*Chứng từ sử dụng để theo dõi lao động :
Chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động và là cơ sở để thực hiện kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương, tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp vận dụng và lập các chứng từ ban đầu về lao động phải phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.
- Để quản lý lao động về mặt số lượng, Phòng Nhân sự quản lý lao động theo bảng sau:
Đơn vị Họ và tên Ngày sinh Quê quán Trình độ
Kế toán Trần Kim Thu 24/4/1970 Hà Nội Thạc sỹ
TCHC Trần Thị Chiều 13/2/1958 Hà Nội Đại học
Phòng KD Nguyễn Văn An 17/6/1978 Hoà Bình Cao đẳng ... ... ... ...
Chứng từ sử dụng để hạch toán lao động là “Bảng chấm công”. Bảng này được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc
của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng các phòng ban, trực tiếp ghi và để nơi công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của họ. Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác như phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH. Sau đó tập hợp báo cáo cho phòng Tổ chức lao động tiền lương và chuyển sang phòng kế toán để tính lương.
* Kế toán chi tiết tiền lương cho người lao động
Bảng chấm công văn phòng hành chính tháng 11/2012
S
TT Họ và tên Quy ra công
A B C 1 2 3 4 5 6 7 … 28 29 30 31 SC hưởng lương sản phẩm SC hưởng lương thời gian SC nghỉ việc hưởng 100% lương SC nghỉ việc hưởng % lương SC hưởng BHXH 1 2 3 4 5 6 7 … 28 29 30 31 32 33 34 35 36 1 Nguyễn .N .Đức X X X X X X X X X X 30 2 Nguyễn thị Hương X X N O O X X X X X 22 3 3 Hồ Ng Chương X X N X X X X X X X 26 3 4 Nguyễn H Phong X X N X X X X X N X 26 3
5 Đào Thi Khoa X X N X X X X X X X 24
6 Phan quỳnh Hoa X X N X X X X X X X 22 3
7 Vũ Thị Hằng X X N X X X X O X X 22 3
8 Trương Thu Trang X X N X X X X X X X 24
Trong tháng cán bộ công nhân viên bị ốm hoặc tai nạn sẽ được hưởng lương BHXH do BHXH cấp quận chi trả. Trong trường hợp này, kế toán tiền lương và BHXH phải thu thập các chứng từ sau: Sổ khám chữa bệnh, biên lai thu tiền viện phí, phiếu nghỉ hưởng BHXH làm căn cứ lập “ Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH”, phản ánh số ngày nghỉ ốm, tai nạn lao động hoặc con ốm thì người lao động sẽ đI khám bệnh theo thẻ BHYT đã được công ty mua. Hiện nay, người lao động đi khám bệnh đã có thẻ BHYT chỉ được nhà nước đài thọ 80% còn lại 20% là do người lao động tự chi trả. Căn cứ vào kết luận của bác sĩ được ghi trong “sổ khám chữa bệnh”. Bộ phận y tế của công ty sẽ viết phiếu nghỉ hưởng BHXH rồi gửi cho kế toán tiền lương và BHXH.
Ví dụ: Tháng 3/2012, kế toán tiền lương nhận được phiếu nghỉ hưởng BHXH của chi Nguyễn Hương Trà. Bộ phận văn phòng.
Đơn Vị: Cty CP Mai Linh Đông Đô Bộ Phận: Văn Phòng Hành Chính
Mẫu số: C02-B TP Hà Nội
Họ và tên : Nguyễn Hương Trà Tuổi : 28
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI
Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Tên cơ quan y tế Họ và Tên BL Lương SP Lương TG Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ 6% BHXH Kỳ II được Tính ST Ký nhận SC ST SC ST 1 Hồ.Ng.Chương 575400 26 1.348.008 3 66.390 1.414.398 800.000 39.360 574.838 2 N.HồngPhong 575400 26 1.123.340 3 66.390 1.189.730 600.000 38.300 551.430 3 N. Ngọc Đức 575400 30 1.296.162 0 1.296.162 600.000 38.300 657.862
Căn cứ vào phiếu nghỉ hưởng BHXH và các chứng từ liên quan khác, kế toán tiền lương và BHXH lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho từng người với mức hưởng như sau:
- Trường hợp nghỉ ốm con ốm dưới 1 tháng:
Mức hưởng BHXH = Lương cơ bản 1 tháng/26 *số ngày được duyệt* 75%
Ví dụ: Chị Nguyễn Hương Trà có mức tiền lương cơ bản là 830.000đ/ tháng với số ngày nghỉ hưởng BHXH, chị được trợ cấp 75% lương cơ bản nghĩa là:
830.000/26 * 6 *75% =143.653đ
- Trường hợp nghỉ ốm,trông con ốm…trên một tháng:
Mức hưởng BHXH = Lương cấp bậc một tháng/26 * số ngày được duyệt * 70% -Trường hợp nghỉ thai sản : Mức hưởng bằng 100% lương cơ bản ngoài ra công ty còn trích thêm 1 tháng lương.
