2.1.1: Sự hình thành và phát triển của công ty cp mai linh đông đô
Công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô được thành lập theo Giấy kinh doanh số 0102009979 của Phòng đăng ký kinh doanh số 01 thuộc Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 18 tháng 09 năm 2003.
- Tên công ty : Công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô.
- Địa chỉ kinh doanh: 47 Kim Đồng, Giáp Bát, Hoàng Mai, Hà Nội. - Mã số thuế : 0101410563.
- Điện thoại : 046643131 - Fax : 046645525. - Vốn điều lệ: 6.000.000.000 (Sáu tỷ đồng)
- Mệnh giá cổ phần: 600.000 đồng. - Tổng cổ phần: 10.000
- Vốn pháp định của công ty: 4.000.000.000 đồng (Bốn tỷ đồng). Các thành viên sáng lập công ty bao gồm:
- Ông Ngô Xuân Dũng
- Ông Nguyễn Quốc Khánh (đã chuyển nhượng) - Ông Hồ Đức Huyền
- Bà Lê Thị Chung Người đại diện theo pháp luật:
Ông Hồ Đức Huyền: Giám đốc
Là một công ty cổ phần, từ đó đến nay công ty không ngừng phát triển và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của mình, coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thời luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước.
2.1.2: Ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Ngành nghề đăng ký kinh doanh, mặt hàng kinh doanh:
Ngành nghề kinh doanh khác: - Cho thuê xe.
2.1.3: Cơ cấu tổ chức tại công ty cp mai linh đông đô
Công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung rất gọn nhẹ, hợp lý. Toàn bộ phần kế toán của công ty được tập trung tại phòng tài vụ. Tất cả các công tác kế toán như thu thập chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ…đều do phòng kế toán tài vụ xử lý và tiến hành công việc kế toán. Chính vì sự tập trung của công tác kế toán này mà việc xử lý, cung cấp thông tin được kịp thời.
• Nhiệm vụ của phòng kế toán:
Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh tại Công ty và lập Báo cáo kế toán phần hành công việc thực hiện.
Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp và hướng dẫn, thực hiện công tác thống kê các chỉ tiêu cần thiết.
Cách thức tổ chức công tác kế toán gắn với cơ sở sản xuất kinh doanh cũng chính là nơi gắn với phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, nhờ đó làm tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán cho lãnh đạo nghiệp vụ ở các bộ phận kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện cho hạch toán nội bộ trong Công ty. Phòng Tài chính - Kế toán trong Công ty hiện tại gồm 12 người, tất cả đều có trình độ Đại học, cao đẳng trở lên trong đó bao gồm 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và các kế toán viên phụ trách các phần hành kế toán. Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán là đảm nhận các phần hành kế toán cụ thể sau:
Kế toán trưởng: phụ trách phòng, điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán; tham gia đánh giá tình hình quản lý, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn; tổ chức và quản lý công tác lập Báo cáo thống kê kế toán với GĐ; chịu trách nhiệm trước GĐ về tổ chức công tác kế toán của phòng trong phạm vi và quyền hạn được giao.Có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của nhân viên kế toán , phối hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và qui trình kế toán, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán. Là người giúp đỡ cho Giám đốc về
toán. Chịu trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật pháp thể lệ, chế độ tài chính hiện hành, là người kiểm tra tình hình hạch toán, tình hình về vốn và huy động sử dụng vốn. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách kịp thời và toàn diện để giám đốc ra quyết định về quản lý.
Phó phòng kế toán: tham mưu cho kế toán trưởng về công tác quản lý phòng và thực hiện một số công việc cụ thể như: Kiểm tra các chứng từ đầu vào, chịu trách nhiệm thanh toán chi phí SXKD, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, thực hiện kế toán giá thành sản phẩm, theo dõi hàng nhập, xuất kho và lập Báo cáo tiêu thụ. Làm công tác kế toán tổng hợp, kiểm tra, tổng hợp số liệu do các phần hành kế toán khác chuyển sang, làm cơ sở để lập Báo cáo tài chính của Công ty
Kế toán TSCĐ: Nhân viên kế toán phần hành này phụ trách những công việc chính sau:
Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số liệu giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn Công ty cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ.
