Tổ chức phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp là việc thiết lập trình tự các bước công việc cần tiến hành trong quá trình phân tích, vận dụng tổng hợp các phương pháp phân tích để đánh giá đúng kết quả, chỉ rõ những sai lầm và kiến nghị những biện pháp sửa chữa những thiếu sót trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.
1.4.1. Lập kế hoạch phân tích
1.4.1.1. Xác định mục tiêu phân tích
Xác định mục tiêu phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp là hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích cụ thể của từng đối tượng sử dụng thông tin. Ví dụ:
- Đối với quản trị doanh nghiệp cần những thông tin để đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp, thực hiện cân bằng tài chính, khả năng thanh toán, khả năng sinh lợi, tình hình rủi ro về tài chính và dự đoán tình hình tài chính để đưa ra các quyết định hợp lý. Do đó, mục tiêu phân tích là kinh doanh có
Tỷ suất lợi nhuận so với chi phí = Lợi nhuận thuần từ HĐKD
lãi và thanh toán được nợ.
- Đối với các nhà cho vay, mối quan tâm hàng đầu của họ là khả năng trả nợ của doanh nghiệp và thu nhập của họ là nhận được khoản trả lãi tiền vay của doanh nghiệp. Do đó, mục tiêu phân tích báo cáo tài chính đối với các chủ nợ là xác định khả năng hoàn trả nợ của doanh nghiệp. Đặc biệt, họ chú ý đến số lượng tiền và tài sản có thể chuyển thành tiền nhanh. Từ đó, so sánh với số nợ ngắn hạn để biết được khả thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các chủ nợ cũng thường quan tâm đến tỷ suất tự trả nợ, bởi vì tỷ suất này càng cao thì khoản vốn chủ sở hữu càng lớn – là khoản bảo hiểm cho họ trong trường hợp bị rủi ro. Bởi vậy, mục tiêu phân tích báo cáo tài chính đối với các chủ nợ là khả năng thanh toán và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đối với các nhà đầu tư, các cổ đông tương lai, mối quan tâm của họ là các mặt hoạt động tài chính của doanh nghiệp như: tình hình rủi ro tài chính, thời gian hoàn vốn, mức sinh lời, khả năng thanh toán. Vì vậy, các nhà đầu tư, các cổ đông tương lai cần những thông tin về điều kiện tài chính, tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh, các nguồn lực tăng trưởng của doanh nghiệp. Bởi vậy, mục tiêu phân tích đối với họ là những tiềm năng hoạt động của doanh nghiệp và mức lợi nhuận sẽ thu được.
- Đối với các nhà cung cấp, họ cần những thồn tin để quyết định trong thời gian tới có cho phép doanh nghiệp mua chịu hàng hóa, vật tư, thiết bị, dịch vụ hay thanh toán chậm hay không. Bởi vậy, mục tiêu phân tích của nhà cung cấp cũng giống như các nhà cho vay, họ cần phải biết khả năng thanh toán hiện tại và trong thời gian tới của doanh nghiệp.
- Đối với các cơ quan quản lý cấp trên như cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan chủ quản… cũng rất cần những thông tin để đánh giá thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy, nó liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của các đối tượng trên.
- Đối với những người hưởng lương trong doanh nghiệp, họ cũng cần những thông tin về tình hình ổn định và phát triển của doanh nghiệp, về thu nhập, giúp họ định hướng việc làm ổn định, hoạt động tích cực tăng năng suất lao
động, góp phần phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4.1.2. Xây dựng chương trình phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp
Xây dựng chương trình phân tích là công việc đầu tiên của tổ chức phân tích. Bởi vậy, chương trình phân tích được xây dựng càng tỉ mỉ và chi tiết bao nhiêu thì kết quả của phân tích càng cao bấy nhiêu. Khi xây dựng chương trình phân tích, cần nêu rõ những vấn đề cơ bản sau đây:
Một là: Xác định mục tiêu phân tích
Mục tiêu phân tích là cung cấp những thông tin gì, cho đối tượng sử dụng thông tin nào cần phải được đề cập một cách cụ thể và chi tiết.
