Sơ đồ 1.12. Hình thức nhật kí – chứng từ 1.3.3.4. Hình thức nhật ký sổ cái
Sơ đồ 1.13.: Sơ đồ kế toán hình thức nhật ký sổ cái:
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Thẻ sổ kế toán chi tiết Nhật kí – sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
1.3.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.14. Sơ đồ kế toán hình thức kế toán trên máy vi tín
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chitiết
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị
Phần mềm kế toán
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHHTHƢƠNG MẠI TUẤN HIỀN
2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1.1 Thành lập 2.1.1 Thành lập
2.1.1.1 Lịch sử hình thành
Trụ sở chính : Công ty TNHH TM Tuấn Hiền - Tên viết tắt :
- Địa chỉ : 317 – 321 Đƣờng Đình Hƣơng , P. Đông Cƣơng – TP. Thanh Hóa - Điện thoại : 037.3962962 – 037.3960270 – 037629.999
- Fax : 037.396367
Cơ sở 2 : 70 Phƣợng Đình 1 P.Tào Xuyên – TP Thanh Hóa
- Điện thoại : 037.2245666 – 0982358456 - Mã số thuế : 3531201001291
- Tên giám đốc : Lê Thanh Tuấn
Công ty đƣợc ủy ban nhân dân và Sở kế hoạch đầu tƣ TP Thanh Hóa cấp giấy phép kinh doanh số 0123456789 vào ngày 20 tháng 05 năm 2000
Công ty TNHH TM Tuấn Hiền phát triển vững mạnh đến ngày nay có tiền thân phát triển nhƣ sau:
Trong thời kỳ chuyển dịch cơ chế thị trƣờng chuyển từ bao cấp sang cơ chế thị trƣờng cùng với sự biến động tình hình Chính trị-Kinh tế thể giới, nhất là sự ảnh hƣởng lớn sau khi Liên Xô sụp đỗ và kéo theo nó là một loạt các nƣớc XHCN , làm cho nền kinh tế Nƣớc ta gặp không ít khó khăn. Dẫn đến nhiều doanh nghiệp cận kề với bờ vực phá sản, giải thể .Trƣớc tình hình khó khăn đó ,để cứu cho doanh nghiệp không bị phá sản , giải thể . Ba đơn vị đó là : Công ty Vật Tƣ ,Công ty Ngoại Thƣơng ,Công ty XNK Thƣơng Nghiệp quyết định sáp nhập lại thành một công ty để duy trì phát triển sản xuất kinh doanh .
+ Sau 10 năm đi vào ổn định và phát triển kinh doanh thƣơng mại, cùng với sự mở cửa của cơ chế quản lý nền kinh tế nhà nƣớc. Nhiều đơn vị đã chuyển đổi
tự hạch toán thu chi, độc lập về kinh tế dƣới sự quản lý của nhà nƣớc, đáp ứng thời kì phát triển kinh tế mở cửa và hội nhập kinh tế đất nƣớc.
+ Ngày 01/10/2000, đơn vị đƣợc nhất trí của các ban ngành quản lý có liên quan chính thức kinh doanh từ hoạt đông sản xuất –kinh doanh dƣới sự quản lý của nhà nƣớc sang hình thức tự độc lập sản xuất –kinh doanh dƣới sự quản lý của nhà nƣớc, để bắt kịp với cơ chế thị trƣờng và phát triển kinh tế thƣơng mại. * Thành phần nhân sù .
Công ty có tông số 75 nhân viên ; trong đó có 15 ngƣời là lao động hợp đồng . Tất cả các cán bộ công nhân viên phục vụ và làm việc tại công ty đều có năng lực, sức khoẻ, trình độ chuyên môn tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên
2.1.1.2 Vốn điều lệ
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 (năm mƣơi tỷ đồng)
2.1.1.3. Ngành nghề sản xuất kinh doanh
- Bao gồm hệ thống sản phẩm + Tivi + Tủ lạnh + Máy giặt + Điều hòa + Gas – Bếp gas + Đồ gia dụng + Thiết bị vệ sinh + Thạch cao + Sơn chống thấm
Công ty TM Tuấn Hiền là công ty TM có tƣ cách pháp nhân ,có con dấu riêng, hoạch toán kế toán độc lập , tự chủ về tài chính và có nghĩa vụ đóng thuế cho nhà nƣớc
Công ty hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nƣớc và điều lệ riêng của công ty . Công ty cũng đã góp phần giải quyết công ăn việc làm cho ngƣời lao động trong xã hội .
