b. Phân tích nhân tố khám phá (Exploratory Factor Analysis)
4.1. Nhóm đề xuất phát triển kỹ năng và ý thức cá nhân 1 Đối với nhân viên
4.1.1. Đối với nhân viên
Theo nghiên cứu của David Fontana, trong hoạt động quản lý thời gian, thì tự quản lý của mỗi cá nhân là quan trọng nhất. Do đó, để quản lý thời gian hiệu quả, quan trọng nhất là mỗi người quản lý tốt thời gian của mình. Vì vậy nhóm tác giả đưa ra đề xuất như sau:
Kỹ năng quản lý thời gian Kỹ năng làm việc hiệu quả
Có ý thức xây dựng môi trường làm việc tốt cho bản thân và đồng nghiệp Nhóm đề xuất này, nhóm tác giả đưa ra nhằm mục đích tác động tới 2 nhân tố chính là: bản thân nhân viên và đồng nghiệp. Ba đề xuất này sẽ giúp cho lao động gián tiếp trong một số doanh nghiệp Việt Nam một số điểm như sau:
Xác định được đúng đắn mục tiêu cho chính mình
Làm thế nào để lập kế hoạch quản lý thời gian phù hợp với mục tiêu đặt ra và quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất
Giúp họ hiểu thế nào là lập một kế hoạch quản lý thời gian thông minh thông qua mô hình SMART
Đưa ra cho người lao động một số kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực hiện quản lý thời gian như sau: sự linh hoạt, biết công việc nào là phù hợp với năng lực, biết nói KHÔNG, chấp nhận từ bỏ,… Cho người lao động biết về tâm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và
một số kỹ năng làm việc hiệu quả
Cuối cùng, cho người lao động biết hiệu quả quản lý thời gian tốt hay không là do chính bản thân họ quyết định
Kỹ năng quản lý thời gian
- Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể
Quỹ thời gian dành cho mỗi người là như nhau, vì thế việc sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, để làm việc có hiệu quả là mỗi nhân viên phải nhận định được năng lực làm việc của mình dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mà mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Và bài nghiên cứu này đưa ra một nguyên tắc giúp mỗi nhân viên có thể xác định cho mình một mục tiêu cụ thể và từ đó đặt ra kế hoạch chi tiết cho bản thân
mình. Nguyên tắc mà nhóm tác giả đưa ra là nguyên tắc SMART, tức là xây dựng mục tiêu dựa vào các tiêu chí sau:
• S-Specific: Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu
• M-Measurable: Đo đếm được
• A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình
• R-Realistic: Thực tế, không viễn vông
• T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra
- Sau khi lập được mục tiêu SMART thì mỗi nhân viên hãy viết mục tiêu đó ra giấy để trên bàn làm việc, hoặc bất cứ chỗ nào mà họ có thể nhìn thấy từ đó có động lực phấn đấu và có hướng đi cho mình.Tiếp theo là mỗi nhân viên hãy lập cho mình kế hoạch cụ thể. Trong quá trình lập kế hoạch cần thiết phải chia nhỏ các mục tiêu, để biết bản thân mình đã hoàn thành được bao nhiêu, tiến độ thực hiện là nhanh hay chậm so với kế hoạch đã đạt ra, kết quả thực hiện được như thế nào và cần phải dành bao nhiêu thời gian và công sức để hoàn thành đúng thời hạn. Khi đó mỗi nhân viên sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này năm này phải làm gì để hoàn thành tốt nhất mục tiêu đề ra. Tốt nhất là mỗi nhân viên nên viết cho mình một kế hoạch công việc hàng ngày để biết việc gì làm trước, việc gì làm sau, việc gì quan trọng và việc gì gấp, cần làm ngay(áp dụng một số nguyên tắc để xác định tầm quan trọng và độ khẩn cấp của công việc như: quy tắc 80/20 hoặc Ma trận Esenhower trong việc xác định thứ tự công việc ưu tiên). Trong kế hoạch lập ra luôn dành những khoảng thời gian cần thiết để giải quyết sự cố. Điều này phụ thuộc rất nhiều và kinh nghiệm của nhân viên. Và việc lập kế hoạch thời gian sau nhiều lần sẽ đúc rút cho mỗi nhân viên những kinh nghiệm riêng để có thể sắp xếp và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Một khi đã có kinh nghiệm thì sẽ lường trước được những khả năng có thể xảy ra, những việc có thể cản trở công việc của họ. Một điều lưu ý nữa
trong lập kế hoạch quản lý thời gian là hãy có sự linh hoạt trong từng tình huống và hoàn cảnh khác nhau, có những trường hợp khẩn cấp, phát sinh cần họ giải quyết ngay thì họ nên có sự linh hoạt và giải quyết luôn, không phải cứ lập kế hoạch là nhân viên phải tuân theo hoàn toàn, nhưng phải luôn cố gắng hoàn thành những gì đã đề ra.
- Có thể tóm gọn các bước để lập một kế hoạch làm việc hiệu quả:
• Bước 1: Lập mục tiêu dài hạn và chia nhỏ mục tiêu
• Bước 2: Sắp xếp các công việc ưu tiên
• Bước 3: Đặt thời gian cho từng công việc
• Bước 4: Tiến hành thực hiện và kiểm tra
• Bước 5: Điều chỉnh khi cần thiết
• Bước 6: Kết thúc
- Quản lý thời gian tốt, không chỉ là lập kế hoạch mà trong kế hoạch cũng cần xác định những công việc nào là đúng. Không thể ôm đồm mọi việc khi thời gian và năng lực, sức lực của mỗi người là có hạn. Phải nhận biết được công việc nào phù hợp với năng lực, trách nhiệm. Bên cạnh đó, mỗi người phải biết tập trung vào các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Hi sinh những công việc quan trọng khẩn cấp mà ta không thể hoàn thành, xem đó như bài học và sự trả giá cho việc quản lý thời gian chưa tốt trước đó. Nếu con người cứ muốn cứu vãn, bám đuổi những công việc này thì họ sẽ trở thành “nô lệ của thời gian”. Một điều đáng lưu ý nữa là mỗi cá nhân nên biết nói “không”_ từ chối_ với những công việc không phải của mình. Nhiều khi vì những mối quan hệ hay muốn cải thiện cách nhìn của cấp trên hay đồng nghiệp mà nhiều người không dám từ chối lời nhờ vả của người khác. Trên thực tế khách quan, cường độ làm việc của người lao động Việt Nam thấp hơn rất nhiều so với các nước khác. Do đó, khi ta nhận lời giúp người khác, không chỉ tạo thành tiền lệ, thói quen cho người khác mà còn tự mang lại sự nhàn rỗi cho người khác bằng công sức của mình.
Phải biết từ chối khi không đủ khả năng, thời gian và hãy hoàn thành tốt các công việc của mình.
- Sử dụng thời gian đúng mục đích: một nghiên cứu chỉ ra rằng 73% số người nghiên cứu thừa nhận họ sử dụng thời gian cho những hoạt động không hề liên quan đến công việc. Người lao động Việt Nam dùng quá nhiều thời gian cho các hoạt động cá nhân: nói chuyện điện thoại, sử dụng internet, tán gẫu với đồng nghiệp, nghỉ giải lao quá nhiều hay dùng cho các công việc làm thêm khác. Việc những hoạt động này xảy ra mọi nơi, mọi lúc, ở hầu hết các doanh nghiệp là một thực tế đáng buồn. Trong thời đại mới, cạnh tranh không chỉ trong nước mà còn cạnh tranh toàn cầu, người lao động Việt Nam trong các doanh nghiệp phải thực sự trở thành một con người thời đại mới, có tác phong công nghiệp. Để chấm dứt tình trạng này, đòi hỏi sự kết hợp giữa nhà quản trị và căn bản nhất vẫn là ý thức người lao động. Họ phải thay đổi được cách nhìn nhận, nhận thức của mình, phải có ý thức, trách nhiệm đối với công việc, với đồng lương mà họ nhận được. Mỗi cá nhân cần hiểu rằng, thời gian 8 tiếng ở doanh nghiệp là thời gian mình được trả lương để làm việc cho doanh nghiệp. Đây là một trong những tình trạng mà ý thức con người là quan trọng và mang tính chất quyết định nhất trong việc khắc phục tình trạng này. Sự tác động từ các phía, nếu không có sự ủng hộ của người lao động sẽ chỉ mang tính hình thức, vô nghĩa.
Kỹ năng làm việc hiệu quả
- Ở phần kỹ năng làm việc hiệu quả nhóm tác giả đưa ra một số lời khuyên cho nhân viên như sau:
• Tập trung cao độ: Bắt cứ khi làm một chuyện gì dù đơn giản hay phức tạp thì mỗi người hãy xây dựng cho mình một thói quen tập
trung sự chú ý vào đó nhanh nhất có thể, thì hiệu suất công việc sẽ cao hơn.
• Sử dụng có hiệu quả thời gian vụn vặt: Thời gian vụn vặt một ngày của mỗi người rất nhiều, nhất là đối với dân công sở, chẳng hạn như lúc đợi xe, ngồi trên buýt, ngồi trên xe đưa rước của công ty hay thậm chí là những lúc cúp điện… nhân viên có thể tận dụng để đọc sách, học ngoại ngữ, dọn dẹp nơi làm việc hoặc suy nghĩ giải pháp cho vấn đề khó khăn nào đó.
• Phải có thời gian nghỉ ngơi thư giãn: Không nên ép mình làm việc quá sức, mỗi nhân viên cần xem trọng thời gian nghỉ ngơi, tránh tình trạng ngồi làm việc liên tục trong nhiều giờ đồng hồ, thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ giúp nhân viên có thể lấy lại sự tỉnh táo, tinh thần sảng khoái có thể đạt hiệu quả cao hơn khi làm việc trở lại.
