Để phù hợp với đặc điểm sản xuất và các loại hình kinh doanh của Công ty cũng nhƣ phù hợp với nội dung, trình tự và phƣơng pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung để ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian.
Theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung tại Công ty sử dụng một số loại sổ chủ yếu sau:
Sổ kế toán chi tiết: Đƣợc mở để theo dõi từng đối tƣợng cụ thể hoặc từng
công trình, hạng mục công trình đối với phần hành kế toán chi phí giá thành...
Sổ tổng hợp:
Sổ Nhật ký chung: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian
và là căn cứ ghi Sổ Cái.
Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
các tài khoản kế toán và đƣợc dùng làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh.
Bảng cân đối số phát sinh: Theo dõi số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ của từng tài
khoản.
Cuối mỗi tháng, quý, năm sau khi hoàn thành các công việc ghi sổ và khoá sổ kế toán phải in toàn bộ hệ thống Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết để lƣu trữ và phục vụ công tác kiểm tra thanh tra tài chính. Các sổ kế toán này cũng phải tuân thủ đầy đủ thủ tục pháp lý theo qui định của chế độ kế toán hiện hành.
Hiện nay Công ty đang sử dụng chƣơng trình tin học EXCEL và phần mềm kế toán VIETSUN để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quy trình ghi sổ tại Công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ quy trình kế toán trên máy công ty áp dụng
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào nội dung kinh tế phát sinh phản ánh ghi chép trên Nhật ký chung để nhập dữ liệu vào máy, sử dụng chƣơng trình EXCEL lập các Bảng phân bổ, Bảng phân bổ theo từng đối tƣợng tập hợp. Thông qua chƣơng trình VIETSUN máy sẽ tự động ghi vào các Sổ chi tiết, Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán tiến hành tổng hợp khóa sổ và thực hiện các bút toán kết chuyển. Trong chƣơng trình VIETSUN chƣa cài đặt các bút toán kết chuyển, khi sử dụng kế toán đánh các bút toán kết chuyển đúng, máy sẽ
Chứng từ gốc
Máy vi tính
Số liệu tổng hợp đƣợc
ghi vào Sổ Nhật ký chung,
Sổ Cái Mã đối
tƣợng
kế toán
Kết chuyển dƣ Nợ, dƣ Có
của các tài khoản, phản ánh ra
các mẫu sổ có sẵn và in các Báo cáo, Sổ kế toán cần thiết
Lập các Bảng kê chứng từ, Bảng tổng hợp, Bảng phân bổ
Nội dung nghiệp vụ
Các sổ chi tiết tài khoản liên quan Sử dụng EXCEL Phần mềm VIETSUN Bút toán kết chuyển
kết chuyển toàn bộ giá trị dƣ Nợ (dƣ Có) của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản đƣợc kết chuyển. Sau khi thực hiên xong chức năng kết chuyển, cuối kỳ kế toán có thể xem và in ra các Báo cáo tài chính, Báo cáo tổng hợp và chi tiết.
Hình thức hạch toán kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng HUD401 sử dụng chƣơng trình kế toán máy VietSun, phần mềm này do Bộ Xây dựng cung cấp. Hệ thống sổ sách dựa trên hình thức nhật ký chung.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ dồ 3.4. Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chi tiết TK 621, 622, 623, 627,
154 Phiếu xuất kho, Bảng
thanh toán lƣơng, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT…
NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI TK 621, 622, 623, 627, 154
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ chi tiết TK 621, 622, 623, 627, 154 Sổ nhật ký
* Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.