- Bảng thanh toán BHXH:
Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH như trên, kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn Công ty theo mẫu sau:
Đơn vị: Cty Cổ Phần Mai Linh Đông Đô Mẫu số 04 - LĐTL
Bảng Thanh toán BHXH
Tháng 3 năm 2012
TT
Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ tai nạn
SN ST SN ST SN ST SN ST 1 Nguyễn Hương Trà 6 143.653 143.653 Cộng: 143.653
(Tổng số tiền viết bằng chữ: một trăm bốn mươi ba nghìn sáu trăm lăm ba đồng)
Kế toán BHXH
(Ký, Họ tên)
Nhân viên theo dõi
(Ký, Họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, Họ tên)
* Từ bảng thanh toán BHXH tháng 3/2012, kế toán Công ty lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn Công ty.
3/2012:
Đơn vị: Cty Cổ Phần Mai Linh Đông Đô Địa chỉ: 47 Kim Đông- Hà Nội
Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Bộ Tài chính PHIẾU CHI Ngày 23 tháng 3 năm 2012 Quyển số: 02 NợTK 334 Số: 43 CóTK 111
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Hương Trà Địa chỉ: Bộ phận văn phòng
Lý do chi: Chi lương BHXH tháng 3/2012
Số tiền: 143.653 (Viết bằng chữ) một trăm bốn mươi ba nghìn sáu trăm ba đồng Kèm theo: 02 chứng từ gốc Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán lương BHXH
Đã nhận đủ số tiền: 143.653 (Viết bằng chữ) một trăm bốn mươi ba nghìn sáu trăm ba đồng Ngày 23 tháng 3 năm 2012 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Thủ tục trả lương căn cứ vào doanh số đạt được của từng bộ phận đã ký nhận của trưởng văn phòng có đầy đủ chữ ký gửi lên phòng kế toán xem và đưa trình baỳ trong công ty cuối tháng thanh toán.
Theo chế độ hiện hành các chứng từ sử dụng chủ yếu của phần kế toán lao động tiền lương gồm có.
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Bảng này dùng để tổng hợp tiền lương thực tế theo sản phẩm và một khoản
phụ cấp khác.Trong bảng phân bổ này tiền lương chỉ xác định mức lương chính thức không xác định lương theo giờ hay lương BHXH trả thay lương.
Ví dụ: Bộ Phận Hành Chính. Lương chính là: 7.845.164 đồng Phụ cấp khác là : 33.910 đồng
Vậy mức lương của bộ phận hành chính được tính: 7.845.164 + 33.910 = 7.879.074 đồng Các bộ phận khác phân bổ tương tự.
Các số liệu ở bảng phân bổ này được lấy tại bảng thanh toán tiền lương của toàn công ty.
Từ bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và trích theo lương.
Nội dung bảng phân bổ dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong kỳ cho các đối tượng sử dụng lao động.
Cách lập bảng:
+Căn cứ vào số tiền lương( lương thời gian, lương sản phẩm), các khoản phụ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động đã tổng hợp từ các bảng thanh toán tiền lương để ghi vào các cột phần “ TK 334- Phải Trả CNV” và các dòng tương ứng theo các đối tượng sử dụng lao động.
Lương của bộ phận trực tiếp là 37.200. 581 đồng Phụ cấp là 1.099.670 đồng
Tổng cộng các khoản phí phải trả CNV trực tiếp : 38.300.251 đồng Các bộ phận khác cũng tính tương tự
từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào các cột phần “ TK 338 – Phải trả, Phải nộp khác” và các dòng tương ứng.
Lương bộ phận hành chính được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, tài khoản sử dụng là TK 642: 7.879.074 đồng
BHXH phải nộp là: 7.879.074 x 15% = 1.181.861,3 đồng BHYT phải nộp là : 7.879.074 x 2% = 157.581,5 đồng KPCĐ phải nộp là : 7.879.074 x 2% = 157.581,5 đồng Các khoản lương khác cũng tính tương tự như vậy.
