- Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn đƣợc chiết khấu, thời hạn thanh toán, quá hạn
- Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhƣng công ty không xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán
- Kế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chƣa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện đƣợc số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chƣa biết đƣợc khi nào khách hàng sẽ thanh toán
- Công ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín nhƣ nếu khách hàng quen biết lâu năm thì công ty cho thời hạn tín dụng dài, còn khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhƣng điều này lại không thể hiện lên sổ chi tiết công nợ mà chỉ lƣu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán.
- Do đó công ty cần thiết kế lại mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và lập thêm Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Nhằm phân loại đƣợc các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng nhƣ các khoản nợ không có khả năng đòi để từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng nhƣ đối với công ty.
Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng Đối tƣợng: Khách hàng Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Thời hạn đƣợc chiết khấu Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có
Cần phải đƣa ra biện pháp quản lý công nợ phải thu nhƣ sau:
Thƣờng xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp thông tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ nếu khách hàng yêu cầu
Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi trong hợp đồng mặc dù khách hàng là quen thuộc.
Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng đƣợc phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên.
Cần phải trích lập các khoản dự phòng theo quy định.
Nếu khách hàng thanh toán chậm phải gửi thƣ nhắc nhở yêu cầu thanh toán hoặc cử nhân viên trực tiếp đi thu nợ.
3.2.1.2. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Công ty phải lập kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với nợ phải thu chƣa đến hạn thanh toán nhƣng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; ngƣời nợ mất tích, bỏ trốn hoặc bị cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án,.. thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi đƣợc để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp