III, Các khoản phải thu
2.2.Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động:
2. Những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tại công ty:
2.2.Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động:
Cũng như tài sản cố định, trước khi đi sâu vào các chỉ tiêu cấu thành nên vốn lưu động, công ty nên xem xét lại cơ cấu vốn lưu động và tỷ trọng vốn lưu động sao cho hợp lý. Về cơ cấu vốn, ta nhân thấy công ty cổ phân máy CNC Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, lắp đạt, chế tạo máy nên cần tỷ trọng tài sản cố định vừa đủ phục vụ cho hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, trên thực tế tỷ trọng tài sản cố định lại rất thấp làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Vì vậy một cơ cấu vốn hợp lý sẽ làm tăng hiệu quả sử dụng vốn cho công ty. Để giải quyết vấn đề này, công ty nên giảm tỷ trọng vốn lưu động chuyển sang cho tài sản cố định. Vấn đề đặt ra là giảm tỷ trọng vốn lưu động như thế nào cho phù hợp vì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như hiệu quả sử dụng vốn của công ty trong tương lai. Nhìn vào bảng cân đối kế toán công ty năm 2011, ta thấy sự chênh lệch rõ rệt khi tiền và các khoản tương đương tiền chiếm tỷ trọng rât thấp 0,23% ( 51,927/22.294,761) trong khi tỷ trọng các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tới 62,37% ( 13.904,374/22.294,761) và hàng tồn kho chiếm 33,67% (7.505,896/22.294,761). Với tỷ trọng các chỉ tiêu này như hiện tại sẽ làm cho công ty khó khăn trong việc sử dụng vốn trong thanh toán cũng như đầu tư sản xuất kinh doanh. Để tránh tình trạng này công ty nên có những giải pháp thay đổi tỷ trọng này ngay lập tức làm giảm lượng vốn bị ứ đọng, tăng vốn kinh doanh, tăng vốn đầu tư cho tài sản cố định. Cụ thể:
Giải pháp quản lý tiền và các khoản tương đương tiền: Dự trữ tiền mặt cũng như các khoản tương đương tiền ở một mức hợp lý đảm bảo khả năng thanh toán, chủ động về đồng vốn ngắn hạn. Cũng không được dự trữ tiền mặt quá nhiều sẽ làm vốn bị ứ đọng, hiệu quả sử dụng vốn giảm đi. Công ty nên lập kế hoạch cho việc sử dụng quỹ tiền mặt, để dự toán được ngân quỹ, phải nắm được quy mô thời điểm nhập xuất của các dòng tiền tệ. Việc cải thiện cơ chế thanh toán, tăng cường tốc độ thu hồi công nợ là cơ sở tốt để công ty có thể nắm được các dòng tiền nhập quỹ. Vấn đề còn lại là quản lý các dòng tiền xuất quỹ. Đây có thể nói là công việc dễ dàng hơn và phụ thuộc nhiều vào nỗ lực quản lý của bản thân công ty. Ngoài các khoản có thể dự trù được tương đối chính xác như tiền lương của công ty trả cho cán bộ công nhân viên, tiền sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ máy móc, mục tiêu kế hoạch hoá các dòng tiền là việc chi thanh toán nguyên vật liệu của các đơn vị thi công. Để có thể dự đoán được chính xác nhu cầu thanh toán nguyên vật liệu của các đội sản xuất, phòng kế toán tài chính cần phối hợp hoạt động với phòng kinh tế - kế hoạch, phòng xe máy - vật tư, các đội trưởng đội sản xuất ... Ngay từ khi nhận được thiết kế công trình, phòng kinh tế - kế hoạch, phòng xe, máy - vật tư phải căn cứ vào hợp đồng để vạch ra tiến độ thi công hợp lý, dự trù trước nhu cầu nguyên vật liệu của từng giai đoạn thi công. Đó là cơ sở để phòng kế toán - tài chính dự trù nhu cầu vốn lưu động trong kỳ, đề ra các biện pháp cân đối giữa nguồn thu và chi, bù đắp thiếu hụt một cách chủ động. Tất nhiên trong quá trình thực hiện sẽ phát sinh những chênh lệch cần tới sự điều chỉnh nhưng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như trên thì việc điều chỉnh sẽ không quá phức tạp. Đồng thời, sự phối hợp đó sẽ giúp cho vốn, vật tư... của Xí nghiệp được quản lý chặt chẽ hơn, nghiệp vụ của các bộ
phận trong Xí nghiệp sẽ nâng cao và doanh nghiệp sẽ vững vàng hơn trong cơ chế thị trường đầy biến động.
Giải pháp quản lý hàng tồn kho: Thực hiện các chính sách kích thích bán hàng để giảm thiểu vốn tồn kho dự trữ, tăng doanh thu. Trong năm 2011, tỷ trọng hàng tồn kho so với tài sản ngắn hạn là 33,67%. Tỷ lệ hàng kho của doanh nghiệp chiếm tương đối cao, đặc biệt là chi phí sản xuất dở dang, công ty cần có biện pháp thúc đẩy sản xuất làm hàng hóa được sản xuất nhanh hơn, thu hồi vốn nhanh hơn. Đối với cả nguyên vật liệu tồn kho và thành phẩm tồn kho, công ty cần nỗ lực hơn nữa trong tăng cường quản lý, nhằm tăng hiệu quả sử dụng VLĐ. Tìm hiểu kĩ thị trường và đưa ra dự báo chính xác về nhu cầu nguyên vật liệu, nhu cầu về sản phẩm công ty đang sản xuất giúp công ty xác đinh được mức dự trữ hợp lý. Đối với nguyên vật liệu tồn kho, công ty cần thực hiện đúng các quy định về quản lý hàng tồn kho như kiểm kê, đánh giá lại giá trị hàng tồn kho cuối tháng, cuối quý và cuối năm. Công ty cũng cần giám sát chặt chẽ hơn chi phí và rủi ro trong việc dự trữ nguyên vật liệu tồn kho để ra quyết định tồn kho hợp lý. Trong thời gian tới, công ty cần đẩy mạnh hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm để giảm lượng thành phẩm tồn kho. Có thể hạ giá, hay sử dụng chiết khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn. Tăng cường quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm khách hàng mới… Với việc dự báo lượng khách hàng và nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng để giảm được lượng thành phẩm dự trữ, và giúp công ty xác định được mức dự trữ thành phẩm hợp lý.
