* Thủ tục chứng từ nhập kho NVL
Quy trình luân chuyển PNK,theo quy định tất cả NVL khi về đến Công ty thì đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được hóa đơn của người bán hoặc của nhân viên mua NVL mang về, ban kiểm nghiệm của công ty sẽ đối chiếu với kế hoach thu mua và kiểm tra về số lượng, chất lượng,quy cách sản xuất của NVL để nhập kho.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán lập PNK theo(MS01-VT), PNK phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và thủ kho mới hợp lệ.
Nguồn NVL của công ty tăng chủ yếu là do mua ngoài, cũng có thể là thu hồi từ các phân xưởng, tổ máy.
Quá trình nhập kho NVL phải làm đầy đủ các giấy tờ có liên quan như: Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao …
Vật liệu sau khi đã được kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng căn cứ vào hóa đơn của bên bán lập phiếu nhập kho do phòng Kế hoach lập thành 3 bản:
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch.
Liên 2: Giao cho thủ kho làm căn cứ để ghi thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho ngưòi mua hàng làm căn cứ cho thanh toán người bán. - Trường hợp vật liệu nhập kho do tiết kiệm trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồi thì phiếu nhập kho được chia thành 2 liên :
Liên 1: Giao cho thủ kho làm căn cứ để ghi thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Liên 2:Gửi và lưu tại nơi lập phiếu. Phòng KH-XNK
Hóa đơn vật liệu về Phiếu nhập kho
Tiến hành nhập kho
Sơ đồ 2.1. Quá trình nhập kho NVL của công ty
Đối với NVL mua ngoài thì chi phí vận chuyển, bốc dỡ được tính vào giá thực tế NVL nhập kho. Nếu công ty mua NVL mà bên bán chịu chi phí
vận chuyển thì giá thực tế NVL nhập kho là giá ghi trên hoá đơn GTGT (giá mua chưa có thuế). Nếu chi phí vận chuyển do công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho NVL . Công thức tính giá nhập kho NVL của công ty là:
Giá nhập kho = Giá trị NVL + Chi phí liên quan, thu mua NVL
Đối với NVL được công ty cấp, giá nhập kho của công ty được tính theo công thức sau:
Giá nhập kho = Giá do công ty cấp thông báo + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Để hiểu rõ hơn về công tác luân chuyển chứng từ và tình hình nhập - xuất NVL tại Công ty CP VLXD Bỉm Sơn em xin trích dẫn một số nghiệp vụ kế toán trong tháng 04 năm 2013 ở Công ty như sau:
Nghiệp vụ 1:
Ngày 02/04/2013, Anh Trần Văn Minh mua 168 tấn than A, chưa thuế 1.210.000 đồng/ tấn của Công ty Hướng Dương. Thuế suất thuế GTGT 10%, Công ty đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt.
Căn cứ yêu cầu vật tư cần để sử dụng, phòng kế hoạch lập giấy đề nghị nhập vật tư có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc.
Bảng 2.1: Giấy đề nghị nhập vật tư
Bộ phận: Công ty CP VLXD Bỉm Sơn Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Địa chỉ: TX.Bỉm Sơn, Thanh Hóa Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ
Họ và tên: Trần Văn Minh
Bộ phận công tác: Phòng kế hoạch
Lý do: Nhập kho than cám A về Công ty
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
01 Than cám A Tấn 168
Kính mong lãnh đạo xem xét và duyệt.
Trưởng phòng KT-KH Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Sau khi Giám đốc duyệt yêu cầu nhập vật tư, khi mua vật tư sẽ nhận được hóa đơn GTGT.
Căn cứ vào hoá đơn số 0002333, kế toán tiến hành kiểm nghiệm lô hàng và lập “Biên bản kiểm nghiệm”
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 08 tháng 03 năm 2013
Mẫu số: 01-3LL
KH: BG 2008
Số: 01
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hưng Sơn
Địa chỉ: Đống Đa- Hà Nội
Số điện thoại: (84)348730987 Mã số thuế: 0107659396
Họ và tên người mua hàng: Anh Huy
Tên đơn vị: Nhà máy gạch Tuynel Sơn Trang
Địa chỉ: Hoằng Trung- Hoằng Hóa- Thanh Hóa Hình thức thanh toán: TM
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4 x 5
1 Gạch 6 lỗ quay ngang Viên 5.000 3.000 15.000.000
2 Gạch 4 lỗ Viên 4.000 1.420 5.680.000
Cộng tiền hàng: 20.680.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.068.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 22.748.000
Số tiền bằng chữ: Hai mươi hai triệu bảy trăm bốn tám tám nghìn đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Bảng 2.3: Biên bản Kiểm nghiệm
Bảng 2.4: Phiếu nhập kho Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
Bỉm Sơn – Thanh Hóa
Mẫu số: 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Ngày 04 tháng 05 năm 2013
- Căn cứ HĐ số 0002302 ngày 02 tháng 05 năm 2013 - Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Bà : Lê Thị Hồng - Cán bộ phòng kế toán Trưởng ban
+ Ông: Nguyễn Văn Công - Cán bộ phòng kỹ thuật Đại diện kỹ thuật
+ Bà: Lê Thị Mai - Thủ kho Ủy viên
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Số TT Tên nhãn hiệu vật tư Mã Phương thức kiểm nghiệm ĐVT lượng Số theo
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách A B C D E 1 2 3 4
Than cám A 152 Toàn diện Tấn 168 168 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư mua của Công ty TNHH Hoàng Mai
theo hoá đơn GTGT số 0002333, ngày 02/04/2013 đúng tiêu chuẩn và số lượng ghi trên hoá đơn, không bị hao hụt.
