3.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Ở bất cứ một doanh nghiệp nào, thì bộ máy kế toán là một phần không thể thiếu được. Và ở khách sạn Hoàng Cung cũng thế, nó đóng một vai trò hết sức quan trọng, đảm nhiệm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ theo dõi việc nhập hàng, xuất hàng cho đến việc tiêu thụ và xác định được kết quả sản xuất kinh doanh. Công việc kế toán được ghi chép hằng ngày nhằm phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ lập báo cáo tài chính trình lên ban giám đốc và các cơ quan của nhà nước. Tại khách sạn Hoàng Cung, tổ chức bộ máy kế toán đơn vị được thể hiện trên sơ đồ sau:
: Quan hệ chỉ đạo SVTH: HỒ THỊ ƯỚC MƠ KẾ TOÁN TRƯỞNG Giám sát thu ngân, công nợ phải thu
Kiểm soát doanh thu, đối chiếu hàng hoá
bán ra Kế toán chi phí, giá thành Kế toán tiền mặt, kế toán thuế Kế toán TSCĐ, CCDC, Kế toán ngân hàng giám sát thu mua Kiểm toán đêm, công nợ phải trả Thủ quỹ
Thu ngân lễ tân Thu ngân nhà
hàng Thu ngân quầy
bar
Kế toán bếp Kiểm soát giá
thực phẩm
Kế toán hàng hoá, vật liệu
Kho bếp Kho hàng hoá
Phụ trách thu mua
Nhân viên thu mua B ản g 2: S ơ đ ồ tổ c hứ c bộ m áy k ế to án 37
Chức năng nhiệm vụ của từng chức danh như sau:
♦ Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng Kế toán, có quyền hạn và nghĩa vụ điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với các nhân viên kế toán trong Công ty. Đây là người tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về tổ chức và điều hành bộ máy kế toán.Tổ chức bộ máy kế toán, triển khai bộ máy kế toán đã được TGĐ và GĐTC phê duyệt. Trực tiếp điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước ban TGĐ về những sai phạm của nhân viên kế toán. Lập các báo cáo tài chính cho công ty, các báo cáo thuế theo luật định. Quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, thanh tra, kiểm toán. Kiểm soát công tác thu tiền hằng ngày, điều chuyển tiền dư vào tài khoản ngân hàng. Kiểm tra và ký các chứng từ kế toán. Kiểm soát các hợp đồng liên quan đến chi phí của khách sạn: phụ trách quyết toán các hợp đồng, tổng hợp đầu tư giá trị với thuế, ngân hàng, xây dựng và kiểm soát các quy trình liên quan đến vấn đề tài chính kế toán. Kế toán tổng hợp: xử lý và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành. Thực hiện các bút toán ghi sổ tổng hợp cuối tháng. Hoàn tất các báo cáo của công ty hàng tháng. Quyết toán các hợp đồng còn lại. Tổng hợp quyết toán giá trị đầu tư. Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, ngân hàng liên quan đến quyết toán công trình.
♦ Kế toán tiền măt, kế toán thuế:
Đối với kế toán tiền mặt: Theo dõi tiền mặt VNĐ, tiền măt ngoại tệ các loại. Lập phiếu thu chi hằng ngày. Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ. Kiểm kê quỹ hàng quý. Theo dõi và báo cáo thu chi tiền mặt. Báo cáo luân chuyển tiền tệ. In các bảng kê chứng từ hàng tháng giao cho bộ phận quản lý chứng từ
Đối với kế toán thuế: Kiểm tra và báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra trước ngày 20 hàng tháng. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trước ngày 08 hàng tháng. Quản lý và theo dõi các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước. Soạn thảo các công văn liên quan các văn đề về thuế. Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc hổ trợ và giải trình các cơ quan thuế.