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1.2.1. Chức năng
Bộ máy quản lý ban lãnh đạo Công ty cần có sự chỉ đạo đúng đắn hợp lý, kỷ luật, khen thƣởng và có định hƣớng giao nhiệm vụ cho cán bộ công nhân viên Công ty hoàn thiệt nhanh nhất và đạt kết quả tốt nhất.
Phân tích dự báo nội bộ, phân tích dự báo môi trƣờng kinh tế, môi trƣờng ngành đƣa ra những chiến lƣợc phƣơng pháp phù hợp để tạo cho việc kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của Công ty đạt kết quả tốt nhất.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Là một đơng vị chuyên kinh doanh các mặt hàng :
+ Đồ gia dụng ,Thiết bị vệ sinh, Thạch cao, Sơn chống thấm + Điện tử -Điện máy -Điện lạnh .
2.1.2.3. Phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty
- Công ty tham gia cả hai hoạt động kinh doanh: Kinh doanh xuất nhập khẩu
Kinh doanh nội địa
Theo cách nhìn khác, công ty tham gia cả hai phƣơng thức kinh doanh là bán buôn bán lẻ.
Điều này là rễ hiểu bởi trong chủ trƣơng mở rộng tự do, tự chủ kinh doanh hiện nay, cũng nhƣ sự ra đời của luật doanh nghiệp năm 99, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng đầy đủ các phƣơng thức hoạt động kinh doanh thu lãi từng đồng một.
2.1.2.4. Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty
Đây là một công ty kinh doanh nhiều mặt hàng, do đó việc giải quyết tốt bài toán Quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối với công ty.
Hoạt động bán hàng của công ty đƣợc diễn ra khi khách hàng có đơn đặt hàng và nhu cầu về một loại hàng hóa hay dịch vụ nào đó mà công ty kinh doanh. Khách hàng có thể tuỳ chọn loại hàng hóa phù hợp với nhu cầu, sở thích của mình và công việc hoặc lựa chọn tại catalogue của công ty. Ngoài ra, tại phòng trƣng bày
để khách hàng có thể tuỳ chọn. Nếu khách hàng muốn đặt hàng một loại sản phẩm mà công ty chƣa có, khách hàng có thể đặt hàng và thống nhất thời gian với công ty để công ty liên hệ với nhà sản xuất. Khi giao hàng, nếu khách hàng chấp nhận các tiêu chuẩn đúng với mong muốn thì sẽ tiến hành thanh toán tiền với bộ phận thanh toán của công ty.
2.1.2.5. Thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty.
Vì là một công ty kinh doanh các mặt hàng đáp ứng nhu cầu cuộc sống, sinh hoạt và sản xuất nhỏ nên thị trƣờng tiêu thụ chủ yếu của công ty là thị trƣờng trong nƣớc. Tuy nhiên trong những năm gàn đây chính sách mở cửa đã thúc đẩy công ty mở rộng thị trƣờng sang một số nƣớc nhƣ :Trung Quốc, Lào…
2.1.5.6. Chiến lược kinh doanh của công ty.
- Công ty xác định kinh doanh là hoạt động lâu dài lên luôn mở rộng tìm kiếm thị trƣờng tiêu thụ hàng hoá trong và ngoài nƣớc, thành lập thêm các chi nhánh tại các địa phƣơng chứa đựng nhiều cơ hội nhằm nâng cao việc khai thác thị trƣờng, mở rộng kinh doanh cũng nhƣ không ngừng hoàn thiện năng lực kinh doanh cho chính bản thân công ty.
- Sù nâng cấp và thành lập liên tục các trạm bán buôn,bán lẻ trong những năm gàn đây chứng tỏ một chiến lƣợc kinh doanh dài hạn của công ty và tìm kiếm thị trƣờng một cách khốc liệt triệt để nhằm thu lợi nhuận cao
2.1.3. Cơ cấu chung
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Tuấn Hiền ta thấy bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:
Bộ máy quản lý cấp cao của Công ty bao gồm HĐQT,một giám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc. nhƣ vậy, ngƣời quản lý cao nhất là HĐQT. Giám đốc là ngƣời sử dụng tất cả các phƣơng pháp kinh tế, hành chính, tổ chức... để điều khiển quản lý Công ty và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt hoạt động của Công ty trƣớc HĐQT. Theo mô hình trên ta thấy:
+ Giám đốc Công ty: Là ngƣời điều hành quản lý chung, giữ vị trí quan trọng nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động, quản lý của Công ty trƣớc pháp luật và HĐQT.