Đại diện kỹ thuật
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ủy viên
(Ký, ghi rõ họ tên)
Trưởng ban
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán tiến hành lâp “phiếu chi”
Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
TX.Bỉm Sơn – Thanh Hóa Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 04 năm 2013
Số: PN 262 Nợ TK 152, 153 Có TK 112
- Họ và tên người nhập: Trần Văn Minh
- Theo Hoá đơn GTGT số 0002333 ngày 02/04/2013 của Công ty Hướng Dương - Nhập tại kho: Công ty
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm lẻ ba triệu, hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày 04 tháng 05 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
TT Tên vật tư VTMã ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Than cám A 152 Tấn 168 168 1.210.000 203.280.000 Cộng 203.280.000
Bảng 2.5: Phiếu chi
Đơn vị: Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
Địa chỉ: Bỉm Sơn – Thanh Hóa
Mẫu số: 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 02 tháng 04 năm2013
Số: 01 Nợ: 1521, Có: 111
Họ tên người nhận tiền: Trần Văn Minh
Địa chỉ: Phòng sản xuất gạch
Lý do chi: Thanh toán tiền mua than cám A cho phân xưởng sản xuất
Số tiền: 223.608.000 VNĐ
Viết bằng chữ: (Hai trăm hai ba triệu, sáu trăm linh tám nghìn đồng chẵn.).
Kèm theo: 01 chứng từ gốc hóa đơn GTGT.
Ngày 02 tháng 04 năm2013
Giám đốc
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên) Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người nhận tiền
(Ký, họ tên)
Nghiệp vụ 2:
Ngày 08/04/2013, Nguyễn Văn Dũng đội sản xuất xi măng mua của Công ty TNHH Tổng Hợp Tiến Hải
- 120 tấn Clinken, đơn giá chưa thuế 1.532.000 đồng/ tấn - 110 tấn thạch cao, đơn giá chưa thuế 1.200.000 đồng/ tấn
Thuế suất thuế GTGT 10%, Công ty đã toán tiền hàng bằng tiền mặt. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiêm, phiếu chi
Bảng 2.6: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01GTKT3/001
Ký hiệu: 29AC/11P Số:0003222 Liên 02: Giao cho khách hàng
Ngày 08 tháng 04 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tổng Hợp Tiến Hải
Địa chỉ: Đông Sơn – Thanh Hóa MST: 2801.552.256
Số tài khoản: 102010002360485 ngân hàng Công Thương Đông Sơn
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Dũng
Tên đơn vị: Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
Địa chỉ: Ngọc Trạo – Bỉm Sơn – Thanh Hóa MST: 2800223841
Số tài khoản: 102010000380289 ngân hàng Công Thương Bỉm Sơn
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Mã
số ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3=1x2
01 Clinker tấn 120 1.532.000 183.840.000
02 Thạch cao tấn 110 1.200.000 132.000.000
Cộng tiền hàng: 315.840.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 31.584.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 347.424.000
Số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm bốn mươi bảy triệu, bốn trăm hai mươi bốn nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký và họ tên) Người bán hàng (Ký và họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký và họ tên)
Khi hàng về đến kho, Ban kiểm nghiệm của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm chủng loại, số lượng vật tư và sau đó lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư:
Bảng 2.7: Biên bản kiểm nghiệm
Đơn vị: Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
Địa chỉ: Bỉm Sơn, Thanh Hóa
Mẫu số: 03-VT
(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Ngày 08 tháng 04 năm 2013
- Căn cứ HĐ số 0003222 ngày 08 tháng 04 năm 2013 - Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Bà : Lê Thị Hồng Cán bộ phòng kế toán Trưởng ban + Ông: Nguyễn Văn Công Cán bộ phòng kỹ thuật Đại diện kỹ thuật + Bà: Lê Thị Mai Thủ kho Ủy viên
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Số TT Tên nhãn hiệu vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách A B C D E 1 2 3 4
01 Clinker 152 Toàn diện Tấn 120 120 0
02 Thạch cao 152 Toàn diện Tấn 110 110 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư mua của Công ty TNHH Hoàng Mai theo hoá đơn GTGT số 0003222, ngày 08/04/2013 đúng tiêu chuẩn và số lượng ghi trên hoá đơn, không bị hao hụt.