Hai là: Xác định nội dung phân tích
Nội dung phân tích cần phân tích được xác định rõ những vấn đề cần được phân tích dựa trên mục tiêu phân tích đã đề ra, như: Phân tích toàn diện để đánh giá thực trạng tài chính doanh nghiệp hay chỉ phân tích trên một báo cáo tài chính như phân tích bảng cân đối kế toán hay phân tích báo cáo kết qủa kinh doanh, phân tích tình hình và khả năng thanh toán, phân tích hiệu quả kinh doanh hay phân tích khả năng sinh lời theo vốn hoặc phân tích tình hình biến động về cơ cấu tài sản, nguồn vốn… đây là cơ sở rất quan trọng để xây dựng đề cương phân tích.
Ba là: Phạm vi phân tích
Tùy theo yêu cầu và thực tiễn của các đối tượng sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính để xác định nội dung phân tích phù hợp. Có thể phân tích toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính của tập đoàn hay chỉ một công ty con nào đó trực thuộc doanh nghiệp hay chỉ một loại báo cáo nào đó trong hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Bốn là: Thời gian phân tích
Thời gian ấn định trong chương trình phân tích, bao gồm cả thời gian chuẩn bị, thời gian tiến hành phân tích và thời gian kết thúc phân tích để báo cáo kết quả phân tích cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Năm là: Sưu tầm và kiểm tra tài liệu
Trên cơ sở mục tiêu và nội dung phân tích cần sưu tầm, thu thập và kiểm tra tài liệu dung để phân tích vừa đủ, không nên thu thập quá nhiều tài liệu, không có trọng tâm, trọng điểm đẫn đến tốn phí về thời gian, sức người, sức của.
Sáu là: Xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích
Cần phân tích những chỉ tiêu nào là đủ và phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin.
Bảy là: Lựa chọn hệ thống phương pháp thích hợp.
Lựa chọn các kết hợp với các loại hình phân tích phù hợp với nội dung và mục tiêu phân tích đã được đề ra.
Tám là: Tổ chức lực lượng cán bộ và phương tiện thực hiện mục tiêu phân tích đã được trình bày trong chương trình phân tích.
Trong chương trình phân tích cần phân công rõ trách nhiệm của từng người, từng bộ phận tham gia trực tiếp, phục vụ, cùng các điều kiện hiện có.
Chín là: Tiến độ phân tích
Trong chương trình phân tích cần xác định rõ tiến độ hoàn thành phân tích. Trong từng khoảng thời gian cần phải hoàn thành các bước công việc nào của quy trình phân tích.
Mười là: Tổ chức các hình thức hội nghị phân tích nhằm thu thập nhiều ý kiến đánh giá đúng trạng thái và phất triển đầy đủ tiềm năng về tài chính, về kinh tế và những biện pháp thực hiện để đưa các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiếp theo đạt mức tăng trưởng cao.
Mười một: Hoàn thành công việc phân tích
Được thể hiện ở việc hoàn thành báo cáo kết quả phân tích.
1.4.2. Trình tự phân tích
1.4.2.1. Sưu tập tài liệu và xử lý số liệu
Phân tích tài chính không chỉ giới hạn những tài liệu thu thập được từ tất cả các báo cáo tài chính mà cần thu thập đầy đủ những thông tin liên quan đến tình hình tài chính doanh nghiệp như các thông tin chung về giá cả, thị trường, tiền tệ, thuế, các thông tin về kinh tế ngành, về phương hướng, về kinh tế của doanh nghiệp. Những thông tin liên quan đến doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng, ngoài báo cáo tài chính còn phải thu thập các tài liệu trên báo cáo kế toán quản trị, ngoài các chỉ tiêu tổng hợp cần phải thu thập các chỉ tiêu chi tiết… Có như vậy, mới cung cấp đầy đủ những thông tin hưu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Để đạt được hiệu quả cao trong phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp, việc thu thập và xử lý số liệu trước hết cần đảm bảo tính chính xác, toàn diện và khách quan.