- Phòng kế toán sắp xếp từ 6 đến 7 ngƣời, có chức năng thực hiện, giám sát bằng tiền thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tƣ cơ sở vật chất, quản lý tài sản, vật tƣ, tiền vốn của Công ty dƣới sự lãnh đạo của kế toán trƣởng Công ty. Giúp việc cho kế toán trƣởng là có một phó phòng kế toán, các kế toán viên có
HĐQT Ban Giám Đốc Các Trạm TM Các Cửa Hàng Kế Toán Phòng Kế Hoạch Phòng Kế toán
toán dƣới các trạm và các đơn vị kinh doanh.
Phòng kế toán ngoài chuyên môn nghiệp vụ đƣợc ban giám đốc giao cụ thể còn kiêm luôn các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động, thi hành các quyết định của HĐQT và ban giám đốc đề ra.
- Phòng kế hoạch sắp xếp từ 1 đến 2 ngƣời. có nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc tổng hợp kế hoạch toàn diện của Công ty nhƣ : Kế hoạch lƣu chuyển hàng hoá, thống kê tổng hợp số liệu thực hiện so với kế hoạch đề, giúp Giám đốc điều hành kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo.
Thực hiện hợp đồng trực tiếp mua bán với khách hàng, bán buôn trực tiếp, tìm hiểu mở rộng thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cho Công ty. Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trƣớc ban Giám đốc.
- Mỗi trạm sắp xếp từ 3 đến 4 ngƣời; trong đó có 1 trạm trƣởng và 1 kế toán. - Mỗi cửa hàng sắp xếp từ 4 đến 5 ngƣời; trong đó có 1 cửa hàng trƣởng và 1 kế toán.
- Đơn vị tổ chức nhân sự kinh doanh theo vô( 1 năm có 3 vô : vụ Xuân, vụ Mùa, vụ Đông ). Căn cứ vào tình hình kinh doanh ban Giám đốc bố trí lại nhân sự sau khi kết thúc một vụ, tổng kết đánh giá kết quả sản xuất –kinh doanh của từng đơn vị để bố trí cho phù hợp vá đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh cho vụ tới.
2.1.4. Cơ cấu phòng kế toán
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bô máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHHThương Mại Tuấn Hiền
KẾ TOÁN TRƢỞNG
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trƣởng : Kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Hƣớng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trƣởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp đối chiếu các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nƣớc và công ty…
- Kế toán vật tƣ, nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lƣợng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lƣợng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩm, vật tƣ, hàng hóa vào cuối tháng.
- Kế toán lƣơng, BHXH, phí vệ sinh : Kiểm tra các thủ tục chứng từ thành toán lƣơng, nghiệm thu khối lƣợng sản phẩm hoàn thành của các phòng ban, đơn vị, bộ phận. Quản lý theo dõi việc tạm ứng và thanh toán lƣơng theo từng đối tƣợng. Đối chiếu số liệu với bảng lƣơng, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lƣơng và các khoản theo lƣơng.
- Kế toán thanh toán vốn bằng tiền:
Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ.
Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau.
Theo dõi số dƣ tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng.
Theo dõi vay và thanh toán tiền vay theo từng khế ƣớc vay. Theo dõi vay ngân hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị.
Theo dõi số dƣ tức thời của từng khế ƣớc vay, từng đối tƣợng cho vay.
Theo dõi khế ƣớc ngân hàng (bảng kê khế ƣớc vay, bảng tính lãi vay)
- Kế toán ngân hàng, kho bạc và nguồn vốn:
Ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh của đơn vị mình Giám sát chặt chẽ các khoản tài chính thu chi , quá trình sử dụng tài sản của nh và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán
Cung cấp thông tin cho ngân hàng trung ƣơng và các cơ quan quản lý nhà nƣớc khác tổ chức tốt công việc giao dịch với khách hàng
-Kế toán xây dựng cơ bản, sản xuất kinh doanh: Theo dõi hoạt động kinh doanh xây dựng cơ bản đồng thời tham mƣu cho kế toán trƣởng, giám đốc công ty về công tác kinh doanh ngoài dich vụ.
Kế toán thủ kho, thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Căn cứ vào biên bản giao nhận vật tƣ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiểm tra ký nhận vật tƣ, vào sổ kho, thẻ kho cập nhật số liệu rút số tồn kho vào cuối ngày, đối chiếu số liệu với kế toán vật tƣ.
Lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị của đơn vị
2.1.5. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.5.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.1.5.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHHThương Mại Tuấn Hiền
Ghi chú:
Đối chiếu Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.1.5.3. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái.
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.