♦ Kế toán chi phí, giá thành và công nợ phải trả:
Đối với kế toán chi phí, giá thành: Theo dõi các khoản chi phí với định mức của kế hoạch chi phí, đề xuất các trường hợp vượt quá định mức chi phí. Phân tích biến động của các chi phí, đề xuất cho Ban Giám Đốc các biện pháp quản lý chi phí, tài sản. Kiểm tra, phân bổ các chi phí khấu hao và lương vào các trung tâm chi phí. Kết sổ các tài khoản trên định kỳ hàng tháng. Kiểm tra, theo dõi các loại hợp đồng, đảm bảo hạch toán đầy đủ chi phí theo đúng nguyên tắc trích trước (TK 335). Kiểm soát giá cả, dịch vụ hàng hoá (trừ thực phẩm) nếu phát hiện tăng so với hợp đồng và bản báo giá gần nhất, yêu cầu tổ mua hàng hoặc bộ phận có liên quan giải trình. Kiểm tra quy trình, thủ tục nhập xuất của nhân viên cấp dưới. Theo dõi báo cáo vật tư, đối chiếu với báo cáo kiểm kê kho hàng tháng, phụ trách kiểm kê hàng hoá, vật liệu định kỳ. Hạch toán và phân bổ chi phí giá vốn thích hợp. Xác định giá vốn phân theo các nhóm dịch vụ thích hợp. Phân tích lãi gộp của từng nhóm dịch vụ, nắm rõ các nguyên nhân tăng tỷ lệ lãi gộp
Đối với kế toán công nợ phải trả: Theo dõi hàng hoá mua vào theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng. Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp. Cập nhật các chứng từ bù trừ công nợ. Kết hợp với các kế toán thuộc phân hệ khác để kiểm tra, đối chiếu các công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Báo cáo tình hình công nợ và thời gian thanh toán. Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng. ♦ Kế toán TSCĐ, CCDC: Tổ chức ghi chép, phản ánh các số liệu liên quan đến TSCĐ, CCDC như nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC hàng tháng vào chi phí hoạt động theo các trung tâm chi phí. Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC. Kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ. Báo cáo tình hình bể vỡ của CCDC hàng tháng
♦ Kế toán ngân hàng: Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau. Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay
tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác. Lên bảng kê vay vốn, thu hồi và kiểm tra các chứng từ gốc vay vốn, sắp xếp và hoàn trả chứng từ gốc cho bộ phận lưu trữ chứng từ. Kết hợp với kế toán công nợ phải thu để báo cáo tình hình công nợ phải thu một cách chính xác. Lập uỷ nhiệm chi thanh toán cho các nhà cung cấp. Theo dõi tình hình thanh toán bằng thẻ tín dụng của khách hàng, lập bút toán điều chỉnh chêch lệch tỷ giá.
♦ Giám sát thu mua: Giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thu mua theo quy trình được phê duyệt. Điều phối hoạt động, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Hướng dẫn công tác mua hàng, nhập hàng, cân đối với hạn mức tồn kho từng loại vật liệu. Kiểm tra chọn mẫu hàng tháng về giá, chất lượng.
♦ Kiểm soát doanh thu: Kiểm tra việc hoạch toán, nhập liệu doanh thu hằng ngày của các thu ngân. Đối chiếu doanh thu của các bộ phận hàng ngày. Kiểm soát giá cả hàng hoá, dịch vụ bán ra. Hỗ trợ công tác thu hồi công nợ với kế toán công nợ. ♦ Thống kê, đối chiếu hàng hoá bán ra: Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên captain order (từ FB và Bếp) với guest check, guest check với hoá đơn GTGT để đảm bảo tính nhất quán của số liệu.
♦ Kế toán công nợ phải thu: Theo dõi, cập nhật công nợ phải thu hàng ngày (TK 131) dựa trên báo cáo doanh thu, báo cáo thu tiền mặt, báo cáo ngân hàng. Thực hiện việc đối chiếu công nợ và phát hành thư đòi nợ đến khách hàng hàng tháng. Phân tích tình hình công nợ để đưa các chính sách thu hồi nợ hoặc trả nợ hoặc trả nợ và lập dự phòng nợ khó đòi. Liên lạc trực tiếp với khách hàng và nhân viên phòng Sales, đốc thúc khách hàng trả nợ. Liên kết với kế toán ngân hàng, kế toán tiền mặt và kế toán doanh thu để lên báo cáo công nợ phải thu hàng tháng.
