Công ty đã lựa chọn hình thức “ Chứng từ - Ghi sổ “ để áp dụng vào việc ghi chép, tổ chức bảo quản, lưu trữ sổ sách Kế toán, với sự trợ giúp của hệ thống phần mềm kế toán CARD. Việc ghi chép, tổ chức bảo quản, lưu trữ sổ sách Kế toán có thể được khái quát theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.2 : Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Phó phòng KT kiểm KT chi phí và giá thành KT tổng hợp Kế toán TSCĐ kiêm KT tiền lương & các khoản trích theo lương Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán NVL, cụng cụ dụng cụ Kế toán trưởng Sổ tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quĩ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu và kiểm tra
Hệ thống máy tính đã giúp đỡ rất nhiều trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán và việc sử lý dữ liệu, tính toán và in Báo cáo đều được thực hiện trên máy tình thông qua phần mềm được Công ty cài đặt, điều đó đã góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc của các nhân viên kế toán, tăng cường tính chính xác và kịp thời trong tổ chức công tác kế toán.
Khi áp dụng phần mềm kế toán máy CARD thì từ tài liệu gốc, thông tin được cập nhật vào máy bằng bàn phím và được tổ chức lưu trữ trong bộ nhớ ngoài của máy tính dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ hay gọi là tệp cơ sở dữ liệu chi tiết và được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, sau đó các tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ này được chuyển vào tệp tổng hợp theo chương trình đã được cài đặt. Phần mềm CARD bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:
Hệ thống.
Phân hệ kế toán tổng hợp.
Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải thu. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải trả. Phân hệ kế toán hàng tồn kho.
Phân hệ kế toán chi phí và giá thành sản phẩm . Phân hệ kế toán TSCĐ.
Phân hệ Báo cáo kế toán. Các loại sổ
Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ chi tiết
Chứng từ ghi sổ là loại sổ trung gian dùng để tập hợp theo từng loại chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ có thể được lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ lập theo tài khoản như: tài khoản tiền gửi ngân hàng, tài khoản nguyên vật liệu, tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
ký; lưu giữ và tổng hợp số liệu theo thời gian đăng ký vào sổ; và làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối tài khoản
Sổ cái được mở riêng cho từng tài khoản và mở chi tiết cho tài khoản cấp 2 theo chứng từ ghi sổ, và được ghi định kỳ theo định kỳ của chứng từ ghi sổ.
Các biểu mẫu:
Các biểu mẫu chứng từ và các loại sổ, thẻ Biểu mẫu báo cáo:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DNN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DNN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DNN Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F01 – DNN Các bước của hình thức chứng từ ghi sổ:
- Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi đưa vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.
- Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán.
- Căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại để ghi vào sổ nhật ký
- Kế toán căn cứ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết lập bảng chi tiết số dư Tài khoản, tổng hợp chi phí sản xuất.
- Căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản.
- Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng chi tiết số dư tài khoản, tổng hợp CPSX, giữa báo cáo kế toán tài chính với báo cáo kế toán quản trị.
- Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu ở sổ cái các tài khoản để lập báo cáo tài chính. Và căn cứ vào bảng chi tiết số dư TK, tổng hợp CPSX để lập báo cáo kế toán quản trị. Sau đó kiểm tra đối chiếu giữa báo cáo kế toán tài chính với báo cáo kế toán quản trị.
Chế độ báo cáo của kế toán các chi nhánh: 1. Báo cáo công việc hàng ngày. 2. Báo cáo thu cước.
3. Báo cao thu- chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày. 4. Kiểm kê quỹ tiền mặt cuối tuần.
Các chứng từ gốc gửi về HN phải photo, lưu lại tại chi nhánh để theo dõi, đối chiếu.
Chi nhánh chỉ được phép tạm ứng theo quy chế tạm ứng do TGĐ ban hành.
Áp dụng tin học vào công tác kế toán trong Công ty: Sử dụng phần mềm CARd
Quy trình sử lý tự động hoá các nghiệp vụ kế toán với phần mềm CARD được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong công ty
Lập chứng từ
Cập nhật chứng từ vào mỏy
Tổng hợp số liệu
Làm báo cáo
Dựa trên quy trình ghi sổ từ trước theo hình thức chứng từ ghi sổ của mình. Hiện tại, Công ty sử dụng phần mền kế toán để vào sổ và lập các báo cáo:
- Hàng ngày kế toán căn cứ trên chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và phân loại từ các chi nhánh rồi đưa vào bảng chứng từ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phân mền kế toán
- Theo quy trình của phần mền kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ nhật ký, Sổ, thẻ chi tiết có liên quan và Sổ cái)
Tệp cơ sở dữ liệu nghiệp vụ
Tệp tổng hợp Các chứng từ kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán
- Cuối tháng (hoặc bất kì vào thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luân đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Mặt khác, các chi nhánh của công ty luôn luôn kết nối với chụ sở chính HN vì thế rất thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữa các chi nhánh trở nên nhanh chóng và thuận tiện ngoài ra việc tra cứu tin tức, các quy định mới cũng được cập nhật nhanh hơn tạo điều kiện cho việc quản lý của bộ phận kế toán trở nên nhanh chóng, đáp ứng kịp thời, chính xác.