Tiến hành tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất – kinh doanh theo mức độ hao mòn của TS và chế độ quy định, lập bảng tính và phân bổ khấu hao.
Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí và đôn đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí sửa chữa
Tham gia kiểm kê định kỳ hoặc bất thường TSCĐ, lập Báo cáo định kỳ hoặc bất thường theo yêu cầu của Công ty.
Tính toán phản ánh kịp thời tình hình xây dựng thêm, đổi mới nâng cấp hoặc tháo rỡ làm tăng, giảm nguyên giá TSCĐ cũng như tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ.
Hướng dẫn , kiểm tra các nhà máy, các bộ phận trực thuộc trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ; mở các sổ, các thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ theo đúng chế độ quy định.
Tham gia kiểm tra, đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước và yêu cầu của Công ty.
này phụ trách những công việc chính sau:
Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động thời gian, kết quả lao động, tính toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tượng lao động.
Hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ở các phòng ban, các bộ phận, các phân xưởng thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương; mở sổ theo dõi tiền lương và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương theo đúng chế độ, đúng phương pháp.
Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động
Lập Báo cáo về lao động, tiền lương.
Kế toán thanh toán: Nhân viên kế toán phần hành này phụ trách những công việc chính sau:
Thường xuyên theo dõi nghiệp vụ thu, chi và tồn quỹ tiền mặt: ví dụ như viết phiếu thu, chi và sổ theo dõi tiền mặt; giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt; đối chiếu thường xuyên tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách góp phần phát hiện sai sót trong việc quản lý tiền mặt.
Hàng ngày theo dõi tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi Ngân hàng; theo dõi việc thanh toán không dùng tiền mặt
Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, có biện pháp để giải phóng nhanh tiền đang chuyển và ghi chép sổ sách liên quan.
Thủ quỹ: là một nhân viên độc lập có nhiệm vụ: Kiểm tra chứng từ tiền.
Thực hiện việc thu chi tiền mặt được trên chứng từ liên quan.
Chịu trách nhiệm đảm bảo quỹ tiền mặt tại Công ty, đảm bảo cho quá trình luân chuyển vốn của Công ty. Thường xuyên tiến hành kiểm kê và đối chiếu lượng tiền mặt hiện có với kế toán thanh toán.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
2.1.2.2: Tổ chức công tác kế toán :
Công ty đã lựa chọn hình thức “ Chứng từ - Ghi sổ “ để áp dụng vào việc ghi chép, tổ chức bảo quản, lưu trữ sổ sách Kế toán, với sự trợ giúp của hệ thống phần mềm kế toán CARD. Việc ghi chép, tổ chức bảo quản, lưu trữ sổ sách Kế toán có thể được khái quát theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.2 : Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Phó phòng KT kiểm KT chi phí và giá thành KT tổng hợp Kế toán TSCĐ kiêm KT tiền lương & các khoản trích theo lương Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán NVL, cụng cụ dụng cụ Kế toán trưởng Sổ tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quĩ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu và kiểm tra
Hệ thống máy tính đã giúp đỡ rất nhiều trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán và việc sử lý dữ liệu, tính toán và in Báo cáo đều được thực hiện trên máy tình thông qua phần mềm được Công ty cài đặt, điều đó đã góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc của các nhân viên kế toán, tăng cường tính chính xác và kịp thời trong tổ chức công tác kế toán.
Khi áp dụng phần mềm kế toán máy CARD thì từ tài liệu gốc, thông tin được cập nhật vào máy bằng bàn phím và được tổ chức lưu trữ trong bộ nhớ ngoài của máy tính dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ hay gọi là tệp cơ sở dữ liệu chi tiết và được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, sau đó các tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ này được chuyển vào tệp tổng hợp theo chương trình đã được cài đặt. Phần mềm CARD bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:
Hệ thống.