♦ Giám sát thu ngân: Lập lịch làm việc của nhân viên thu ngân hàng tuần. Giám sát thời gian làm việc và nghiệp vụ của các thu ngân. Lập biên bản những trường hợp sai phạm của nhân viên thu ngân đồng thời đề xuất biện pháp kỹ luật thích hợp. ♦ Kế toán công nợ phải trả, kiểm toán đêm:
Đối với kế toán công nợ phải trả: Theo dõi hàng hoá mua vào theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng. Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp. Cập nhật các chứng từ bù trừ công nợ. Kết hợp với các kế toán thuộc phân hệ khác để kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp. Báo cáo tình hình công nợ và thời hạn thanh toán. Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng. Đối với kiểm toán đêm: Kiểm tra chứng từ, sổ sách và kiểm kê bàn giao tiền mặt tại các quầy thu ngân. Chuyển hồ sơ chứng từ đến nhân viên kiểm soát doanh thu. Phụ trách thu ngân các quầy từ 23h hàng ngày. Kiểm kê và xác nhận hàng huỷ tại bếp mở tầng 3. Phụ trách kho thực phẩm từ 21h đến 4h hàng ngày. Báo cáo doanh thu từng vụ việc trong ngày. Báo cáo hàng bể vỡ. Báo cáo sự cố, tai nạn và an ninh khách sạn. Đóng hệ thống POS.
♦ Kế toán hàng hoá, vật liệu: Kiểm tra, kiểm soát các chứng từ nhập xuất điều chuyển hàng phát sinh tại kho tổng. Đối chiếu với các báo cáo sử dụng của các bộ phận. Đối chiếu hoá đơn hợp đồng của nhà cung cấp. Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng. Lập báo cáo nhập xuất tồn tại kho tổng. Báo cáo nhập xuất tồn tại các quầy. Báo cáo tình hình hàng tồn kho bán chậm, hàng đến hạng cần xử lý. Kiểm tra các biên bản xử lý hàng, hàng trả lại, chuyển kế toán thanh toán. Kết hợp với kế toán công nợ để kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp.
♦ Kế toán bếp, kiểm soát giá thực phẩm:
Đối với kế toán bếp: Kiểm tra, kiểm soát giá vốn trước khi xuất hàng cho bộ phận bếp. Nếu giá trị hàng hoá yêu cầu chêch lệch thấp hơn hoặc vượt quá mức 5% định mức, yêu cầu sự giải thích của bộ phận bếp. Kiểm tra hàng tồn kho trước khi kiểm phiếu yêu cầu qua thủ kho. Lập phiếu yêu cầu mua hàng để chuyển đến tổ mua hàng. Kiểm tra, kiểm soát chứng từ nhập, xuất điều chuyển hàng phát sinh tại kho bếp. Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng, lập báo cáo nhập, xuất tồn, báo cáo chênh lệch tồn kho sổ sách và thực tế. Đề xuất biện pháp xử lý. Kiểm tra các biên bản huỹ hàng, báo cáo tình hình hàng hư hỏng, kém phẩm chất. Kết hợp kế toán công nợ phải trả để kiển tra, đối chiếu công nơ phải trả cho các nhà cung cấp thực phẩm.
Đối với kế toán kiểm soát giá cả thực phẩm: Nắm vững hợp đồng cung ứng thực phẩm. Kiểm soát giá cả hàng hoá thực phẩm, nếu phát hiện sự chênh lệch tăng so với hợp đồng hoặc bản báo giá gần nhất yêu cầu tổ mua hàng giải trình.
♦ Thủ kho: Kiểm tra và nhập hàng hoá vào. Sắp xếp và lưu trữ hàng hoá một cách khoa học. Xuất hàng theo yêu cầu . Cập nhật số lượng nhập xuất và chuyển chứng từ trong ngày cho kế hoạch phụ trách. Thường xuyên đối chiếu số lượng hàng còn trong kho, so sánh với định mức hàng tồn kho để tiến hành yêu cầu mua hàng. Lập biên bản hàng hư hỏng, trả lại và nộp cho kế toán phụ trách (kế toán kho bếp hoặc kế toán vật tư) ngay trong ngày. Cuối tháng cùng phụ trách đối chiếu và kiểm kê hàng tồn kho. Ký xác nhận hàng tồn kho cuối mỗi tháng.