Những tài liệu làm căn cứ phân tích thường bao gồm tất cả các số liệu trên hệ thống báo cáo tài chính như: Số liệu về quy mô vốn của doanh nghiệp, có thể chi tiết cho từng loại tài sản, nguồn hình thành tài sản làm căn cứ để phân tích sự biến động về quy mô, cơ cấu tài sản và nguồn hình thành tài sản, hiệu quả sử dụng vốn
của doanh nghiệp;Số liệu về doanh thu đạt được; Số liệu về chi phí kinh doanh; Số liệu về lợi nhuận thu được (Báo cáo kết quả kinh doanh).
Ngoài việc thu thập và xử lý số liệu qua hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp, còn phải thu thập thêm các báo cáo chi tiết về tài sản, nguồn hình thành tài sản, doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại hoạt động, từng đơn đạt hàng, từng nhóm sản phẩm hoặc từng loại sản phẩm. Ngoài ra có thể tham khảo thêm các báo cáo bằng lời văn, những nhận định khó khăn, thuận lợi trong hoạt động tài chính nói riêng và trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung, hoặc có thể phỏng vấn trực tiếp những người quản lý và theo dõi từng mặt hoạt động của doanh nghiệp.
Sau khi thu thập được đầy đủ những tài liệu, cần phải tiến hành kiểm tra độ tin cậy của những số liệu. Việc kiểm tra những tài liệu thu thập được cần tiến hành trên nhiều mặt:
Trước tiên: Về tính hợp pháp của tài liệu trình tự lập có đúng với quy định đã được ban hành thống nhất hay không, người lập báo cáo có đủ trình độ chuyên môn đạo đức nghề nghiệp hay không và phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Tiếp theo: Nội dung, phương pháp tính các chỉ tiêu có đảm bảo đầy đủ, được sự thống nhất hay không.
Thứ nữa: Cần kiểm tra lại độ chính xác của việc tính và ghi các con số trên bảng biểu. Những con số được tính toán phải đảm bảo tính chính xác, hợp logic và có ghi đúng dòng, cột quy định của biểu mẫu hay không.
Cuối cùng: Cách đánh giá đối với chỉ tiêu giá trị
Giai đoạn tiếp của quá trình thu thập và kiểm tra thông tin là xử lý các thông tin đã thu thập. Xử lý thông tin là một quá trình sắp xếp các thông tin đã thu thập được theo những mục đích nhất định, nhằm tính toán, so sánh, giải thích, đánh giá và xác định những nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình hoạt động tài chính của doanh nghiệp, phục vụ cho việc ra quyết định cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo. Đồng thời, cũng là những căn cứ quan trọng phục vụ cho việc dự báo, dự đoán tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong tương lai.
Tùy theo mục đích phân tích cụ thể, có thể lựa chọn những thông tin khác nhau. Tùy theo các loại thông tin khác nhau, có thể lựa chọn và vận dụng các phương pháp xử lý thông tin khác nhau, nhằm tạo ra những thông tin kế toán phù hợp với
việc đánh giá thực trạng hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, đáp ứng cho mọi đối tượng sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính doanh nghiệp. 1.4.2.2. Tính toán, phân tích và dự đoán
Sau khi đã thu thập được đầy đủ những tài liệu cần thiết, vận dụng các phương pháp phân tích phù hợp, cần xác định hệ thống chỉ tiêu phân tích.. Bởi vậy, các chỉ tiêu là sự biểu hiện bằng con số của quá trình và kết quả hoạt động trong sự thống nhất giữa mặt lượng và mặt chất. Các chỉ tiêu tính ra có thể là số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân… Các chỉ tiêu này, có thể phản ánh khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp, hoặc các chỉ tiêu phản ánh nguồn vốn và chính sách huy động vốn, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn sản xuất, các chỉ tiêu phản ánh tình hình đầu tư của doanh nghiệp… hoặc có thể tính ra các chỉ tiêu tổng hợp, các chỉ tiêu chi tiết. Các chỉ tiêu này có thể so sánh với kế hoạch, các kỳ kinh doanh trước, hoặc với các tiêu chuẩn định mức trong ngành, thậm chí so sánh với tiêu chuẩn định mức ở một số nước tiên tiến trên thế giới. Tính chính xác của việc tính toán các chỉ tiêu trên mang tính chất quyết định đến chất lượng của công tác phân tích. Bởi vậy, khi tính toán xong các chỉ tiêu, cần phải tiến hành kiểm tra lại các số liệu.
Các chỉ tiêu trên có thể được trình bày dưới dạng biểu mẫu, biểu đồ hoặc đồ thị, hoặc có thể bằng phương pháp kinh tế… qua đó có thể vận dụng các phương pháp thích hợp, giúp cho việc đánh giá sâu sắc thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời cũng là cơ sở để dự báo, dự đoán xu thế phát triển tài chính của doanh nghiệp.
Trên cơ sở xác định sự ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu nhân tố đến chỉ tiêu phân tích, cần xác định rõ những nguyên nhân và chỉ ra nguyên nhân chủ yếu, nguyên nhân thứ yếu, nguyên nhân tổng hợp, nguyên nhân cụ thể, nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan, nhân tố số lượng, nhân tố chất lượng, nhân tố tích cực và nhân tố tiêu cực… Đây chính là những căn cứ quan trọng để đề xuất những kiến nghị và giải pháp.
Một trong những mục tiêu rất cơ bản của phân tích báo cáo tài chính là dự đoán xu thế phát triển về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong tương lai. Đây là một vấn đề mà chắc chắn mọi đối tượng sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính
đều quan tâm. Dự đoán ở đây có thể căn cứ vào mục tiêu của hoạt động tài chính doanh nghiệp. Để tiến hành dự đoán, người ta có thể áp dụng nhiều phương pháp như: dãy số biến động theo thời gian, phương pháp nội suy, phương pháp tương quan và hồi quy bội… Ngoài ra, còn phải phân tích các yếu tố khác như: giá cả, thị trường, quan hệ cung cầu về sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp trên thị trường.
1.4.2.3. Tổng hợp kết quả và rút ra kết luận
Phân tích báo cáo tài chính có thể được tiến hành trên từng báo cáo tài chính hoặc chỉ một số chỉ tiêu nào đó trên một báo cáo tài chính hoặc phân tích toàn diện các mặt hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Song, cuối giai đoạn của quá trình phân tích cần phải tổng hợp lại, đưa ra một số chỉ tiêu tổng hợp để đánh giá chung toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp hoặc phản ánh đúng theo mục tiêu và nội dung phân tích đã được đề ra trong chương trình phân tích.
Trên cơ sở tổng hợp những kết quả đã phân tích cần rút ra những đánh giá, những ưu điểm và những tồn tại, những thành tích đã đạt được, những yếu kém cần khắc phục trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.
1.4.3. Hoàn thành công việc phân tích
1.4.3.1. Lập báo cáo phân tích
Sản phẩm cuối cùng của quá trình phân tích báo cáo tài chính là báo cáo kết quả phân tích. Báo cáo phân tích là bản tổng hợp những đánh giá cơ bản cùng những tài liệu chọn lọc để minh họa, rút ra từ quá trình phân tích. Việc đánh giá cùng những số liệu minh họa cần nêu rõ cả thực trạng và tiêm năng cần khai thác. Từ đó, cần nêu rõ phương hướng và biên pháp phấn đấu trong kỳ kinh doanh tới. Cuối bản báo cáo phân tích cần đề xuất kiến nghị và chỉ kiến nghị những vấn đề có liên quan đến việc phân tích. Những kiến nghị đề xuất phải rõ ràng, thiết thực và rất cụ thể kèm theo các điều kiện thực hiện để các kiến nghị đó có thể thực hiện được,