Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức nhân sự phòng kế toán
* Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận:
Kế toán trưởng: Là ngƣời có nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc Công ty ra
các quyết định quan trọng, quản lý chung về các công việc kế toán, hƣớng dẫn chỉ đạo và đôn đốc kế toán viên thực hiện tốt các phần hành công việc đƣợc giao. Đồng thời cũng là ngƣời chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc kế toán, báo cáo kịp thời và trung thực kết quả sản xuất kinh doanh với cấp trên, chấp hành các pháp lệnh thể chế kinh tế tài chính của nhà nƣớc.
Kế toán tổng hợp: Là ngƣời có nhiệm vụ tập hợp số liệu quyết toán sản
xuất kinh doanh, kiểm tra giám sát số liệu kế toán tính toán; thanh toán với nhà nƣớc và cấp trên. Kế toán tổng hợp cũng là ngƣời thay mặt kế toán trƣởng khi vắng mặt và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên ở phòng kế toán.
Kế toán trƣởng trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Thủ quỹ Kế toán các đội xây
lắp Kế toán chi phí, kế toán công nợ, kế toán thuế Kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tƣ, TSCĐ
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Dựa vào bảng chấm
công và bảng tính lƣơng phải trả kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng, trích lập các khoản trích theo lƣơng cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
Kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư, TSCĐ: Theo dõi các nghiệp vụ liên
quan đến vốn bằng tiền; chịu trách nhiệm quản lý thống kê, theo dõi số lƣợng vật tƣ cho các công trình, đối chiếu từng chủng loại vật tƣ, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu; theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, lập báo cáo kế toán về tình hình tăng giảm TSCĐ.
Kế toán chi phí, kế toán công nợ, kế toán thuế: Tổng hợp và chi tiết các
khoản chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, CT, HMCT; theo dõi công nợ với khách hàng, đồng thời căn cứ vào giá trị phải thu theo kế hoạch chủ động lập kế hoạch thu vốn theo tuần, báo cáo công tác thu hồi vốn; hàng tháng kê khai thuế và thực hiện nộp thuế bằng chuyển khoản cho cơ quan thuế.
Kế toán các đội xây lắp: Mỗi đội thi công có 1 kế toán có nhiệm vụ quản
lý, theo dõi thời gian lao động, thanh toán lƣơng cho công nhân trong đơn vị mình, thu thập, tổng hợp và phân loại các chứng từ kế toán, thực hiện việc hạch toán ban đầu và chuyển lên kế toán tổng hợp thực hiện lập các báo cáo cuối kỳ.
Thủ quỹ: Thực hiện việc nhập, xuất quỹ tiền mặt. 3.1.2.3. Chế độ kế toán công ty áp dụng
Chế độ kế toán: Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp lớn theo QĐ số
15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Là đồng Việt Nam (VNĐ).
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố).
Phương pháp tính khấu hao: Khấu hao TSCĐ đƣợc tính theo phƣơng pháp
tiếp điều khiển máy thi công...
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phƣơng pháp khấu trừ.
Kỳ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm dƣơng
lịch.
Kỳ lập báo cáo: Kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế
toán.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
+ Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. + Tính giá hàng xuất kho theo giá thực tế đích danh.
Nguyên tắc ghi nhận giá vốn: Giá vốn hàng bán đƣợc ghi nhận phù hợp với
doanh thu ghi nhận trong kỳ.
3.1.2.3.1.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay các loại chứng từ mà Công ty đang sử dụng đó là:
Chứng từ về lao động tiền lƣơng: Bảng chấm công, Bảng tính lƣơng, Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng…
Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm kê vật tƣ CCDC, Thẻ kho, Thẻ kế toán chi tiết…
Chứng từ về bán hàng: Đơn đặt hàng, Hoá đơn GTGT…
Chứng từ về vốn bằng tiền: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Phiếu chuyển tiền, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt…
Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ…
3.1.2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. Ngoài ra, Công ty còn mở các tài khoản chi tiết để phục vụ cho các yêu cầu quản lý riêng và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh.