Riêng với bộ phận lái xe kế toán tiến hành theo dõi doanh thu của lái xe & cuối tháng tính lương cho họ theo tỷ lệ doanh thu họ thu về trên ngày.
+ Hàng ngày nhân viên checker đến từng xe để kiểm tra số cuốc khách, số tiền, số km có khách, km vận doanh, km rỗng và thời gian thực hiện.
+ Công ty có lắp đặt phần mềm theo dõi km vận doanh, km có khách, km rỗng của từng xe, theo dõi doanh thu để tính lương cuối tháng cho lái xe.
Đơn Vị: Cty CP Mai Linh Đông Đô
Bộ Phận: Đội xe số 1
BẢNG THEO DÕI DOANH THU THEO NGÀY
Tháng 11 năm 2012 TT Họ và Tên Số quốc khách Số km có khách Số km vạn doanh Thời gian thực hiện Thành tiền Ký nhận
1 Lê Dinh Công 5 34 24 2h36’ 174.838
2 N.Hồng Phong 8 28 32 4h21’ 351.430 3 Phạm Hải An 12 62 65 9h49’ 957.862 4 Nguyễn Linh 3 21 19 1h16’ 397.666 5 ĐàoVănKhoa 6 91 50 7h23’ 786.042 6 Phạm Quang 4 82 75 8h43’ 393.596 7 Vũ Văn Lê 9 77 45 5h36’ 148.116 8 Trương Giang 7 47 38 7h14’ 308.604 Tổng Cộng 3.418.15 2
Nhân viên checker Trưởng đội xe
Đơn Vị: Cty CP Mai Linh Đông Đô
Bộ Phận: Đội xe số 1
BẢNG TÍNH TỶ LỆ DOANH THU THEO NGÀY
Tháng 11 năm 2012
Nhân viên checker Trưởng đội xe
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
TT Họ và tên Ngày Ngày
2 Ngày 3 ……… Ngày 30 Tổng tỷ lệ cả tháng Ký nhận
1 Lê Dinh Công 0.14 0.23 0.11 ……… 0.13 0.14
2 N.HồngPhong 0.13 0.11 0.12 ……... 0.12 0.11 3 Phạm HảI An 0.12 0.12 0.23 ……… 0.12 0.12 4 Nguyễn Linh 0.11 0.04 0.04 ……… 0.13 0.13 5 ĐàoVănKhoa 0.13 0.13 0.12 ……… 0.04 0.11 6 Phạm Quang 0.12 0.12 0.13 ……… 0.12 0.12 7 Vũ Văn Lê 0.11 0.12 0.05 ……… 0.11 0.13 8 Trương GIang 0.14 0.13 0.20 ……… 0.23 0.14 Tổng Cộng
Các loại bảng biểu trên được lập cho từng đội xe do các checker theo dõi, cuối tháng nộp lại cho kế toán để tính lương cho lái xe. Trước khi lập bảng thanh toán lương và tính các khoản phải nộp của nhân viên lái xe tương tự như nhân viên văn phòng & nhân viên quản lý. Kế toán viên lập 1 bảng tính lương cho nhân viên lái xe của từng đội theo công thức sau:
Lương lái xe = 20% x Doanh thu tổng cả
tháng x
Tỷ lệ doanh thu của từng lái xe với toàn bộ doanh thu
của cả tháng Sau đó tiến hành lập các bảng thanh toán lương và phân bổ theo các mẫu sau:
Đơn Vị: Cty CP Mai Linh Đông Đô Bộ Phận: Văn Phòng Hành Chính
Mẫu số: 02 LĐT
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 11 năm 2012 Nợ:……… Có :………..