♦ Thủ quỹ: Quản lý, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt quản lý tiền mặt tại quỹ. Báo cáo tiền mặt tại quỹ vào cuối mỗi ngày. Nộp tiền vào ngân hàng khi tồn quỹ vượt quá hạn mức 3h chiều mỗi ngày với sự hộ tống của một bảo vệ. Đối chiếu các chênh lệch tiền mặt tại quỹ ngay sau khi được phát hiện. Kiểm kê quỹ định kỳ và lập báo cáo kiểm kê và thời điểm cuối mỗi tháng với sự tham gia của nhân viên kế toán thanh toán. Tuân thủ yêu cầu kiểm kê quỹ đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc, có trách nhiệm giải thích các khoản chênh lệch. Tuân thủ chính sách tồn tiền mặt tại quỹ hàng ngày, để hạn chế rủi ro khi để tiền mặt với giá trị lớn. Chỉ chấp thuận chi tiền ra khi có đầy đủ sự phê duyệt theo đúng quy định. Kiểm soát sự biến động của ngoại tệ, đề xuất phương án mua bán ngoại tệ có hiệu quả. Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán.
♦ Tổ mua hàng: Tuân thủ quy trình mua hàng đã được Ban Tổng GĐ phê duyệt. Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá đặt mua, ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hoá. Tìm và để trình ban TGĐ những nhà cung cấp hàng hoá có những tiêu chí phù hợp với những tiêu chuẩn mà khách sạn đề ra. Thực hiện lệnh mua hàng từ các yêu cầu mua hàng của các bộ phận: kiểm kê và tìm những nhà cung cấp hợp lý nhất đối với những món hàng cần đặt mua. Chịu trách nhiệm trước Ban TGĐ về giá cả, chất lượng hàng hoá đặt mua. Thường xuyên khảo sát thị trường để tìm ra
những nhà cung cấp tốt nhất cho khách sạn. Hàng tháng phải báo cáo tình hình mua hàng, phân tích giá cả và đánh giá các nhà cung cấp để trình Ban TGĐ.
♦ Nhân viên thu ngân: Thực hiện công tác thu ngân theo quy trình đã được hướng dẫn. Báo cáo và nộp tiền mặt cho thủ quỹ theo đúng quy định. Kiểm soát nhân viên nhà hàng trong quá trình ghi nhận captain order, thu tiền và hoàn trả tiền lẻ cho khách. Kiểm soát hàng hoá, dụng cụ bể vỡ tại outlet mình phụ trách, lập biên bản và báo cáo đến kế toán công cụ dụng cụ, hàng hoá những công cụ bể vỡ này.
Tóm lại, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với quy mô của đơn vị. Mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy vi tính đảm bảo công việc được tiến hành một cách nhanh gọn, đạt hiệu quả cao.
3.4.2. Hình thức ghi sổ kế toán tại công ty cổ phần khách sạn Hoàng Cung
Hiện nay khách sạn đang áp dụng hình thức ghi sổ là phần mềm kế toán máy (phần mềm past Accounting). Áp dụng phần mềm này có ưu điểm:
- Linh hoạt mềm dẻo trong việc cho phép người dùng chủ động tổ chức khai báo hệ thống quản lý kế toán từ đơn giản đến phức tạp, từ tổng hợp đến chi tiết tùy theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
- Giúp cho công tác kế toán ở các phần hành nhẹ nhàng trong điều kiện có nhiều nghiệp vụ kinh doanh phát sinh hàng ngày, đồng thời có thể kiểm tra đối chiếu ngay lập tức khi Ban Giám Đốc yêu cầu.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và bản tổng hợp chứng từ kế toán, lập chứng từ ghi sổ, sau đó đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi làm đăng ký vào sổ cái. Sau đó nhập dữ liệu vào máy và máy sẽ tự động tính toán.
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại Khách sạn Hoàng Cung hiện nay bao gồm: HĐ bán hàng, HĐ mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán,…ngoài ra khách sạn còn