b. Phân tích nhân tố khám phá (Exploratory Factor Analysis)
4.2.1. Đầu tư phát triển môi trường làm việc
Môi trường làm việc một trong những yếu tố quan trọng tác động tới việc quản lý thời gian của người lao động. Và có thể được xem nơi làm việc chính là “ngôi nhà thứ hai” của họ, thì yêu cầu về một môi trường làm việc hiện đại và thoải mái tại văn phòng ngày càng trở nên quan trọng. Đầu tư phát triển môi trường làm việc sẽ tác động trực tiếp tới nhân tố môi trường làm việc và sẽ giúp doanh nghiệp một số điểm sau:
Cho doanh nghiệp thấy tầm quan trọng của công nghệ, từ đó doanh nghiệp sẽ chú trọng đầu tư đổi mới công nghệ hiện đại, chú trọng công tác đào tạo và tuyển chọn nguồn nhân lực phù hợp, tránh lãng phí hay thiếu hụt.
Doanh nghiệp nên quan tâm tới cách quản lý thời gian của nhân viên, có những biện pháp quản lý, hỗ trợ và giúp đỡ như: có bảng đánh giá hay phiếu chấm điểm, xây dựng các buổi tập huấn hay cá buổi giao lưu trao đổi về kinh nghiệm làm việc hiệu quả.
Cách tạo động lực làm việc cho người lao động, thông quan lương thưởng và những phúc lợi xã hội.
Đổi mới về công nghệ ở nơi làm việc
Trước hết, doanh nghiệp phải bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất như phòng làm việc, bàn, ghế, điện thoại, máy vi tính… và các văn phòng phẩm khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Tùy theo nguồn lực của từng doanh nghiệp khác nhau, các doanh nghiệp sẽ có sự đầu tư khác nhau nhưng về phải đảm bảo những trang thiết bị cơ bản của văn phòng. Bên cạnh đó, cần đào tạo nguồn nhân lực có khả năng sử dụng những trang thiết bị hiện đại nơi làm
việc nhằm giúp người lao động có thể sử dụng được tối đa những lợi ích mà những trang thiết bị đó mang lại.
Hoàn thiện công tác tổ chức lao động
Các doanh nghiệp cần phải tiến hành điều tra về khối lượng công việc cho nhân viên cũng như khả năng hoàn thành nhiệm vụ của họ. Doanh nghiệp cũng cần luôn nắm bắt trình độ khả năng của nhân viên, nắm bắt về tình hình từng công việc cụ thể. Để làm được điều đó, doanh nghiệp nên xây dựng các bảng đánh giá, hay các phiếu chấm điểm thường xuyên. Hình thức này nên áp dụng hàng tháng, nhân viên sẽ tự chấm điểm của mình, đồng thời cán bộ quản lý không thiên vị. Trên cơ sở đó giúp nhân viên nhận thức đúng đắn năng lực của bản thân nhằm giúp học có động lực làm việc và không lãng phí thời gian với những công việc không thuộc nhiệm vụ của bản thân.
Cơ cấu tổ chức trong lĩnh vực quản lý cần phải gọn nhẹ, không chồng chéo, phân rõ chức năng và nhiệm vụ của từng người. Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban cá nhân. Hạn chế sự chồng chéo trong chức năng và nhiệm vụ của ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian chờ đợi và nâng cao năng suất lao động cho nhân viên. Đồng thời, các nhà quản lý phải tạo ra được sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, xây dựng được tinh thần giúp đỡ, hỗ trợ nhau giữa phòng ban này với các phòng ban khác. Chính nhà quản lý phải biết lắng nghe những ý kiến, đề đạt của cấp dưới một cách nhanh chóng. Luôn tạo điều kiện để nhân viên có thể thể hiện ý kiến của họ hoặc báo cáo những vấn đề xảy ra nhằm hạn chế khoảng thời gian chờ đợi.
Bên cạnh đó, nhà quản lý phải mở các lớp tập huấn, hoặc các buổi hội thảo để nâng cao nhận thức của người lao động về quản lý thời gian cũng như cung
cấp các phương pháp, cách thức để người lao động có thể quản lý tốt thời gian làm việc của mình.
Hoàn thiện chế độ đãi ngộ và lương bổng
Chế độ đãi ngộ là một phần quan trọng để tạo động lực cho người lao động. Những khoản tiền thưởng còn có tác dụng như chiếc đòn bẩy kích thích tinh thần của nhân viên và như một chất keo kết dính nhân viên với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Có động lực làm việc khiến nhân viên có trách nhiệm hơn với công viện mình được nhận, có ý thức hoàn thành công việc đúng thời hạn và chất lượng. Nếu chế độ lương thưởng, đãi ngộ không được đáp ứng thỏa đáng, rất khó để người lao động làm việc tốt.
Đối với những nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh, việc trả lương cho nhân viên trên cơ sở hiệu quả sản xuất kinh doanh theo kiểu khoán doanh thu như hiện nay là cần thiết. Cách trả lương này đã góp phần khuyến khích các nhân viên tích cực tham gia công tác, góp phần nâng cao sức sáng tạo và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó nâng cao sức cạnh tranh của các doanh nghiệp. Còn đối với các bộ phận kinh doanh, nếu áp dụng cách tính lương như trên dễ tạo ra sự ganh đua giữa các phòng ban. Vô hình chung các phòng ban trong cùng một doanh nghiệp trở thành đối thủ cạnh tranh của nhau, ảnh hưởng rất lớn đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy, ban lãnh đạo nên đưa ra một cách tính lương riêng, áp dụng cho nhân viên từng bộ phận, thêm vào đó, doanh nghiệp có thể quy định thời hạn và điều kiện để được tăng lương khi đến hạn. Với các tập thể, cá nhân có thành tích tốt, có thể xem xét tăng lương, khen thưởng vào các thời điểm cuối tháng, cuối năm. Cách làm này vừa có thể đảm bảo sự công bằng trong thu nhập của các nhân viên. Do đó, cần lập bảng lương, bảng thưởng một cách rõ ràng, công khai để tạo lòng tin, đảm bảo công
bằng cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Bên cạnh thực hiện quỹ phúc lợi theo Quy định của Bộ Luật lao động nước ta, mỗi doanh nghiệp nên xây dựng quỹ phúc lợi đặc trưng cho doanh nghiệp mình. Quỹ phúc lợi này nên được sử dụng vào các mục đích sau: bảo hiểm y tế, chương trình bảo vệ sức khoẻ cho công nhân viên, tổ chức cho nhân viên đi thăm quan nghỉ mát tối thiểu mỗi năm một lần, mua tặng phẩm cho nhân viên nhân dịp sinh nhật, cưới xin… Những món quà này tuy không lớn về mặt giá trị vật chất, song nó có tác dụng rất lớn trong việc khuyến khích tinh thần chonhân viên.