Phân hệ kế toán tổng hợp.
Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải thu. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải trả. Phân hệ kế toán hàng tồn kho.
Phân hệ kế toán chi phí và giá thành sản phẩm . Phân hệ kế toán TSCĐ.
Phân hệ Báo cáo kế toán. Các loại sổ
Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ chi tiết
Chứng từ ghi sổ là loại sổ trung gian dùng để tập hợp theo từng loại chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ có thể được lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ lập theo tài khoản như: tài khoản tiền gửi ngân hàng, tài khoản nguyên vật liệu, tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
ký; lưu giữ và tổng hợp số liệu theo thời gian đăng ký vào sổ; và làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối tài khoản
Sổ cái được mở riêng cho từng tài khoản và mở chi tiết cho tài khoản cấp 2 theo chứng từ ghi sổ, và được ghi định kỳ theo định kỳ của chứng từ ghi sổ.
Các biểu mẫu:
Các biểu mẫu chứng từ và các loại sổ, thẻ Biểu mẫu báo cáo:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DNN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DNN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DNN Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F01 – DNN Các bước của hình thức chứng từ ghi sổ:
- Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi đưa vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.
- Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán.
- Căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại để ghi vào sổ nhật ký
- Kế toán căn cứ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết lập bảng chi tiết số dư Tài khoản, tổng hợp chi phí sản xuất.
- Căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản.
- Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng chi tiết số dư tài khoản, tổng hợp CPSX, giữa báo cáo kế toán tài chính với báo cáo kế toán quản trị.
- Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu ở sổ cái các tài khoản để lập báo cáo tài chính. Và căn cứ vào bảng chi tiết số dư TK, tổng hợp CPSX để lập báo cáo kế toán quản trị. Sau đó kiểm tra đối chiếu giữa báo cáo kế toán tài chính với báo cáo kế toán quản trị.
Chế độ báo cáo của kế toán các chi nhánh: 1. Báo cáo công việc hàng ngày. 2. Báo cáo thu cước.
3. Báo cao thu- chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày. 4. Kiểm kê quỹ tiền mặt cuối tuần.
Các chứng từ gốc gửi về HN phải photo, lưu lại tại chi nhánh để theo dõi, đối chiếu.
Chi nhánh chỉ được phép tạm ứng theo quy chế tạm ứng do TGĐ ban hành.
Áp dụng tin học vào công tác kế toán trong Công ty: Sử dụng phần mềm CARd
Quy trình sử lý tự động hoá các nghiệp vụ kế toán với phần mềm CARD được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong công ty
Lập chứng từ
Cập nhật chứng từ vào mỏy
Tổng hợp số liệu
Làm báo cáo
Dựa trên quy trình ghi sổ từ trước theo hình thức chứng từ ghi sổ của mình. Hiện tại, Công ty sử dụng phần mền kế toán để vào sổ và lập các báo cáo:
- Hàng ngày kế toán căn cứ trên chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và phân loại từ các chi nhánh rồi đưa vào bảng chứng từ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phân mền kế toán
- Theo quy trình của phần mền kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ nhật ký, Sổ, thẻ chi tiết có liên quan và Sổ cái)
Tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ
Tệp tổng hợp Các chứng từ kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán
- Cuối tháng (hoặc bất kì vào thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luân đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Mặt khác, các chi nhánh của công ty luôn luôn kết nối với chụ sở chính HN vì thế rất thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữa các chi nhánh trở nên nhanh chóng và thuận tiện ngoài ra việc tra cứu tin tức, các quy định mới cũng được cập nhật nhanh hơn tạo điều kiện cho việc quản lý của bộ phận kế toán trở nên nhanh chóng, đáp ứng kịp thời, chính xác.
Các chế độ kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Cụ thể chứng từ sử dụng trong Công ty bao gồm:
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng, nguyên