Đại diện kỹ thuật
(Ký, ghi rõ họ tên) Ủy viên
(Ký, ghi rõ họ tên) Trưởng ban
Bảng 2.8: Phiếu nhập kho
* Thủ tục chứng từ xuất kho NVL
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư các phòng ban, phân xưởng sẽ lập giấy xin lĩnh vật tư gửi cho phòng vật tư, trong đó ghi rõ số lượng chủng loại vật tư cần sử dụng, mục đích cần sử dụng. Phòng vật tư trình PGĐ phụ trách các mảng liên quan đến các phòng ban, phân xưởng ký duyệt. Khi có đầy đủ chữ ký phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho để xuất vật tư cho phân xưởng, bộ phận sử dụng.
Quá trình xuất kho NVL cũng phải làm đầy đủ các giấy tờ có liên quan
Đơn vị: Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
Địa chỉ: p.Ngọc Trạo, tx Bỉm Sơn, Thanh Hóa
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 08 tháng 04 năm 2013
Số: PN 263
Nợ TK 152, 133 Có TK 111
- Họ và tên người nhập: Đặng Văn Thành
- Theo Hoá đơn GTGT số 0003222 ngày 08/04/2013 của Công ty TNHH Tổng Hợp Tiến Hải
- Nhập tại kho: Kho B
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba trăm mười năm triệu, tám trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày 08 tháng 04 năm 2013
Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người giao hàng
(Ký, họ tên) Thủ kho
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) TT Tên vật tư Mã VT ĐVT Theo Số lượng chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Clinker 152 Tấn 120 120 1.532.000 183.840.000 02 Thạch cao 152 Tấn 110 110 1.200.000 132.000.000 Cộng x x x x x 315.840.000
như: Phiếu xuất kho, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn cước phí vận chuyển…Quá trình xuất kho NVL thể hiện qua sơ đồ:
(Nguồn: Phòng KH-KD)
Sơ đồ 2.2. Quá trình xuất NVL của Công ty
Hiện nay, công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và được tính một lần vào cuối tháng. Công thức tính như sau:
Đơn giá
bình quân = Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ Số lượn tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá trị vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân
- Liên 1: lưu tại quyển
- Liên 2: giao cho người nhận hàng
- Liên 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
Trên PNK người lập phiếu ghi cột tên chủng loại,quy cách,số lượng xuất theo yêu cầu,thủ kho ghi cột thực xuất,kế toán ghi cột đơn giá và thành tiền.Phiếu xuất kho phải ghi chép đầy đủ,rõ ràng,chính xác,không tẩy xóa,đầy đủ số lượng giá trị NVL và có đầy đủ chữ kí của người xuất.
Nghiệp vụ 3
Ngày 07/04/2013, Công ty xuất kho 120 tấn than cám A (thuộc lô hàng nhập ngày 02/04/2013) phục vụ phân xưởng sản xuất gạch. Đơn giá 1.210.000 tấn /đồng.
Bộ phận vật tư làm thủ tục và viết phiếu xuất
Đơn vị Gửi về Phòng KH-KD Duyệt Yêu cầu đơn vị
Bảng 2.9: Giấy đề nghị xuất kho
Đơn vị: Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
Địa chỉ: TX. Bỉm Sơn, Thanh Hóa
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Ngày 07/04/2013
Họ và tên: Vũ văn Minh
Bộ phận công tác: Bộ phận sản xuất gạch
Lý do: Xuất nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
01 Than cám A Tấn 120
Kính mong lãnh đạo xem xét và duyệt.
Đội trưởng công trình
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư ngày 07/04/2013 nhân viên phòng kế họach vật tư lập phiếu xuất kho.
Bảng 2.10: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty CP VLXD Bỉm Sơn
Địa chỉ: p.Ngọc Trạo, tx Bỉm Sơn, Thanh Hóa
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 07 tháng 04 năm 2013
Số: PX 275
Nợ TK 627 Có TK 152
- Họ và tên người nhận: Vũ Văn Minh
- Bộ phận: Bộ phận sản xuất
- Lý do xuất kho: Phục vụ cho sản xuất gạch
- Xuất tại kho: Kho
Số
TT Tên vật tư
Mã
VT ĐVT
Số lượng
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
01 Than cám A 152 Tấn 120 120 1.210.000 145.200.000
Cộng x x x x x 145.200.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm bốn năm triệu, hai trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 07 tháng 04 năm 2013
Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nghiệp vụ 4
Ngày 16/04/2013, Anh Lê Văn Thế thuộc bộ phận sản xuất xi măng xuống kho xin xuất kho 110 tấn Clinker và 100 tấn Thạch cao ( thuộc lô hàng ngày 08/04/2013 ) về sản xuất xi măng.
Bảng 2.11: Phiếu xuất kho