Giải pháp quản lý khoản phải thu: Các khoản phải thu tuy có tác dụng làm doanh thu bán hàng tăng lên tài sản cố định được sử dụng có hiệu quả song nó cũng làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí trả cho nguồn tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quĩ. Do vậy, công ty cần thúc đẩy công tác thu hồi nợ, quản lý chặt chẽ
các khoản phải thu nhằm tránh trường hợp thất thu, nợ khó đòi, làm đồng vốn kinh doanh được luân chuyển nhanh hơn. Năm 2011 chứng kiến sự tăng kỷ lục của các khoản phải thu với tốc độ tăng lên đến 875%. vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng khá lớn trong khi đó công ty lại đang bị thiếu hụt ngân quỹ. Chính vì vậy, quản lý chặt chẽ khoản phải thu để công ty vừa gia tăng được doanh thu, tận dụng tối đa nguồn vốn hiện có vừa bảo đảm tính hiệu quả trong hoạt động của công ty. Một số giải pháp giảm các khoản phải thu:
+ Giải pháp giảm nợ: Trước tiên, nội tại công ty cần có kế hoạch quản lý các khoản phải thu một cách hợp lý, xây dựng được các điều khoản thanh toán có lợi cho công ty. Công ty nên quy định chặt chẽ hơn về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về các khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất,… của từng khách hàng. Ngoài ra công ty có thể thực hiện các chính sách khuyến khích khách hàng trả sớm bằng việc chiết khấu thanh toán...tùy thuộc vào thời hạn thanh toán của khách hàng. Các chính sách này đều là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng ban trong công ty trong quá trình phân phối kết hợp để quản lý công nợ.
+ Giải pháp nhân viên thu nợ: Tuy khoản nợ phải thu là lớn nhưng trong thời gian qua công ty chưa có sự đầu tư về nhân lực để quản lý tốt khoản này. Công ty nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ. Công ty nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành hỗ trợ
quản lý công nợ. Những phần mềm này có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp cũng như báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
+ Giải pháp thu hồi nợ: Tiến hành sắp xếp ,phân loại các khoản phải thu theo thời gian và mức độ rủi ro đồng thời thẩm định tình hình tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng...Có như vậy công ty mới có thể theo dõi được thời hạn của khoản nợ,lập kế hoạch thu hồi nợ đúng hạn trong hợp đồng .Ngoài ra công ty phải thường xuyên theo dõi số dư của các khoản phải thu ,trên cơ sở đó công ty quyết định có tiến hành cho nợ tiếp hay không ,kết hợp trích lập “quĩ dự phòng phải thu khó đòi” qui mô quĩ này phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với sự thay đổi của tổng thể các khoản phải thu , không quá nhiều gây lãng phí nhưng cũng không quá ít gây ra rủi ro trong thanh toán cho công ty.
Giải pháp quản lý chi phí: Đối với mỗi doanh nghiệp, làm tốt công tác quản lý chi phí luôn là mục tiêu hàng đầu để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng hiệu quả sử dụng vốn. Khi tiết kiệm được chi phí doanh nghiệp sẽ giảm được một lượng VLĐ bỏ vào quá trình sản xuất. Mặt khác khi tiết kiệm chi phí giá thành sản phẩm sẽ giảm, lợi nhuận gộp tăng lên, hệ số ROA tăng. Do vậy, làm tăng hiệu quả sử dụng VLĐ. Để quản lý tốt chi phí tăng, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như hiệu quả sử dụng vốn, công ty cần tiến hành các biện pháp:
+ Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí. Việc quản lý chi phí của công ty cần được thực hiện trên cơ sở xây dựng các định mức tiêu hao hợp lý như: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm. Việc quản lý các khoản chi phí phải thực hiện chặt chẽ thông qua hệ thống hóa đơn, chứng từ. Đặc biệt là khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, mọi khoản chi
ra đều phải dựa trên chứng từ hợp lệ và không vượt quá mức khống chế tối đa theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
+ Cần chú trọng việc đầu tư đổi mới máy móc thiết bị hiện đại, tăng năng suất lao động, giảm các khoản hao phí về nguyên vật liệu do máy móc lỗi thời, lạc hậu gây ra.
+ Phân chia chi phí ra thành nhiều bộ phận quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Hơn nữa, người quản lý của một bộ phận chi phí nào đó có thể được cấp khoản ngân sách và thông qua đó giúp họ có thể kiểm soát được chi phí.
+ Xây dựng quy trình đưa ra các biện pháp giảm chi phí:
- Bước 1: nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng trung tâm và kết quả tính toán các biến động sẽ giúp phát hiện được các bộ phận yếu kém trong doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chi phí. Thông thường, chúng ta chỉ cần quan tâm đến những biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất lợi kéo dài theo thời gian.
- Bước 2: nhà quản lý cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu, và bỏ qua các nguyên nhân còn lại.
- Bước 3: nhà quản lý phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí: Việc đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của các nhân viên, bộ phận liên quan vì thông thường, các biện pháp này thiên về mặt kỹ thuật hơn là quản lý.