- Đẩy mạnh thông quan hàng hóa qua thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
3.2.3 Về phía công ty TOCONTAP HÀ NỘ
Nhân viên chuẩn bị hồ sơ và chứng từ hải quan phải nâng cao tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn để không mắc lỗi đáng tiếc . Cần phân tách trách nhiệm kiểm tra chứng từ và HSHQ cho hai người để tránh bỏ sót lỗi như áp sai mã hàng hóa, ghi số hợp đồng mua bán hàng, số giấy phép (trường hợp xuất hàng cần có giấy phép) chưa chính xác …
Nhanh chóng nhận diện lỗi và đưa ra giải pháp xử lý tương ứng với mỗi trường hợp. Ví dụ: nếu chứng từ có lỗi, sau khi xem xét, kiểm tra lại kỹ lưỡng tòn bộ hồ sơ và chứng từ bị hải quan báo lỗi, thì xác nhận và chấp nhận sửa trong thời hạn ngắn nhất có thể. Trường hợp không đủ thời gian để sửa chữa, bổ sung theo đúng yêu cầu thì nhanh chóng làm công văn xin nợ chứng từ với Hải quan và kèm theo giấy giải trình, n rõ lý do cũng như thời hạn sẽ sửa chữa, hoàn thiện xong chứng từ. Tóm lại lỗi chứng từ cần phải được giải
quyết nhanh chóng và tiết kiệm về chi phí nhất có thể, trường hợp quá khó khăn thì mới dùng đến phương thức xin nợ chứng từ.
Cập nhật thông tin thường xuyên về hàng hóa, tỷ giá để không được sơ suất khi làm tờ khai.
Lỗi chứng từ ảnh hưởng lớn đến thời gian làm thủ tục hải quan điện tử của công ty vì nó ảnh hưởng đến các bước còn lại trong quy trình. Do đó, phát hiện lỗi cùng với sự hợp tác nhiệt tình của các bên sẽ giúp Công ty giải quyết lỗi nhanh chóng và hạn chế việc phải giải trình với cơ quan Hải quan hay bị kiểm tra nghiêm ngặt hơn.
Tuân thủ tuyệt đối tốt nghĩa vụ thuế với Nhà nước : việc công ty thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước khi tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ tạo điều kiện giúp công ty làm thực hiện thủ tục hải quan điện tử tốt hơn. Bởi việc nộp thuế đúng hạn, đầy đủ cho Nhà nước là một trong những tiêu chí quan trọng giúp hải quan đánh giá và xếp loại DN, từ đó cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý rủi ro, để hệ thống này phân luồng những hàng hóa mà doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu. Việc này còn giúp công ty tăng cường uy tín với Hải quan, với khách hàng cũng như tạ ra sức cạnh tranh cao với những doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác.
Tăng cường uy tín của DN với các bạn hàng và quan hệ tốt với cơ quan Hải quan.
Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp: không buôn lậu; không trốn thuế, nợ thuế; kiểm tra hàng hóa không vi phạm với khai báo; không tiến hành các hoạt động NK, XK hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa cấm NK, XK của Nhà nước…để tiếp tục giữ vững uy tín, tạo niềm tin với Hải quan giúp hàng hóa được thông quan nhanh hơn.
Do vậy, thực hiện tốt những giải pháp trên sẽ làm giảm tỷ lệ hàng bị phân vào luồng đỏ, phải kiểm hóa và sẽ tối thiểu hóa thời gian, chi phí khi thông quan hàng hóa.
Giải pháp với nguồn nhân lực: mặc dù những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm ở công ty nhiều nhưng còn có đội ngũ nhân viên trẻ chưa hoàn toàn thuần thục nghiệp vụ và nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều việc. Do đó, ban quản trị công ty cần xem xét điều chỉnh lượng nhân sự hợp lý và nâng cao công tác đào tạo nhân sự.
