thời cả hai phương pháp là phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo theo những biến động của yếu tố thị trường để có thể thích ứng với những biến đổi của các yếu tố ảnh hưởng tới khả năng, nhu cầu mua hàng của công ty.
Nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công tác nghiên cứu xác định nhu cầu thị trường, yêu cầu họ bám sát nhu cầu thị trường trước khi đưa ra kế hoạch mua hàng.
+ Công ty cần phân tích nhu cầu mua hàng theo các căn cứ để xây dựng kế hoạch mua hàng cho chính xác. Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng khác nhau với từng loại hàng hoá khác nhau tuỳ theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua. Hàng mua có giá trị càng cao thì kế hoạch mua hàng càng cần được xây dựng một cách cụ thể, chi tiết hơn. Công ty cần phải phân tích các yếu tố ngây trở ngại cho quá trình mua hàng rủi ru trong mua hàng cao hay tháp được xác định dựa trên cởơ phân tích này. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể là xác định nhu cầu mua hàng.
Với Công ty cổ phần truyền thông 5P thì kế hoạch mua hàng cần được xây dựng dựa trên kế hoạch bán hàng và kế hoạch dự trù. Do vậy, kế hoạch kinh doanh phải được xây dựng chi tiết, đảm bảo rõ ràng theo từng mặt hàng kinh doanh, số lượng, chủngloại, kết cấu, thời gian…
+ Quy trình xác định nhu cầu mua hàng
Quy trình xác định nhu cầu mua hàng sẽ cụ thể hoá chính sách mua hàng của công ty. Doanh nghiệp cần chú trọng đến nét đặc trưng của từng nhóm sản phẩm để xác định nhu cầu mua hàng.
Theo em công ty nên áp dụng cả ba quy trình xác định nhu cầu mua hàng cho doanh nghiệp là:
- Dưới - trên
- Trên - dưới - trên - Trên - dưới
Việc áp dụng cả ba quy trình này một cách nhuần nhuyễn sẽ giúp cho việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty chính xác hơn.
Ngoài nhu cầu mua hàng đối với những mặt hàng đang tiêu thụ ổn định công ty cũng nên quan tâm mua các hàng hoá mới.