• Có phương pháp làm việc hiệu quả: Trước khi bắt đầu một công việc hay một nhiệm vụ mới thì bản thân nhân viên nên trang bị cho mình những kiến thức liên quan và đặt ra cách làm cụ thể, mỗi nhân viên có thể thử nhiều cách để tìm ra phương pháp tối ưu nhất nhưng nên xem xét kỹ lưỡng không nên làm bừa nếu như vậy thực sự là lãng phí thời gian không đáng.
- Một yếu tố khác cũng gây lãng phí thời gian là người lao động có kỹ năng giao tiếp kém. Việc giao tiếp trong mỗi trường kinh doanh là một hoạt động tất yếu và xảy ra mọi nơi. Trong một doanh nghiệp, chúng ta phải giao tiếp với rất nhiều người, giao tiếp trực tiếp, qua mail, qua điện thoại,... Bên ngoài doanh nghiệp, chúng ta phải giao tiếp với đối tác, với khách hàng, với các cơ quan nhà nước có liên quan,... Do đó, hoạt động giao tiếp chiếm một tỉ lệ lớn trong thời gian của chúng ta. Giao tiếp tốt, chọn đúng người sẽ giúp giảm thiểu rất nhiều thời gian lãng phí. Thử tưởng tượng chúng ta nói
lắp hoặc tốn thời gian cho suy nghĩ những gì mình cần nói hoặc lúng túng hoặc gặp và giao tiếp quá nhiều người, nhiều thời gian với những gì cần thiết. Như vậy, chúng ta đã tiêu tốn biết bao thời gian. Chính vì thế, với mỗi cá nhân, cần cố gắng hoàn thiện kĩ năng của mình, đặc biệt là kĩ năng giao tiếp. Có những bài tập để diễn đạt trôi chay hơn. Ghi lại và đánh giá những lỗi giao tiếp làm mất thời gian, từ đó tìm ra hướng khắc phục phù hợp.
Có ý thức xây dựng môi trường làm việc tốt cho bản thân và đồng nghiệp
Mỗi cá nhân trong một tập thể là một bộ phận cấu thành. Họ không chỉ tác động đến bản thân mà còn tác động lên các cá nhân khách trong tổ chức. Do đó, để quản lý tốt thời gian, mỗi cá nhân không chỉ làm tốt phần của mình mà phải có ý thức để công tác quản lý thời gian của người khác đạt được hiệu quả. Như kết quả phân tích, tán gẫu với đồng nghiệp có tác động tiêu cực đến hiệu quả quản lý thời gian. Vì vậy, cá nhân mỗi người cần chú tâm vào công việc, không được khơi gợi hay trò chuyện không liên quan đến công việc quá nhiều. Chỉ nên tăng mối quan hệ, trò chuyện vào những giờ giải lao của doanh nghiệp hoặc thời gian rảnh rỗi khi đã hoàn tất công việc sớm hơn yêu cầu. Bên cạnh đó, làm tốt trách nhiệm của mình, không được nhờ đồng nghiệp làm giúp, như thế sẽ làm tăng tính chủ quan và phụ thuộc của bản thân. Đồng thời, điều này sẽ làm cho sự nghiêm túc trong công tác quản lý thời gian trở nên ít nghiêm ngặt, ít hiệu quả. Cá nhân mỗi người lao động cũng phải tạo điều kiện giúp đỡ cho những người khác giải quyết công việc nhanh chóng hơn. Cụ thể, người lao động nên thực hiện một số hoạt động sau:
- Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, bỏ những gì không cần thiết và chỉ giữ lại những giấy tờ có liên quan đến công việc.
- Sắp xếp thư từ, hồ sơ vào tập hồ sơ và nhớ dán nhãn (nếu phân nhiều màu cho từng thể loại hồ sơ càng tốt đặc biệt với các staff có công việc giấy tờ nhiều như kế toán, khách hàng). Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.
- Tạo ra một ngăn kéo riêng hay vài file cá nhân trên tủ hồ sơ chung của doanh nghiệp để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.
- Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ
- Để những tập tài liệu cần thiết, những cuộc hẹn, những cuộc điện thoại cần trả lời vào giờ nào đó ngay ở trước mặt.
- Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch hay làm mất giấy tờ. Luôn phân loại tất cả các loại giấy tờ, hồ sơ trên bàn làm việc.
- Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ lại nó. Ít nhất, bạn cũng phải quét dọn, phân loại và cất giữ vào thư mục phù hợp trong máy tính cá nhân.
- Xếp giấy tờ ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau hoặc đầu tuần sau.
- Giữ ý thức chung, bầu không khí trật tự để mọi người hoàn thành tốt công việc, không gây ảnh hưởng, phiền phức cho người khác.
- Luôn có ý thức hỗ trợ, hướng dẫn và phối hợp hoạt động với các nhân viên khác trong thực hiện công việc và sử dụng các tài sản của doanh nghiệp Hiện nay, việc sắp xếp văn phòng làm việc khoa học và thoải mái cho nhân viên đang được đề cao, môi trường làm việc thoải mái cũng giúp người lao động tăng hiệu quả thực hiện công việc, đây sẽ là tiền đề để nâng cao hiệu quả quản lý thời gian của các nhân viên trong công ty.