3.1.2.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức ghi sổ
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất và các loại hình kinh doanh của Công ty cũng nhƣ phù hợp với nội dung, trình tự và phƣơng pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung để ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian.
Theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung tại Công ty sử dụng một số loại sổ chủ yếu sau:
Sổ kế toán chi tiết: Đƣợc mở để theo dõi từng đối tƣợng cụ thể hoặc từng
công trình, hạng mục công trình đối với phần hành kế toán chi phí giá thành...
Sổ tổng hợp:
Sổ Nhật ký chung: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian
và là căn cứ ghi Sổ Cái.
Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
các tài khoản kế toán và đƣợc dùng làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh.
Bảng cân đối số phát sinh: Theo dõi số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ của từng tài
khoản.
Cuối mỗi tháng, quý, năm sau khi hoàn thành các công việc ghi sổ và khoá sổ kế toán phải in toàn bộ hệ thống Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết để lƣu trữ và phục vụ công tác kiểm tra thanh tra tài chính. Các sổ kế toán này cũng phải tuân thủ đầy đủ thủ tục pháp lý theo qui định của chế độ kế toán hiện hành.
Hiện nay Công ty đang sử dụng chƣơng trình tin học EXCEL và phần mềm kế toán VIETSUN để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quy trình ghi sổ tại Công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ quy trình kế toán trên máy công ty áp dụng
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào nội dung kinh tế phát sinh phản ánh ghi chép trên Nhật ký chung để nhập dữ liệu vào máy, sử dụng chƣơng trình EXCEL lập các Bảng phân bổ, Bảng phân bổ theo từng đối tƣợng tập hợp. Thông qua chƣơng trình VIETSUN máy sẽ tự động ghi vào các Sổ chi tiết, Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán tiến hành tổng hợp khóa sổ và thực hiện các bút toán kết chuyển. Trong chƣơng trình VIETSUN chƣa cài đặt các bút toán kết chuyển, khi sử dụng kế toán đánh các bút toán kết chuyển đúng, máy sẽ
Chứng từ gốc
Máy vi tính
Số liệu tổng hợp đƣợc
ghi vào Sổ Nhật ký chung,
Sổ Cái Mã đối
tƣợng
kế toán
Kết chuyển dƣ Nợ, dƣ Có
của các tài khoản, phản ánh ra
các mẫu sổ có sẵn và in các Báo cáo, Sổ kế toán cần thiết
Lập các Bảng kê chứng từ, Bảng tổng hợp, Bảng phân bổ
Nội dung nghiệp vụ
Các sổ chi tiết tài khoản liên quan Sử dụng EXCEL Phần mềm VIETSUN Bút toán kết chuyển
kết chuyển toàn bộ giá trị dƣ Nợ (dƣ Có) của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản đƣợc kết chuyển. Sau khi thực hiên xong chức năng kết chuyển, cuối kỳ kế toán có thể xem và in ra các Báo cáo tài chính, Báo cáo tổng hợp và chi tiết.
Hình thức hạch toán kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng HUD401 sử dụng chƣơng trình kế toán máy VietSun, phần mềm này do Bộ Xây dựng cung cấp. Hệ thống sổ sách dựa trên hình thức nhật ký chung.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ dồ 3.4. Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chi tiết TK 621, 622, 623, 627,
154 Phiếu xuất kho, Bảng
thanh toán lƣơng, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT…
NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI TK 621, 622, 623, 627, 154
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ chi tiết TK 621, 622, 623, 627, 154 Sổ nhật ký
* Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty cổ phần và xây dựng HDU401. dựng HDU401.
3.2.1. Đặc điểm công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Mọi ghi chép kế toán vốn bằng tiền diễn ra tại công ty đều sử dùng một đơn vị tiền tệ thống nhất là: Việt Nam đồng.
Những nghiệp vụ phát sinh là tiền ngoại tệ đƣợc quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà Nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tiền mặt của công ty đƣợc bảo quản tại két an toàn.
Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền vào sổ kế toán liên quan. Các chứng từ gốc, chứng từ kế toán khi phát sinh đƣợc kiểm tra để đảm bảo tính hợp lệ, hợp lý, hợp pháp. Tuân thủ đúng theo các quy chế pháp luật ban hành.
Thủ quỹ trong công ty là ngƣời đƣợc ủy quyền trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt tại công. Có sự kiểm tra của kế toán tiền mặt và kế toán trƣởng.
Kế toán thanh toán đƣợc giao nhiệm vụ theo dõi sự biến động và phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến tiền mặt và TGNH của công ty. Trong đó có sự kiểm tra của kế toán trƣởng và ban giám đốc trong công ty.
Chỉ dùng tiền mặt cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thƣờng xuyên. Định kỳ kiểm tra quỹ tiền mặt.
Đối với TGNH đƣợc theo dõi kiểm tra, khớp số dƣ cuối ngày của TGNH theo dõi tại công ty với số dƣ cuối ngày TGNH của công ty đƣợc Ngân hàng BIDV chi nhánh Thanh Hóa.
3.2.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ
3.2.2.1. Chứng từ sổ sách sử dụng trong kế toán tiền mặt.
* Chứng từ sử dụng
- Chứng từ gốc:
Hóa đơn GTGT hoặc Hóa Đơn Bán Hàng Giấy đề nghị tạm ứng
Bảng thanh toán tiền lƣơng Biên lai thu tiền
- Chứng từ dùng để ghi số:
Phiếu thu Phiếu chi
* Tài khoản sử dụng:
Công ty chỉ sử dụng tài khoản :
Số hiệu Tên tài khoản 111 Tiền mặt tại quỹ 1111 Tiền mặt VND
* Sổ kế toán:
- Sổ tổng hợp :
Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 111
- Sổ chi tiết:
Sổ quỹ tiền mặt hay Báo cáo quỹ tiền mặt
Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền
* Tóm tắt quy trình kế toán tiền mặt.
- Thủ tục chi tiền:
Bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị và sau đó trình Kế toán trƣởng hoặc Giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào Giấy đề nghị đã đƣợc sự đồng ý của Tổng giám đốc, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập Phiếu Chi gồm 3 liên chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau đó, liên 1 lƣu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ. Kế toán thanh toán dựa vào phiếu chi ghi lên phần mềm kế toán.
- Thủ tục thu tiền:
Dựa vào Hóa đơn bán hàng. Khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán thanh toán lập Phiếu Thu gồm 3 liên chuyển cho KTT hoặc GĐ kiểm tra. Phiếu thu sau khi đƣợc duyệt chuyển cho thủ quỹ nhận đủ số tiền. Liên 1 của phiếu thu lƣu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ. Kế toán thanh toán dựa vào phiếu chi ghi lên phần mềm kế toán.
Hằng ngày, căn cứ vào Phiếu Thu, Phiếu Chi đã lập trong ngày Báo Cáo quỹ tiền mặt, thủ quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo quỹ. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý. Cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ Phiếu Thu, Phiếu Chi kèm theo Báo Cáo quỹ tiên mặt cho kế toán tiền mặt. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng và tổng giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng quý sẽ lập bảng kê chi tiết. Báo cáo quỹ đƣợc chuyển lại cho thủ quỹ ký.
3.2.2.2. Kế toán chi tiết tiền mặt.
3.3.2.2.1. Kế toán chi tiết tăng tiền mặt tại công ty.
Mục đích: Nhằm theo xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu.Các khoản thu tiền mặt tại công ty bao gồm:
- Thu tiền bán hàng. - Thu hoàn ứng.
- Rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt.
- Khách hàng trả nợ tiền hàng, đặt cọc tiền hàng.
Trường hợp 1: Thu tiền hàng.
Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, thủ kho kiểm tra xem hàng trong kho có đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu đáp ứng đƣợc, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho và kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT cho số