Các chế độ kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Cụ thể chứng từ sử dụng trong Công ty bao gồm:
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng, nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang Việt Nam Đồng theo tỷ giá thực tế.
- Hình thức ghi sổ: Chứng từ Ghi sổ.
- Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12. - Kỳ kế toán: tháng.
- Thuế VAT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ
Hệ thống tài khoản sử dụng:
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các nhóm tài khoản chính
sau đây:
Nhóm các TK thuộc Bảng cân đối kế toán: Gồm các tài khoản thuộc loại 1 và loại 2 (phản ánh tài sản) và các TK thuộc loại 3 và 4.
Nhóm các TK ngoài Bảng cân đối kế toán: TK loại 0.
Nhóm các TK thuộc báo cáo kết quả kinh doanh: Gổm các TK phản ánh chi phí (loại 6, loại 8), phản ánh doanh thu và thu nhập (loại 5, loại 7) và tài khoản xác định kết quả kinh doanh (loại 9).
Bảng 2.1: Danh mục hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng.
Số SỐ HIỆU TK TT Cấp
1
Cấp 2
TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ
LOẠI TK 1
TÀI SẢN NGẮN HẠN 01 111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ
02 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
03 113 Tiền đang chuyển
1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ
04 128 Đầu tư ngắn hạn khác
1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1288 Đầu tư ngắn hạn khác
05 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 06 131 Phải thu của khách hàng
07 133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
08 136 Phải thu nội bộ
1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác
09 138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hoá 1388 Phải thu khác
10 139 Dự phòng phải thu khó đòi 11 141 Tạm ứng
13 151 Hàng mua đang đi đường 14 152 Nguyên liệu, vật liệu 15 153 Công cụ, dụng cụ
16 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 17 156 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
1562 Chi phí thu mua hàng hóa
18 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
LOẠI TK 2
TÀI SẢN DÀI HẠN 19 211 Tài sản cố định hữu hình
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc
2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ khác
20 213 Tài sản cố định vô hình 21 214 Hao mòn tài sản cố định 22 217 Bất động sản đầu tư 23 241 Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản
24 242 Chi phí trả trước dài hạn 25 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 26 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn
LOẠI TK 3
NỢ PHẢI TRẢ 27 311 Vay ngắn hạn
28 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 29 331 Phải trả cho người bán
30 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
3333 Thuế xuất, nhập khẩu
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất
31 334 Phải trả người lao động
3341 Phải trả công nhân viên 3348 Phải trả người lao động khác
32 335 Chi phí phải trả 33 336 Phải trả nội bộ
34 338 Phải trả, phải nộp khác
3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y tế
3385 Phải trả về cổ phần hoá 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác
35 341 Vay dài hạn 36 342 Nợ dài hạn
37 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 38 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 39 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 40 352 Dự phòng phải trả
LOẠI TK 4
VỐN CHỦ SỞ HỮU 41 411 Nguồn vốn kinh doanh
4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4118 Vốn khác
42 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 43 414 Quỹ đầu tư phát triển
44 415 Quỹ dự phòng tài chính
45 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 46 421 Lợi nhuận chưa phân phối
4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
47 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi
4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi
4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
48 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 49 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp
4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay
50 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
LOẠI TK 5
DOANH THU
51 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 52 512 Doanh thu bán hàng nội bộ
53 515 Doanh thu hoạt động tài chính 54 521 Chiết khấu thương mại
55 531 Hàng bán bị trả lại 56 532 Giảm giá hàng bán
LOẠI TK 6
CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 57 632 Giá vốn hàng bán
59 641 Chi phí bán hàng
60 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 61 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
LOẠI TK 7
THU NHẬP KHÁC 62 711 Thu nhập khác
LOẠI 8 63 811 Chi phí khác
64 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại
LOẠI TK 9
65 911 Xác định kết quả kinh doanh
LOẠI TK 0
TàI KHOảN NGOàI BảNG 66 001 Tài sản thuê ngoài
67 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, 68 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi 69 004 Nợ khó đòi đã xử lý