* Chứng từ sử dụng
- Chứng từ gốc:
Hóa đơn GTGT hoặc Hóa Đơn Bán Hàng Giấy đề nghị tạm ứng
Bảng thanh toán tiền lƣơng Biên lai thu tiền
- Chứng từ dùng để ghi số:
Phiếu thu Phiếu chi
* Tài khoản sử dụng:
Công ty chỉ sử dụng tài khoản :
Số hiệu Tên tài khoản 111 Tiền mặt tại quỹ 1111 Tiền mặt VND
* Sổ kế toán:
- Sổ tổng hợp :
Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 111
- Sổ chi tiết:
Sổ quỹ tiền mặt hay Báo cáo quỹ tiền mặt
Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền
* Tóm tắt quy trình kế toán tiền mặt.
- Thủ tục chi tiền:
Bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị và sau đó trình Kế toán trƣởng hoặc Giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào Giấy đề nghị đã đƣợc sự đồng ý của Tổng giám đốc, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập Phiếu Chi gồm 3 liên chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau đó, liên 1 lƣu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ. Kế toán thanh toán dựa vào phiếu chi ghi lên phần mềm kế toán.
- Thủ tục thu tiền:
Dựa vào Hóa đơn bán hàng. Khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán thanh toán lập Phiếu Thu gồm 3 liên chuyển cho KTT hoặc GĐ kiểm tra. Phiếu thu sau khi đƣợc duyệt chuyển cho thủ quỹ nhận đủ số tiền. Liên 1 của phiếu thu lƣu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ. Kế toán thanh toán dựa vào phiếu chi ghi lên phần mềm kế toán.
Hằng ngày, căn cứ vào Phiếu Thu, Phiếu Chi đã lập trong ngày Báo Cáo quỹ tiền mặt, thủ quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo quỹ. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý. Cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ Phiếu Thu, Phiếu Chi kèm theo Báo Cáo quỹ tiên mặt cho kế toán tiền mặt. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng và tổng giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng quý sẽ lập bảng kê chi tiết. Báo cáo quỹ đƣợc chuyển lại cho thủ quỹ ký.