TT Họ và Tên BL Lương SP Lương TG Phụ cấp khác SC ST SC ST 1 Hồ.Ng.Chương 575400 26 1.348.008 3 66.390 1.414.398 800.000 39.360 574.838 2 N.HồngPhong 575400 26 1.123.340 3 66.390 1.189.730 600.000 38.300 551.430 3 N. Ngọc Đức 575400 30 1.296.162 0 1.296.162 600.000 38.300 657.862 4 N.T. Hương 590100 22 864.996 3 68.070 933.066 500.000 35.400 397.666 5 Đào. T. Khoa 525000 24 883.632 0 33910 917.542 500.000 31.500 386.042 6 Phạm. Q.Hoa 474600 22 767.316 3 54.750 822.066 500.000 28.470 293.596 7 Vũ.T .Hằng 424200 22 724.632 3 48.930 773.566 500.000 25.450 248.116 8 Trương.T.Trang 474600 24 837.074 0 837.047 500.000 28.470 308.604 Tổng Cộng 196 7.845.164 304.530 33910 8.183.604 4.500.000 265.450 3.418.152
Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị
Đơn Vị: Cty CP Mai Linh Đông Đô Bộ Phận: Văn Phòng Hành Chính
Mẫu số: 02 LĐT
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ
Tháng 11năm 2012
TK 334- Phải trả CNV TK 338- Phải trả, Phải nộp khác
Cộng Lương Phụ cấp Khác Cộng BHXH BHYT KPCĐ Cộng TK627 5.312.770 350.000 - 5.662.770 849.415,5 113.255,4 113.255,4 1.075.926,3 6.738.696,3 TK622 37.200.581 1.099.670 - 38.300.251 5.745.037,5 766.005 766.005 7.277.047,5 45.577.298,5 TK641 27.528.112 441.810 - 27.979.922 4.196.988 559.598,4 559,598,4 5.316.184,8 33.296.106,8 TK642 7.845.164 33910 - 7.879.074 1.181.861,3 157.581,5 157.581,5 1.497.024,3 9.376.098,3 TK334 - - - - 4.098.740 819.748 4.918.288 4.918.488 TK335 2.152.779 - - 2.152.779 - - - - 2.152.779 TK338 50.670 50.670 - - - - 50.670 Cộng 80.049.406 1.925390 50.670 82.025.466 16.072.042,3 2.416.188,3 1.596.440,3 20.084.671 102.110.137
Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị
Từ những chứng từ ban đầu như bảng chấm công, phiếu nghỉ BHXH, phiếu xác nhận hoàn thành công việc của từng phòng ban, kế toán tiền lương tính lương cho từng người và tổng hợp lại trên bảng phân bổ tiền lương của Công Ty.
2.2.1.4: Kế toán tổng hợp :
* Tài khoản sử dụng:
TK sử dụng: TK334-“ Phải trả CNV”
TK này dung để phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với CNV về tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập CNV.
Nội dung và kết cấu TK 334:
Bên Nợ: Các khoản tiền lương, thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập CNV.
Các khoản trừ vào tiền lương của CNV.
- Bên Có: Các khoản tiền lương thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả CNV.
Số dư bên Nợ: Số tiền đã trả CNV lớn hơn số tiền phải trả.
Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho CNV.
- Khi ứng lương cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334-Phải trả CNV
Có TK11- Tiền mặt
- Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân bổ lương theo từng đối tượng hạch toán, kế toán ghi
Nợ TK 662- Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 641- Chi phí bán hang
Có TK 334 Phải trả công nhân viên.
- Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, ghi số trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động trong tháng, kế toán ghi:
Có TK 334 -Phải trả CNV
- Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, ghi sổ trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động trong tháng, kế toán ghi:
Nợ TK 338 BHXH
Có TK 334 -Phải trả CNV
- Căn cứ vào tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép kế toán tiến hành trích trước lương nghỉ phép của CNV sản xuất tính vào chi phí, kế toán ghi
Nợ TK 622- Chi phí công nhân viên trực tiếp Có TK 335- Chi phí trả trước.
- Cuối tháng tổng hợp tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 335-Chi phí trả trước Có TK 334- Phải trả CNV
- Căn cứ vào bảng thanh toán lương, phản ánh số thuế thu nhập của người lao động phải nộp ngân sách (nếu có)
Nợ TK 334- Phải trả CNV
Có TK333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. - Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương, kế toán ghi: Nợ TK 334- Phải trả CNV
Có TK141 - tạm ứng Có TK 138- phải thu khác
- Rút tiền ngân hàng nhập quỹ tiền mặt để chuẩn bị trả lương, thưởng, trợ cấp, kế toán ghi:
Nợ TK 111-tiền mặt
Có TK 112- tiền gửi ngân hàng
- Thanh toán lương cho người lao động sau khi khấu trừ: Nợ TK 334- phải trả CNV
Có TK111- tiền mặ
Có TK112 -tiền gửi ngân hàng.
* Kế toán trên sổ:
gốc khác ta lập một số chứng từ ghi sổ . Và từ các chứng từ ghi sổ này ta ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Nội dung sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Nó là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng