6. Cấu trúc của luận văn
1.2.4. Quá trình đánh giá nội bộ và thu thập thông tin phản hồi
Theo Dự án phát triển văn hóa chất lượng trong các trường đại học châu Âu [European University Association, 2006], để thúc đẩy văn hóa chất lượng một cách hiệu quả, đảm bảo sự tham gia của tất cả cán bộ, giảng viên, nhân viên và giảm thiểu nguy cơ văn hóa chất lượng chỉ được quan tâm trong phạm vi đơn vị chất lượng của trường, chiến lược về thông tin và trao đổi thông tin (truyền thông) được xác định là một yếu tố quan trọng. Khi đề cập đến chiến lược thông tin và trao đổi thông tin, điều quan trọng là phân biệt giữa thông tin – liên quan đến thực tế xảy ra và truyền thông – liên quan đến việc đưa ra ý kiến và thúc đẩy trao đổi và thảo luận. Để thúc đẩy chất lượng, cả thông tin đáng tin cậy và trao đổi ý kiến cần được xem xét và tiếp cận theo một cách tổng hợp trong trường đại học. Nói cách khác, trao đổi thông tin có hiệu quả phải dựa trên nhiều kênh thông tin khác nhau và phải đảm bảo có được thông tin phản hồi. Mục tiêu và quá trình đánh giá nội bộ và thu thập thông tin phản hồi là những đặc điểm quan trọng của văn hóa chất lượng và là một phần không thể thiếu của kế hoạch chiến lược. Quá trình này cho phép nhà trường tự học hỏi kinh nghiệm, các khoa chia sẻ những vẫn đề thực tiễn hữu hiệu, giảm thiểu và sửa chữa các sai sót. Quá trình đánh giá cần mang lại hiệu quả cho việc cải tiến chất lượng, không phải là công cụ để kiểm soát hay trừng phạt. Kết quả đánh giá cần công bố công khai cho cán bộ, giảng viên và sinh viên. Khi cán bộ, giảng viên và sinh viên không biết kết quả đánh giá, sự hoài
36
nghi và chán nản có khả năng xuất hiện và có thể dẫn đến việc xây dựng lại văn hóa chất lượng là rất khó khăn.
Để đảm bảo quá trình đánh giá nội bộ hỗ trợ và thúc đẩy văn hóa chất lượng, cần có năm điều kiện [European University Association, 2006]:
(1) Cần tích hợp quá trình đánh giá nội bộ vào quá trình quản lý chất lượng nói chung. Điều này rất quan trọng để tránh việc đánh giá đơn thuần là các thủ tục quan liêu chỉ nhằm vào các báo cáo và các con số thống kê;
(2) Thông qua thảo luận để xây dựng các quy định và quy trình một cách minh bạch; sau đó, văn bản hóa một cách rõ ràng và thông tin đến tất cả cán bộ, giảng viên, nhân viên;
(3) Thiết kế đánh giá không chỉ đơn thuần là tuân thủ các tiêu chí và chỉ ố đánh giá mà khuyến khích tuân thủ trên tinh thần của chất lượng – yếu tố nền tảng của các chỉ số đánh giá;
(4) Khuyến khích sự tham gia của cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên và các bên có liên quan ngoài trường tham gia vào quá trình đánh giá;
(5) Triển khai các hoạt động liên quan đến tác động sau đánh giá. Nếu không có tác động sau đánh giá, thường đòi hỏi sự nỗ lực của tất cả các thành viên, cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên không còn hứng thú và không ủng hộ hoạt động đánh giá. Theo Dự án phát triển văn hóa chất lượng trong các trường đại học châu Âu [European University Association, 2006], một nhiệm vụ trung tâm của lãnh đạo trường là tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng và hệ thống hóa các kết quả kiểm tra, giám sát chất lượng trong quá trình ra quyết định của nhà trường. Ban giám hiệu phải đảm bảo rằng việc giám sát hoàn toàn mang tính xây dựng và phát triển. Đây không được xem là cơ chế kiểm soát cán bộ,
37
giảng viên. Phân tích số liệu được xem là một phần kế hoạch chiến lược của trường đại học. Trước khi thu thập số liệu, cần xác định rõ phạm vi và mục đích của việc thu thập số liệu. Trong phạm vi quá trình chất lượng, điều quan trọng là cần xác định những chỉ số định lượng và định tính đáng tin cậy để đo lường chất lượng trong nhà trường. Tuy nhiên, các chỉ số và thông tin cụ thể không phải lúc nào cũng đại diện cho các giải pháp tuyệt đối. Bên cạnh đó, việc sử dụng các chỉ số và thông tin còn phụ thuộc vào sứ mạng của nhà trường, bối cảnh xã hội [European University Association, 2006].
Trong khi một số trường đại học có sự thiếu sót trong việc thu thập dữ liệu, một số trường đại học khác đã thu thập dữ liệu tràn lan khiến gia tăng khối lượng công việc liên quan đến thu thập, xử lý số liệu. Điều này có thể làm nảy sinh sự chống đối của nhân viên, đặc biệt là khi giá trị thực hiện, theo dõi sau khi xử lý số liệu không rõ ràng và không có sự nhất quán. Vì vậy, khi thu thập số liệu cần bám sát mục tiêu đã được đặt ra. Tuân thủ các yêu cầu sau có thể giúp việc thu thập dữ liệu có hiệu quả [European University Association, 2006]:
(1) Định kỳ thu thập, phân tích số liệu và công bố công khai kết quả phân tích số liệu;
(2) Cần chuẩn hóa dữ liệu thu thập được để có thể phân tích trong nội bộ nhà trường và có sự so sánh, đối chiếu và xếp hạng cùng với các trường khác trong hệ thống giáo dục;
(3) Công nhận và tham chiếu đến các tiêu chuẩn bên ngoài, như các tiêu chuẩn do các cơ quan quản lý nhà nước công bố hay các tiêu chuẩn của các tổ chức đánh giá, xếp hạng được nhiều trường công nhận.
Theo Dự án phát triển văn hóa chất lượng trong các trường đại học châu Âu [European University Association, 2006], cơ cấu tổ chức được xác định là
38
một yếu tố quan trọng để xác định quá trình thu thập thông tin, số liệu bên trong nhà trường. Quá trình xử lý dữ liệu có thể phức tạp hơn khi các khoa có quyền tự chủ cao. Nhà trường có thể thành lập bộ phận thu thập, xử lý dữ liệu để phục vụ cho tất cả các đơn vị trong trường và cho Lãnh đạo trường. Bộ phận này có trách nhiệm quản lý và phân tích dữ liệu trong toàn trường. Đồng thời, các trường đại học cần có hệ thống tích hợp thông tin để giúp thu thập dữ liệu, kết nối với các cơ sở dữ liệu khác và giúp cán bộ, giảng viên tiếp cận với thông tin khi có yêu cầu [European University Association, 2006].
Kết luận Chương 1:
Trên cơ sở các khái niệm về văn hóa, văn hóa tổ chức nói chung, quan niệm về văn hóa chất lượng trong trường đại học nói riêng và những nghiên cứu về một số yếu tố nền tảng văn hóa chất lượng trong trường đại học được trình bày trong Chương 1, tác giả rút ra những vấn đề cơ bản làm cơ sở cho việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá vai trò của thành tố quản lý trong việc tạo dựng văn hóa chất lượng trong Trường ĐHDLHP trong chương tiếp theo.
39
Chương 2: BỐI CẢNH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Trong chương này, tác giả trình bày tóm tắt quá trình ra đời, phát triển cũng như những đặc điểm cơ bản của Trường ĐHDLHP – nơi diễn ra nghiên cứu. Đồng thời, tác giả trình bày chi tiết phương pháp nghiên cứu, gồm: câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu; mô hình nghiên cứu; mẫu nghiên cứu; công cụ khảo sát và quá trình khảo sát.