Tăng cường tuyên truyền về lợi ích việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử cho các thàn viên trong công ty, đặc biệt là Lãnh đạo công ty và tăng cường công tác quan hệ với hải quan để xin tư vấn, được giải đáp những vướng mắc để mọi người trong công ty tích cực tham gia vào thủ tục hải quan điện tử
Tiến hành mở rộng thực hiện thủ tục hải quan điện tử cho tất cả các loại mặt hàng, hạn chế sự phiền phức trong việc phải làm thủ tục hải quan vừa điện tử vừa thủ công
Bản thân công ty cũng cần chủ động trang bị các thiết bị tiên tiến, hiện đại kết nối mạng với các cơ quan chức năng Hải quan, Thuế, Kho bạc, Ngân hàng...; đồng thời chấp hành tốt các pháp luật về hải quan để được đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử và tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ có đủ trình độ tin học và am hiểu pháp luật để tham gia hoạt động hải quan điện tử.
- Tiến hành chuẩn hóa hóa khâu làm thủ tục hải quan điện tử.
+ Xây dựng quy trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử thống nhất: hiện tại Công ty TOCONTAP Hà Nội không có một quy trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử thống nhất ban hành dưới dạng văn bản cũng như các hướng dẫn giải quyết những bất cập gặp phải để làm cơ sở cho các phòng tham khảo thực hiện theo và có sự áp dụng phù hợp với đặc trưng từng phòng. Do vậy, Công ty cần nghiên cứu và xây dựng quy trình phù hợp với đơn vị mình và tiến tới đạt được tiêu chuẩn ISO trong quản lý quy trình.
+ Thực hiện công tác quản lý, giám sát việc thực hiện quy trình: công việc này sẽ bắt đầu từ việc Công ty sẽ giao trách nhiệm cho các phòng tự quản trị việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử với các hoạt động như: ghi chép những trục trặc, lỗi và nguyên nhân cũng như cách giải quyết đã áp dụng theo từng bước trong quy trình đối với mỗi hợp đồng để tiện tham khảo. Từ đó, tổng kết lại để rút ra những điểm cẩn lưu ý khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử cũng như kinh nghiệm giải quyết và quan trọng là tránh việc lặp lại lỗi.
+ Chuyên môn hóa công tác thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Chuyên
môn hóa ở đây không phải là mỗi phòng có một người chuyên làm thủ tục hải quan điện tử vì điều đó không thể với mô hình quản lý hiện nay. Số lượng nhân viên mỗi phòng ít (7 – 9 người) trong khi công việc nhiều và thường phải luân phiên nhau.
Chuyên môn hóa việc thực hiện TTHQ điện tử có hai cách:
- Công ty lập ra bộ phận chuyên làm TTHQ điện tủ cho các hợp đồng XNK của các phòng trong Công ty. Có thể nói họ hoạt động như làm dịch vụ hải quan cho riêng công ty vậy.
- Thuê dịch vụ làm TTHQ: với sự phát triển của ngành Logistic như hiện nay, ngày càng có nhiều công ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK kiêm làm TTHQ trong đó. Mặt khác, tính chuyên nghiệp các công ty Logistics hiện nay ngày càng tăng lên, sự cạnh trang giữa các DN khiến cho có nhiều lựa chọn về mức phí. Do vậy, trước mắt Công ty có thể thuê dịch vụ khi quá bận để không lãng phí nguồn nhân lực công ty cũng như chi phí hoặc lựa chọn thuê ngoài làm TTHQ với một số mặt hàng thường mất nhiều thời gian làm TTHQ. Trong tương lai, Công ty có thể thuê ngoài với những DN uy tín, làm
ăn lâu dài và sắp xếp lại nhân sự hợp lý cũng như xây dựng quy trình liên kết giữa Công ty với DN làm dịch vụ này.
Sự chuyên môn hóa sẽ đảm bảo tính thống nhất cho quy trình và dễ dàng trong quản lý, giám sát việc thực hiện TTHQ XK của Công ty.